Kāpēc KMHL izvēlējās PaperOffice DMS
Pēc rūpīgas dažādu dokumentu pārvaldības sistēmu pārbaudes KMHL izvēlējās PaperOffice DMS. Sistēma tika izvēlēta, jo tā uzņēmumam ļāva veikt minimālas izmaiņas esošajos darba plūsmās, vienlaikus atbilstot tās prasībām.
"Mēs izvēlējāmies PaperOffice DMS, jo ieguldījums atbilst mūsu uzņēmuma mērķiem palielināt efektivitāti, uzlabot dokumentu drošību un izmantot digitālo transformāciju. Turklāt izmaksas, salīdzinot ar citiem piegādātājiem, ir īpaši pievilcīgas,"
atceras Loi Joseph, Kumul Minerals Holdings Limited IT menedžeris.
Finanšu analīze, ko veica IT komanda, parādīja, ka PaperOffice DMS ir izmaksu ziņā efektīva un atbilst KMHL vajadzībām.
Tika izpētītas trīs potenciālās dokumentu pārvaldības sistēmas, par kurām tika iegūti piedāvājumi no attiecīgajiem uzņēmumiem: PaperOffice, Docuware un M-Files.
Īstenošana
Īstenošanas sākumā 80 darba vietas tika aprīkotas ar dokumentu pārvaldības sistēmu, izvēloties Synology NAS kā datubāzi.
Šī sākotnējā grupa veidoja sistēmas ieviešanas sākumu, vienlaikus pakāpeniski integrējot citas darba vietas.
Divus mēnešus pēc pasūtījuma izpildes esošo datu migrācija tika pabeigta, un mēnesi vēlāk sāka veiksmīgu ražošanas darbību, pieņemot Kumul arhivēšanas risinājumu.
Implementācija noritēja gludi, un darbinieki tika veiksmīgi apmācīti.
Izmantojot pielāgotas apmācības, interaktīvos seminārus un praktiskus piemērus, visi darbinieki varēja iepazīties ar visām sistēmas funkcijām un tās optimāli izmantot. Turklāt tika nodrošināti apmācību materiāli, lai darbinieki pēc apmācību pabeigšanas tos varētu izmantot kā atsauces vadlīnijas.
Tas ļāva nemanāmi pāriet uz jaunās sistēmas izmantošanu un nodrošināja ātru integrāciju ikdienas darba procesos.