Uzņēmējdarbības procesu automatizācija valsts pārvaldē un iestādēs
PaperOffice DMS valsts iestādēm un iestādēm nodrošina efektīvu jebkura veida dokumentu apstrādi, kā arī ātru izmeklēšanu apstrādi un ir priekšnoteikums administrācijas efektivitātei un panākumiem.
Profesionāla padoma
Rakstiskie dokumenti, līgumi, melnraksti, pētījumi, ekspertu atzinumi un daudz kas cits tiek aizstāti ar elektroniskiem dokumentiem, pateicoties digitalizācijai, un tādējādi maksimāli optimizē visus darba procesus.Ar dokumentu pārvaldības risinājuma palīdzību jūs saglabājat un arhivējat visu informāciju centrālajā platformā audita drošā veidā.
Digitalizācija valsts pārvaldē un iestādēs
No nodokļu pārvaldes līdz KITA, pašvaldībai, iestādēm vai sabiedriskajam transportam līdz ceļu uzturēšanas departamentam.
Oficiālās un valsts iestādes savieno un arī stabilizē struktūras pašvaldībās, pilsētās, rajonos un arī federālajās zemēs līdz pat Vācijas Federatīvajai Republikai kā politiskai kopienai.
Dokumenti un dati tiek izveidoti daudzos dažādos iestādes departamentos. Šādi katru dienu tiek ģenerēti svarīgi dokumenti:
Raksti, līgumi, melnraksti, pētījumi, ekspertu atzinumi un daudz kas cits. Tie tiek saņemti ne tikai pa pastu, bet arī daudzi dokumenti nonāk pa e-pastu.
Visi šie dokumenti ir jādikalizē, ja tie nonāk papīra formātā, tiem ir nepieciešama strukturēta iesniegšana, uzdevumu un darbplūsmas piešķiršana, un tiem jābūt nekavējoties pieejamiem pēc pieprasījuma.
Turklāt katrs dokuments tiek klasificēts pēc tā veida, un to var piešķirt cilvēkiem un objektiem, kuriem pēc tam varat pat piekļūt, atrodoties ceļā, neatkarīgi no ierīces. Tātad jums ir visa informācija un dokumenti par visu informāciju skaidri vienuviet, proti, jūsu datu bāzē.
Ar dokumentu pārvaldības risinājuma palīdzību jūs saglabājat un arhivējat visu informāciju centrālajā platformā audita drošā veidā.
Lai atrisinātu daudzas esošās administratīvās problēmas īpašuma pārvaldībā, būtu jāievieš Dokumentu pārvaldības sistēma PaperOffice.
Tādā veidā ikdienas darbu var vienkāršot, optimizēt un uzlabot ar digitalizācijas palīdzību. PaperOffice DMS sniedz skaidru struktūru dokumentos un palīdz tikt galā ar informācijas plūdiem.
PaperOffice novērš visas laikietilpīgās vājās vietas un izveido skaidru pārskatu par svarīgiem dokumentiem, piemēram, līgumiem vai vēstulēm, nākotnē tos digitāli pārvaldot PaperOffice.
Varat arī gūt labumu no digitāliem administratīviem uzdevumiem un sekot līdzi oficiālajai sarakstei, kas tiek iesniegta atkārtoti vai piešķirta darbiniekiem, piešķirot uzdevumu.
Visa informācija, kas pieejama nekavējoties
Laba dokumentu pārvaldības programmatūra nevar pieņemt politiskus lēmumus, bet tā var būt ļoti noderīga daudzās valsts pārvaldes jomās dažādos procesos, jo lielākajai daļai tā saukto administratīvo lietu nav suverēnas prioritātes.
Bez tam digitālajiem dokumentiem nav jāaizstāj oriģināli, taču tie atvieglo darbu.
Izmantojot PaperOffice DMS, dokumentus var digitalizēt daudzās iestādēs un valsts iestādēs un arhivēt centralizēti tā, lai piekļuvi varētu veikt no jebkura datora, neapmeklējot arhīvu vai vispirms neizmeklējot, kurš/ Jūsu kolēģis pašlaik apstrādā failu.
PaperOffice DMS ne tikai digitalizē analogos dokumentus, bet arī dokumentu pārvaldības programmatūra saglabā visas izmaiņas dokumentā hronoloģiskā secībā. Oriģināls paliek neskarts. Darbplūsmas funkciju var izmantot, piemēram, lai projekta darba laikā piešķirtu noteiktas aktivitātes, un katrs darbinieks saglabā pārskatu par pašreizējo statusu.
Tajā pašā laikā idejas vai ierosinājumus var iesniegt, nesasaucot sanāksmes katru reizi. Arhivētos dokumentus var meklēt pēc atslēgvārdiem vai datumu vai atsauces numurus un automatizētās veidnes AI var izveidot PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS iespējamie izmantošanas veidi tiek iegūti dažādos oficiālās un valsts pārvaldes līmeņos, piemēram:
- Skolas
- Bērnudārzi
- Bibliotēkas
- Universitātēm
- Slimnīcās
- Pašvaldību administrācijas
- nodokļu iestādes
- Pansionāti
Protams, pateicoties sarežģītajai datu glabāšanai ar 1024 bitu šifrēšanu, kā arī īpašam iekšējam formatējumam un ugunsmūrim, tiek saglabāta drošība saskaņā ar GDPR. PaperOffice DMS arī pārsteidz ar savu mācīšanās vieglumu, spēju iestatīt līdz pat 800 saistītiem termināļiem un ļoti labu cenas un veiktspējas attiecību.
Tas ir PaperOffice DMS, dokumentu pārvaldības programmatūra, kas var darīt daudz vairāk nekā tikai pārvaldīt dokumentus.
PaperOffice nenošķir dokumentu veidus neatkarīgi no tā, vai jums ir nepieciešama palīdzība līgumu, procesuālo rakstu un e-pasta sarakstes pārvaldībā: pateicoties PaperOffice dokumentu pārvaldības sistēmai, jūsu iepriekšējie procesi valsts iestādēs un iestādēs tiek digitalizēti, padarot tos efektīvākus, pārredzamākus un ievērojami elastīgākus.
Jo neatkarīgi no tā, kādā veidā dokumenti nonāk uzņēmumā, neatkarīgi no tā, vai tie ir papīra dokumenti, PDF faili, e-pasta ziņojumi vai fotoattēli, tie tiek automātiski arhivēti un saglabāti drošā datu bāzē.
Tādējādi svarīgus līgumus var laikus atzīt un izbeigt vai atkārtoti apspriest. Dokumentu laidiens ar ciparparakstu un e-pasta paziņojumu, nevis lēnu papīra pastu, nedrošs e-pasts veicina klientu lojalitāti.
Biznesa procesu optimizācija, pateicoties PaperOffice DMS
Pateicoties integrētajam AI, tiek iedarbināti automātiskie noteikumi. Šis AI automātiski sakārto dokumentus mapēs, piemēram, "Rēķins" un "Līgums", saglabā atbilstošos atslēgvārdus un aktivizē digitālo darbplūsmu, kas saglabāta attiecīgajam dokumenta tipam.
PaperOffice atbilst augstākajiem drošības standartiem , piemēram, autorizācijas pārvaldībai vai piekļuves atļauju piešķiršanai. Lietotājs definē atsevišķus darba soļus tieši tā, kā tie darbotos, piemēram, rēķinu "ierakstīšana", "pārbaude", "atbrīvošana" un "rezervēšana".
Atbildību var uzticēt ne tikai atsevišķiem cilvēkiem, bet arī lietotāju grupām, piemēram, "Grāmatvedība" vai "Ražošana", lai kolēģis varētu nekavējoties iesaistīties darbinieka prombūtnes laikā.
OCR tehnoloģija atpazīst ne tikai dokumenta saturu, bet arī visus ar nodokļiem saistītos datu laukus, piemēram, dokumenta numuru, datumu, neto, nodokļu un bruto summu. Importētie dati ir pieejami, lai kontrolētu novērtējumus, maksājumu darījumus un finanšu uzskaiti. Tas ietaupa nogurdinošus ievades darbus un samazina publicēšanas kļūdas.
Svarīgi argumenti PaperOffice DMS iekļaušanai budžeta plānošanā. Visbeidzot, PaperOffice DMS arī pārliecina par to, ka tiek ņemta vērā ilgtspēja un vides aizsardzība. Agrāk vai vēlāk notiks pilnīga konvertēšana no analogiem dokumentiem uz digitālo formu, un tad valsts iestāde, kas pēc tam jau izmantos PaperOffice DMS, būs labi sagatavota.
Tikai ar vienu peles klikšķi datus, ieskaitot arhivēšanas vietu, var eksportēt jūsu klientam, nodokļu konsultantam vai otrādi.
Protams, PaperOffice DMS ļauj migrēt un integrēt esošos digitālos datus no esošajiem programmatūras risinājumiem. Tajā pašā laikā PaperOffice DMS ir saskarne starp analogo un digitālo. Izmantojot skenēšanas funkciju, programmatūra var nolasīt analogos dokumentus, plānus un fotoattēlus sistēmā un digitalizēt tos, izmantojot skenerus, bet arī ierakstus no mobilajiem tālruņiem, kur teksti tiek pārvērsti rakstīšanā, izmantojot OCR, un tos var mainīt Office programmās. Laika zīmogi un versiju izveide nodrošina, ka digitālais dokuments atbilst analogajam oriģinālam.
Risinājums: pierādīta zinātība
Vai nav jēga uzreiz praksē izmantot pārvaldības programmatūru? kas ne tikai atbilst visām prasībām, bet ir arī viegli iemācīties un lēti?
PaperOffice DMS ir izmēģināts un pārbaudīts pilnīgs risinājums digitālajam darbam un ar vairāk nekā 20 gadu tirgus pieredzi viens no pirmajiem DMS pionieriem.
Digitālā apstrāde ir būtisks pamats, lai nākotnē nodrošinātu pašvaldību pakalpojumu augsto pakalpojumu kvalitāti
Valsts iestādēm un iestādēm ir jāapstrādā dokumenti par visiem uzņēmējdarbības darījumiem. Pastāvīga turpmāka uzņēmējdarbības modeļu attīstība pastāvīgi rada jaunus izaicinājumus. Viņiem ir vajadzīga laba dokumentu pārvaldības sistēma.
PaperOffice DMS ir pareizā programmatūra, jo tā ir aprīkota ar visu, kas nepieciešams iestādēm un valsts iestādēm, piemēram:
- Dokumentu glabāšana visos digitālajos formātos saskaņā ar VDAR/li principiem>
- Funkcijas, lai iesniegtu un atkārtoti iesniegtu novēlotus dokumentus, kuriem nepieciešama darbība
- Pašmācības datu glabāšanas funkcija ar marķēšanu un iekšējo meklētājprogrammu
- Tikko pievienoto dokumentu automātiska piešķiršana pareizajai mapei
- Vienkārša datu bāzes izveide un datu bāzes savienojums, ieskaitot individuāli pielāgojamu masku
- Automatizēta veidņu izveide atkārtotiem procesiem un operācijām
Pārskatīšanai atbilstoša un droša arhivēšana: PaperOffice DMS tehniski atbilst GoBD, GDPdU un DSGVO juridiskajām prasībām
PaperOffice plašās darbplūsmas funkcijas ir ļoti interesantas iestādēm un valsts pārvaldes iestādēm. Projekta sanāksmju saturs tiek ierakstīts, un dalībnieki tos var papildināt jebkurā laikā, visi uz ekrāna un no dažādām vietām. Audita droša arhivēšana tiek garantēta vienmēr, kā arī organizatorisko procesu optimizācija.
PaperOffice to atbalsta ar plašu uzdevumu un darbplūsmas moduli.
Publiskās iestādes un iestādes gūst labumu no digitālo dokumentu pārvaldības
Dokumentu pārvaldības sistēma ļauj atsevišķi izveidot datu bāzes katram atsevišķam apgabalam un vienlaikus var izveidot saites. Analogie dokumenti, piemēram, iesniegtie amatnieku rēķini, tiek skenēti ar PaperOffice DMS un saglabāti gan kā fotoattēls, gan kā konvertēts teksts, izmantojot OCR programmatūru. Visus esošos datus, piemēram, par īrnieku, var parādīt skaidri un nepārprotami, tāpēc ārpus mājas tikšanās reizēm nav jāveic nekādi faili. AI kontrolētā datu bāzu pārvaldība pēc vajadzības izveido veidnes no pamatdatiem vai statistiski izmantojamiem sarakstiem.
Tajā pašā laikā nepieciešamā datu aizsardzība tiek uzturēta, izmantojot hierarhisku paroļu pārvaldību un 1024 bitu šifrēšanu.
Optimizējiet savu darba laiku līdz pat 7,5%, salīdzinot ar papīra darbu, pateicoties PaperOffice DMS izmantošanai.
Ietaupiet laiku, meklējot, maršrutējot un koplietojot dokumentus.
Izmantojot digitālās pastmarkas, dokumentus var papildināt ar papildu informāciju un pat kontrolēt detalizētas darbplūsmas. Savukārt uzdevuma un darbplūsmas funkcija nodrošina termiņu ievērošanu un pabeigšanu.
PaperOffice DMS ir ne tikai plašs savās funkcijās, bet arī viegli apgūstams, vadoties pēc video pamācībām, bet arī pēc individuāliem padomiem un apmācības, ja nepieciešams. Tas viss par patiešām labu cenas un veiktspējas attiecību.
FAQs
Beidzot, mēs atbildam uz vēl dažiem bieži uzdotiem jautājumiem par šo tematu. "Digitalizācija valsts pārvaldē un iestādēs":
Kā darbinieki var piekļūt PaperOffice?
Decentralizētās un modernās programmu arhitektūras dēļ PaperOffice var izmantot gandrīz jebkurā ierīcē - no klasiskiem datoriem līdz viedtālruņiem / planšetdatoriem līdz televizoriem.
Kas notiek ar datiem, ja PaperOffice neeksistē?
Nenotiks, bet gan, lai jūs pārliecinātu: jūs varat eksportēt savus datus JEBKURĀ LAIKĀ, jo PaperOffice pamatā ir atvērta datu bāzes struktūra, jūs varat piekļūt saviem datiem jebkurā laikā.
Tēmu datu aizsardzība: Kur tiek glabāti visi dokumenti?
PaperOffice glabās visus dokumentus uzņēmumā ar augsta līmeņa šifrēšanu, padarot to neaizsargātu, piemēram, pret datu zādzībām un pārsniedzot visas GDPR un GOBD prasības.
Izvairieties no kļūdām: NEKAD nesaglabājiet datus trešās puses mākonī!
Vai PaperOffice var pielāgot tieši specifikācijām?
Jā, PaperOffice var 100% pielāgot paredzētajam lietojumam, lai nodrošinātu netraucētu integrāciju esošajos procesos un sistēmās. Pat programmas saskarni var pilnībā izstrādāt un brīvi pielāgot.
Secinājums
PaperOffice DMS atbalsta iestādes un valsts pārvaldes iestādes un piedāvā atbilstošas saskarnes ar citu programmatūru, API savienojumus, un to var paplašināt jebkurā laikā atbilstoši jūsu vēlmēm. Programmatūru ir viegli iemācīties, un to var viegli integrēt ikdienas praksē, neradot prombūtni apmācības nolūkos.
PaperOffice DMS iesaka izmantot NAS (tīkla atbalstītu datu krātuvi) ar dublēšanas funkciju, lai svarīgi dati netiktu zaudēti vai izspiesti trešo pušu mākoņos.
Galu galā PaperOffice DMS pārsteidz ar ļoti labu cenas un veiktspējas attiecību un milzīgām zināšanām, izmantojot vairāk nekā 20 gadu praktisko pieredzi.