Biznesa procesu automatizācija rūpniecībā un tirdzniecībā
PaperOffice DMS ražošanai un tirdzniecībai nodrošina vienmērīgu informācijas plūsmu starp ražošanu un administrēšanu, pateicoties biznesa procesu digitalizācijai un automatizācijai.
Profesionāla padoma
Rakstiskie dokumenti, līgumi, melnraksti, pētījumi, piegādes piezīmes un daudz kas cits tiek aizstāti ar elektroniskiem dokumentiem, pateicoties digitalizācijai, un tādējādi maksimāli optimizē visus darba procesus.Ar dokumentu pārvaldības risinājuma palīdzību jūs saglabājat un arhivējat visu informāciju centrālajā platformā audita drošā veidā.
Digitalizācija rūpniecībā un tirdzniecībā
Kā ražošanas vai ražošanas, kā arī tirdzniecības uzņēmumam jums ir daudz svarīgu dokumentu, kas jāpārvalda:
Rēķini, līgumi, pasūtījumi, pavadzīmes un daudz kas cits. Tāpēc šīs nozares uzņēmumi ir tie, kas gūst ievērojamu labumu no piemērotas dokumentu pārvaldības programmatūras izmantošanas.
Tādā veidā katru dienu tiek ģenerēti svarīgi dokumenti rūpniecībā un tirdzniecībā. Tie visi ir jāpiešķir pareizajai nodaļai, klientam, objektam, piegādei.
Visi šie dokumenti ir jādiferencē, ja tie nonāk papīra formātā, tiem ir nepieciešama strukturēta iesniegšana, uzdevumu un darbplūsmas piešķiršana, un tiem jābūt nekavējoties pieejamiem pēc pieprasījuma.
Turklāt katrs dokuments tiek klasificēts pēc tā veida, un to var piešķirt cilvēkiem un objektiem, kuriem pēc tam varat pat piekļūt, atrodoties ceļā, neatkarīgi no ierīces.
Tātad jums ir visa informācija un dokumenti par visiem darbiem, objektiem, klientiem utt., Kas skaidri ir vienuviet, proti, jūsu datu bāze.
Ir ļoti svarīgi, lai tiktu ievēroti svarīgi termiņi un veikti juridiski pasākumi dokumentu glabāšanai. Lai atrisinātu daudzas esošās administratīvās problēmas ražošanā un tirdzniecībā, būtu jāievieš dokumentu pārvaldības sistēma PaperOffice.
Ar dokumentu pārvaldības risinājuma palīdzību jūs saglabājat un arhivējat visu informāciju centrālajā platformā audita drošā veidā.
PaperOffice novērš visas laikietilpīgās vājās vietas un izveido skaidru pārskatu par svarīgiem dokumentiem, piemēram, līgumiem, rēķiniem, pasūtījumiem, pavadzīmēm, piegādes piezīmēm, nākotnē tos digitāli pārvaldot PaperOffice.
Dokumentu tveršana, apstrāde, koplietošana, meklēšana un izsekošana kļūst ļoti vienkārša, izmantojot PaperOffice.
Pateicoties kontrolētai piekļuvei, detalizētiem uzdevumu sarakstiem, kā arī apstiprinājumiem, izmantojot darbplūsmas un uzticamus e-pasta paziņojumus, darbinieki var efektīvi izpildīt uzticētos uzdevumus, un pilnvarotas personas var viegli apstiprināt vai liegt apstiprinājumu.
Digitalizācija ir rūpniecības būtība un gals
Izmantojot PaperOffice DMS, dokumentus var digitalizēt rūpniecībā un tirdzniecībā un arhivēt centralizēti tā, lai piekļuvi varētu veikt no jebkura datora, neapmeklējot arhīvu vai iepriekš nepētot, kurš/ r kolēģis, kurš pašlaik apstrādā dokumentus vai mapes.
PaperOffice DMS ne tikai digitalizē analogos dokumentus, bet arī dokumentu pārvaldības programmatūra saglabā visas izmaiņas dokumentā hronoloģiskā secībā. Oriģināls paliek neskarts. Darbplūsmas funkciju var izmantot, piemēram, lai projekta darba laikā piešķirtu noteiktas aktivitātes, un katrs darbinieks saglabā pārskatu par pašreizējo statusu.
Tajā pašā laikā idejas vai ierosinājumus var iesniegt, nesasaucot sanāksmes katru reizi. Arhivētos dokumentus var meklēt pēc atslēgvārdiem vai datumu vai atsauces numurus un automatizētās veidnes AI var izveidot PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS plašā darbplūsmas funkcija padara iekšējo saziņu daudz vieglāku. Termins "iekšējais" ietver arī filiāles vai ārvalstu atrašanās vietas. Piemēram, ar projektu saistīta darba gadījumā vienmēr tiek parādīts pašreizējais statuss un vienlaikus arī vēsture. Protams, ir iekļauts arī ar komandu saistīts un privāts kalendārs, kurā tiek ievadīti termiņi un ar laiku saistīti notikumi.
Patiesībā lielākā daļa operāciju, procesu un komunikatīvo darbību rūpniecībā un tirdzniecībā varētu notikt gaismas ātrumā, kas atbilst 21. gadsimta digitālajam laikmetam.
Ja ne vienmēr būtu starpstacijas, kurās drukātais papīrs palēnina darbības tempu līdz staigājošam tempam. Tam ir izmaksas, nemaz nerunājot par ietekmi uz vidi un ilgtspēju. Izmantojot atbilstošu dokumentu pārvaldības programmatūru, piemēram, PaperOffice DMS, daudzus procesus rūpniecības un tirdzniecības uzņēmumos var ne tikai paātrināt, bet arī padarīt drošākus, piemēram, saistībā ar rūpniecisko spiegošanu vai šantāžas mēģinājumiem, izmantojot izspiedējvīrusus.
Dokumentu pārvaldības programmatūra, piemēram, PaperOffice DMS, ir vislabāk piemērota šiem uzdevumiem. Tā kā tā ir dokumentu pārvaldības programmatūra, kas var darīt daudz vairāk nekā tikai pārvaldīt dokumentus.
PaperOffice neatšķir dokumentu veidus neatkarīgi no tā, vai jums ir nepieciešama palīdzība līgumu, procesuālo rakstu un e-pasta sarakstes pārvaldībā: pateicoties PaperOffice dokumentu pārvaldības sistēmai, jūsu iepriekšējie procesi uzņēmumā tiek digitalizēti , padarot tos efektīvākus, pārredzamākus un ievērojami elastīgākus.
Jo neatkarīgi no tā, kādā veidā dokumenti nonāk uzņēmumā, neatkarīgi no tā, vai tie ir papīra dokumenti, PDF faili, e-pasta ziņojumi vai fotoattēli, tie tiek automātiski arhivēti un saglabāti drošā datu bāzē.
Tādējādi svarīgus līgumus var laikus atzīt un izbeigt vai atkārtoti apspriest. Dokumentu laidiens ar ciparparakstu un e-pasta paziņojumu, nevis lēnu papīra pastu, nedrošs e-pasts veicina klientu lojalitāti.
PaperOffice arhivē visus dokumentus, kas radīti rūpniecībā un tirdzniecībā, un visu attiecīgo informāciju saskaņā ar tiesību aktiem un revīzijas drošā veidā
PaperOffice DMS saistībā ar NAS (Network Attached Storage) ļauj izveidot ļoti drošu iekštīklu iekšējai saziņai un datu pārraidei. Tas rada dubultu drošību pret uzbrukumiem no ārpuses. Vispirms operētājsistēmas ugunsmūris un, otrkārt, PaperOffice DMS šifrēšana. Tajā pašā laikā, izmantojot NAS, tiek izveidots atsevišķs mākonis, kas ir neatkarīgs no trešo pušu pakalpojumu sniedzējiem.
PaperOffice DMS plašā darbplūsmas funkcija padara iekšējo saziņu daudz vieglāku. Termins "iekšējais" ietver arī filiāles vai ārvalstu atrašanās vietas. Piemēram, ar projektu saistīta darba gadījumā vienmēr tiek parādīts pašreizējais statuss un vienlaikus arī vēsture.
Protams, ir iekļauts arī ar komandu saistīts un privāts kalendārs, kurā tiek ievadīti termiņi un ar laiku saistīti notikumi.
Dokumentu atpazīšana, kas aprīkota ar AI, automātiski sakārto visus dokumentus, kas jāsaglabā pareizajā mapē, un izveido gan atslēgvārdu indeksu, gan izmaiņu vēsturi. PaperOffice DMS iekšējā meklētājprogramma atrod katru dokumentu sekundes daļās.
Risinājums: pierādīta zinātība
Vai nav jēga uzreiz praksē izmantot pārvaldības programmatūru? kas ne tikai atbilst visām prasībām, bet ir arī viegli iemācīties un lēti?
PaperOffice DMS ir izmēģināts un pārbaudīts pilnīgs risinājums digitālajam darbam un ar vairāk nekā 20 gadu tirgus pieredzi viens no pirmajiem DMS pionieriem.
Digitālā apstrāde ir būtisks pamats, lai nākotnē nodrošinātu pašvaldību pakalpojumu augsto pakalpojumu kvalitāti
PaperOffice atbilst augstākajiem drošības standartiem , piemēram, autorizācijas pārvaldībai vai piekļuves atļauju piešķiršanai. Lietotājs definē atsevišķus darba soļus tieši tā, kā tie darbotos, piemēram, rēķinu "ierakstīšana", "pārbaude", "atbrīvošana" un "rezervēšana".
Atbildību var uzticēt ne tikai atsevišķiem cilvēkiem, bet arī lietotāju grupām, piemēram, "Grāmatvedība" vai "Ražošana", lai kolēģis varētu nekavējoties iesaistīties darbinieka prombūtnes laikā.
OCR tehnoloģija ne tikai atpazīst dokumenta saturu, bet arī visus ar nodokļiem saistītos datu laukus, piemēram, dokumenta numuru, datumu, neto, nodokļu un bruto summu. Importētie dati ir pieejami, lai kontrolētu novērtējumus, maksājumu darījumus un finanšu uzskaiti. Tas ietaupa nogurdinošus ievades darbus un samazina publicēšanas kļūdas.
Svarīgi argumenti PaperOffice DMS iekļaušanai budžeta plānošanā. Visbeidzot, PaperOffice DMS arī pārliecina par to, ka tiek ņemta vērā ilgtspēja un vides aizsardzība. Agrāk vai vēlāk notiks pilnīga konvertēšana no analogiem dokumentiem uz digitālo formu, un tad valsts iestāde, kas pēc tam jau izmantos PaperOffice DMS, būs labi sagatavota.
Tikai ar vienu peles klikšķi datus, ieskaitot arhivēšanas vietu, var eksportēt jūsu klientam, nodokļu konsultantam vai otrādi.
Protams, PaperOffice DMS ļauj migrēt un integrēt esošos digitālos datus no esošajiem programmatūras risinājumiem. Tajā pašā laikā PaperOffice DMS ir saskarne starp analogo un digitālo. Izmantojot skenēšanas funkciju, programmatūra var nolasīt analogos dokumentus, plānus un fotoattēlus sistēmā un digitalizēt tos, izmantojot skenerus, bet arī ierakstus no mobilajiem tālruņiem, kur teksti tiek pārvērsti rakstīšanā, izmantojot OCR, un tos var mainīt Office programmās. Laika zīmogi un versiju izveide nodrošina, ka digitālais dokuments atbilst analogajam oriģinālam.
Rūpniecības un tirdzniecības uzņēmumiem ir jāapstrādā dokumenti par visiem biznesa darījumiem. Pastāvīga turpmāka uzņēmējdarbības modeļu attīstība pastāvīgi rada jaunus izaicinājumus. Viņiem ir vajadzīga laba dokumentu pārvaldības sistēma.
PaperOffice DMS ir pareizā programmatūra, jo tai ir viss, kas nepieciešams ražošanas nozarei, piemēram:
- Dokumentu glabāšana visos digitālajos formātos saskaņā ar VDAR/li principiem>
- Funkcijas, lai iesniegtu un atkārtoti iesniegtu novēlotus dokumentus, kuriem nepieciešama darbība
- Pašmācības datu glabāšanas funkcija ar marķēšanu un iekšējo meklētājprogrammu
- Tikko pievienoto dokumentu automātiska piešķiršana pareizajai mapei
- Vienkārša datu bāzes izveide un datu bāzes savienojums, ieskaitot individuāli pielāgojamu masku
- Automatizēta veidņu izveide atkārtotiem procesiem un operācijām
Pārskatīšanai atbilstoša un droša arhivēšana: PaperOffice DMS tehniski atbilst GoBD, GDPdU un DSGVO juridiskajām prasībām
PaperOffice DMS ļauj savienot citu programmatūru, piemēram, ERP, un, protams, pārsūtīt dokumentus no Microsoft Office, izmantojot atbilstošas saskarnes. PaperOffice DMS paātrina saziņu tirdzniecībā un ražošanā ar piegādātājiem un klientiem.
Termiņi un tikšanās tiek uzraudzītas, un darbības tiek automātiski aktivizētas atkarībā no vēlamā iestatījuma. Pasūtījumu procesus var automatizēt, un pat nākotnē plānotās izmaiņas var ievadīt tā, lai tās stātos spēkā vēlamajā laikā.
Pateicoties plašajām funkcijām, PaperOffice DMS noteikti var klasificēt augstākajā uzņēmuma satura pārvaldības segmentā (ECM).
ECM ietver visa satura vispārēju pārvaldību organizācijā ar atbilstošu piekļuves hierarhiju. PaperOffice DMS spēj saglabāt jebkuru saturu digitālā formā, mainīt tā saturu un formātu un padarīt to pieejamu.
PaperOffice DMS ir visas ECM funkcijas, un tas ir lieliskā cenas un veiktspējas attiecībā, kā arī intuitīvi apgūstams darbības veids, kas padara dārgu ārējo vai iekšējo apmācību nevajadzīgu. Drīzāk ir pieejamas bezmaksas video pamācības, lai pierastu pie dažādām izvēlnēm. PaperOffice DMS tādējādi var kļūt par organizatorisko linchpin katrā tirdzniecības un ražošanas uzņēmumā, un tas ir gandrīz gaismas ātrumā.
Ražošanas nozares un tirdzniecības uzņēmumi gūst labumu no digitālo dokumentu pārvaldības
Dokumentu pārvaldības sistēma ļauj atsevišķi izveidot datu bāzes katram atsevišķam apgabalam un vienlaikus var izveidot saites. Analogie dokumenti, piemēram, iesniegtie rēķini, tiek skenēti ar PaperOffice DMS un saglabāti gan kā fotoattēls, gan kā konvertēts teksts, izmantojot OCR programmatūru. Visus esošos datus var parādīt skaidri un nepārprotami, tāpēc ārpus mājas tikšanās reizēm nav jāveic nekādi faili. AI kontrolētā datu bāzu pārvaldība pēc vajadzības izveido veidnes no pamatdatiem vai statistiski izmantojamiem sarakstiem.
Tajā pašā laikā nepieciešamā datu aizsardzība tiek uzturēta, izmantojot hierarhisku paroļu pārvaldību un 1024 bitu šifrēšanu.
Optimizējiet savu darba laiku līdz pat 7,5%, salīdzinot ar papīra darbu, pateicoties PaperOffice DMS izmantošanai.
Ietaupiet laiku, meklējot, maršrutējot un koplietojot dokumentus.
Izmantojot digitālās pastmarkas, dokumentus var papildināt ar papildu informāciju un pat kontrolēt detalizētas darbplūsmas. Savukārt uzdevuma un darbplūsmas funkcija nodrošina termiņu ievērošanu un pabeigšanu.
Izbaudiet, kā varat savienot informācijas plūsmu starp ražošanu un administrēšanu, digitalizējot un automatizējot dokumentu un biznesa procesus.
Ar PaperOffice jūs paātrināt ražošanas procesus, kā arī visas starpnodaļu darbplūsmas. Laikā, kad tiek pieņemti arvien stingrāki likumi par atbildību par produktiem, varat arī palielināt sava uzņēmuma juridisko noteiktību, izmantojot dokumentu pārvaldības un darbplūsmas automatizācijas risinājumu.
FAQs
Beidzot, mēs atbildam uz vēl dažiem bieži uzdotiem jautājumiem par šo tematu. "Digitalizācija rūpniecībā un tirdzniecībā":
Kā darbinieki var piekļūt PaperOffice?
Decentralizētās un modernās programmu arhitektūras dēļ PaperOffice var izmantot gandrīz jebkurā ierīcē - no klasiskiem datoriem līdz viedtālruņiem / planšetdatoriem līdz televizoriem.
Kas notiek ar datiem, ja PaperOffice neeksistē?
Nenotiks, bet gan, lai jūs pārliecinātu: jūs varat eksportēt savus datus JEBKURĀ LAIKĀ, jo PaperOffice pamatā ir atvērta datu bāzes struktūra, jūs varat piekļūt saviem datiem jebkurā laikā.
Tēmu datu aizsardzība: Kur tiek glabāti visi dokumenti?
PaperOffice glabās visus dokumentus uzņēmumā ar augsta līmeņa šifrēšanu, padarot to neaizsargātu, piemēram, pret datu zādzībām un pārsniedzot visas GDPR un GOBD prasības.
Izvairieties no kļūdām: NEKAD nesaglabājiet datus trešās puses mākonī!
Vai PaperOffice var pielāgot tieši specifikācijām?
Jā, PaperOffice var 100% pielāgot paredzētajam lietojumam, lai nodrošinātu netraucētu integrāciju esošajos procesos un sistēmās. Pat programmas saskarni var pilnībā izstrādāt un brīvi pielāgot.
Secinājums
PaperOffice DMS atbalsta rūpniecību un tirdzniecību, un piedāvā atbilstošas saskarnes ar citu programmatūru, API savienojumiem, un to var paplašināt jebkurā laikā atbilstoši jūsu vēlmēm. Programmatūru ir viegli iemācīties, un to var viegli integrēt ikdienas praksē, neradot prombūtni apmācības nolūkos.
PaperOffice DMS iesaka izmantot NAS (tīkla atbalstītu datu krātuvi) ar dublēšanas funkciju, lai svarīgi dati netiktu zaudēti vai izspiesti trešo pušu mākoņos.
Galu galā PaperOffice DMS pārsteidz ar ļoti labu cenas un veiktspējas attiecību un milzīgām zināšanām, izmantojot vairāk nekā 20 gadu praktisko pieredzi.