Biznesa procesu automatizācija dzirdes aprūpes uzņēmumos
PaperOffice DMS dzirdes aparātu uzņēmumiem ļauj efektīvi rīkoties ar jebkura veida dokumentiem, kā arī ātri apstrādāt pieprasījumus, un tas ir priekšnoteikums administrācijas efektivitātei un panākumiem.
Profesionāla padoma
Rakstiskie dokumenti, līgumi, melnraksti, pētījumi, ekspertu atzinumi un daudz kas cits tiek aizstāti ar elektroniskiem dokumentiem, pateicoties digitalizācijai, un tādējādi maksimāli optimizē visus darba procesus.Ar dokumentu pārvaldības risinājuma palīdzību jūs saglabājat un arhivējat visu informāciju centrālajā platformā audita drošā veidā.
Dzirdes aprūpes uzņēmumu digitalizācija
Kā dzirdes aprūpes profesionālās nozares uzņēmumam jums ir daudz svarīgu dokumentu, kas jāpārvalda:
Rēķini, dokumentācija, sarakste, piedāvājumi, remonta lapas, veselības kartes un daudz kas cits. Tāpēc dzirdes aprūpes speciālisti ir tie, kas gūst ievērojamu labumu no piemērotas dokumentu pārvaldības programmatūras izmantošanas.
Tādā veidā dzirdes aprūpes speciālisti ikdienā uzkrāj svarīgus dokumentus. Tie visi ir jāsaskaņo ar pareizo klientu, aģentūru vai ierīces ražotāju.
Visi šie dokumenti ir jādikalizē, ja tie nonāk papīra formātā, tiem ir nepieciešama strukturēta iesniegšana, uzdevumu un darbplūsmas piešķiršana, un tiem jābūt nekavējoties pieejamiem pēc pieprasījuma.
Turklāt katrs dokuments tiek klasificēts pēc tā veida, un to var piešķirt cilvēkiem un ierīču ražotājiem, kuriem pēc tam pat varat piekļūt, atrodoties ceļā, neatkarīgi no ierīces. Tātad jums ir visa informācija un dokumenti par visiem dzirdes aparātiem skaidri vienuviet, proti, jūsu datu bāzē.
Ir ļoti svarīgi, lai tiktu ievēroti svarīgi termiņi un veikti juridiski pasākumi dokumentu glabāšanai. PaperOffice DMS sniedz skaidru struktūru dokumentos un palīdz tikt galā ar informācijas plūdiem.
Ar dokumentu pārvaldības risinājuma palīdzību jūs saglabājat un arhivējat visu informāciju centrālajā platformā audita drošā veidā.
PaperOffice novērš visas laikietilpīgās vājās vietas un izveido skaidru pārskatu par svarīgiem dokumentiem, piemēram, rēķiniem, līgumiem, pārdošanas pārskatiem, aptaujām, novērtējumiem, nomu vai citām vēstulēm, nākotnē tos digitāli pārvaldot PaperOffice.
Varat arī gūt labumu no digitāliem administratīviem uzdevumiem, ciparmarkām un piezīmju lapiņām, kā arī sekot līdzi visiem pakalpojumu līgumiem, oficiālajai sarakstei, kas tiek iesniegta atkārtoti vai piešķirta darbiniekiem uzdevumu piešķiršanas ceļā.
Pārskatīšanas drošība tiek garantēta vienmēr.
Visa informācija, kas pieejama nekavējoties
Izmantojot PaperOffice DMS, dokumentus var digitalizēt daudzos dzirdes aparātu akustikas uzņēmumos un arhivēt centralizēti tā, lai tiem varētu piekļūt no jebkura datora, neapmeklējot arhīvu vai iepriekš nepētot, kurš viens kolēģis, kurš pašlaik apstrādā dokumentus vai mapes.
PaperOffice DMS ne tikai digitalizē analogos dokumentus, bet arī dokumentu pārvaldības programmatūra saglabā visas izmaiņas dokumentā hronoloģiskā secībā. Oriģināls paliek neskarts. Darbplūsmas funkciju var izmantot, piemēram, lai projekta darba laikā piešķirtu noteiktas aktivitātes, un katrs darbinieks saglabā pārskatu par pašreizējo statusu.
Tajā pašā laikā idejas vai ierosinājumus var iesniegt, nesasaucot sanāksmes katru reizi. Arhivētos dokumentus var meklēt pēc atslēgvārdiem vai datumu vai atsauces numurus un automatizētās veidnes AI var izveidot PaperOffice DMS.
Tas ir iespaidīgs skaitlis. Aptuveni 16 miljoni cilvēku Vācijā vien cieš no dzirdes zuduma. Interesanti, ka dzirdes zudums ir diezgan vienmērīgi sadalīts gandrīz visās vecuma grupās no 30 līdz vairāk nekā 70 gadiem, un dzirdes zudums ir pieaugoša problēma. Pēdējo 20 gadu laikā to cilvēku skaits, kuriem ir dzirdes zudums, ir palielinājies par aptuveni 4 %. Tomēr tikai aptuveni puse no cietušajiem lieto dzirdes aparātu.
Ikviens, kurš to lieto, parasti ir nonācis saskarē ar arodu, kas nav labi zināms, dzirdes aprūpes speciālistu, kurš pirms 2017. gada joprojām bija dzirdes aprūpes speciālists. Amatniecība ar trīs gadu apmācību un iespēju turpināt mācības, lai kļūtu par meistaru amatnieci, un dzirdes tehnoloģiju un audioloģijas grāda iegūšana. Dzirdes akustiķi nodarbojas ar dzirdes aparātu un dzirdes aizsardzības līdzekļu ražošanu tā saukto otoplastisko līdzekļu veidā, kas ir individuāli izgatavotas, lai izmērītu ierīces. Dzirdes aparāta akustiķa darba profils ir salīdzināms ar zobu tehniķa darba profilu.
Dzirdes aprūpes speciālistiem tas nozīmē, ka viņu pacientu vai klientu dati ir atjaunināti. Tajā pašā laikā tie ir ļoti sensitīvi dati, jo daudzi cilvēki ar dzirdes traucējumiem to uzskata par trūkumu, ko viņu personīgajai videi nevajadzētu piedzīvot. Tāpēc datu aizsardzība ir svarīga, glabājot datus. Vairumā gadījumu pirmreizējos klientus mediē dzirdes aprūpes speciālisti no ENT ārstiem, kuri ir diagnosticējuši dzirdes zudumu, tāpēc arī datu uzturēšana šeit ir ļoti svarīga, un labi pārdomāts arhīvs galu galā paātrina darba procesu.
Dokumentu pārvaldības programmatūra, piemēram, PaperOffice DMS, ir vislabāk piemērota šiem uzdevumiem. Tā kā tā ir dokumentu pārvaldības programmatūra, kas var darīt daudz vairāk nekā tikai pārvaldīt dokumentus.
PaperOffice neatšķir dokumentu veidus neatkarīgi no tā, vai jums ir nepieciešama palīdzība līgumu, procesuālo rakstu un e-pasta sarakstes pārvaldībā: pateicoties PaperOffice dokumentu pārvaldības sistēmai, jūsu iepriekšējie procesi uzņēmumā tiek digitalizēti , padarot tos efektīvākus, pārredzamākus un ievērojami elastīgākus.
Jo neatkarīgi no tā, kādā veidā dokumenti nonāk uzņēmumā, neatkarīgi no tā, vai tie ir papīra dokumenti, PDF faili, e-pasta ziņojumi vai fotoattēli, tie tiek automātiski arhivēti un saglabāti drošā datu bāzē.
Tādējādi svarīgus līgumus var laikus atzīt un izbeigt vai atkārtoti apspriest. Dokumentu laidiens ar ciparparakstu un e-pasta paziņojumu, nevis lēnu papīra pastu, nedrošs e-pasts veicina klientu lojalitāti.
PaperOffice arhivē visus dokumentus, kas izveidoti jūsu dzirdes aprūpes uzņēmumā, un visu attiecīgo informāciju saskaņā ar likumu un revīzijas drošā veidā
Pirmkārt, Paperoffice DMS var izmantot, lai pārveidotu analogo arhīvu, iespējams, tradicionālo piekāršanas failu sistēmu, digitālā arhīvā. Tas ir svarīgs solis, kas ne tikai paātrina administrēšanu uzņēmumā, bet arī uzlabo datu pārraidi no ENT ārsta un otrādi. Piemēram, datus, kas nosūtīti pa e-pastu, var nolasīt tieši un automātiski pārsūtīt uz elektronisko klienta datni.
PaperOffice DMS sensitīvi pacientu dati tiek šifrēti un aizsargāti ar paroli, tādējādi var iestatīt, kam ir atļauts redzēt, cik daudz datu uzņēmumā ir atļauts.
Labās mapes izsaukšana tiek veikta arī ļoti ātri PaperOffice DMS, un iekšējā meklētājprogramma reģistrē dažādus parametrus, kas ir iekļauti meklēšanā. Ja klienta numurs vai pat vārds vairs nav zināms vai pastāv vairāk nekā vienu reizi, daži atslēgvārdi var ierobežot meklēšanu līdz atbilstošam rezultātam.
Pateicoties integrētajam AI, tiek iedarbināti automātiskie noteikumi. Šis AI automātiski sakārto dokumentus mapēs, piemēram, "Rēķins" un "Līgums", saglabā atbilstošos atslēgvārdus un aktivizē digitālo darbplūsmu, kas saglabāta attiecīgajam dokumenta tipam.
PaperOffice atbilst augstākajiem drošības standartiem , piemēram, autorizācijas pārvaldībai vai piekļuves atļauju piešķiršanai. Lietotājs definē atsevišķus darba soļus tieši tā, kā tie darbotos, piemēram, rēķinu "ierakstīšana", "pārbaude", "atbrīvošana" un "rezervēšana".
Atbildību var uzticēt ne tikai atsevišķiem cilvēkiem, bet arī lietotāju grupām, piemēram, "Grāmatvedība" vai "Ražošana", lai kolēģis varētu nekavējoties iesaistīties darbinieka prombūtnes laikā.
OCR tehnoloģija ne tikai atpazīst dokumenta saturu, bet arī visus ar nodokļiem saistītos datu laukus, piemēram, dokumenta numuru, datumu, neto, nodokļu un bruto summu. Importētie dati ir pieejami, lai kontrolētu novērtējumus, maksājumu darījumus un finanšu uzskaiti. Tas ietaupa nogurdinošus ievades darbus un samazina publicēšanas kļūdas.
Svarīgi argumenti PaperOffice DMS iekļaušanai budžeta plānošanā. Visbeidzot, PaperOffice DMS arī pārliecina par to, ka tiek ņemta vērā ilgtspēja un vides aizsardzība. Agrāk vai vēlāk notiks pilnīga konvertēšana no analogiem dokumentiem uz digitālo formu, un tad valsts iestāde, kas pēc tam jau izmantos PaperOffice DMS, būs labi sagatavota.
Protams, PaperOffice DMS ļauj migrēt un integrēt esošos digitālos datus no esošajiem programmatūras risinājumiem. Tajā pašā laikā PaperOffice DMS ir saskarne starp analogo un digitālo. Izmantojot skenēšanas funkciju, programmatūra var nolasīt analogos dokumentus, plānus un fotoattēlus sistēmā un digitalizēt tos, izmantojot skenerus, bet arī ierakstus no mobilajiem tālruņiem, kur teksti tiek pārvērsti rakstīšanā, izmantojot OCR, un tos var mainīt Office programmās. Laika zīmogi un versiju izveide nodrošina, ka digitālais dokuments atbilst analogajam oriģinālam.
Tikai ar vienu peles klikšķi datus, ieskaitot arhivēšanas vietu, var eksportēt jūsu klientam, nodokļu konsultantam vai otrādi.
Risinājums: pierādīta zinātība
Vai nav jēga uzreiz praksē izmantot pārvaldības programmatūru? kas ne tikai atbilst visām prasībām, bet ir arī viegli iemācīties un lēti?
PaperOffice DMS ir izmēģināts un pārbaudīts pilnīgs risinājums digitālajam darbam un ar vairāk nekā 20 gadu tirgus pieredzi viens no pirmajiem DMS pionieriem.
Digitālā apstrāde ir būtisks pamats, lai nākotnē nodrošinātu pašvaldību pakalpojumu augsto pakalpojumu kvalitāti
Fakts, ka dzirdes aparātu akustika nav uz visiem lūpām un noteikti ne uz visiem ausīm, ir tāpēc, ka Vācijā ir tikai 6,600 šāda veida uzņēmumu. Tas ir nedaudz vairāk nekā 1 % no visiem amatniecības uzņēmumiem Vācijā.
Neskatoties uz to, viņu klientu lokā ir aptuveni 8 miljoni cilvēku, tāpēc dzirdes aprūpes speciālista vidējā klientu kartotēkā ir vairāk nekā 1200 cilvēku. Par katru klientu ir jāreģistrē daudz dažādu datu, jo dzirde ir ļoti sarežģīts jautājums, un bojājumi ietekmē ne tikai ausu vai ausis. Ikvienam, kuram kādreiz ir bijis auss kanāls, kas aizsērējis ar ausu vasku, var būt aptuvens priekšstats par to, ko nozīmē būt vājdzirdīgam. Sekas var būt:
- Nogurums
- Galvassāpes
- Stresa
- Depresija
- Reibonis
- Miega traucējumi
Lai to novērstu, audiometriskie dati tiek ierakstīti no pacienta, un, pamatojoties uz to, tiek ražots individuālais dzirdes aparāts. Kurlums var mainīties. Dzirdes zuduma pakāpe parasti palielinās līdz ar vecumu, kas savukārt liek pielāgot dzirdes aparātu jaunajiem apstākļiem. Auss pati par sevi ir pakļauta arī anatomiskām izmaiņām dzīves laikā saistaudu relaksācijas dēļ.
Dzirdes akustikas uzņēmumiem ir jāapstrādā dokumenti visos biznesa darījumos. Pastāvīga turpmāka uzņēmējdarbības modeļu attīstība pastāvīgi rada jaunus izaicinājumus. Viņiem ir vajadzīga laba dokumentu pārvaldības sistēma.
PaperOffice DMS ir pareizā programmatūra, jo tā ir aprīkota ar visu, kas nepieciešams dzirdes aprūpes nozarei, piemēram:
- Dokumentu glabāšana visos digitālajos formātos saskaņā ar VDAR/li principiem>
- Funkcijas, lai iesniegtu un atkārtoti iesniegtu novēlotus dokumentus, kuriem nepieciešama darbība
- Pašmācības datu glabāšanas funkcija ar marķēšanu un iekšējo meklētājprogrammu
- Tikko pievienoto dokumentu automātiska piešķiršana pareizajai mapei
- Vienkārša datu bāzes izveide un datu bāzes savienojums, ieskaitot individuāli pielāgojamu masku
- Automatizēta veidņu izveide atkārtotiem procesiem un operācijām
Pārskatīšanai atbilstoša un droša arhivēšana: PaperOffice DMS tehniski atbilst GoBD, GDPdU un DSGVO juridiskajām prasībām
PaperOffice plašās darbplūsmas funkcijas ir ļoti interesantas dzirdes aparātu uzņēmumiem. Projekta sanāksmju saturs tiek ierakstīts, un dalībnieki tos var papildināt jebkurā laikā, visi uz ekrāna un no dažādām vietām. Audita droša arhivēšana tiek garantēta vienmēr, kā arī organizatorisko procesu optimizācija.
PaperOffice to atbalsta ar plašu uzdevumu un darbplūsmas moduli.
Dzirdes akustikas uzņēmumi gūst labumu no digitālās dokumentu pārvaldības
Dokumentu pārvaldības sistēma ļauj atsevišķi izveidot datu bāzes katram atsevišķam apgabalam un vienlaikus var izveidot saites. Analogie dokumenti, piemēram, iesniegtie rēķini, tiek skenēti ar PaperOffice DMS un saglabāti gan kā fotoattēls, gan kā konvertēts teksts, izmantojot OCR programmatūru. Visus esošos datus var parādīt skaidri un nepārprotami, tāpēc ārpus mājas tikšanās reizēm nav jāveic nekādi faili. AI kontrolētā datu bāzu pārvaldība pēc vajadzības izveido veidnes no pamatdatiem vai statistiski izmantojamiem sarakstiem.
Tajā pašā laikā nepieciešamā datu aizsardzība tiek uzturēta, izmantojot hierarhisku paroļu pārvaldību un 1024 bitu šifrēšanu.
Optimizējiet savu darba laiku līdz pat 7,5%, salīdzinot ar papīra darbu, pateicoties PaperOffice DMS izmantošanai.
Ietaupiet laiku, meklējot, maršrutējot un koplietojot dokumentus.
Izmantojot digitālās pastmarkas, dokumentus var papildināt ar papildu informāciju un pat kontrolēt detalizētas darbplūsmas. Savukārt uzdevuma un darbplūsmas funkcija nodrošina termiņu ievērošanu un pabeigšanu.
PaperOffice DMS ir ne tikai plašs savās funkcijās, bet arī viegli apgūstams, vadoties pēc video pamācībām, bet arī pēc individuāliem padomiem un apmācības, ja nepieciešams. Tas viss par patiešām labu cenas un veiktspējas attiecību.
FAQs
Beidzot, mēs atbildam uz vēl dažiem bieži uzdotiem jautājumiem par šo tematu. "Dzirdes aparātu uzņēmumu digitalizācija":
Kā darbinieki var piekļūt PaperOffice?
Decentralizētās un modernās programmu arhitektūras dēļ PaperOffice var izmantot gandrīz jebkurā ierīcē - no klasiskiem datoriem līdz viedtālruņiem / planšetdatoriem līdz televizoriem.
Kas notiek ar datiem, ja PaperOffice neeksistē?
Nenotiks, bet gan, lai jūs pārliecinātu: jūs varat eksportēt savus datus JEBKURĀ LAIKĀ, jo PaperOffice pamatā ir atvērta datu bāzes struktūra, jūs varat piekļūt saviem datiem jebkurā laikā.
Tēmu datu aizsardzība: Kur tiek glabāti visi dokumenti?
PaperOffice glabās visus dokumentus uzņēmumā ar augsta līmeņa šifrēšanu, padarot to neaizsargātu, piemēram, pret datu zādzībām un pārsniedzot visas GDPR un GOBD prasības.
Izvairieties no kļūdām: NEKAD nesaglabājiet datus trešās puses mākonī!
Vai PaperOffice var pielāgot tieši specifikācijām?
Jā, PaperOffice var 100% pielāgot paredzētajam lietojumam, lai nodrošinātu netraucētu integrāciju esošajos procesos un sistēmās. Pat programmas saskarni var pilnībā izstrādāt un brīvi pielāgot.
Secinājums
PaperOffice DMS atbalsta dzirdes aparātu uzņēmumus un piedāvā atbilstošas saskarnes ar citu programmatūru, API savienojumiem, un to var paplašināt jebkurā laikā atbilstoši jūsu vēlmēm. Programmatūru ir viegli iemācīties, un to var viegli integrēt ikdienas praksē, neradot prombūtni apmācības nolūkos.
PaperOffice DMS iesaka izmantot NAS (tīkla atbalstītu datu krātuvi) ar dublēšanas funkciju, lai svarīgi dati netiktu zaudēti vai izspiesti trešo pušu mākoņos.
Galu galā PaperOffice DMS pārsteidz ar ļoti labu cenas un veiktspējas attiecību un milzīgām zināšanām, izmantojot vairāk nekā 20 gadu praktisko pieredzi.