Režģu ražotājs
K60-Gitterrostsysteme GmbH &Co.KG
Stephan Reichel kungs, K60 Gitterrostsysteme GmbH rīkotājdirektors un Co.KG
Sākuma pozīcija
Kā režģu ražotājam K60 režģu sistēmām ir daudz svarīgu dokumentu, kas jāpārvalda:
Piegādes piezīmes, rēķini, līgumi, skices vai plāni un daudz kas cits.
Daudzi jautājumi tiek saņemti pa e-pastu un tiek izdrukāti, kas gada laikā veido milzīgu papīra daudzumu. Pasūtījumi vienmēr tiek izdrukāti ar piegādātāja datiem un pēc tam pēc piegādes tiek glabāti plauktā kopā ar rēķinu.
Šis pilnīgais process nozīmē ārkārtēju papīra daudzumu un, protams, vietas trūkumu.
Lai padarītu meklēšanu vieglāku un efektīvāku un samazinātu papīra plūdus, K60 Gitterrostsysteme plānoja digitalizēt dokumentāciju un iekļaut saturu iekšējā arhīva datu bāzē - uzņēmums meklēja piemērotu dokumentu pārvaldības sistēmu.
Manuālā apstrāde laika gaitā kļuva pārāk laikietilpīga, tāpēc tika meklēta automatizēta arhivēšana un informācijas ieguve.
Uzņēmuma lielākais izaicinājums bija padarīt informāciju viegli pieejamu un, pats galvenais, izmantojamu lielākam skaitam darbinieku un darbinieku grupu, kā arī cilvēku grupu (darbinieku, biznesa partneru, klientu, iedzīvotāju) skaitam.
Uzņēmuma mērķis bija digitalizēt esošos papīra dokumentus, ieviest procesu optimizāciju un darbplūsmas kontroli pār visiem ienākošajiem un izejošajiem dokumentiem, automatizēt lielu daļu procesu fonā un tādējādi optimizēt procesu.
Esošās problēmas un uzdevumi
Agrāk informācija tika glabāta tikai papīra formā, bet šodien daudzās organizācijās ir dažādi informācijas avoti un dokumenti: e-pasti, veidlapas, skices ir tikpat liela daļa no tā kā elektroniskie rēķini un papīra kvītis, vēstules, piegādes piezīmes, līgumi utt.
Visi informācijas plūdi ir kļuvuši nekonsekventāki. Tāpēc vissvarīgākais uzdevums ir apvienot analogās un digitālās vienības. Dokumenti, kas pastāv papīra formātā, ir jādigitalizē un jāsavieno kopā ar citu informāciju, piemēram, saistītajiem e-pastiem.
Gadījuma izpētes, kas tika veikta kopā ar dokumentu pārvaldības sistēmu PaperOffice, mērķis bija samazināt papīra patēriņu, lai ietaupītu izmaksas un uzglabāšanas vietu.
Turklāt bija ļoti svarīgi atrast risinājumu, lai kopā arhivētu visus ražošanas procesa dokumentus, lai varētu veikt tūlītēju informāciju par dokumentiem / pasūtījumiem, kas saistīti ar projektu.
Tāpat kā automatizēta dokumentu un ienākošo e-pasta ziņojumu arhivēšana, kurai vajadzētu arhivēt dokumentus atbilstošās mapēs saskaņā ar noteiktiem kritērijiem un aktivizēt papildu darbplūsmas, piemēram, piešķiršanu attiecīgajam lietvedim.
Vēl viens mērķis bija spēt ātri meklēt dokumentus no kolēģiem tīklā.
"Mums bija novēršamas uzglabāšanas izmaksas, glabājot dokumentus mapēs. Turklāt dokumentu meklēšana bija laikietilpīga",
atgādina Stephan Reichel kungu, K60 Gitterrostsysteme rīkotājdirektoru.
"Mēs tikko virzījām darbu uz priekšu, un tagad mums ir sākums."
Kāpēc K60 Gitterrostsysteme izvēlējās PaperOffice DMS
Reichel kungs, K60 Gitterrostsysteme rīkotājdirektors, vispirms pārbaudīja dažādus programmatūras piedāvājumus saistībā ar dokumentu pārvaldību un galu galā nolēma vispirms pārbaudīt PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS piedāvā tieši tos nosacījumus, kurus reihela kungs meklēja. Tie ietver:
1. Risinājums iekšējai centrālajai datubāzei, uz kuras balstās dokumentu pārvaldības sistēma. Datus nedrīkst saglabāt viena lietotāja datorā.Risinājums: Tika izveidots īpašs serveris MAX ar maksimālu veiktspēju K60 režģu sistēmām, uz kura tika veidota datu bāze. Tas ļāva centrāli un viegli piekļūt visai šai būtiskajai dokumentācijai un iespēju vairākām pusēm sadarboties, strādājot ar vienu un to pašu dokumentu.
Centrālais repozitorijs, kas pieejams visiem administratīvajiem darbiniekiem.
Stefānam Reihelam sākumā bija skaidrs, ka nav iespējams digitalizēt viņa uzņēmumu:
"Ilgu laiku es apzinājos, ka digitalizācija nav iespējama, bet mēs tai ilgi pretojāmies. Izmaiņas uzņēmuma procesos parasti tiek virzītas arvien tālāk un tālāk tālumā, piemēram, dodoties pie zobārsta. Pēc tam, kad dokumentu pārvaldības sistēmas integrācija bija pabeigta, es noteikti varu teikt, ka man tas bija jādara daudz agrāk."
2. Administratīvo uzdevumu veikšana un automatizācija. Programmatūrai jābūt tādai, lai varētu sadalīt uzdevumus tīklā un lai to apstrādi varētu veikt attiecīgais lietvedis.
Risinājums: PaperOffice DMS ir visaptveroša darbplūsmas funkcija, kas ļauj atgādinājumus, ziņojumus un informāciju nosūtīt uz un no jebkura pievienotā datora iepriekš noteiktai darbinieku grupai .
Iekļauta digitālā lietotāja autorizācija un paroles apstiprināšana.
Tajā pašā laikā visi attiecīgie darbinieki ir informēti par apstrādes statusu. Versiju glabāšana ļauj izsekot, kuras apstrādes darbības tika veiktas, kad un kas to darīja.
"Jau pirmajā tikšanās reizē ar PaperOffice jūs pamanāt 20 gadu PaperOffice pieredzi dokumentu pārvaldības jomā."
3. Izgūjamība un laika ietaupījums. Tika meklēts vienkāršāks veids, kā digitalizēt analogos dokumentus un padarīt tos viegli atrodamus, kad tas ir nepieciešams.
Risinājums: Tas ir PaperOffice DMS galvenais segments, analogo dokumentu digitalizācija. Viss, kas Jums nepieciešams, ir skeneris ar saskarni ar datoru un PaperOffice DMS. Dokumenti netiek tikai skenēti. Ja nepieciešams, tie tiek pārvērsti rediģējamā tekstā, izmantojot integrētu OCR programmatūru, un automātiski tiek pareizi saglabāti.
4. Ar projektu saistītu dokumentu / pasūtījumu apvienošana. Programmatūrai jāspēj saglabāt ar procesu saistītus dokumentus kopā vai iespējot saites savā starpā.
Visi biznesa darījuma dokumenti, piemēram, pirkšanas process vai instalācija ar atbilstošu pavadzīmi, rēķinu, skicēm, plāniem un jebkādām sūdzībām par defektiem, ir jāpārvalda centralizēti.
Risinājums: PaperOffice ir digitālas mapes, kurās visus ražošanas procesa dokumentus var glabāt digitālā mapē. Mapju struktūra, kas sastāv no galvenās mapes un apakšmapēm, nodrošina optimālu pārskatu.
Tādā veidā piegādes piezīmes, rēķini un viss, kas pieder biznesa procesam, tiek saglabāts mapē vai apakšmapē. Piekļuves atļaujas var piešķirt katrai mapei vai nu darbinieku grupām, vai atsevišķiem darbiniekiem.
Turklāt var izveidot hipersaites uz mapi un nosūtīt darbiniekiem.
Tādā veidā pilnvarotie darbinieki un sadarbības partneri tam var piekļūt no jebkuras vietas jebkurā laikā. Pateicoties versiju kontrolei, katras atsevišķas dokumenta maiņas iniciatoru un laiku var izsekot pārredzami: vaicājumi tiek ātri precizēti un tiek novērstas nevajadzīgas kļūdas.
"Digitalizācijas tēma kļūst arvien pamanāmāka režģu nozarē. Tas attiecas, piemēram, uz mūsu detaļu sarakstiem vai mūsu plāniem, rasējumiem un konfiguratoriem. Pēc PaperOffice DMS ieviešanas manuālo piepūli varēja samazināt. Tagad mēs esam pionieri kā digitālo režģu ražotājs."
PaperOffice ir arī virtuāls dokumentu attēlojums citās mapēs. Tādējādi dokumentu(-us) var attēlot virtuāli dažādās mapēs, nedublējot oriģinālo(-os) dokumentu(-us). Šī funkcija ir ļoti noderīga, ja, piemēram, dokumentam vajadzētu parādīties dažādos projektos, bet jūs nevēlaties dublēt dokumentu.
Iespēja piekļūt informācijai no dažādām perspektīvām nodrošina augstāku skaidrības līmeni visiem projekta dalībniekiem un uzlabo darbinieku spēju sniegt informāciju.
PaperOffice DMS atbilst visiem nepieciešamajiem kritērijiem.
Ieguvumi no digitalizācijas, izmantojot PaperOffice
Pateicoties PaperOffice digitalizācijai, k60 Grating Systems jau spēja:
- Ietaupiet laiku un resursus
- Ērta piekļuve dokumentiem
- Dokumentu pieejamība katram pilnvarotajam darbiniekam
- Nodrošiniet skaidru iesniegšanu
Vieglāka un ātrāka datu un dokumentu pieejamība būtiski un pastāvīgi maina uzņēmuma procesus. Administratīvās zināšanas tagad tiek organizētas pārredzami un ir pieejamas īstajā laikā.
Šajā ziņā visu uz dokumentiem balstīto procesu digitalizācijas pamats tiek likts ar PaperOffice DMS.
Papildus vispārējam arhivēšanas procesam:
- Pret pārskatīšanu droša arhivēšana
- Organizatorisko procesu optimizācija
- Labāka dokumentācijas organizācija
- Ātrāka dokumentu meklēšana
- Vienkāršota komunikācija un uzdevumu risināšana
Garantēta.
Gala rezultāts
PaperOffice DMS šodien kartē visu darbplūsmu digitāli.
Pagaidām visi piegādes un rēķinu dokumenti tiek ierakstīti ar jaudīgiem skeneriem, PaperOffice automātiski atpazīst kontaktinformāciju un attiecīgi saglabā dokumentus elektroniskajā arhīvā.
Pēc tam darbinieki var piekļūt dokumentiem, izmantojot vienkāršu lietotāja saskarni un ievadot dažādus meklēšanas terminus - ir pieejama arī pilnteksta meklēšana.
Pateicoties konsekventai DMS izmantošanai, režģu ražotājs varēja ievērojami samazināt rēķinam nepieciešamo apstrādes laiku, un tajā pašā laikā neatmaksāto debitoru parādu skaits ir ievērojami samazinājies.
