Vislielākā iespējamā atlaidi piedāvājumi
Ekskluzīvas iekšējās ziņas
Bezmaksas bonusa atjauninājumi
Vislielākā iespējamā atlaidi piedāvājumi
Ekskluzīvas iekšējās ziņas
Bezmaksas bonusa atjauninājumi
Draudzība Uzticība Godaprāts
Mēs nekad neparedzam nodot jūsu e-pasta adresi citiem un katrā e-pastā ir viena klikšķa at abonēšanas saites.
Nozarē
Rūpniecība un tirdzniecība
Reģions
Langenberga, Ziemeļreina-Vestfālene, Vācija
Departamentiem
Pārdošanas
Grāmatvedība
Nozarē
Rūpniecība un tirdzniecība
Reģions
Langenberga, Ziemeļreina-Vestfālene, Vācija
Departamentiem
Pārdošanas
Grāmatvedība
Stephan Reichel kungs, K60 Gitterrostsysteme GmbH rīkotājdirektors un Co.KG
Profesionāla padoma
Nozarē
Rūpniecība un tirdzniecība
Reģions
Langenberga, Ziemeļreina-Vestfālene, Vācija
Departamentiem
Pārdošanas
Grāmatvedība
Kā režģu ražotājam K60 režģu sistēmām ir daudz svarīgu dokumentu, kas jāpārvalda:
Piegādes piezīmes, rēķini, līgumi, skices vai plāni un daudz kas cits.
Daudzi jautājumi tiek saņemti pa e-pastu un tiek izdrukāti, kas gada laikā veido milzīgu papīra daudzumu. Pasūtījumi vienmēr tiek izdrukāti ar piegādātāja datiem un pēc tam pēc piegādes tiek glabāti plauktā kopā ar rēķinu.
Šis pilnīgais process nozīmē ārkārtēju papīra daudzumu un, protams, vietas trūkumu.
Lai padarītu meklēšanu vieglāku un efektīvāku un samazinātu papīra plūdus, K60 Gitterrostsysteme plānoja digitalizēt dokumentāciju un iekļaut saturu iekšējā arhīva datu bāzē - uzņēmums meklēja piemērotu dokumentu pārvaldības sistēmu.
Manuālā apstrāde laika gaitā kļuva pārāk laikietilpīga, tāpēc tika meklēta automatizēta arhivēšana un informācijas ieguve.
Uzņēmuma lielākais izaicinājums bija padarīt informāciju viegli pieejamu un, pats galvenais, izmantojamu lielākam skaitam darbinieku un darbinieku grupu, kā arī cilvēku grupu (darbinieku, biznesa partneru, klientu, iedzīvotāju) skaitam.
Uzņēmuma mērķis bija digitalizēt esošos papīra dokumentus, ieviest procesu optimizāciju un darbplūsmas kontroli pār visiem ienākošajiem un izejošajiem dokumentiem, automatizēt lielu daļu procesu fonā un tādējādi optimizēt procesu.
Agrāk informācija tika glabāta tikai papīra formā, bet šodien daudzās organizācijās ir dažādi informācijas avoti un dokumenti: e-pasti, veidlapas, skices ir tikpat liela daļa no tā kā elektroniskie rēķini un papīra kvītis, vēstules, piegādes piezīmes, līgumi utt.
Visi informācijas plūdi ir kļuvuši nekonsekventāki. Tāpēc vissvarīgākais uzdevums ir apvienot analogās un digitālās vienības. Dokumenti, kas pastāv papīra formātā, ir jādigitalizē un jāsavieno kopā ar citu informāciju, piemēram, saistītajiem e-pastiem.
Gadījuma izpētes, kas tika veikta kopā ar dokumentu pārvaldības sistēmu PaperOffice, mērķis bija samazināt papīra patēriņu, lai ietaupītu izmaksas un uzglabāšanas vietu.
Turklāt bija ļoti svarīgi atrast risinājumu, lai kopā arhivētu visus ražošanas procesa dokumentus, lai varētu veikt tūlītēju informāciju par dokumentiem / pasūtījumiem, kas saistīti ar projektu.
Tāpat kā automatizēta dokumentu un ienākošo e-pasta ziņojumu arhivēšana, kurai vajadzētu arhivēt dokumentus atbilstošās mapēs saskaņā ar noteiktiem kritērijiem un aktivizēt papildu darbplūsmas, piemēram, piešķiršanu attiecīgajam lietvedim.
Vēl viens mērķis bija spēt ātri meklēt dokumentus no kolēģiem tīklā.
atgādina Stephan Reichel kungu, K60 Gitterrostsysteme rīkotājdirektoru.
Reichel kungs, K60 Gitterrostsysteme rīkotājdirektors, vispirms pārbaudīja dažādus programmatūras piedāvājumus saistībā ar dokumentu pārvaldību un galu galā nolēma vispirms pārbaudīt PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS piedāvā tieši tos nosacījumus, kurus reihela kungs meklēja. Tie ietver:
1. Risinājums iekšējai centrālajai datubāzei, uz kuras balstās dokumentu pārvaldības sistēma. Datus nedrīkst saglabāt viena lietotāja datorā.Centrālais repozitorijs, kas pieejams visiem administratīvajiem darbiniekiem.
Stefānam Reihelam sākumā bija skaidrs, ka nav iespējams digitalizēt viņa uzņēmumu:
2. Administratīvo uzdevumu veikšana un automatizācija. Programmatūrai jābūt tādai, lai varētu sadalīt uzdevumus tīklā un lai to apstrādi varētu veikt attiecīgais lietvedis.
Iekļauta digitālā lietotāja autorizācija un paroles apstiprināšana.
Tajā pašā laikā visi attiecīgie darbinieki ir informēti par apstrādes statusu. Versiju glabāšana ļauj izsekot, kuras apstrādes darbības tika veiktas, kad un kas to darīja.
3. Izgūjamība un laika ietaupījums. Tika meklēts vienkāršāks veids, kā digitalizēt analogos dokumentus un padarīt tos viegli atrodamus, kad tas ir nepieciešams.
4. Ar projektu saistītu dokumentu / pasūtījumu apvienošana. Programmatūrai jāspēj saglabāt ar procesu saistītus dokumentus kopā vai iespējot saites savā starpā.
Visi biznesa darījuma dokumenti, piemēram, pirkšanas process vai instalācija ar atbilstošu pavadzīmi, rēķinu, skicēm, plāniem un jebkādām sūdzībām par defektiem, ir jāpārvalda centralizēti.
Tādā veidā piegādes piezīmes, rēķini un viss, kas pieder biznesa procesam, tiek saglabāts mapē vai apakšmapē. Piekļuves atļaujas var piešķirt katrai mapei vai nu darbinieku grupām, vai atsevišķiem darbiniekiem.
Turklāt var izveidot hipersaites uz mapi un nosūtīt darbiniekiem.
Tādā veidā pilnvarotie darbinieki un sadarbības partneri tam var piekļūt no jebkuras vietas jebkurā laikā. Pateicoties versiju kontrolei, katras atsevišķas dokumenta maiņas iniciatoru un laiku var izsekot pārredzami: vaicājumi tiek ātri precizēti un tiek novērstas nevajadzīgas kļūdas.
PaperOffice ir arī virtuāls dokumentu attēlojums citās mapēs. Tādējādi dokumentu(-us) var attēlot virtuāli dažādās mapēs, nedublējot oriģinālo(-os) dokumentu(-us). Šī funkcija ir ļoti noderīga, ja, piemēram, dokumentam vajadzētu parādīties dažādos projektos, bet jūs nevēlaties dublēt dokumentu.
Iespēja piekļūt informācijai no dažādām perspektīvām nodrošina augstāku skaidrības līmeni visiem projekta dalībniekiem un uzlabo darbinieku spēju sniegt informāciju.
PaperOffice DMS atbilst visiem nepieciešamajiem kritērijiem.
Pateicoties PaperOffice digitalizācijai, k60 Grating Systems jau spēja:
Vieglāka un ātrāka datu un dokumentu pieejamība būtiski un pastāvīgi maina uzņēmuma procesus. Administratīvās zināšanas tagad tiek organizētas pārredzami un ir pieejamas īstajā laikā.
Šajā ziņā visu uz dokumentiem balstīto procesu digitalizācijas pamats tiek likts ar PaperOffice DMS.
Papildus vispārējam arhivēšanas procesam:
Garantēta.
PaperOffice DMS šodien kartē visu darbplūsmu digitāli.
Pagaidām visi piegādes un rēķinu dokumenti tiek ierakstīti ar jaudīgiem skeneriem, PaperOffice automātiski atpazīst kontaktinformāciju un attiecīgi saglabā dokumentus elektroniskajā arhīvā.
Pēc tam darbinieki var piekļūt dokumentiem, izmantojot vienkāršu lietotāja saskarni un ievadot dažādus meklēšanas terminus - ir pieejama arī pilnteksta meklēšana.
Pateicoties konsekventai DMS izmantošanai, režģu ražotājs varēja ievērojami samazināt rēķinam nepieciešamo apstrādes laiku, un tajā pašā laikā neatmaksāto debitoru parādu skaits ir ievērojami samazinājies.
Beidzot, mēs atbildam uz vēl dažiem bieži uzdotiem jautājumiem par šo tematu. "Režģu ražotājs
K60-Gitterrostsysteme GmbH &Co.KG":
Kādus padomus jūs sniegtu nākamajiem PaperOffice lietotājiem?
Nekad nav par agru vai par vēlu nodarboties ar digitalizācijas tēmu.
Vissvarīgākais ir iegūt priekšstatu par programmatūru, bet arī par pašu uzņēmumu. Bija svarīgi, lai mēs nejustos spiesti iegādāties programmatūru vai reģistrēties jebkuram pakalpojumam un atbalsta pakotnēm.
Pat pirms mēs iegādājāmies PaperOffice DMS, mēs runājām ar visiem uzņēmuma departamentiem un nekad nejutāmies slikti izturējušies. Gluži pretēji: PaperOffice ir jauka, pieklājīga un kompetenta komanda.
Mums kā valsts iestādei šis process kļūst arvien sarežģītāks un ir saistīts ar lielu birokrātiju. Tāpēc uzticība sistēmai un programmatūrai bija ļoti svarīga. Protams, bija arī ļoti svarīgi, lai programmatūra būtu viegli saprotama.
Kam jūs ieteiktu PaperOffice?
Mēs ieteiksim PaperOffice visiem pārējiem uzņēmumiem, kas vēlas digitalizēt un automatizēt.
Kas jums īpaši patīk PaperOffice?
Mēs esam ļoti apmierināti ar visu.
PaperOffice ir viegla, bet jaudīga dokumentu pārvaldības sistēma.
Funkcijas, kas sākumā šķiet bezjēdzīgas, piemēram, automātiska dokumentu satura lasīšana, izrādās vissvarīgākās funkcijas, kuras ilgākā laika periodā vairs nevēlaties palaist garām.
"Manuāla dokumentu apstrāde tik lielā kopienā mums būtu prasījusi daudz laika.
Izmantojot automatizēto risinājumu no PaperOffice DMS, manuālo piepūli varētu ievērojami samazināt, tajā pašā laikā tika veikti ieguldījumi uz nākotni orientētās tehnoloģijās. Mēs esam pionieri digitālo īpašumu pārvaldībā."
Alejandro Campos kungs
IT speciālists un projektu vadītājs īpašuma pārvaldībā El Guijo
