Digitālie speciālistu risinājumi juristiem un advokātu birojiem
Biznesa procesu automatizācija un procesu optimizācija ir efektivitātes un panākumu priekšnoteikumi. Tā nepieciešamība vairs nav izvēles greznība, bet gan obligāta, lai ilgtermiņā saglabātu konkurētspēju.
Profesionāla padoma
Svarīgi dokumenti esošā papīra formā, piemēram, procesuālie raksti, klientu dokumenti, melnraksti, ārējās tiesas vēstules, pētījumi, ekspertu atzinumi, pateicoties digitalizācijai, tiek aizstāti ar elektroniskiem dokumentiem un tādējādi maksimāli optimizē visus darba procesus.PaperOffice ne tikai nodrošina dokumentu pārvaldību, bet arī ļauj nekavējoties piekļūt atjauninātiem un precīziem klienta failiem.
Advokātu biroju, juristu un vadības konsultantu digitalizācija
Ņemot vērā pašreizējos digitālo un papīra datu plūdus, ir svarīgi nodrošināt, lai svarīgi dokumenti netiktu pazaudēti un būtu pieejami īstajā laikā.
Advokāti, juridiskie departamenti, advokātu biroji un vadības konsultanti, kā arī notāri gūst ievērojamu labumu no piemērotas datu pārvaldības izmantošanas.
Svarīgi dokumenti katru dienu uzkrājas advokātu birojos: procesuālie raksti, klientu dokumenti, melnraksti, ārējās tiesas vēstules, pētījumi, ekspertu atzinumi un daudz kas cits. Tie ne tikai ierodas pa pastu, bet daudzas klientu vēstules tiek saņemtas arī pa e-pastu.
Visi šie dokumenti ir jādikalizē, ja tie nonāk papīra formātā, tiem ir nepieciešama strukturēta iesniegšana, uzdevumu un darbplūsmas piešķiršana, un tiem jābūt nekavējoties pieejamiem pēc pieprasījuma.
Tā kā ļoti tehniskie procesi automobiļu rūpniecībā prasa perfektu informācijas plūsmu un strukturētu izpildi. Nepieciešamās priekšrocības var sasniegt tikai pateicoties digitalizācijai.
Ir ļoti svarīgi, lai tiktu ievēroti svarīgi termiņi un veikti juridiski pasākumi dokumentu glabāšanai.
PaperOffice DMS sniedz skaidru struktūru dokumentos un palīdz tikt galā ar informācijas plūdiem.
PaperOffice novērš visas laikietilpīgās vājās vietas un izveido skaidru pārskatu par svarīgiem dokumentiem, piemēram, līgumiem vai vēstulēm, nākotnē tos digitāli pārvaldot PaperOffice.
Strādājiet efektīvi, pateicoties digitalizācijai
Taisnība un taisnība ne vienmēr ir viens un tas pats. Līdzīga situācija ir ar uzņēmējdarbības lēmumiem par to, kuru ceļu izvēlēties veiksmīgai nākotnei. Nozares, kas nodarbojas ar palīdzību saviem klientiem iegūt savas tiesības vai atrast pareizo ceļu uzņēmumam, ir juristi un vadības konsultanti.
Advokātiem kā publisko tiesību pārstāvjiem ir īpašs statuss, bet arī īpaša atbildība. Piemēram, vadības konsultācijās bieži vien ir arī juristi papildus inženieriem un biznesa ekonomistiem. Tādā ļoti sarežģītā sociālajā un ekonomiskajā struktūrā kā Vācijā praktiski katru soli pavada iespējamās juridiskās sekas. Iespējams, ka vissvarīgākais šo struktūru pamats ir ideālā gadījumā pilnīga visu procesu dokumentācija.
Tas ir tieši tas, kas ir PaperOffice DMS, dokumentu pārvaldības programmatūra, kas var darīt daudz vairāk nekā tikai pārvaldīt dokumentus.
PaperOffice nenošķir dokumentu veidus neatkarīgi no tā, vai jums ir nepieciešama palīdzība klientu līgumu, biksīšu, nodevu paziņojumu, spriedumu un e-pasta sarakstes pārvaldībā: paldies Ar dokumentu pārvaldības sistēmu PaperOffice jūsu iepriekšējie procesi jūsu advokātu birojā vai uzņēmumā tiek digitalizēti, padarot tos efektīvākus, pārredzamākus un ievērojami elastīgākus. PaperOffice atbilst augstākajiem drošības standartiem , piemēram, autorizācijas pārvaldībai vai piekļuves tiesību piešķiršanai.
Juristiem un vadības konsultantiem nav iespējams apiet automatizāciju
Juristiem un vadības konsultācijām tas nozīmē ļoti plaša klienta vai klienta lietas uzturēšanu, kurai jābūt arī dažām īpašām iezīmēm. Piemēram, ir jāievēro VDAR principi, un, protams, advokātiem ir saistošs absolūts konfidencialitātes pienākums, kas attiecas ne tikai uz mutvārdu paziņojumiem, bet arī uz tādu dokumentu drošu glabāšanu, kas ir aizsargāti pret nepilnvarotām personām. Ir arī pienākums ievērot juridiskos un līgumā noteiktos termiņus.
Dažos gadījumos šo termiņu neievērošanai var būt kriminālas sekas, bet galvenokārt tikai civiltiesiskas sekas. Attiecībā uz vadības konsultācijām ārkārtīgi svarīga ir arī to klientu komercnoslēpumu aizsardzība.
PaperOffice atbilst augstākajiem drošības standartiem , piemēram, autorizācijas pārvaldībai, dažādiem piekļuves līmeņiem un piekļuves atļauju piešķiršanai. Lietotājs definē atsevišķus darba soļus tieši tādā pašā veidā, kā tie tiek veikti uzņēmumā, piemēram, rēķinu "ierakstīšana", "pārbaude", "atbrīvošana" un "rezervēšana".
Atbildību var uzticēt ne tikai privātpersonām, bet arī lietotāju grupām, piemēram, "Grāmatvedība" vai "Īres juristi", lai kolēģis varētu nekavējoties iesaistīties darbinieka prombūtnes gadījumā.
OCR tehnoloģija ne tikai atpazīst dokumenta saturu, bet arī visus ar nodokļiem saistītos datu laukus, piemēram, dokumenta numuru, datumu, neto, nodokļu un bruto summu. Importētie dati ir pieejami, lai kontrolētu novērtējumus, maksājumu darījumus un finanšu uzskaiti. Tas ietaupa nogurdinošus ievades darbus un samazina publicēšanas kļūdas.
Tikai ar vienu peles klikšķi datus, tostarp arhivēšanas vietu, var eksportēt uz jūsu klientu vai otrādi. Tos var nodrošināt arī ar parolēm.
Risinājums: pierādīta zinātība
Vai nav jēga uzreiz praksē izmantot pārvaldības programmatūru? kas ne tikai atbilst visām prasībām, bet ir arī viegli iemācīties un lēti?
PaperOffice DMS ir izmēģināts un pārbaudīts pilnīgs risinājums digitālajam darbam un ar vairāk nekā 20 gadu tirgus pieredzi viens no pirmajiem DMS pionieriem.
Ideālas darbplūsmas juristiem un vadības konsultantiem
Vācijā pašlaik ir aptuveni 150 000 individuālu noteikumu no federālajiem un štatu likumiem un noteikumiem. Tiek regulēta katra sociālās un ekonomiskās dzīves joma. Lai apgūtu rindkopu džungļus, juristi specializējas noteiktās jomās tāpat kā vadības konsultācijas, un tomēr nav neviena jurista vai vadības konsultanta, kurš zinātu visas savas īpašās jomas juridiskās prasības. Jo īpaši tāpēc, ka jaunie likumi vai spriedumi jebkurā laikā pastāvīgi maina pašreizējo situāciju. Tam ir nepieciešama pareizā programmatūra, kas spēj mācīties, ātri un droši.
PaperOffice DMS ir pareizā programmatūra, jo tai ir viss, kas nepieciešams juristiem un vadības konsultācijām, piemēram:
- Dokumentu glabāšana visos digitālajos formātos saskaņā ar VDAR principiem
- Funkcijas, lai iesniegtu un atkārtoti iesniegtu novēlotus dokumentus, kuriem nepieciešama darbība
- Pašmācības datu glabāšanas funkcija ar marķēšanu un iekšējo meklētājprogrammu
- Tikko pievienoto dokumentu automātiska piešķiršana pareizajai mapei
- Vienkārša datu bāzes izveide un datu bāzes savienojums, ieskaitot individuāli pielāgojamu masku
- Automatizēta veidņu izveide atkārtotiem procesiem un operācijām
Digitālā transformācija ar PaperOffice DMS revolucionizē juridisko sektoru
PaperOffice darbplūsmas funkcija vienkāršo saziņu starp sekretariātu un juristiem. Uz procesu orientēta dokumentu pārvaldība nodrošina, ka šie dokumenti ar nelielām pūlēm paliek atjaunināti.
PaperOffice to atbalsta ar plašu uzdevumu un darbplūsmas moduli.
Tādā veidā var izveidot noteiktas procesu ķēdes un esošos darbības procesus var definēt elektroniskajos dokumentos un daļēji izpildīt automātiski.
Tas nozīmē procesa optimizāciju bez kļūdām, jo uzdevumu var ne tikai piešķirt darbiniekiem ar noteiktām lietotāja tiesībām un pabeigšanas periodiem, pieprasīt digitālo laidienu, bet arī automātiski aktivizēt turpmākas darbības, piemēram, e-pasta paziņojumus vai dokumenta statusa izmaiņas. Kas ir absolūts MUST juridiskajā nozarē.
Digitalizācija ar PaperOffice sniedz milzīgas priekšrocības
Optimizējiet savu darba laiku līdz pat 7,5%, salīdzinot ar papīra darbu, pateicoties PaperOffice DMS izmantošanai.
Ietaupiet laiku, meklējot, maršrutējot un koplietojot dokumentus.
Protams, PaperOffice DMS ļauj migrēt un integrēt esošos digitālos datus no esošajiem programmatūras risinājumiem.
Tajā pašā laikā PaperOffice DMS ir saskarne starp analogo un digitālo. Izmantojot skenēšanas funkciju, programmatūra var nolasīt analogos dokumentus, plānus un fotoattēlus sistēmā un digitalizēt tos, izmantojot skenerus, bet arī ierakstus no mobilajiem tālruņiem, kur teksti tiek pārvērsti rakstīšanā, izmantojot OCR, un tos var mainīt Office programmās.
Laika zīmogi un versiju izveide nodrošina, ka digitālais dokuments atbilst analogajam oriģinālam.
PaperOffice DMS ir ne tikai plašs savās funkcijās, bet arī viegli apgūstams, vadoties pēc video pamācībām, bet arī pēc individuāliem padomiem un apmācības, ja nepieciešams. Tas viss par patiešām labu cenas un veiktspējas attiecību.
FAQs
Beidzot, mēs atbildam uz vēl dažiem bieži uzdotiem jautājumiem par šo tematu. "Advokātu biroju, juristu un vadības konsultantu digitalizācija":
Kā darbinieki var piekļūt PaperOffice?
Decentralizētās un modernās programmu arhitektūras dēļ PaperOffice var izmantot gandrīz jebkurā ierīcē - no klasiskiem datoriem līdz viedtālruņiem / planšetdatoriem līdz televizoriem.
Kas notiek ar datiem, ja PaperOffice neeksistē?
Nenotiks, bet gan, lai jūs pārliecinātu: jūs varat eksportēt savus datus JEBKURĀ LAIKĀ, jo PaperOffice pamatā ir atvērta datu bāzes struktūra, jūs varat piekļūt saviem datiem jebkurā laikā.
Tēmu datu aizsardzība: Kur tiek glabāti visi dokumenti?
PaperOffice glabās visus dokumentus uzņēmumā ar augsta līmeņa šifrēšanu, padarot to neaizsargātu, piemēram, pret datu zādzībām un pārsniedzot visas GDPR un GOBD prasības.
Izvairieties no kļūdām: NEKAD nesaglabājiet datus trešās puses mākonī!
Vai PaperOffice var pielāgot tieši specifikācijām?
Jā, PaperOffice var 100% pielāgot paredzētajam lietojumam, lai nodrošinātu netraucētu integrāciju esošajos procesos un sistēmās. Pat programmas saskarni var pilnībā izstrādāt un brīvi pielāgot.
Secinājums
PaperOffice DMS atbalsta juristus un vadības konsultantus un piedāvā atbilstošas saskarnes ar citu programmatūru, API savienojumiem, un tos var paplašināt jebkurā laikā atbilstoši jūsu vēlmēm. Programmatūru ir viegli iemācīties, un to var viegli integrēt ikdienas praksē, neradot prombūtni apmācības nolūkos.
PaperOffice DMS iesaka izmantot NAS (tīkla atbalstītu datu krātuvi) ar dublēšanas funkciju, lai svarīgi dati netiktu zaudēti vai izspiesti trešo pušu mākoņos.
Galu galā PaperOffice DMS pārsteidz ar ļoti labu cenas un veiktspējas attiecību un milzīgām zināšanām, izmantojot vairāk nekā 20 gadu praktisko pieredzi.