ASUSTOR 문서 관리 DMS를 위한 NAS

문서 관리 시스템, 문서 관리, 또한 DMS라고 불리는 것들은 비즈니스 문서의 전자 및 구조화된 조직을 지원하여 조직을 돕습니다. DMS는 종이 없는 사무실로 가는 중요한 단계입니다.

귀하의 ASUSTOR NAS와 결합하여 아날로그 보관을 디지털화하고 검색 및 아카이브 프로세스의 효율성을 높이기 위한 이상적인 듀오를 구성합니다.

문서 관리 PaperOffice는 귀하의 ASUSTOR 장치에 대한 전 세계 유일한 공식 ASUSTOR 승인 DMS 시스템입니다.

NAS란 무엇인가?

"ASUSTOR NAS"라는 이름으로 타이완 회사인 ASUSTOR는 다양한 네트워크 연결 저장 장치(NAS 장치)를 판매합니다. 이 장치는 기업과 개인 사용자 모두가 데이터를 효율적으로 보호하고, 개별적으로 조직하며, 사용할 수 있게 합니다.

NAS는 자체 운영 체제가 장착된 파일 서버로서 네트워크를 통해 저장 공간을 제공합니다.

ASUSTOR NAS는 모든 기업, 특히 중소기업이 기업 데이터를 신속하고 간편하게 저장할 수 있는 이상적인 환경을 제공합니다.

다음 글에서는 귀하의 ASUSTOR NAS에서 비즈니스를 위한 최대한의 이점을 어떻게 활용할 수 있는지, 그리고 문서 관리가 Docker 없이도 얼마나 쉽게 작동할 수 있는지를 보여드립니다.

클라우드 대신 NAS를 사용하는 이유는?

클라우드 기반 솔루션 대신 NAS (Network Attached Storage) 솔루션을 사용해야 하는 여러 가지 이유가 있습니다. 여기 몇 가지 예를 나열합니다:

• 1. 제어 및 보안: NAS는 회사의 물리적 제어 하에 있으며, 이는 회사가 자신의 데이터를 완전히 제어하고 이 데이터를 안전하고 보호된 상태로 유지할 수 있음을 의미합니다.
  클라우드 환경에서는 귀하의 데이터가 외부 제공자에게 전달되며 회사 자체와 동일한 보안 표준을 따르지 않을 수 있습니다.


• 2. 데이터 보호: 회사는 유럽 연합의 일반 데이터 보호 규정(DSGVO)에 따라 개인 데이터를 저장할 때 법적 규정을 준수해야 합니다. 따라서 회사는 저장 기술 및 서비스 선택 시 데이터 보호 법규를 준수하는지 확인해야 합니다.
  데이터 보호 법규를 준수하는 데 있어 NAS (Network Attached Storage)가 클라우드 솔루션보다 적합한 선택입니다.
  회사의 소유이기 때문에 데이터는 회사에서 직접 제어하며 보호할 수 있습니다. 또한 NAS는 외부 데이터 센터에 데이터를 저장할 필요 없이 높은 유연성을 제공합니다. 회사는 NAS에서 데이터를 암호화하여 무단 접근으로부터 보호할 수 있습니다.
• 3. 인터넷 연결: NAS는 인터넷 연결과 상관없이 사용할 수 있어 인터넷 연결이 불안정한 농촌 지역이나 기타 지역에서 일하는 기업에 이상적입니다.


• 4. 비용: 비용은 NAS가 클라우드 스토리지보다 제공하는 중요한 이점 중 하나입니다. NAS는 한 번만 지불하면 되며 전적으로 귀하의 소유입니다.
  게다가 NAS의 월간 비용은 클라우드 서비스보다 훨씬 저렴합니다. NAS에는 월간 구독료가 필요하지 않으며, 클라우드 서비스에서 발생할 수 있는 추가 대역폭 요금도 없습니다.


• 5. 유연성: NAS는 기업에 하드웨어와 저장 용량을 선택할 때 더 많은 유연성을 제공합니다. 또한 기업의 증가하는 요구를 충족하기 위해 저장 공간을 확장할 수 있습니다.

PaperOffice DMS와 결합된 ASUSTOR NAS는 회사 문서를 관리하기 위한 간단하고 신뢰할 수 있는 솔루션을 제공합니다.

PaperOffice DMS는 기업이 문서를 조직하고, 저장하고, 분류하고, 관리할 수 있어 언제 어디서나 쉽게 접근할 수 있는 사용자 친화적인 소프트웨어입니다.

NAS와 PaperOffice DMS의 효과적인 관리를 결합하면 문서가 빠르고 신뢰할 수 있게 검색될 수 있도록 보장하여 회사의 생산성을 향상시킬 수 있습니다. 데이터는 로컬 컴퓨터나 외부 클라우드가 아닌 NAS에 저장되므로 추가적인 보호가 제공됩니다.

데이터베이스 설치 및 설정의 소요 시간은 얼마나 됩니까?

ASUSTOR NAS에서 데이터베이스 설치 및 설정은 전혀 어렵지 않으며 IT 전문가가 필요하지 않습니다.

PaperOffice YouTube 비디오를 사용하여 설정하면 몇 분 안에 누구나 쉽게 완료할 수 있습니다.

데이터를 ASUSTOR NAS에 어떻게 전송합니까?

ASUSTOR NAS(Network Attached Storage)에 설치된 PaperOffice 문서관리시스템(DMS)에 데이터를 전송하는 여러 가지 방법이 있습니다. 다음은 몇 가지 예시입니다:

문서 스캔하기

절차는 간단합니다: 데이터가 아직 디지털 형식으로 존재하지 않는 경우, 종이 문서를 먼저 스캔하거나 사진을 찍어야 합니다.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

스캐너 또는 다른 디지털화 장치를 사용하여 문서를 이미지로 변환할 뿐만 아니라, 그 내용도 전자적으로 "읽어들일" 수 있습니다. PaperOffice DMS에 통합된 스캐너 기능은 스캐너와 연결되어 디지털 매체를 문서관리 소프트웨어로 전송합니다.

스캐너를 최적으로 통합하여 문서를 디지털화하는 방법에 대해 이미 다른 기사에서 작성했습니다.

디지털 문서 저장

이메일이나 디지털 파일과 같이 디지털 형식으로 존재하는 데이터는 드래그&드롭으로 PaperOffice 인터페이스에 쉽게 넣을 수 있습니다. 여러 문서를 수작업 없이 보관하려면, PaperOffice에 통합된 폴더 감시 기능이 적합합니다. 이 기능은 배경에서 원활한 아카이빙을 가능하게 합니다.

기존 데이터

PaperOffice의 문서관리 시스템은 사용자가 기존에 노트북 또는 데스크톱 PC의 하드 드라이브에 있던 디지털 데이터를 공용 데이터 저장소인 ASUSTOR NAS로 쉽게 이동할 수 있게 합니다.

이렇게 모든 기존 데이터를 한 번의 마우스 클릭으로 문서관리 시스템에 가져올 수 있습니다.

ASUSTOR NAS와 PaperOffice DMS의 부가가치 및 이점

ASUSTOR NAS(Network Attached Storage)와 문서 관리 시스템(DMS) PaperOffice를 결합하여 사용하는 것은 다음과 같은 여러 가지 이점이 있습니다:

• 1. 중앙 집중식 데이터 관리: DMS는 문서와 파일을 중앙에서 저장하고 조직할 수 있게 하여 협업과 데이터 접근을 더 쉽게 만듭니다. 모든 직원이 필요한 파일에 접근할 수 있어 USB 메모리에 복사할 필요가 없습니다.
  이로 인해 시간을 절약하고 수동 전송으로 인한 실수를 방지할 수 있습니다.


• 2. 보안 강화: NAS는 암호화와 중복성 같은 추가적인 보안 기능을 제공하여 데이터의 손실이나 무단 접근으로부터 보호합니다. 또한 다양한 백업 옵션을 통해 높은 데이터 안전성을 보장합니다.
  자동 백업을 생성하여 장애나 중요한 파일의 실수로 인한 삭제 시 이를 복구할 수 있습니다. 또한 민감한 데이터가 무단 접근으로부터 보호되도록 데이터를 암호화할 수 있는 기능도 있습니다.


• 3. 접근 속도 증가: NAS는 데이터의 빠른 접근과 편집을 가능하게 하여 생산성을 높입니다.


• 4. 쉬운 유지보수 및 업데이트: DMS와 NAS는 독립적으로 유지보수 및 업데이트가 가능하여 유지보수를 용이하게 만듭니다.


• 5. 높은 유연성: ASUSTOR NAS와 PaperOffice DMS의 조합은 기업의 요구를 충족시키기 위한 다양한 구성 및 맞춤 설정을 제공합니다.


• 6. 저장 공간의 쉬운 확장: 기업의 발전으로 인해 저장 공간 필요가 늘어날 때, ASUSTOR NAS는 쉽게 확장되어 이러한 증가하는 요구를 충족시킬 수 있습니다. 이는 외장 하드 드라이브나 클라우드 솔루션 같은 다른 저장 솔루션에 비해 비용 효율적이고 구현이 용이합니다.


• 7. 모바일 접근 및 원격 근무 지원: ASUSTOR NAS와 PaperOffice DMS를 사용함으로써 어디서나 데이터에 접근하고 편집할 수 있어 원격 근무와 모바일 협업의 가능성을 확장할 수 있습니다.


• 8. 효율성 증가: PaperOffice DMS와 ASUSTOR NAS를 사용함으로써 데이터를 더 빠르게 찾고, 조직하고, 프로세스를 자동화하여 효율성을 높일 수 있습니다.


• 9. 포괄적인 사용자 관리: 여러 사용자 계정을 생성하고 관리하는 기능 포함.
  이를 통해 기업은 다양한 직원이나 부서에 대해 다른 접근 권한을 설정할 수 있습니다. 예를 들어, 재무 부서 직원은 재무 문서를 볼 수 있지만, 마케팅 부서 직원은 마케팅 문서만 볼 수 있습니다.

DMS는 기업이 문서와 파일을 중앙에 저장하고 관리할 수 있게 해줍니다. 직원들이 필요로 하는 파일을 어디서나 접근할 수 있어 검색과 협업을 용이하게 합니다. 또한 문서 워크플로우를 자동화하여 시간과 리소스를 절약할 수 있는 기능도 제공합니다.

DMS와 ASUSTOR NAS(Network Attached Storage)를 결합하여 사용하는 것은 기업에게 강력하고 신뢰할 수 있는 문서 관리 및 저장 솔루션을 제공하며 문서와 파일에 대한 접근을 강화합니다.