지역 사회 및 지방 자치 단체의 비즈니스 프로세스 자동화
지역 사회 및 지방 자치 단체를위한 PaperOffice DMS는 비즈니스 프로세스의 디지털화 및 자동화 덕분에 원활한 정보 흐름을 가능하게합니다.
프로 팁
서면 문서, 계약서, 초안, 송장, 배달 메모 등은 디지털화 덕분에 전자 문서로 대체되어 모든 작업 프로세스를 최대로 최적화하고 있습니다.통합 AI를 통해 비즈니스 프로세스를 크게 자동화하여 프로세스를 가속화하고 성공과 만족도를 높일 수 있습니다.
지역 사회 및 지방 자치 단체의 디지털화
교회, 교구 및 지방 자치 단체는 주로 적절한 데이터 관리의 사용에 의존합니다.
이것은 매일 지방 자치 단체 및 지방 자치 단체 협회에 중요한 문서가 축적되는 방법입니다.
저술, 송장, 초안, 신청서, 연구, 전문가 의견 및 훨씬 더. 이들은 우편으로 도착할뿐만 아니라 많은 편지가 이메일로 도착합니다.
이러한 모든 문서는 종이 양식으로 도착하고, 구조화된 파일링, 작업 및 워크플로 할당이 필요하고, 요청 시 즉시 사용할 수 있어야 하는 경우 디지털화해야 합니다.
중요한 기한을 지키고 문서를 저장하기 위해 법적 조치를 취하는 것이 매우 중요합니다. PaperOffice DMS는 문서에 명확한 구조를 제공하고 정보의 홍수에 대처하는 데 도움이됩니다.
디지털 문서 관리 시스템 PaperOffice와 함께 교회, 교구 및 지방 자치 단체 내의 작업 프로세스를 단순화하고 시간과 비용을 절감해야합니다.
예를 들어, 일반적인 DMS를 사용하면 스캔한 메일을 제출하고 중요한 전자 메일을 저장하며 문서를 보관할 수 있습니다. 또한 여러 사용자가 이러한 문서에 액세스하고 작업할 수 있습니다.
문서를 디지털화된 형태로 사용할 수 있는 경우, 노회 모임과 다른 모임을 준비하기 위해 항상 함께 이메일을 보낼 필요는 없습니다.
종이를 사용하지 않는 방법?
PaperOffice는 시간이 많이 걸리는 모든 병목 현상을 제거하고 종이 문서 제거와 같은 비용 절감으로 이어지며 향후 PaperOffice에서 디지털 방식으로 관리함으로써 영수증, 계약서, 배달 메모 또는 기타 서신과 같은 중요한 문서에 대한 명확한 개요를 만듭니다.
문서 캡처, 처리, 공유, 검색 및 추적은 PaperOffice를 사용하면 매우 쉬워집니다.
제어된 액세스, 자세한 작업 목록, 워크플로 및 신뢰할 수 있는 전자 메일 알림을 사용한 승인 덕분에 직원은 할당된 작업을 효율적으로 완료할 수 있으며 권한이 있는 사람은 승인을 쉽게 승인하거나 거부할 수 있습니다.
PaperOffice DMS 소프트웨어 솔루션을 사용하면 더 이상 문서가 손실되지 않습니다. 그리고 어디에 있든 몇 초 안에 중요한 문서에 액세스 할 수 있습니다.
물론, 당신은 항상 법률을 준수하고 완전히 감사 증거에 따라 우리의 시스템과 함께 작동합니다.
영수증, 계좌 및 이와 유사한 서류는 더 이상 교회 구역과 본당 간에 우편으로 보낼 필요가 없습니다. 내부 메일은 이러한 방식으로 디지털 방식으로 보낼 수도 있습니다. 이를 통해 종이, 추가 데이터 저장 및 아카이브 이동 비용을 절감할 수 있습니다. 문서는 키워드 (편집기, 주제, 상태, 날짜 등)와 함께 제공 된 다음보다 쉽게 찾을 수 있습니다.
프로세스 지향적 문서 관리
프로세스 지향적 인 문서 관리는 이러한 문서가 적은 노력으로 최신 상태로 유지되도록합니다. PaperOffice는 광범위한 작업 및 워크플로 모듈을 지원합니다.
이러한 방식으로, 특정 프로세스 체인이 생성될 수 있고, 기존의 운영 프로세스들이 전자 문서에 정의되고 부분적으로 자동으로 실행될 수 있다.
이는 특정 사용자 권한 및 완료 기간이 있는 직원에게 작업을 할당할 수 있을 뿐만 아니라 디지털 릴리스가 필요할 뿐만 아니라 전자 메일 알림 또는 문서 상태 변경과 같은 추가 작업을 자동으로 트리거할 수 있기 때문에 오류 없는 프로세스 최적화를 나타냅니다.
이러한 방식으로 모든 문서 프로세스를 매핑할 수 있습니다.
PaperOffice는 계약, 송장, 브리프 및 전자 메일 서신을 관리하는 데 도움이 필요한지 여부에 관계없이 문서 유형을 구별하지 않습니다 : PaperOffice 문서 관리 시스템 덕분에 회사의 이전 프로세스가 디지털화되어 더 효율적이고 투명하며 훨씬 유연합니다.
종이 문서, PDF 파일, 전자 메일 또는 사진으로 어떤 형태로 문서가 회사에 도착하든 관계없이 자동으로 보관되어 안전한 데이터베이스에 저장됩니다.
따라서 중요한 계약은 좋은 시간에 인정되고 해지되거나 재협상 될 수 있습니다. 느린 종이 메일 대신 디지털 서명 및 전자 메일 알림이 포함 된 문서 릴리스, 안전하지 않은 전자 메일은 고객 충성도에 기여합니다.
해결책: 입증된 노하우
실제로 관리 소프트웨어를 즉시 사용하는 것이 합리적이지 않습니까? 모든 요구 사항을 충족시킬뿐만 아니라 배우기 쉽고 저렴합니까?
PaperOffice DMS는 디지털 작업을 위한 검증되고 검증된 완벽한 솔루션으로, 20년 이상의 시장 경험을 바탕으로 최초의 DMS 개척자 중 하나입니다.
우리가 교회와 공동체에 대해 이야기 할 때 그것은 단지 종교 또는 사회 구조가 아닙니다. 많은 분야에서 그들은 사회 생활 그 자체입니다. 여기에는 종종 자발적인 일을하는 사람들, 예를 들어 어려운 상황에서 다른 사람들을 돌보는 사람들이 포함됩니다. 또한 한편으로는 사목 의무와 다른 한편으로는 행정 활동으로 나뉘어지는 다양한 임무가 있습니다.
독일에는 지역 사회를 돌보는 것이 마을 주민들뿐만 아니라 도시에서도 응집력을 보장하는 것처럼 훌륭한 교회 전통이 있습니다. 특히 오늘날 고립과 익명성이 증가하는 시대에는 교회와 지역 사회에서 다양한 관심사에 대한 접점이 있습니다. 물론 교회의 매우 실제적인 면을 잊어서는 안 된다.
등록 사무소, 인구 등록부, 여권 사무소, 학교, 유치원, 대중 교통, 소방대, 개발 지역, 도로 건설 사무소, 폐수 처리 및 담수 공급 및 때로는 전기 에너지 공급.
이것들은 의무적 인 임무입니다. 그러나 모든 커뮤니티에는 프리 스타일도 있습니다. 예를 들어, 스포츠 경기장, 어린이 놀이터, 박물관, 노인 클럽 및 청소년 센터가 있습니다. 교회는 침례를 실시하고, 마지막 여행에서 사람들을 동반하며, 또한 다시 큰 인기를 누리고있는 흰색의 큰 결혼식을위한 장소이기도합니다. 이것은 모든 것이 아닙니다.
많은 정치 및 교회 커뮤니티에서 PaperOffice DMS와 같은 문서 관리 소프트웨어는 작업 완료에 귀중한 지원을 제공 할 수 있습니다. 이것은 상위 구조뿐만 아니라 관련 클럽, 당국 및 회사와 관련이 있습니다.
우선, PaperOffice DMS는 지역 소방대 협회 또는 침례, 결혼식 및 장례식이있는 교회 아카이브 등 아날로그 아카이브를 디지털 시대로 가져 오는 실용적인 솔루션입니다. PaperOffice DMS는 GDPR의 모든 지침인 일반 데이터 보호 규정을 준수하는 방식으로 구성되어 있습니다.
PaperOffice DMS는 지역 사회, 교회 및 지방 자치 단체에 명확한 혜택을 제공합니다.
뛰어난 데이터베이스 기술과 배우기 쉬운 작업 덕분에 PaperOffice DMS는 문서나 사진과 같은 데이터를 저장하려는 것이 아니라 시간순으로 정렬할 수 있는 모든 곳에서 사용할 수 있으며 양식이나 통계를 자동으로 만들기 위해 다양한 필터와 함께 사용할 수 있습니다.
이를 담당하는 인공 지능 (AI)은 PaperOffice DMS에 PIA라는 예쁜 이름으로 통합되었습니다. 기존 데이터베이스에서 다양한 템플릿을 만들고 이전에 정의된 마스터 데이터로 채웁니다. 회원 카드, 이정표 생일에 축하 편지 또는 시립 유틸리티의 진행 중이거나 주요 날짜 인벤토리에 대한 데이터 마스크가 될 수 있습니다.
PaperOffice DMS에 통합된 OCR 소프트웨어는 로고와 일반 텍스트를 구분합니다. 송장 또는 영수증은 OCR 검색을 사용하여 조사 할 때와 같이 언제든지 신속하게 찾을 수 있으므로 가능한 한 투명성과 법적 확실성을 극대화 할 수 있습니다.
보관은 보낸 사람의 모든 후속 문서가 인식되고 자동으로 할당되는 방식으로 수행될 수도 있습니다.
예산 계획에 PaperOffice DMS를 포함시키는 중요한 논거. 마지막으로, PaperOffice DMS는 지속 가능성과 환경 보호가 고려된다는 사실을 확신시킵니다. 조만간 아날로그 문서에서 디지털 양식으로의 완전한 변환이 이루어질 것이며 이미 PaperOffice DMS를 사용하고있는 공공 기관이 잘 준비 될 것입니다.
디지털 송장 처리는 또한 많은 지역 사회와 지방 자치 단체에 유리합니다. 들어오는 송장은 PaperOffice DMS 덕분에 자동화될 수 있으며 담당 직원에게 전달됩니다. 디지털 릴리스를 통한 제어 및 릴리스 프로세스도 시스템을 통해 신속하고 효율적으로 처리 할 수 있습니다.
마우스 클릭 한 번으로 보관 위치를 포함한 데이터를 세무사에게 내보내거나 그 반대로 내보낼 수 있습니다.
개정 준수 및 보안 보관: PaperOffice DMS는 GoBD, GDPdU 및 DSGVO의 법적 요구 사항을 기술적으로 충족합니다.
PaperOffice DMS를 사용하면 ERP와 같은 다른 소프트웨어를 연결할 수 있으며 물론 적절한 인터페이스를 통해 Microsoft Office에서 문서를 전송할 수 있습니다. PaperOffice DMS는 통신 속도를 높입니다.
마감일과 약속이 모니터링되고 원하는 설정에 따라 작업이 자동으로 트리거됩니다. 주문 프로세스는 자동화 될 수 있으며 미래에 계획된 변경 사항조차도 원하는 시간에 효력을 발휘하는 방식으로 입력 될 수 있습니다.
광범위한 기능 덕분에 PaperOffice DMS는 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 (ECM)의 상위 세그먼트로 분류 될 수 있습니다.
ECM에는 해당 액세스 계층을 가진 조직의 모든 콘텐츠에 대한 전반적인 관리가 포함됩니다. PaperOffice DMS는 모든 콘텐츠를 디지털 형식으로 저장하고, 콘텐츠 및 형식을 변경하고, 사용할 수 있도록 할 수 있습니다.
PaperOffice DMS는 ECM의 모든 기능을 갖추고 있으며 이는 탁월한 가격 대비 성능 비율뿐만 아니라 직관적으로 학습 가능한 운영 방식으로 고가의 외부 또는 내부 교육을 불필요하게 만듭니다. 오히려 무료 비디오 자습서를 사용하여 다양한 메뉴에 익숙해 질 수 있습니다. 따라서 PaperOffice DMS는 무역 및 생산 분야의 모든 회사에서 조직의 핵심이 될 수 있으며 이는 거의 빛의 속도로 이루어질 수 있습니다.
교회, 지역 사회 및 지방 자치 단체는 디지털 문서 관리의 혜택을 누리고 있습니다.
그러나 PaperOffice DMS를 사용하면 커뮤니티에 훨씬 더 많은 가능성이 있습니다. 예를 들어, 영구 또는 키 날짜 재고를 포함한 재고 관리. PaperOffice DMS의 기본은 네트워크의 연결된 사용자 계정입니다. 이러한 사용자 계정의 데이터 저장소는 중앙 데이터베이스에 결합됩니다. 문서는 자동화된 프로세스를 트리거하는 데 사용할 수 있는 다양한 알고리즘을 가진 AI를 통해 제어할 수 있습니다.
PaperOffice DMS를 사용하여 종이 기반 작업에 비해 작업 시간을 최대 7.5%까지 최적화할 수 있습니다.
문서 찾기, 라우팅 및 공유 시간을 절약할 수 있습니다.
디지털 스탬프를 사용하면 문서를 추가 정보로 보완 할 수 있으며 자세한 워크 플로우를 제어 할 수도 있습니다. 차례로, 작업 및 워크플로 기능은 마감일이 충족되고 완료되도록 보장합니다.
PaperOffice DMS는 본당과 교회의 업무만큼이나 적응력이 뛰어납니다. 워크플로 기능을 사용하여 프로젝트를 다른 위치에서 공동으로 처리할 수 있습니다. 현재 처리 중인 문서는 다른 문서에 대해 차단되지 않지만 타임스탬프와 함께 각 버전에 저장됩니다.
궁극적으로 모든 변경 사항을 포함하여 마지막으로 저장된 버전을 항상 사용할 수 있습니다.
FAQs
"마침내, 우리는 주제에 대해 자주 묻는 몇 가지 질문에 대답합니다." "지역사회, 교회 및 지방자치단체의 디지털화":
직원들은 PaperOffice에 어떻게 액세스할 수 있습니까?
분산되고 현대적인 프로그램 아키텍처로 인해 PaperOffice는 클래식 PC에서 스마트 폰 / 태블릿, 텔레비전에 이르기까지 거의 모든 장치에서 사용할 수 있습니다.
PaperOffice가 존재하지 않는 경우 데이터는 어떻게 되나요?
발생하지는 않지만 안심하기 위해 : PaperOffice는 개방형 데이터베이스 구조를 기반으로하므로 언제든지 데이터에 액세스 할 수 있으므로 언제든지 데이터를 내보낼 수 있습니다.
주제 데이터 보호: 모든 문서는 어디에 저장됩니까?
PaperOffice는 모든 문서를 높은 수준의 암호화로 사내에 저장하므로 데이터 도난에 대한 방지와 모든 GDPR 및 GOBD 요구 사항을 초과합니다.
실수를 피하십시오 : 타사 클라우드에 데이터를 저장하지 마십시오!
PaperOffice를 사양에 맞게 정확하게 조정할 수 있습니까?
예, PaperOffice는 기존 프로세스 및 시스템에 원활하게 통합되도록 의도한 용도에 맞게 100% 조정할 수 있습니다. 프로그램 인터페이스조차도 완전히 설계되고 자유롭게 적응할 수 있습니다.
결론
PaperOffice DMS는 지역 사회, 교회 및 지방 자치 단체를 지원하고 다른 소프트웨어, API 연결에 대한 적절한 인터페이스를 제공하며 언제든지 원하는 대로 확장 할 수 있습니다. 이 소프트웨어는 배우기 쉽고 교육 목적으로 결석하지 않고 일상적인 연습에 쉽게 통합 될 수 있습니다.
PaperOffice DMS는 백업 기능이 있는 NAS(네트워크 지원 데이터 스토리지)를 사용하여 타사 클라우드에서 중요한 데이터가 손실되거나 스파이되지 않도록 할 것을 권장합니다.
궁극적으로 PaperOffice DMS는 20 년 이상의 실제 경험을 통해 매우 우수한 가격 대비 성능 비율과 엄청난 노하우로 깊은 인상을 남깁니다.