산업 및 무역에서의 비즈니스 프로세스 자동화
제조 및 무역을 위한 PaperOffice DMS는 비즈니스 프로세스의 디지털화 및 자동화 덕분에 생산과 관리 간에 원활한 정보 흐름을 가능하게 합니다.
프로 팁
서면 문서, 계약서, 초안, 연구, 배달 메모 등은 디지털화 덕분에 전자 문서로 대체되므로 모든 작업 프로세스를 최대로 최적화합니다.문서 관리 솔루션을 사용하면 모든 정보를 감사 방지 방식으로 중앙 플랫폼에 저장하고 보관할 수 있습니다.
산업 및 상업에서의 디지털화
제조 또는 생산 및 거래의 회사로서, 당신은 관리 할 중요한 문서를 많이 가지고 있습니다 :
송장, 계약, 주문, 배달 메모 등. 따라서이 업계의 회사는 적절한 문서 관리 소프트웨어의 사용으로 인해 상당한 이익을 얻는 회사입니다.
이것이 산업과 무역에서 매일 중요한 문서가 생성되는 방법입니다. 이들은 모두 올바른 부서, 고객, 객체, 배달에 할당되어야합니다.
이러한 모든 문서는 종이 양식으로 도착하고, 구조화된 파일링, 작업 및 워크플로 할당이 필요한 경우 디지털화되어야 하며, 요청 시 즉시 사용할 수 있어야 합니다.
또한 각 문서는 유형에 따라 분류되며 사람과 개체에 할당 할 수 있으므로 장치에 관계없이 이동 중에도 액세스 할 수 있습니다.
따라서 모든 프로덕션, 객체, 고객 등에 대한 모든 정보와 문서를 한 곳, 즉 데이터베이스에 명확하게 저장할 수 있습니다.
중요한 기한을 지키고 문서를 저장하기위한 법적 조치를 취하는 것이 매우 중요합니다. 생산 및 무역에서 기존의 많은 관리 문제를 해결하기 위해서는 PaperOffice 문서 관리 시스템을 구현해야합니다.
문서 관리 솔루션을 사용하면 모든 정보를 감사 방지 방식으로 중앙 플랫폼에 저장하고 보관할 수 있습니다.
PaperOffice는 시간이 많이 걸리는 모든 병목 현상을 제거하고 향후 PaperOffice에서 디지털 방식으로 관리하여 계약, 송장, 주문, 배달 메모와 같은 중요한 문서에 대한 명확한 개요를 만듭니다.
문서 캡처, 처리, 공유, 검색 및 추적은 PaperOffice를 사용하면 매우 쉬워집니다.
제어된 액세스, 자세한 작업 목록, 워크플로 및 신뢰할 수 있는 전자 메일 알림을 사용한 승인 덕분에 직원은 할당된 작업을 효율적으로 완료할 수 있으며 권한이 있는 사람은 승인을 쉽게 승인하거나 거부할 수 있습니다.
디지털화는 업계의 모든 것이자 끝입니다.
PaperOffice DMS를 사용하면 문서를 산업 및 무역에서 디지털화하고 아카이브로 이동하거나 현재 문서 또는 폴더를 처리중인 동료를 먼저 조사하지 않고도 모든 컴퓨터에서 액세스 할 수있는 방식으로 중앙에서 보관할 수 있습니다.
PaperOffice DMS는 아날로그 문서를 디지털화할 뿐만 아니라 문서 관리 소프트웨어는 문서의 모든 변경 사항을 시간순으로 저장합니다. 원본은 영향을 받지 않습니다. 예를 들어 워크플로 기능을 사용하여 프로젝트 작업 중에 특정 활동을 할당하고 각 직원은 현재 상태에 대한 개요를 유지합니다.
동시에 매번 회의를 소집하지 않고도 아이디어 나 제안을 제출할 수 있습니다. 보관된 문서는 키워드 또는 날짜 또는 참조 번호로 검색할 수 있으며 자동화된 템플릿은 PaperOffice DMS의 AI에서 만들 수 있습니다.
PaperOffice DMS의 광범위한 워크플로우 기능을 통해 내부 커뮤니케이션이 훨씬 쉬워집니다. 내부라는 용어는 지점 또는 외국 위치도 포함합니다. 예를 들어 프로젝트 관련 작업의 경우 현재 상태가 항상 표시되고 동시에 기록이 표시됩니다. 물론 팀 관련 및 개인 일정도 포함되어 있으며 마감일 및 시간 관련 이벤트가 입력됩니다.
사실, 산업과 상업에서의 대부분의 운영, 프로세스 및 의사 소통 활동은 21 세기의 디지털 시대에 해당하는 빛의 속도로 일어날 수 있습니다.
인쇄 된 종이가 걷는 속도로 행동 속도를 늦추는 중간 스테이션이 항상 있지 않다면. 여기에는 환경 및 지속 가능성 영향은 말할 것도없고 비용이 있습니다. PaperOffice DMS와 같은 적절한 문서 관리 소프트웨어를 사용하면 산업 및 상업 기업의 수많은 프로세스를 가속화 할 수있을뿐만 아니라 산업 스파이 또는 랜섬웨어를 사용한 협박 시도와 관련하여보다 안전하게 만들 수 있습니다.
PaperOffice DMS와 같은 문서 관리 소프트웨어는 이러한 작업에 가장 적합합니다. 단순히 문서를 관리하는 것 이상의 것을 할 수있는 문서 관리 소프트웨어이기 때문입니다.
PaperOffice는 계약, 탄원 및 전자 메일 서신을 관리하는 데 도움이 필요한지 여부에 관계없이 문서 유형을 구별하지 않습니다 : PaperOffice 문서 관리 시스템 덕분에 회사의 이전 프로세스가 디지털화되어 더 효율적이고 투명하며 훨씬 유연합니다.
종이 문서, PDF 파일, 전자 메일 또는 사진으로 어떤 형태로 문서가 회사에 도착하든 관계없이 자동으로 보관되어 안전한 데이터베이스에 저장됩니다.
따라서 중요한 계약은 좋은 시간에 인정되고 해지되거나 재협상 될 수 있습니다. 느린 종이 메일 대신 디지털 서명 및 전자 메일 알림이 포함 된 문서 릴리스, 안전하지 않은 전자 메일은 고객 충성도에 기여합니다.
PaperOffice는 산업 및 상업에서 생성된 모든 문서와 모든 관련 정보를 법률을 준수하고 감사 증명 방식으로 보관합니다.
PaperOffice DMS는 NAS(네트워크 연결 스토리지)와 연결되어 내부 통신 및 데이터 전송을 위한 매우 안전한 인트라넷을 구축할 수 있습니다. 이로 인해 외부의 공격에 대해 이중 보안이 생성됩니다. 첫 번째는 운영 체제의 방화벽이고 두 번째는 PaperOffice DMS의 암호화입니다. 동시에 타사 공급자와 독립적으로 NAS를 통해 별도의 클라우드가 설정됩니다.
PaperOffice DMS의 광범위한 워크플로우 기능을 통해 내부 커뮤니케이션이 훨씬 쉬워집니다. 내부라는 용어는 지점 또는 외국 위치도 포함합니다. 예를 들어 프로젝트 관련 작업의 경우 현재 상태가 항상 표시되고 동시에 기록이 표시됩니다.
물론 팀 관련 및 개인 일정도 포함되어 있으며 마감일 및 시간 관련 이벤트가 입력됩니다.
AI가 탑재된 문서 인식은 모든 문서를 올바른 폴더에 저장할 수 있도록 자동으로 정렬하고 키워드 인덱스와 변경 기록을 모두 생성합니다. PaperOffice DMS의 내부 검색 엔진은 모든 문서를 초 단위로 찾습니다.
해결책: 입증된 노하우
실제로 관리 소프트웨어를 즉시 사용하는 것이 합리적이지 않습니까? 모든 요구 사항을 충족시킬뿐만 아니라 배우기 쉽고 저렴합니까?
PaperOffice DMS는 디지털 작업을 위한 검증되고 검증된 완벽한 솔루션으로, 20년 이상의 시장 경험을 바탕으로 최초의 DMS 개척자 중 하나입니다.
디지털 처리는 향후 시립 서비스의 높은 서비스 품질을 보장하기 위한 필수적인 기반입니다.
PaperOffice는 권한 부여 관리 또는 액세스 권한 부여와 같은 가장 높은 보안 표준을 충족합니다. 사용자는 개별 작업 단계를 실행하는 것과 똑같이 정의합니다(예: 송장의 "녹음", "확인", "해제" 및 "예약").
책임은 개별 사람뿐만 아니라 "회계"또는 "생산"과 같은 사용자 그룹에도 할당 될 수 있으므로 직원이 부재 한 경우 동료가 즉시 개입 할 수 있습니다.
OCR 기술은 문서 콘텐츠뿐만 아니라 문서 번호, 날짜, 그물, 세금 및 총 금액과 같은 모든 세금 관련 데이터 필드도 인식합니다. 가져온 데이터는 평가, 지불 거래 및 재무 회계를 제어하는 데 사용할 수 있습니다. 이렇게하면 지루한 입력 작업이 절약되고 게시 오류가 줄어 듭니다.
예산 계획에 PaperOffice DMS를 포함시키는 중요한 논거. 마지막으로, PaperOffice DMS는 지속 가능성과 환경 보호가 고려된다는 사실을 확신시킵니다. 조만간 아날로그 문서에서 디지털 양식으로의 완전한 변환이 이루어질 것이며 이미 PaperOffice DMS를 사용하고있는 공공 기관이 잘 준비 될 것입니다.
마우스 클릭 한 번으로 보관 위치를 포함한 데이터를 고객, 세무 컨설턴트 또는 그 반대로 내보낼 수 있습니다.
물론 PaperOffice DMS를 사용하면 기존 소프트웨어 솔루션에서 기존 디지털 데이터를 마이그레이션하고 통합할 수 있습니다. 동시에 PaperOffice DMS는 아날로그와 디지털 간의 인터페이스입니다. 스캔 기능을 사용하여 소프트웨어는 아날로그 문서, 계획 및 사진을 시스템으로 읽고 스캐너를 사용하여 디지털화 할 수있을뿐만 아니라 휴대 전화의 녹음을 통해 텍스트가 OCR을 사용하여 쓰기로 변환되고 Office 프로그램에서 변경할 수 있습니다. 타임스탬프 및 버전 관리는 디지털 문서가 아날로그 원본과 일치하는지 확인합니다.
산업 및 무역 분야의 회사는 모든 비즈니스 거래에 대한 문서를 처리해야합니다. 비즈니스 모델의 지속적인 발전은 끊임없이 새로운 도전을 창출합니다. 그들이 필요로하는 것은 좋은 문서 관리 시스템입니다.
PaperOffice DMS는 제조 업계에 필요한 모든 것을 제공하기 때문에 올바른 소프트웨어입니다.
- GDPR/li의 원칙에 따라 모든 디지털 형식의 문서 저장>
- 조치가 필요한 늦은 서류를 제출하고 다시 제출하는 기능
- 태그 지정 및 내부 검색 엔진을 갖춘 자체 학습 데이터 저장 기능
- 새로 추가된 문서를 올바른 폴더에 자동 할당
- 개별적으로 사용자 정의 가능한 마스크를 포함한 간단한 데이터베이스 생성 및 데이터베이스 연결
- 반복적인 프로세스 및 작업을 위한 자동화된 템플릿 생성
개정 준수 및 보안 보관: PaperOffice DMS는 GoBD, GDPdU 및 DSGVO의 법적 요구 사항을 기술적으로 충족합니다.
PaperOffice DMS를 사용하면 ERP와 같은 다른 소프트웨어를 연결할 수 있으며 물론 적절한 인터페이스를 통해 Microsoft Office에서 문서를 전송할 수 있습니다. PaperOffice DMS는 공급 업체 및 고객과의 무역 및 생산 커뮤니케이션을 가속화합니다.
마감일과 약속이 모니터링되고 원하는 설정에 따라 작업이 자동으로 트리거됩니다. 주문 프로세스는 자동화 될 수 있으며 미래에 계획된 변경 사항조차도 원하는 시간에 효력을 발휘하는 방식으로 입력 될 수 있습니다.
광범위한 기능 덕분에 PaperOffice DMS는 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 (ECM)의 상위 세그먼트로 분류 될 수 있습니다.
ECM에는 해당 액세스 계층을 가진 조직의 모든 콘텐츠에 대한 전반적인 관리가 포함됩니다. PaperOffice DMS는 모든 콘텐츠를 디지털 형식으로 저장하고, 콘텐츠 및 형식을 변경하고, 사용할 수 있도록 할 수 있습니다.
PaperOffice DMS는 ECM의 모든 기능을 갖추고 있으며 이는 탁월한 가격 대비 성능 비율뿐만 아니라 직관적으로 학습 가능한 운영 방식으로 고가의 외부 또는 내부 교육을 불필요하게 만듭니다. 오히려 무료 비디오 자습서를 사용하여 다양한 메뉴에 익숙해 질 수 있습니다. 따라서 PaperOffice DMS는 무역 및 생산 분야의 모든 회사에서 조직의 핵심이 될 수 있으며 이는 거의 빛의 속도로 이루어질 수 있습니다.
제조 산업 및 무역 분야의 기업은 디지털 문서 관리의 혜택을 누릴 수 있습니다.
문서 관리 시스템은 각 개별 영역에 대한 데이터베이스를 별도로 만들 수 있으며 동시에 링크를 만들 수 있습니다. 제출된 송장과 같은 아날로그 문서는 PaperOffice DMS로 스캔하여 OCR 소프트웨어를 사용하여 사진과 변환된 텍스트로 모두 저장됩니다. 기존의 모든 데이터를 명확하고 명확하게 표시 할 수 있으므로 사내 약속을 위해 파일을 수행 할 필요가 없습니다. AI 제어 데이터베이스 관리는 필요에 따라 마스터 데이터 또는 통계적으로 사용 가능한 목록에서 템플릿을 작성합니다.
동시에 계층적 암호 관리 및 1024비트 암호화를 통해 필요한 데이터 보호가 유지됩니다.
PaperOffice DMS를 사용하여 종이 기반 작업에 비해 작업 시간을 최대 7.5%까지 최적화할 수 있습니다.
문서 찾기, 라우팅 및 공유 시간을 절약할 수 있습니다.
디지털 스탬프를 사용하면 문서를 추가 정보로 보완 할 수 있으며 자세한 워크 플로우를 제어 할 수도 있습니다. 차례로, 작업 및 워크플로 기능은 마감일이 충족되고 완료되도록 보장합니다.
문서 및 비즈니스 프로세스를 디지털화하고 자동화하여 생산과 관리 간에 정보 흐름을 연결하는 방법을 경험해 보십시오.
PaperOffice를 사용하면 생산 프로세스뿐만 아니라 모든 부서 간 워크플로를 가속화할 수 있습니다. 제조물 책임법이 더욱 엄격해지는 시대에는 문서 관리 및 워크플로 자동화를 위한 솔루션을 통해 회사의 법적 확실성을 높일 수 있습니다.
FAQs
"마침내, 우리는 주제에 대해 자주 묻는 몇 가지 질문에 대답합니다." "산업 및 무역에서의 디지털화":
직원들은 PaperOffice에 어떻게 액세스할 수 있습니까?
분산되고 현대적인 프로그램 아키텍처로 인해 PaperOffice는 클래식 PC에서 스마트 폰 / 태블릿, 텔레비전에 이르기까지 거의 모든 장치에서 사용할 수 있습니다.
PaperOffice가 존재하지 않는 경우 데이터는 어떻게 되나요?
발생하지는 않지만 안심하기 위해 : PaperOffice는 개방형 데이터베이스 구조를 기반으로하므로 언제든지 데이터에 액세스 할 수 있으므로 언제든지 데이터를 내보낼 수 있습니다.
주제 데이터 보호: 모든 문서는 어디에 저장됩니까?
PaperOffice는 모든 문서를 높은 수준의 암호화로 사내에 저장하므로 데이터 도난에 대한 방지와 모든 GDPR 및 GOBD 요구 사항을 초과합니다.
실수를 피하십시오 : 타사 클라우드에 데이터를 저장하지 마십시오!
PaperOffice를 사양에 맞게 정확하게 조정할 수 있습니까?
예, PaperOffice는 기존 프로세스 및 시스템에 원활하게 통합되도록 의도한 용도에 맞게 100% 조정할 수 있습니다. 프로그램 인터페이스조차도 완전히 설계되고 자유롭게 적응할 수 있습니다.
결론
PaperOffice DMS는 산업 및 무역을 지원하며 다른 소프트웨어, API 연결에 대한 적절한 인터페이스를 제공하며 원하는 대로 언제든지 확장할 수 있습니다. 이 소프트웨어는 배우기 쉽고 교육 목적으로 결석하지 않고 일상적인 연습에 쉽게 통합 될 수 있습니다.
PaperOffice DMS는 백업 기능이 있는 NAS(네트워크 지원 데이터 스토리지)를 사용하여 타사 클라우드에서 중요한 데이터가 손실되거나 스파이되지 않도록 할 것을 권장합니다.
궁극적으로 PaperOffice DMS는 20 년 이상의 실제 경험을 통해 매우 우수한 가격 대비 성능 비율과 엄청난 노하우로 깊은 인상을 남깁니다.