치과 기술 / 치과 실험실 비아크리에이티브
Zahntechnik GmbH

시작 위치

치과 실험실 ViaCreative는 Lars-R의 두 번째 세대입니다. 라이프치히에서 루드비히가 운영하는 회사. 실험실에서 치아 교체 제품은 주로 치과 의사를 대신하여 제조됩니다.

이 회사의 서비스 범위는 매우 광범위하며 현대적인 프로세스와 기술을 사용하는 것이 특징입니다. 예를 들어, CAD-CAM 생산, 알레르기 환자 의치 또는 임플란트의 상부 구조물의 생산.

PaperOffice DMS는 라이프치히의 ViaCreative에서 주로 데이터 저장, 문서 검색 및 세무서에 전송하기위한 문서 준비에 사용됩니다.

Digitization brings many advantages

기존 문제 및 작업

실험실에서는 여러 치과 기술자가 서로 다른 작업을 수행하는 다르게 장착 된 워크 스테이션에서 작업합니다. 여기서 공통적 인 핵심 부분은 수행 된 모든 작업과 사용 된 프로세스 및 재료에 대한 정확한 기록입니다.

이 작업은 환자를 위해 치과 의사가 거의 독점적으로 의뢰하기 때문에 완전한 문서화는 때로는 민감한 데이터를 안전하게 저장하는 것만 큼 중요합니다.

PaperOffice DMS를 사용하기로 결정하기 전에 일상 작업 중에 생성 된 데이터는 대부분 아날로그 파일에 수동으로 기록되었으며, 진행중인 프로세스 중에 사무실의 교수형 파일에 보관되고 작업이 완료되면 별도의 보관 실에 보관되었습니다. 세금 문서를 작성하고 보내기 위해 데이터는 직원이 아날로그 파일에서 전자 DATEV 양식으로 전송했습니다.

이러한 형태의 행정 업무에 필요한 시간은 한편으로는 매우 높고 다른 한편으로는 오류가 발생하기 쉽습니다. 동시에 법적으로 요구되는 데이터 보안은 제한된 범위 내에서만 제공됩니다.

이 회사의 목표는 기존 종이 문서를 디지털화하고, 모든 들어오고 나가는 문서에 대한 프로세스 최적화 및 워크플로우 제어를 가져오고, 백그라운드에서 프로세스의 상당 부분을 자동화하여 프로세스를 최적화하는 것이었습니다.

ViaCreative가 PaperOffice DMS를 선택한 이유

Mr. Lars-R. 기존의 과제로 인해 Ludewig는 안전하고 적응 가능한 데이터 저장뿐만 아니라 집안의 모든 작업장을 복잡하지 않은 소프트웨어와 쉽게 통합 할 수있는 문서 관리 시스템을 찾고있었습니다.

동시에, 소프트웨어는 좋은 비용 편익 비율을 특징으로해야합니다. PaperOffice DMS 외에도 Ludewig는 다른 시스템 하우스의 네 가지 다른 소프트웨어 제품을 테스트했으며 처음에는 문서 관리와 관련하여 다양한 소프트웨어 제안을 검토했습니다.

PaperOffice가 궁극적으로 Via Creative에서 문서 관리로 사용되었다는 사실은 다음과 같은 이유로 결정되었습니다.

1. 데이터 저장 및 가용성. 모든 관련 문서에 대한 중앙의 쉬운 액세스와 동일한 문서에 대한 여러 당사자의 공동 작업 가능성.

모든 직원이 액세스할 수 있는 내부 중앙 저장소입니다. 데이터는 타사 클라우드 또는 단일 사용자 컴퓨터에 저장해서는 안 됩니다.

적절한 사용자 권한을 가진 모든 직원이 액세스할 수 있는 중앙 저장소입니다.

Mr. Lars-R. Ludewig는 일찍부터 자신의 연습에서 디지털화에 대한 방법이 없다는 것을 깨달았습니다.

"폴더, 송장, 배달 메모, 계약 상태 및 기타 중요한 서류를 수동으로 검색하고 찾아야하는 것은 시간이 많이 걸리므로 PaperOffice의 매우 정확한 검색 기능은 마침내 과거의 일입니다 ..."

2. 돈을 위해 가치가있다. 이 소프트웨어는 가격 대비 성능 비율이 높아야합니다.

이러한 방식으로 ViaCreative는 과도한 자본 투입을 피할 수 있었고 특히 치과 기술에서 매우 비싼 필요한 재료 및 기술 구매에 상응하는 예산이 여전히 많습니다.

PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in Ihrer Praxis generierten Dokumente und alle relevanten Informationen

3. 취급하게 쉬운. 소프트웨어는 가능한 한 적은 교육을 필요로하며 동시에 미래에 대비해야합니다.

이렇게하면 외부 컨설턴트를 피할 수 있습니다. 물론 PaperOffice DMS는 원하는 경우 모듈에 대한 개별 교육도 제공합니다. 그러나 ViaCreative 직원의 경험에 따르면 PaperOffice는 대부분 자명합니다.

현장에 외부적이고 값 비싼 "컨설턴트"가 없으며 아무도 교육을 위해 아무데도 여행 할 필요가 없습니다. 누구나 필요에 따라 메뉴 탐색을 직접 학습하기 위한 기간을 정의할 수 있으며, 향후 PaperOffice DMS는 모듈식 구조 덕분에 좋은 위치에 있습니다.

"PaperOffice는 개별 주제에 대한 매우 훌륭한 비디오 자습서를 가지고 있기 때문에 그래픽에 깊은 인상을 주었을뿐만 아니라 무엇보다도 인상적이었습니다. 그렇게함으로써 우리는 독립적으로 그리고 필요할 때 자신을 훈련 할 수있었습니다. "

4. 검색 가능성 및 시간 절약. 아날로그 문서를 디지털화하고 필요할 때 쉽게 다시 찾을 수 있는 간단한 방법을 모색했습니다.

통합 AI 기능 덕분에 각 문서를 가르 칠 수 있으며 원하는 모든 내용을 타겟팅 된 방식으로 추출하고 완전히 자동화 된 방식으로 키워드와 함께 저장할 수 있습니다.

정규식(REGEX) 덕분에 문서 내용을 자동으로 읽고 문서 정보로 저장할 수 있습니다.

"연간 재무 제표 및 재고에 대한 연대순 결과를 매우 빠르게 얻어 각 개별 품목에 대해 가장 저렴한 구매 가격을 결정합니다. 며칠이 걸리던 일이 이제는 몇 시간 안에 할 수 있습니다!"

PaperOffice DMS로 해결 된 주요 문제의 상위 목록

• 특정 문서에 대한 지속적인 검색 및 검색
• 더 이상 스테이플러와 종이 더미가 없습니다.
• 더 이상 물리적 아카이브 없음
• 인건비 및 보관 비용 절감
• 매년 1 월에 새로운 바인더 및 아카이브로 더 이상 이동하지 않습니다.
• 중복 트리플 데이터 백업

Mr. Lars-R. 루드비히는 이렇게 설명한다.

"DMS의 전체 주제에 참여하는 사람은 많은 시간 절약으로 충분한 보상을 받게됩니다. 열정, 뒤로 기대고 모든 것을 아는 것은 모든 사람에게 안전하고 쉽습니다.
최고의 프로그래머는 요청을 훌륭하고 때로는 기록적인 속도로 구현하고 업데이트를 통해 구현합니다. 당신은 자동적이고 열정적으로 추천합니다 ..."

Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert

PaperOffice DMS를 다른 모든 기능보다 더 좋게 만드는 주요 기능의 상위 목록

• 업데이트를 통한 개별 고객 요구 사항에 대한 빠른 적응
• 개발자에게 직접 연락하기
• 자체 현장 서버에 데이터를 저장할 수 있는 경량의 NAS 무결성. 구현 범위를 결정하는 것은 사용자의 몫입니다.
• 키워드, 특정 부품, 단어 등을 검색하여 관련 데이터를 신속하게 얻을 수 있습니다.

Mr. Lars-R. 루드비히는 다음과 같이 강조한다.

"ERP 시스템이없는 많은 폴더, 복잡한 회계 또는 특정 기사의 가격 결정이있는 재고 또는 총 금액 결정으로 특정 시간 동안 주문 번호가있는 재고에 대해 PaperOffice 없이는 다시하고 싶지 않습니다."

PaperOffice DMS는 어떻게 통합되었습니까?

Ludewig는 또한 ViaCreative 관리 요구 사항에 대한 조정을 구현하는 PaperOffice DMS 팀의 헌신에 열정적이었습니다.

그와 그의 팀은 PaperOffice DMS의 그래픽 인터페이스에 만족했습니다. 이것은 PaperOffice의 개발이 장난스럽게 보이지 않고 그림과 색상에 우선 순위를 부여하는 사람들의 정상적인 인식을 고려한다는 것을 증명합니다. 이는 문서 관리 소프트웨어의 특정 세그먼트에 대해 PaperOffice에서 만든 자습서 및 비디오에도 동일하게 적용됩니다.

"폴더, 송장, 배달 메모, 계약 상태 및 기타 중요한 서류를 수동으로 검색하고 찾아야하는 것은 시간이 많이 걸리므로 PaperOffice에서 매우 정확한 검색 기능은 마침내 과거의 일입니다 ..."

전환 과정에서 ViaCreative의 아날로그 아카이브는 PaperOffice DMS에 통합 된 OCR 소프트웨어를 통해 점차 스캔되고 직접 읽혀지고 있습니다. PaperOffice 직원이 생성하는 정규식을 사용하여 들어오는 모든 아날로그 문서를 쉽고 고객별 방식으로 읽을 수 있습니다.

Mr. Lars-R. 소개의 시작 부분에서 Ludewig는 다음을 권장합니다.

"느린 접근, 먼저 실험, 마감일로의 어려운 전환, 어떤 폴더 구조가 우리에게 적합한 지 알아보십시오. 기본 구조의 수립, 첫 번째 파일링, 제출되고 표시된 내용에 따라 카테고리의 정교화, 모두 팀에 함께 도착할 수 있도록 평화롭게 진행됩니다. "

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

전반적인 경험 요약

PaperOffice DMS는 필요한 모든 기준을 충족했으며 오늘날 전체 디지털 문서 흐름을 실제로 매핑합니다.

당분간, 모든 송장 문서는 고성능 스캐너로 기록되며, Paper-Office는 연락처 데이터를 자동으로 인식하고 그에 따라 문서를 전자 아카이브에 저장합니다.

그런 다음 직원은 간단한 사용자 인터페이스를 통해 문서에 액세스하고 다양한 검색어를 입력 할 수 있습니다 - 전체 텍스트 검색도 사용할 수 있습니다.

DMS의 지속적인 사용 덕분에 ViaCreative는 송장에 필요한 처리 시간을 크게 줄일 수 있었으며 동시에 미결제 계정 수가 크게 감소했습니다.

"부기 및 회계"의 Denis K. 씨는 다음과 같이 강조합니다.

"분류, 상세한 검색, 세무 컨설턴트와의 협력을위한 데이터 패키지 편집은 더 이상 과거의 것과 비교할 수 없습니다. 수많은 종이와 폴더로 매우 복잡한 수동 작업. 모든 것이 언제든지 한 곳에서 빠르게 결합됩니다. "