공공 행정 및 당국의 디지털화

공공 행정 및 당국의 디지털화

세무서에서 KITA, 지방 정부, 당국 또는 대중 교통에서 도로 유지 보수 부서까지.

공식 및 공공 기관은 지방 자치 단체, 도시, 지구 및 연방 국가의 구조를 정치 공동체로서 독일 연방 공화국까지 연결하고 안정화하고 있습니다.

문서와 데이터는 당국의 여러 부서에서 작성됩니다. 이것이 매일 중요한 문서가 생성되는 방법입니다.

저술, 계약, 초안, 연구, 전문가 의견 및 훨씬 더. 이들은 우편으로 도착할뿐만 아니라 많은 문서도 전자 메일로 도착합니다.

Paperless work through digital processes

이러한 모든 문서는 종이 양식으로 도착하고, 구조화된 파일링, 작업 및 워크플로 할당이 필요하고, 요청 시 즉시 사용할 수 있어야 하는 경우 디지털화해야 합니다.

또한 각 문서는 유형에 따라 분류되며 사람과 개체에 할당 할 수 있으므로 장치에 관계없이 이동 중에도 액세스 할 수 있습니다. 따라서 모든 정보에 대한 모든 정보와 문서를 한 곳, 즉 데이터베이스에 명확하게 제공합니다.

문서 관리 솔루션을 사용하면 모든 정보를 감사 방지 방식으로 중앙 플랫폼에 저장하고 보관할 수 있습니다.

재산 관리의 많은 기존 행정 문제를 해결하기 위해서는 PaperOffice 문서 관리 시스템을 구현해야합니다.

이러한 방식으로 디지털화를 통해 일상 업무를 단순화, 최적화 및 개선 할 수 있습니다. PaperOffice DMS는 문서에 명확한 구조를 제공하고 정보의 홍수에 대처하는 데 도움이됩니다.

PaperOffice는 시간이 많이 걸리는 모든 병목 현상을 제거하고 향후 PaperOffice에서 디지털 방식으로 관리하여 계약서나 서신과 같은 중요한 문서에 대한 명확한 개요를 제공합니다.

또한 디지털 관리 작업의 혜택을 누릴 수 있으며 재제출에 배치되거나 작업 할당에 의해 직원에게 할당되는 공식 서신을 주시 할 수 있습니다.

즉시 이용 가능한 모든 정보

좋은 문서 관리 소프트웨어는 정치적 결정을 내릴 수는 없지만 소위 관리 파일의 대다수가 주권적 우선 순위를 갖지 않기 때문에 다양한 프로세스에서 공공 행정의 많은 영역에서 큰 도움이 될 수 있습니다.

그 외에도 디지털 문서는 원본을 대체 할 필요가 없지만 작업을 더 쉽게 만듭니다.

PaperOffice DMS를 사용하면 많은 당국 및 공공 기관에서 문서를 디지털화하고 중앙에서 보관할 수 있으므로 아카이브로 이동하거나 동료가 현재 파일을 처리하고있는 것을 먼저 조사 할 필요없이 모든 컴퓨터에서 액세스 할 수 있습니다.

PaperOffice DMS는 아날로그 문서를 디지털화할 뿐만 아니라 문서 관리 소프트웨어는 문서의 모든 변경 사항을 시간순으로 저장합니다. 원본은 영향을 받지 않습니다. 예를 들어 워크플로 기능을 사용하여 프로젝트 작업 중에 특정 활동을 할당하고 각 직원은 현재 상태에 대한 개요를 유지합니다.

동시에 매번 회의를 소집하지 않고도 아이디어 나 제안을 제출할 수 있습니다. 보관된 문서는 키워드 또는 날짜 또는 참조 번호로 검색할 수 있으며 자동화된 템플릿은 PaperOffice DMS의 AI에서 만들 수 있습니다.

PaperOffice DMS의 가능한 사용은 다음과 같은 다양한 수준의 공식 및 공공 행정에서 발생합니다.

• 학교
• 유치원
• 라이브러리
• 대학
• 병원
• 지방 자치 단체
• 세무서
• 요양소

물론 1024 비트 암호화와 특별한 내부 형식 및 방화벽을 갖춘 정교한 데이터 저장 덕분에 GDPR에 따른 보안이 유지됩니다. PaperOffice DMS는 또한 학습의 용이성, 최대 800개의 연결된 터미널을 설정할 수 있는 기능 및 매우 우수한 가격 대비 성능 비율로 깊은 인상을 남깁니다.

이것이 바로 PaperOffice DMS로, 단순히 문서를 관리하는 것 이상의 것을 할 수 있는 문서 관리 소프트웨어입니다.

종이 문서, PDF 파일, 전자 메일 또는 사진으로 어떤 형태로 문서가 회사에 도착하든 관계없이 자동으로 보관되어 안전한 데이터베이스에 저장됩니다.

따라서 중요한 계약은 좋은 시간에 인정되고 해지되거나 재협상 될 수 있습니다. 느린 종이 메일 대신 디지털 서명 및 전자 메일 알림이 포함 된 문서 릴리스, 안전하지 않은 전자 메일은 고객 충성도에 기여합니다.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

PaperOffice DMS를 통한 비즈니스 프로세스 최적화

통합 AI 덕분에 자동 규칙이 트리거됩니다. 이 AI는 문서를 "송장"및 "계약"과 같은 폴더로 자동으로 정렬하고 해당 키워드를 저장하며 각 문서 유형에 저장된 디지털 워크 플로를 트리거합니다.

PaperOffice는 권한 부여 관리 또는 액세스 권한 부여와 같은 가장 높은 보안 표준을 충족합니다. 사용자는 개별 작업 단계를 실행하는 것과 똑같이 정의합니다(예: 송장의 "녹음", "확인", "해제" 및 "예약").

책임은 개별 사람뿐만 아니라 "회계"또는 "생산"과 같은 사용자 그룹에도 할당 될 수 있으므로 직원이 부재 한 경우 동료가 즉시 개입 할 수 있습니다.

OCR 기술은 문서 콘텐츠뿐만 아니라 문서 번호, 날짜, 그물, 세금 및 총 금액과 같은 모든 세금 관련 데이터 필드도 인식합니다. 가져온 데이터는 평가, 지불 거래 및 재무 회계를 제어하는 데 사용할 수 있습니다. 이렇게하면 지루한 입력 작업이 절약되고 게시 오류가 줄어 듭니다.

예산 계획에 PaperOffice DMS를 포함시키는 중요한 논거. 마지막으로, PaperOffice DMS는 지속 가능성과 환경 보호가 고려된다는 사실을 확신시킵니다. 조만간 아날로그 문서에서 디지털 양식으로의 완전한 변환이 이루어질 것이며 이미 PaperOffice DMS를 사용하고있는 공공 기관이 잘 준비 될 것입니다.

마우스 클릭 한 번으로 보관 위치를 포함한 데이터를 고객, 세무 컨설턴트 또는 그 반대로 내보낼 수 있습니다.

물론 PaperOffice DMS를 사용하면 기존 소프트웨어 솔루션에서 기존 디지털 데이터를 마이그레이션하고 통합할 수 있습니다. 동시에 PaperOffice DMS는 아날로그와 디지털 간의 인터페이스입니다. 스캔 기능을 사용하여 소프트웨어는 아날로그 문서, 계획 및 사진을 시스템으로 읽고 스캐너를 사용하여 디지털화 할 수있을뿐만 아니라 휴대 전화의 녹음을 통해 텍스트가 OCR을 사용하여 쓰기로 변환되고 Office 프로그램에서 변경할 수 있습니다. 타임스탬프 및 버전 관리는 디지털 문서가 아날로그 원본과 일치하는지 확인합니다.

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

디지털 처리는 향후 시립 서비스의 높은 서비스 품질을 보장하기 위한 필수적인 기반입니다.

공공 기관 및 당국은 모든 비즈니스 거래에 대한 문서를 처리해야합니다. 비즈니스 모델의 지속적인 발전은 끊임없이 새로운 도전을 창출합니다. 그들이 필요로하는 것은 좋은 문서 관리 시스템입니다.

PaperOffice DMS는 다음과 같이 당국과 공공 기관이 필요로하는 모든 것을 제공하기 때문에 올바른 소프트웨어입니다.

• GDPR/li의 원칙에 따라 모든 디지털 형식의 문서 저장>
• 조치가 필요한 늦은 서류를 제출하고 다시 제출하는 기능
• 태그 지정 및 내부 검색 엔진을 갖춘 자체 학습 데이터 저장 기능
• 새로 추가된 문서를 올바른 폴더에 자동 할당
• 개별적으로 사용자 정의 가능한 마스크를 포함한 간단한 데이터베이스 생성 및 데이터베이스 연결
• 반복적인 프로세스 및 작업을 위한 자동화된 템플릿 생성

개정 준수 및 보안 보관: PaperOffice DMS는 GoBD, GDPdU 및 DSGVO의 법적 요구 사항을 기술적으로 충족합니다.

Optimization of business processes thanks to PaperOffice DMS

PaperOffice의 광범위한 워크플로우 기능은 당국과 공공 행정에 매우 흥미롭습니다. 프로젝트 회의의 내용은 기록되며 참가자가 언제든지 화면과 다른 위치에서 보완 할 수 있습니다. 감사 증명 보관은 조직 프로세스의 최적화뿐만 아니라 항상 보장됩니다.

PaperOffice는 광범위한 작업 및 워크플로 모듈을 통해 이를 지원합니다.

공공 기관 및 당국은 디지털 문서 관리의 혜택을 누리고 있습니다.

문서 관리 시스템은 각 개별 영역에 대한 데이터베이스를 별도로 만들 수 있으며 동시에 링크를 만들 수 있습니다. 제출 된 장인 송장과 같은 아날로그 문서는 PaperOffice DMS로 스캔되어 OCR 소프트웨어를 사용하여 사진 및 변환 된 텍스트로 저장됩니다. 예를 들어 임차인과 같은 모든 기존 데이터를 명확하고 명확하게 표시 할 수 있으므로 사외 약속을 위해 파일을 수행 할 필요가 없습니다. AI 제어 데이터베이스 관리는 필요에 따라 마스터 데이터 또는 통계적으로 사용 가능한 목록에서 템플릿을 작성합니다.

동시에 계층적 암호 관리 및 1024비트 암호화를 통해 필요한 데이터 보호가 유지됩니다.

PaperOffice DMS를 사용하여 종이 기반 작업에 비해 작업 시간을 최대 7.5%까지 최적화할 수 있습니다.

문서 찾기, 라우팅 및 공유 시간을 절약할 수 있습니다.

디지털 스탬프를 사용하면 문서를 추가 정보로 보완 할 수 있으며 자세한 워크 플로우를 제어 할 수도 있습니다. 차례로, 작업 및 워크플로 기능은 마감일이 충족되고 완료되도록 보장합니다.

PaperOffice DMS는 기능이 광범위 할뿐만 아니라 비디오 자습서뿐만 아니라 원하는 경우 개별 조언 및 교육을 통해 배우기 쉽습니다. 이 모든 것이 정말 좋은 가격 대비 성능 비율입니다.