리스본 총대주교청
페이퍼오피스 경험 / 참고 자료 / 실습 보고서
페이퍼오피스 DMS를 통한 가부장제의 디지털 경로
페드로 실바, 리스본 총대주교청 행정 보좌관
도전 과제
리스본 총대주교청(라틴어: Patriarchatus Olisiponensis)은 포르투갈의 수도인 리스본에 본부를 둔 카톨릭 교회의 로마 종교 의식 대도시 대교구입니다. 그의 대주교 대성당은 리스본에있는 성 마리아 마지오레 (St. Maria Maggiore)의 총대주교 대성당입니다.
리스본 교구는 1394년 11월 10일에 대주교로 승격되었다. 1716 그것은 교황 클레멘스 XI에 의해 받았다. 가부장제의 제목.
PaperOffice DMS는 리스본 총대주교청에서 여러 출처의 정보를 중앙 집중화하고 구성하며 물리적 아카이브를 유지 관리하는 시간과 비용을 최소화하는 데 사용됩니다. 정보에 대한 액세스는 디지털입니다.
따라서 리스본 총대주교청에 속한 285개 본당과 주교에게 의존하는 또 다른 450개 기관의 개인, 부동산 및 계좌 문서의 총대주교청 문서는 점차 페이퍼오피스 DMS에서 완전히 디지털화되었다.
초기 위치
디지털 전환과 "디지털화"라는 용어는 최근 유행병 이후 모든 사람의 입술에 있었으며 이제는 더 이상 많은 기업에게 선택 조건이 아니라 필수품입니다.
디지털 발전의 주제는 또한 지역 사회와 교회에서 확고하게 확립되어 있습니다. 리스본 총대주교청과 같은 교회에서도 이전에 수동으로 그리고 유사한 방식으로 행해진 광범위한 행정 업무가 보류 중이기 때문입니다.
기존 문제 및 작업
과거에는 가부장제의 전체 체계가 종이에 기초했다. 그러나 기존 및 매일 들어오는 문서로 인해 수동 시스템은 한계에 도달했습니다.
정보의 전체 홍수는 더욱 일관성이 없어졌습니다. 가장 중요한 작업은 아날로그와 디지털 장치를 하나로 모으는 것이 었습니다. 종이 문서는 디지털화되어 관련 전자 메일과 같은 다른 정보와 함께 가져와야했습니다.
Digitization is omnipresent - also in the church
"우리는 물리적 아카이브를 유지하는 시간과 비용을 최소화하기 위해 여러 소스의 정보를 중앙 집중화하고 구성하기를 원했지만 디지털 액세스를 원했습니다."
리스본 총대주교청의 행정 직원인 페드로 실바(Pedro Silva)를 회상한다.
리스본 총대주교청이 PaperOffice DMS를 선택한 이유
기존의 어려움으로 인해 총대주교청의 행정 직원인 페드로 실바(Pedro Silva)는 안전하고 적응 가능한 데이터 저장을 가능하게 하는 문서 관리 시스템(DMS)을 찾고 있었습니다. 원격으로 작동하는 워크스테이션을 포함하여 관리 사무실의 모든 워크스테이션을 간단하게 통합하면 복잡하지 않은 소프트웨어로 해결해야 합니다.
"우리는 처음에는 모든 요구 사항을 구현할 수있는 미래 지향적 인 솔루션을 찾고 있었지만 동시에 쉬운 확장 성과 우수한 비용 편익 비율을 제공했으며 향후 다른 부서로 업그레이드 할 수있었습니다."
PaperOffice DMS 외에도 Pedro Silva는 다른 시스템 하우스의 다른 소프트웨어 제품을 테스트했으며 처음에는 문서 관리와 관련하여 다양한 소프트웨어 제안을 검토했습니다.
실바 씨는 적절한 시스템이 오랫동안 추구되어 왔다고 강조합니다. 그러나 이전에 테스트를 거친 소프트웨어 공급업체 중 어느 것도 문서 관리 시스템이 수행해야 하는 작업에 충분히 확장 가능하거나 유연하지 않았습니다.
"대부분의 솔루션은 PaperOffice DMS와 같은 데이터베이스를 쉽게 만들 수있는 방법을 제공하지 않습니다.왜냐하면 클라우드를 사용하여 서버 솔루션을 제공하기 때문입니다."
리스본 총대주교청의 문서 관리를 위해 PaperOffice를 사용하기로 한 최종 결정은 다음과 같은 이유로 결정되었습니다.
1. 데이터 저장 및 가용성. 모든 관련 문서에 대한 중앙의 쉬운 액세스와 동일한 문서에 대한 여러 당사자의 공동 작업 가능성.
모든 직원이 액세스할 수 있는 내부 중앙 저장소입니다. 데이터는 타사 클라우드 또는 단일 사용자 컴퓨터에 저장해서는 안 됩니다.
해결책 : 데이터베이스가 NAS, 네트워크 연결 스토리지에 설정되었습니다. 이 데이터베이스는 PaperOffice DMS에 통합되었으며 가부장제의 모든 데이터가 저장되었습니다.
이는 데이터 백업에 대한 법적 요구 사항을 완전히 충족시킵니다.
PaperOffice DMS 통합 덕분에 관리 사무실의 3개 팀으로서 두 명의 관리 직원이 원격으로 작업하고 간단하고 명확한 방법으로 문서에 안정적으로 액세스할 수 있습니다.Pedro Silva는 외부 클라우드가 없어서 타사 공급자가 없어도 정부의 개입을 받고 해커 공격의 위험을 증가시킬 수 있는 솔루션에 매우 만족했습니다.
PaperOffice DMS 통합 덕분에 관리 사무실의 3개 팀으로서 두 명의 관리 직원이 원격으로 작업하고 간단하고 명확한 방법으로 문서에 안정적으로 액세스할 수 있습니다.Pedro Silva는 외부 클라우드가 없어서 타사 공급자가 없어도 정부의 개입을 받고 해커 공격의 위험을 증가시킬 수 있는 솔루션에 매우 만족했습니다.
2. 돈을 위해 가치가있다. 이 소프트웨어는 가격 대비 성능 비율이 높아야합니다.
리스본 총대주교청은 초기 투자 후 소프트웨어를 다른 부서로 쉽고 쉽게 확장 할 수 있으며 높은 비용을 수반하지 않는다는 것이 매우 중요했습니다.
해결책 : PaperOffice DMS는 사용자가 가장 유리한 형태를 취할 수 있도록 다양한 가격 모델로 제공됩니다.
이러한 방식으로 사용자는 처음에는 의무없이 무료로 테스트 버전을 사용할 수 있으며 필요한 경우 기존 데이터를 잃지 않고 자체 회사 / 지자체로 확장 할 수 있습니다.
이러한 방식으로 사용자는 처음에는 의무없이 무료로 테스트 버전을 사용할 수 있으며 필요한 경우 기존 데이터를 잃지 않고 자체 회사 / 지자체로 확장 할 수 있습니다.
구매한 사용자 라이선스의 수는 언제든지 늘릴 수 있습니다. 이런 식으로 가부장제는 과도한 자본 투입을 피할 수 있습니다.
3. 취급하게 쉬운. 소프트웨어는 자명해야하며 가능한 한 적은 교육이 필요하지만 동시에 미래에 대비해야합니다.
해결책 : PaperOffice DMS는 기본적으로 매우 구조화되어 있으며 사용자를 단계별로 안내하는 그래픽 인터페이스를 갖추고 있습니다. 또한 지원을 위해 직접 호출 할 수있는 모든 기능에 대한 추가 자습서 및 비디오가 있습니다.
이렇게하면 외부 컨설턴트를 피할 수 있습니다. 물론 PaperOffice DMS는 원하는 경우 모듈에 대한 개별 교육도 제공합니다. 그러나 리스본 총대주교청의 경험을 바탕으로 PaperOffice는 대부분 자명합니다.
현장에 외부적이고 값 비싼 "컨설턴트"가 없으며 아무도 교육을 위해 아무데도 여행 할 필요가 없습니다. 누구나 필요에 따라 메뉴 탐색을 직접 학습하기 위한 기간을 정의할 수 있으며, 향후 PaperOffice DMS는 모듈식 구조 덕분에 좋은 위치에 있습니다.
"우리는 개인적으로 소프트웨어를 테스트하고 사용 편의성 Windows 환경으로의 통합과 영감을 얻을 수있는 깨끗한 사용자 인터페이스에 깊은 인상을 받았기 때문에 PaperOffice DMS를 선택했습니다."
4. 검색 가능성 및 시간 절약. 아날로그 문서를 디지털화하고 필요할 때 쉽게 다시 찾을 수 있는 간단한 방법을 모색했습니다.
해결책 : PaperOffice DMS의 핵심 세그먼트는 아날로그 문서의 디지털화입니다. 필요한 것은 컴퓨터와 PaperOffice DMS에 대한 인터페이스가있는 스캐너뿐입니다. 문서는 단지 스캔되지 않습니다. 그들은 통합 OCR 소프트웨어에 의해 편집 가능한 텍스트로 변환되고 자동으로 올바르게 저장됩니다.
통합 AI 기능 덕분에 각 문서를 가르 칠 수 있으며 원하는 모든 내용을 타겟팅 된 방식으로 추출하고 완전히 자동화 된 방식으로 키워드와 함께 저장할 수 있습니다.
PaperOffice DMS는 총대주교청이 찾고 있던 것을 정확히 제공합니다.
기능의 상위 3 목록,
PaperOffice DMS가 다른 사람들보다 더 잘한다는 것
- 1. 텍스트 인식 (OCR) 및 문서 검색
- 2. NAS의 데이터베이스 통합 및 연결
- 3. 사용하기 쉽고 자명한 인터페이스
PaperOffice DMS는 어떻게 통합되었습니까?
전염병이 유행했을 때, 가부장제는 PaperOffice DMS에 일상적인 문서와 이메일을 보관하기로 결정했습니다.
PaperOffice의 강력한 스캐너와 스캐너 연결 덕분에 아날로그 용지의 변환이 시작될 수 있습니다. 모든 문서는 PaperOffice OCR 스캐너 인터페이스를 통해 점진적으로 읽고 디지털화되었습니다. 키워드 인덱스는 문서를 읽는 동안 각 문서에 대해 만들어지며, 이 인덱스는 PaperOffice 검색 엔진을 사용하여 순식간에 찾을 수 있습니다.
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.
교수형 파일의 기존 폴더는 1 : 1 이상으로 가져 와서 단순히 "디지털 폴더"로 변환되었습니다.
기존의 모든 전자 메일은 PaperOffice DMS에 직접 저장되었으며 기존 문서에 연결할 수 있으며 나중에 종이에 인쇄 할 필요가 없습니다. 또한 들어오는 모든 전자 메일은 설정 규칙 관리를 통해 폴더 모니터링을 통해 PaperOffice에 자동으로 보관됩니다.
PaperOffice DMS를 사용한 이후 용지 소비가 눈에 띄게 감소했습니다.
다음 단계는 무엇입니까?
리스본 총대주교청이 계획하는 다음 단계는 2021년 이전에 기존의 물리적 아카이브를 디지털화하고 PaperOffice DMS의 사용을 총대주교청의 다른 지역/부서로 확대하는 것입니다.
또한 총대주교청은 KI PIA를 사용하여 문서 보관을 크게 자동화하고자 합니다.
"우리는 PaperOffice DMS와 일 년 반 동안 일한 후 한 부서에만 국한되어 있으며이 환상적인 걸작을 완전히 탐구하지는 못했지만 흥분됩니다 ."
주요 문제의 상위 3 목록,
페이퍼 오피스 DMS 해결
- 1. 문서 공유, 처리 및 더 나은 구성
- 2. 거의 모든 사본이 이전에 인쇄 되었기 때문에 인쇄 비용 및 물리적 아카이브 크기 감소
- 3. 브리핑을 통한 PaperOffice의 내부 알림으로 인한 더 나은 시간 관리 및 작업 관리
전반적인 경험 요약
PaperOffice DMS는 필요한 모든 기준을 충족했으며 오늘날 총대주교청의 전체 디지털 문서 흐름을 매핑합니다.
당분간 모든 문서는 고성능 스캐너로 기록되어 PaperOffice의 전자 아카이브에 디지털 방식으로 저장되었습니다. 동시에 수신 및 기존 이메일은 PaperOffice DMS로 직접 전송되고 보관된 문서에 연결됩니다.
총대주교청 관리 직원은 PaperOffice 사용자 인터페이스를 통해 문서 및 이메일에 액세스하고 다양한 검색어를 입력하여 전체 텍스트 검색도 사용할 수 있습니다.
DMS의 지속적인 사용 덕분에 총대주교청은 송장 및 기타 유형의 문서에 필요한 처리 시간을 크게 줄일 수 있었습니다.
FAQs
"마침내, 우리는 주제에 대해 자주 묻는 몇 가지 질문에 대답합니다." "리스본 총대주교청":
미래의 PaperOffice 사용자에게 어떤 팁을 제공하시겠습니까?
그것을 시도해보십시오. 당신은 놀랄 것입니다!
PaperOffice를 누구에게 추천하시겠습니까?
우리 산업에서는 본질적으로 사회 센터가 있습니다. Parishes는 또한 성찬서를 디지털화하여 문서 및 기타 서류 및 이메일에 쉽게 액세스하고 공증함으로써 이익을 얻을 수 있습니다!
우리는 모든 문서를 하나의 깨끗하고 안전하며 검색 가능한 장소에 정리하기를 원하는 모든 사람에게 PaperOffice를 추천합니다!
PaperOffice에 대해 특히 좋아하는 점은 무엇입니까?
단순!
결론
PaperOffice는 가볍지만 매우 강력한 문서 관리 시스템입니다.
처음에는 무의미한 것처럼 보이는 기능이 더 이상 놓치고 싶지 않은 가장 중요한 기능으로 판명되었습니다.