가구 산업 및 생산에서의 디지털 회사 프로세스
가구 산업 및 제조에서 비즈니스 프로세스 및 전문 솔루션의 자동화는 효율성과 성공을위한 전제 조건입니다. 그것의 필요성은 더 이상 선택적인 사치품이 아니라 장기적으로 경쟁력을 유지하기 위해 필수품입니다.
프로 팁
탄원서, 계좌 명세서, 계약서, 외부 서신, 청구서, 보고서와 같은 기존 종이 양식의 중요한 문서는 디지털화 덕분에 전자 문서로 대체되므로 모든 작업 프로세스를 최대로 최적화합니다.PaperOffice는 문서 관리를 가능하게 할 뿐만 아니라 디지털 고객 및 신용 파일에 즉시 액세스할 수 있도록 합니다.
가구 및 제조 산업의 디지털화
오늘날 디지털 및 종이 데이터가 범람함에 따라 중요한 문서가 손실되지 않고 적절한 시기에 사용할 수 있도록 하는 것이 중요합니다.
가구 산업 및 제조 업계의 회사는 매일 종이 문서를 받기 때문에 적절한 데이터 관리를 사용하여 상당한 이익을 얻습니다.
제조 업계에서는 탄원서, 스케치, 초안, 외부 편지, 연구, 전문가 의견 등 중요한 문서가 매일 생성됩니다. 이들은 우편으로 도착할뿐만 아니라 많은 편지도 이메일로 도착합니다.
이러한 모든 문서는 종이 양식으로 도착하고, 구조화된 파일링, 작업 및 워크플로 할당이 필요하고, 요청 시 즉시 사용할 수 있어야 하는 경우 디지털화해야 합니다.
가구 산업과 생산 무역의 모든 프로세스는 완벽한 정보 흐름과 구조화 된 실행을 필요로하기 때문입니다. 필요한 이점은 디지털화 덕분에 만 얻을 수 있습니다.
디지털 문서 아카이브를 사용하면 필요한 모든 문서에 즉시 액세스하고 승인 프로세스에 참여할 수 있기 때문입니다. 사무실에 있든, 집에서 일하든, 출장 중인지는 중요하지 않습니다.
디지털 문서 관리는 기계 파일, 운영 지침, 예비 부품 카탈로그 및 유지 보수 로그 등 모든 것을 DMS에 보관하고 몇 초 만에 다시 찾을 수 있습니다.
중요한 기한을 지키고 문서를 저장하기위한 법적 조치를 취하는 것이 매우 중요합니다.
PaperOffice DMS는 문서에 명확한 구조를 제공하고 정보의 홍수에 대처하는 데 도움이됩니다.
PaperOffice는 시간이 많이 걸리는 모든 병목 현상을 제거하고 향후 PaperOffice에서 디지털 방식으로 관리하여 계약서나 서신과 같은 중요한 문서에 대한 명확한 개요를 제공합니다.
디지털화 된 프로세스는 명확한 이점을 창출합니다.
가구 산업과 제조 산업에서는 매일 많은 종이가 사용됩니다. 한편으로는 프로세스가 매우 복잡하기 때문에 많은 양의 종이와 엄청난 양의 데이터뿐만 아니라 긴 검색 프로세스로 이어집니다.
문서 관리 시스템 PaperOffice는 조직 및 데이터 보호를 한 번에 제공합니다. 혁신적인 시스템은 응답 시간을 줄이고 문서가 손실되지 않도록 보장하는 간소화된 검색 및 검색 도구를 제공하여 항상 기업에 만족감을 줍니다.
이것이 바로 PaperOffice DMS로, 단순히 문서를 관리하는 것 이상의 것을 할 수 있는 문서 관리 소프트웨어입니다.
PaperOffice는 계약, 탄원 및 전자 메일 서신을 관리하는 데 도움이 필요한지 여부에 관계없이 문서 유형을 구별하지 않습니다 : PaperOffice 문서 관리 시스템 덕분에 회사의 이전 프로세스가 디지털화되어 더 효율적이고 투명하며 훨씬 유연합니다.
종이 문서, PDF 파일, 전자 메일 또는 사진으로 어떤 형태로 문서가 회사에 도착하든 관계없이 자동으로 보관되어 안전한 데이터베이스에 저장됩니다.
따라서 중요한 계약은 좋은 시간에 인정되고 해지되거나 재협상 될 수 있습니다. 느린 종이 메일 대신 디지털 서명 및 전자 메일 알림이 포함 된 문서 릴리스, 안전하지 않은 전자 메일은 고객 충성도에 기여합니다.
AI 및 워크플로우 솔루션을 통한 자동화
통합 AI 덕분에 자동 규칙이 트리거됩니다. 이 AI는 문서를 "송장"및 "배달 메모"와 같은 폴더로 자동으로 정렬하고 적절한 키워드를 저장하며 각 문서 유형에 저장된 디지털 워크 플로를 트리거합니다.
PaperOffice는 권한 부여 관리 또는 액세스 권한 부여와 같은 가장 높은 보안 표준을 충족합니다. 사용자는 개별 작업 단계를 실행하는 것과 똑같이 정의합니다(예: 송장의 "녹음", "확인", "해제" 및 "예약").
책임은 개별 사람뿐만 아니라 "회계"또는 "생산"과 같은 사용자 그룹에도 할당 될 수 있으므로 직원이 부재 한 경우 동료가 즉시 개입 할 수 있습니다.
OCR 기술은 문서 콘텐츠뿐만 아니라 문서 번호, 날짜, 그물, 세금 및 총 금액과 같은 모든 세금 관련 데이터 필드도 인식합니다. 가져온 데이터는 평가, 지불 거래 및 재무 회계를 제어하는 데 사용할 수 있습니다. 이렇게하면 지루한 입력 작업이 절약되고 게시 오류가 줄어 듭니다.
마우스 클릭 한 번으로 보관 위치를 포함한 데이터를 고객, 세무사에게 내보내거나 그 반대로 내보낼 수 있습니다.
해결책: 입증된 노하우
실제로 관리 소프트웨어를 즉시 사용하는 것이 합리적이지 않습니까? 모든 요구 사항을 충족시킬뿐만 아니라 배우기 쉽고 저렴합니까?
PaperOffice DMS는 디지털 작업을 위한 검증되고 검증된 완벽한 솔루션으로, 20년 이상의 시장 경험을 바탕으로 최초의 DMS 개척자 중 하나입니다.
PaperOffice DMS를 사용한 덕분에 올인원
가구 산업 및 생산 거래의 회사는 모든 비즈니스 거래에 대한 문서를 처리해야합니다. 비즈니스 모델의 지속적인 발전은 끊임없이 새로운 도전을 창출합니다. 그들이 필요로하는 것은 좋은 문서 관리 시스템입니다.
PaperOffice DMS는 다음과 같이 가구 및 제조 산업에 필요한 모든 것을 갖추고 있기 때문에 올바른 소프트웨어입니다.
- GDPR/li의 원칙에 따라 모든 디지털 형식의 문서 저장>
- 조치가 필요한 늦은 서류를 제출하고 다시 제출하는 기능
- 태그 지정 및 내부 검색 엔진을 갖춘 자체 학습 데이터 저장 기능
- 새로 추가된 문서를 올바른 폴더에 자동 할당
- 개별적으로 사용자 정의 가능한 마스크를 포함한 간단한 데이터베이스 생성 및 데이터베이스 연결
- 반복적인 프로세스 및 작업을 위한 자동화된 템플릿 생성
디지털 워크플로우를 비즈니스 프로세스에 통합
PaperOffice 워크플로 기능은 통신을 단순화합니다. 프로세스 지향적 인 문서 관리는 이러한 문서가 적은 노력으로 최신 상태로 유지되도록합니다. PaperOffice DMS를 사용하면 적용 가능한 보존 및 삭제 기간을 쉽게 고려할 수 있습니다. 디지털 워크플로우는 비즈니스 프로세스에 통합되어 필수 프로세스 단계를 준수하고 이를 준수할 수 있습니다.
PaperOffice는 광범위한 작업 및 워크플로 모듈을 통해 이를 지원합니다.
이러한 방식으로, 특정 프로세스 체인이 생성될 수 있고, 기존의 운영 프로세스들이 전자 문서에 정의되고 부분적으로 자동으로 실행될 수 있다.
이는 특정 사용자 권한 및 완료 기간이 있는 직원에게 작업을 할당할 수 있을 뿐만 아니라 디지털 릴리스가 필요할 뿐만 아니라 전자 메일 알림 또는 문서 상태 변경과 같은 추가 작업을 자동으로 트리거할 수 있기 때문에 오류 없는 프로세스 최적화를 나타냅니다.
이러한 방식으로, 관련 메타데이터는 또한 문서의 보관 프로세스 후에 저장될 수 있다. 문서 유형 외에도 보관 기간 및 관련 고객 정보를 지정할 수 있습니다.
가구 산업 및 생산 거래는 디지털 문서 관리의 혜택을 누리고 있습니다.
PaperOffice DMS를 사용하여 종이 기반 작업에 비해 작업 시간을 최대 7.5%까지 최적화할 수 있습니다.
문서 찾기, 라우팅 및 공유 시간을 절약할 수 있습니다.
물론 PaperOffice DMS를 사용하면 기존 소프트웨어 솔루션에서 기존 디지털 데이터를 마이그레이션하고 통합할 수 있습니다.
동시에 PaperOffice DMS는 아날로그와 디지털 간의 인터페이스입니다. 스캔 기능을 사용하여 소프트웨어는 아날로그 문서, 계획 및 사진을 시스템으로 읽고 스캐너를 사용하여 디지털화 할 수있을뿐만 아니라 휴대 전화의 녹음을 통해 텍스트가 OCR을 사용하여 쓰기로 변환되고 Office 프로그램에서 변경할 수 있습니다.
타임스탬프 및 버전 관리는 디지털 문서가 아날로그 원본과 일치하는지 확인합니다.
PaperOffice DMS는 기능이 광범위 할뿐만 아니라 비디오 자습서뿐만 아니라 원하는 경우 개별 조언 및 교육을 통해 배우기 쉽습니다. 이 모든 것이 정말 좋은 가격 대비 성능 비율입니다.
FAQs
"마침내, 우리는 주제에 대해 자주 묻는 몇 가지 질문에 대답합니다." "가구 산업 및 생산 회사의 디지털화":
직원들은 PaperOffice에 어떻게 액세스할 수 있습니까?
분산되고 현대적인 프로그램 아키텍처로 인해 PaperOffice는 클래식 PC에서 스마트 폰 / 태블릿, 텔레비전에 이르기까지 거의 모든 장치에서 사용할 수 있습니다.
PaperOffice가 존재하지 않는 경우 데이터는 어떻게 되나요?
발생하지는 않지만 안심하기 위해 : PaperOffice는 개방형 데이터베이스 구조를 기반으로하므로 언제든지 데이터에 액세스 할 수 있으므로 언제든지 데이터를 내보낼 수 있습니다.
주제 데이터 보호: 모든 문서는 어디에 저장됩니까?
PaperOffice는 모든 문서를 높은 수준의 암호화로 사내에 저장하므로 데이터 도난에 대한 방지와 모든 GDPR 및 GOBD 요구 사항을 초과합니다.
실수를 피하십시오 : 타사 클라우드에 데이터를 저장하지 마십시오!
PaperOffice를 사양에 맞게 정확하게 조정할 수 있습니까?
예, PaperOffice는 기존 프로세스 및 시스템에 원활하게 통합되도록 의도한 용도에 맞게 100% 조정할 수 있습니다. 프로그램 인터페이스조차도 완전히 설계되고 자유롭게 적응할 수 있습니다.
결론
PaperOffice DMS는 가구 산업 및 생산 회사를 지원하며 다른 소프트웨어, API 연결에 대한 적절한 인터페이스를 제공하며 원하는대로 언제든지 확장 할 수 있습니다. 이 소프트웨어는 배우기 쉽고 교육 목적으로 결석하지 않고 일상적인 연습에 쉽게 통합 될 수 있습니다.
PaperOffice DMS는 백업 기능이 있는 NAS(네트워크 지원 데이터 스토리지)를 사용하여 타사 클라우드에서 중요한 데이터가 손실되거나 스파이되지 않도록 할 것을 권장합니다.
궁극적으로 PaperOffice DMS는 20 년 이상의 실제 경험을 통해 매우 우수한 가격 대비 성능 비율과 엄청난 노하우로 깊은 인상을 남깁니다.