원예 및 조경 산업을위한 비즈니스 프로세스 자동화
원예 및 조경을 위한 PaperOffice DMS는 비즈니스 프로세스의 디지털화 및 자동화 덕분에 원활한 정보 흐름을 가능하게 합니다.
프로 팁
서면 문서, 계약서, 초안, 송장, 배달 메모 등은 디지털화 덕분에 전자 문서로 대체되어 모든 작업 프로세스를 최대로 최적화하고 있습니다.통합 AI를 통해 비즈니스 프로세스를 크게 자동화하여 프로세스를 가속화하고 성공과 만족도를 높일 수 있습니다.
원예 및 조경 산업의 디지털화
원예 및 조경 회사는 매일 종이 문서를 받기 때문에 적절한 데이터 관리를 사용하여 상당한 이익을 얻습니다.
이것은 원예 및 조경 회사가 매일 중요한 문서를 축적하는 방법입니다.
저술, 스케치, 초안, 외부 편지, 연구, 전문가 의견 등. 이들은 우편으로 도착할뿐만 아니라 많은 편지도 이메일로 도착합니다.
이러한 모든 문서는 종이 양식으로 도착하고, 구조화된 파일링, 작업 및 워크플로 할당이 필요하고, 요청 시 즉시 사용할 수 있어야 하는 경우 디지털화해야 합니다.
중요한 기한을 지키고 문서를 저장하기 위해 법적 조치를 취하는 것이 매우 중요합니다. PaperOffice DMS는 문서에 명확한 구조를 제공하고 정보의 홍수에 대처하는 데 도움이됩니다.
PaperOffice는 시간이 많이 걸리는 모든 병목 현상을 제거하고 향후 PaperOffice에서 디지털 방식으로 관리하여 계약서나 서신과 같은 중요한 문서에 대한 명확한 개요를 제공합니다.
문서 관리 솔루션은 모든 산업에서 중요하며, 원예 및 조경 업계의 기업에게는 문서 관리에서 잘못된 결정의 결과가 치명적일 수 있습니다. 잘못된 처방전, 잘못된 검사 결과 또는 오래된 패키지 삽입물은 건강상의 위험을 초래할 수 있습니다. 감사 중에 데이터를 잘못 쿼리하면 인증이 실패하거나 손실될 수도 있습니다.
따라서 제약 산업에서 최적의 품질 관리 및 정보 보안 수준을 위해 고려해야 할 사항이 많이 있습니다.
원예 및 조경 산업에서는 매일 많은 종이가 사용됩니다. 한편으로는 프로세스가 매우 복잡하기 때문에 많은 양의 종이와 엄청난 양의 데이터뿐만 아니라 긴 검색 프로세스로 이어집니다.
제조업체 독립적 인 컨설팅 회사와 함께 추가 문서의 연간 가치는 최대 천만 유로 (2020 년 기준)로 계산되었습니다.
폴더 구조 및 파일링을 유지 관리하는 데 평균 다섯 분의 시간 투자, 주당 직원 당 열 번의 검색, 각 검색에 대해 십 분의 시간 투자로 인해 연간 최대 이백만 유로의 연구 비용이 발생했습니다.
문서 관리 소프트웨어가 완벽한 솔루션인 이유는 무엇입니까?
문서 관리 시스템 PaperOffice는 조직 및 데이터 보호를 한 번에 제공합니다. 혁신적인 시스템은 응답 시간을 줄이고 문서가 손실되지 않도록 보장하는 간소화된 검색 및 검색 도구를 제공하여 항상 기업에 만족감을 줍니다.
PaperOffice는 계약, 탄원서, 청구 및 전자 메일 서신을 관리하는 데 도움이 필요한지 여부에 관계없이 문서 유형을 구별하지 않습니다 : PaperOffice 문서 관리 시스템 덕분에 이전 프로세스가 디지털화되어 회사로 변환되어 더 효율적이고 투명하며 훨씬 유연합니다.
종이 문서, PDF 파일, 전자 메일 또는 사진으로 어떤 형태로 문서가 회사에 도착하든 관계없이 자동으로 보관되어 안전한 데이터베이스에 저장됩니다.
통합 AI 덕분에 자동 규칙이 트리거됩니다. 이 AI는 문서를 "송장"및 "배달 메모"와 같은 폴더로 자동으로 정렬하고 적절한 키워드를 저장하며 각 문서 유형에 저장된 디지털 워크 플로를 트리거합니다.
종이를 사용하지 않는 방법?
PaperOffice는 시간이 많이 걸리는 모든 병목 현상을 제거하고 종이 문서 제거와 같은 비용 절감으로 이어지며 향후 PaperOffice에서 디지털 방식으로 관리함으로써 영수증, 계약서, 배달 메모 또는 기타 서신과 같은 중요한 문서에 대한 명확한 개요를 만듭니다.
문서 캡처, 처리, 공유, 검색 및 추적은 PaperOffice를 사용하면 매우 쉬워집니다.
제어된 액세스, 자세한 작업 목록, 워크플로 및 신뢰할 수 있는 전자 메일 알림을 사용한 승인 덕분에 직원은 할당된 작업을 효율적으로 완료할 수 있으며 권한이 있는 사람은 승인을 쉽게 승인하거나 거부할 수 있습니다.
PaperOffice DMS 소프트웨어 솔루션을 사용하면 더 이상 문서가 손실되지 않습니다. 그리고 어디에 있든 몇 초 안에 중요한 문서에 액세스 할 수 있습니다.
물론 항상 법률을 준수하고 완전히 감사 할 수있는 문서 관리 시스템과 함께 작업합니다.
영수증, 진술서 및 이와 유사한 문서는 더 이상 우편으로 보낼 필요가 없습니다. 내부 메일은 이러한 방식으로 디지털 방식으로 보낼 수도 있습니다. 이를 통해 종이, 추가 데이터 저장 및 아카이브 이동 비용을 절감할 수 있습니다. 문서는 키워드 (편집기, 주제, 상태, 날짜 등)와 함께 제공 된 다음보다 쉽게 찾을 수 있습니다.
프로세스 지향적 문서 관리
프로세스 지향적 인 문서 관리는 이러한 문서가 적은 노력으로 최신 상태로 유지되도록합니다. PaperOffice는 광범위한 작업 및 워크플로 모듈을 지원합니다.
이러한 방식으로, 특정 프로세스 체인이 생성될 수 있고, 기존의 운영 프로세스들이 전자 문서에 정의되고 부분적으로 자동으로 실행될 수 있다.
이는 특정 사용자 권한 및 완료 기간이 있는 직원에게 작업을 할당할 수 있을 뿐만 아니라 디지털 승인이 필요할 뿐만 아니라 전자 메일 알림 또는 문서 상태 변경과 같은 추가 작업을 자동으로 트리거할 수 있기 때문에 오류 없는 프로세스 최적화를 나타냅니다.
이러한 방식으로 모든 문서 프로세스를 매핑할 수 있습니다.
종이 문서, PDF 파일, 전자 메일 또는 사진으로 어떤 형태로 문서가 회사에 도착하든 관계없이 자동으로 보관되어 안전한 데이터베이스에 저장됩니다.
따라서 중요한 계약은 좋은 시간에 인정되고 해지되거나 재협상 될 수 있습니다. 느린 종이 메일 대신 디지털 서명 및 전자 메일 알림이 포함 된 문서 릴리스, 안전하지 않은 전자 메일은 고객 충성도에 기여합니다.
해결책: 입증된 노하우
실제로 관리 소프트웨어를 즉시 사용하는 것이 합리적이지 않습니까? 모든 요구 사항을 충족시킬뿐만 아니라 배우기 쉽고 저렴합니까?
PaperOffice DMS는 디지털 작업을 위한 검증되고 검증된 완벽한 솔루션으로, 20년 이상의 시장 경험을 바탕으로 최초의 DMS 개척자 중 하나입니다.
중요한 일에 대한 시간 절약, 종이 아카이브를 제거하여 비용 절감, 신속하게 정보를 제공하는 기능을 통한 서비스 개선, 문서 볼륨의 감사 방지 및 디지털 보관 - 이는 PaperOffice DMS에 의해 보장됩니다.
PaperOffice DMS는 다음과 같이 원예 및 조경 산업에 필요한 모든 것을 제공하기 때문에 올바른 소프트웨어입니다.
- GDPR의 원칙에 따라 모든 디지털 형식의 문서 저장
- 조치가 필요한 늦은 서류를 제출하고 다시 제출하는 기능
- 태그 지정 및 내부 검색 엔진을 갖춘 자체 학습 데이터 저장 기능
- 새로 추가된 문서를 올바른 폴더에 자동 할당
- 개별적으로 사용자 정의 가능한 마스크를 포함한 간단한 데이터베이스 생성 및 데이터베이스 연결
- 반복적인 프로세스 및 작업을 위한 자동화된 템플릿 생성
물론 PaperOffice DMS를 사용하면 기존 소프트웨어 솔루션에서 기존 디지털 데이터를 마이그레이션하고 통합할 수 있습니다. 동시에 PaperOffice DMS는 아날로그와 디지털 간의 인터페이스입니다. 스캔 기능을 사용하여 소프트웨어는 아날로그 문서, 계획 및 사진을 시스템으로 읽고 스캐너를 사용하여 디지털화 할 수있을뿐만 아니라 휴대 전화의 녹음을 통해 텍스트가 OCR을 사용하여 쓰기로 변환되고 Office 프로그램에서 변경할 수 있습니다. 타임스탬프 및 버전 관리는 디지털 문서가 아날로그 원본과 일치하는지 확인합니다.
데이터 보안은 특히 원예 및 조경 산업에서 매우 중요한 문제입니다. 이것이 PaperOffice DMS가 1024 비트 암호화 코드와 함께 작동하는 이유입니다.
모든 데이터는 운영 체제와 독립적인 자체 형식으로 변환됩니다. 결과적으로 해커와 강탈자는 먼저 운영 체제의 방화벽을 해독 한 다음 암호화를 해독하고 마지막으로 지금까지 발생하지 않은 외국 형식을 해독해야합니다. PaperOffice DMS는 매우 효과적인 암호 관리 시스템을 갖추고 있으므로 궁극적으로 모든 컴퓨터의 가장 큰 약점으로 간주되는 인간은 어떤 손상도 일으키지 않습니다.
모든 디지털 데이터는 PaperOffice DMS에서 1024비트로 암호화되고 형식이 변환됩니다. 이로 인해 해커와 스파이에게 큰 장애물이 생겨 지금까지 PaperOffice DMS로 모두 실패했습니다. 동시에 계층 적 암호 관리 시스템은 모든 사람이 모든 것에 액세스 할 수 없도록합니다.
예산 계획에 PaperOffice DMS를 포함시키는 중요한 논거. 마지막으로, PaperOffice DMS는 지속 가능성과 환경 보호가 고려된다는 사실을 확신시킵니다. 조만간 아날로그 문서에서 디지털 양식으로의 완전한 변환이 이루어질 것이며 이미 PaperOffice DMS를 사용하고있는 공공 기관이 잘 준비 될 것입니다.
디지털 송장 처리는 원예 및 조경 업계의 많은 회사에게도 장점입니다. 들어오는 송장은 PaperOffice DMS 덕분에 자동화될 수 있으며 담당 직원에게 전달됩니다. 디지털 릴리스를 통한 제어 및 릴리스 프로세스도 시스템을 통해 신속하고 효율적으로 처리 할 수 있습니다.
마우스 클릭 한 번으로 보관 위치를 포함한 데이터를 세무사에게 내보내거나 그 반대로 내보낼 수 있습니다.
개정 준수 및 보안 보관: PaperOffice DMS는 GoBD, GDPdU 및 DSGVO의 법적 요구 사항을 기술적으로 충족합니다.
PaperOffice DMS를 사용하면 ERP와 같은 다른 소프트웨어를 연결할 수 있으며 물론 적절한 인터페이스를 통해 Microsoft Office에서 문서를 전송할 수 있습니다. PaperOffice DMS는 통신 속도를 높입니다.
마감일과 약속이 모니터링되고 원하는 설정에 따라 작업이 자동으로 트리거됩니다. 주문 프로세스는 자동화 될 수 있으며 미래에 계획된 변경 사항조차도 원하는 시간에 효력을 발휘하는 방식으로 입력 될 수 있습니다.
광범위한 기능 덕분에 PaperOffice DMS는 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 (ECM)의 상위 세그먼트로 분류 될 수 있습니다.
ECM에는 해당 액세스 계층을 가진 조직의 모든 콘텐츠에 대한 전반적인 관리가 포함됩니다. PaperOffice DMS는 모든 콘텐츠를 디지털 형식으로 저장하고, 콘텐츠 및 형식을 변경하고, 사용할 수 있도록 할 수 있습니다.
PaperOffice DMS는 ECM의 모든 기능을 갖추고 있으며 이는 탁월한 가격 대비 성능 비율뿐만 아니라 직관적으로 학습 가능한 운영 방식으로 고가의 외부 또는 내부 교육을 불필요하게 만듭니다. 오히려 무료 비디오 자습서를 사용하여 다양한 메뉴에 익숙해 질 수 있습니다. PaperOffice DMS는 모든 회사에서 조직의 허브가 될 수 있으며 이는 거의 빛의 속도로 이루어집니다.
원예 및 조경 업계의 회사는 디지털 문서 관리의 혜택을 누리고 있습니다.
설문 조사에 참여한 모든 회사의 38 %는 프로세스를 디지털화 할 시간이 없습니다. 기본 프로세스, 아날로그 문서를 처리하는 동시에 스캔하는 절차로 시작하는 절차를 권장합니다. 이런 식으로 매일 복사기로 작업하는 사람들의 그룹도 가능한 한 아카이브를 조금씩 스캔하도록 지시 할 수 있습니다.
일관된 특성을 가진 문서를 자동으로 인식하기 때문에 PaperOffice DMS는 항상 스캔한 모든 문서를 디지털 메모리의 올바른 저장 위치에 할당할 수 있습니다. 보존 기간이 만료되면 아날로그 아카이브의 크기를 더 줄이기 위해 가장 최근 항목으로 아카이브 스캔을 시작하는 것이 좋습니다. 또한, 우리는 스캐너 덕분에 종이없는 사무실을 달성하는 방법에 대한 많은 가이드를 가지고 있습니다.
PaperOffice DMS는 아날로그와 디지털 간의 인터페이스입니다. 스캔 기능을 사용하여 소프트웨어는 스캐너를 통해 아날로그 문서, 계획 및 사진을 시스템으로 읽고 디지털화하여 텍스트가 OCR을 사용하여 글꼴로 변환되어 Office 프로그램에서 변경할 수 있습니다. 타임스탬프 및 버전 관리는 디지털 문서가 아날로그 원본과 일치하는지 확인합니다.
PaperOffice DMS를 사용하여 종이 기반 작업에 비해 작업 시간을 최대 7.5%까지 최적화할 수 있습니다.
문서 찾기, 라우팅 및 공유 시간을 절약할 수 있습니다.
디지털 스탬프를 사용하면 문서를 추가 정보로 보완 할 수 있으며 자세한 워크 플로우를 제어 할 수도 있습니다. 차례로, 작업 및 워크플로 기능은 마감일이 충족되고 완료되도록 보장합니다.
PaperOffice DMS에 통합된 AI에 의해 제어되는 사용 가능한 평가 메커니즘은 회사에서 발생하는 재료 흐름에 대한 평가 및 통계 조사를 가능하게 합니다.
수많은 관리 도구를 갖춘 PaperOffice DMS는 원예 및 조경 산업에 이상적인 소프트웨어로, 최상의 고객 조언에 필요한 모든 데이터에 안전하고 번개처럼 빠르게 액세스 할 수 있습니다. 동시에 PaperOffice DMS를 사용하여 비즈니스 운영에서 발생하는 모든 문제를 관리 할 수 있습니다.
문서 관리 및 데이터 보호의 다양성뿐만 아니라 PaperOffice DMS는 백업 기능을 갖춘 내부 네트워크 스토리지(NAS)를 사용할 것을 권장하며, 이는 총 손실 가능성을 최소한으로 줄이는 동시에 외부 공급자의 클라우드와 달리 정부 또는 비정부 기관의 원치 않는 액세스로부터 실제로 보호하는 내부 클라우드를 나타냅니다.
FAQs
"마침내, 우리는 주제에 대해 자주 묻는 몇 가지 질문에 대답합니다." "원예 및 조경 산업을 위한 디지털화":
직원들은 PaperOffice에 어떻게 액세스할 수 있습니까?
분산되고 현대적인 프로그램 아키텍처로 인해 PaperOffice는 클래식 PC에서 스마트 폰 / 태블릿, 텔레비전에 이르기까지 거의 모든 장치에서 사용할 수 있습니다.
PaperOffice가 존재하지 않는 경우 데이터는 어떻게 되나요?
발생하지는 않지만 안심하기 위해 : PaperOffice는 개방형 데이터베이스 구조를 기반으로하므로 언제든지 데이터에 액세스 할 수 있으므로 언제든지 데이터를 내보낼 수 있습니다.
주제 데이터 보호: 모든 문서는 어디에 저장됩니까?
PaperOffice는 모든 문서를 높은 수준의 암호화로 사내에 저장하므로 데이터 도난에 대한 방지와 모든 GDPR 및 GOBD 요구 사항을 초과합니다.
실수를 피하십시오 : 타사 클라우드에 데이터를 저장하지 마십시오!
PaperOffice를 사양에 맞게 정확하게 조정할 수 있습니까?
예, PaperOffice는 기존 프로세스 및 시스템에 원활하게 통합되도록 의도한 용도에 맞게 100% 조정할 수 있습니다. 프로그램 인터페이스조차도 완전히 설계되고 자유롭게 적응할 수 있습니다.
결론
PaperOffice DMS는 원예 및 조경 업계의 디지털화를 지원하며 다른 소프트웨어, API 연결에 대한 적절한 인터페이스를 제공하며 원하는 대로 언제든지 확장할 수 있습니다. 이 소프트웨어는 배우기 쉽고 교육 목적으로 결석하지 않고 일상적인 연습에 쉽게 통합 될 수 있습니다.
PaperOffice DMS는 백업 기능이 있는 NAS(네트워크 지원 데이터 스토리지)를 사용하여 타사 클라우드에서 중요한 데이터가 손실되거나 스파이되지 않도록 할 것을 권장합니다.
궁극적으로 PaperOffice DMS는 20 년 이상의 실제 경험을 통해 매우 우수한 가격 대비 성능 비율과 엄청난 노하우로 깊은 인상을 남깁니다.