다기능 시스템의 서비스 제공자 및 딜러를 위한 비즈니스 프로세스 자동화
다기능 시스템의 서비스 제공업체 및 소매업체를 위한 PaperOffice DMS는 비즈니스 프로세스의 디지털화 및 자동화 덕분에 원활한 정보 흐름을 가능하게 합니다.
프로 팁
서면 문서, 계약서, 초안, 송장, 배달 메모 등은 디지털화 덕분에 전자 문서로 대체되어 모든 작업 프로세스를 최대로 최적화하고 있습니다.통합 AI를 통해 비즈니스 프로세스를 크게 자동화하여 프로세스를 가속화하고 성공과 만족도를 높일 수 있습니다.
복사기를 위한 서비스 제공업체 및 딜러의 디지털화
사무 기술, 인쇄 솔루션 및 사무실 시스템에 대한 전문 딜러는 적절한 데이터 관리를 사용하여 상당한 이점을 얻습니다.
추세뿐만 아니라 경제 상황과 경쟁 상황은 문서를 종이 형식으로만 보관하는 대신 디지털화하는 방향으로 점점 더 나아가고 있습니다.
이것은 사무실 기술 및 인쇄 솔루션에 대한 대부분의 전문 딜러가 매일 중요한 문서를 생성하는 방법입니다.
서면, 계약서, 배달 메모, 초안, 공급 업체 송장 등이 있습니다. 이들은 우편으로 도착할뿐만 아니라 많은 편지도 이메일로 도착합니다.
그러나 결코 모든 공급 업체 송장 또는 모든 배달 메모가 처음부터 파일로 사용할 수있는 것은 아닙니다. 따라서 신뢰할 수 있고 고품질의 강력한 스캐너와 적절한 문서 관리 솔루션의 사용은 성공적인 디지털화를 위해 매우 중요합니다.
중요한 기한을 지키고 문서를 저장하기위한 법적 조치를 취하는 것이 매우 중요합니다. PaperOffice DMS는 문서에 명확한 구조를 제공하고 정보의 홍수에 대처하는 데 도움이됩니다.
사무용 기술 및 사무용 시스템 산업은 디지털화 영역뿐만 아니라 파트너로서의 솔루션 형태로 문서 관리 시스템 PaperOffice의 이점을 누리고 있습니다.
종이 문서를 아날로그에서 디지털로 변환하는 다기능 장치보다 더 나은 매체는 무엇입니까?
예를 들어, 일반적인 DMS를 사용하면 스캔한 메일을 제출하고 중요한 전자 메일을 저장하며 문서를 보관할 수 있습니다. 또한 여러 사용자가 이러한 문서에 액세스하고 작업할 수 있습니다.
종이를 사용하지 않는 방법?
PaperOffice는 시간이 많이 걸리는 모든 병목 현상을 제거하고 종이 문서 제거와 같은 비용 절감으로 이어지며 향후 PaperOffice에서 디지털 방식으로 관리함으로써 영수증, 계약서, 배달 메모 또는 기타 서신과 같은 중요한 문서에 대한 명확한 개요를 만듭니다.
문서 캡처, 처리, 공유, 검색 및 추적은 PaperOffice를 사용하면 매우 쉬워집니다.
제어된 액세스, 자세한 작업 목록, 워크플로 및 신뢰할 수 있는 전자 메일 알림을 사용한 승인 덕분에 직원은 할당된 작업을 효율적으로 완료할 수 있으며 권한이 있는 사람은 승인을 쉽게 승인하거나 거부할 수 있습니다.
PaperOffice DMS 소프트웨어 솔루션을 사용하면 더 이상 문서가 손실되지 않습니다. 그리고 어디에 있든 몇 초 안에 중요한 문서에 액세스 할 수 있습니다.
물론, 당신은 항상 법률을 준수하고 완전히 감사 증거에 따라 우리의 시스템과 함께 작동합니다.
영수증, 계좌 및 이와 유사한 서류는 더 이상 교회 구역과 본당 간에 우편으로 보낼 필요가 없습니다. 내부 메일은 이러한 방식으로 디지털 방식으로 보낼 수도 있습니다. 이를 통해 종이, 추가 데이터 저장 및 아카이브 이동 비용을 절감할 수 있습니다. 문서는 키워드 (편집기, 주제, 상태, 날짜 등)와 함께 제공 된 다음보다 쉽게 찾을 수 있습니다.
프로세스 지향적 문서 관리
프로세스 지향적 인 문서 관리는 이러한 문서가 적은 노력으로 최신 상태로 유지되도록합니다. PaperOffice는 광범위한 작업 및 워크플로 모듈을 지원합니다.
이러한 방식으로, 특정 프로세스 체인이 생성될 수 있고, 기존의 운영 프로세스들이 전자 문서에 정의되고 부분적으로 자동으로 실행될 수 있다.
이는 특정 사용자 권한 및 완료 기간이 있는 직원에게 작업을 할당할 수 있을 뿐만 아니라 디지털 승인이 필요할 뿐만 아니라 전자 메일 알림 또는 문서 상태 변경과 같은 추가 작업을 자동으로 트리거할 수 있기 때문에 오류 없는 프로세스 최적화를 나타냅니다.
이러한 방식으로 모든 문서 프로세스를 매핑할 수 있습니다.
PaperOffice는 계약, 송장, 브리프 및 전자 메일 서신을 관리하는 데 도움이 필요한지 여부에 관계없이 문서 유형을 구별하지 않습니다 : PaperOffice 문서 관리 시스템 덕분에 회사의 이전 프로세스가 디지털화되어 더 효율적이고 투명하며 훨씬 유연합니다.
종이 문서, PDF 파일, 전자 메일 또는 사진으로 어떤 형태로 문서가 회사에 도착하든 관계없이 자동으로 보관되어 안전한 데이터베이스에 저장됩니다.
따라서 중요한 계약은 좋은 시간에 인정되고 해지되거나 재협상 될 수 있습니다. 느린 종이 메일 대신 디지털 서명 및 전자 메일 알림이 포함 된 문서 릴리스, 안전하지 않은 전자 메일은 고객 충성도에 기여합니다.
해결책: 입증된 노하우
실제로 관리 소프트웨어를 즉시 사용하는 것이 합리적이지 않습니까? 모든 요구 사항을 충족시킬뿐만 아니라 배우기 쉽고 저렴합니까?
PaperOffice DMS는 디지털 작업을 위한 검증되고 검증된 완벽한 솔루션으로, 20년 이상의 시장 경험을 바탕으로 최초의 DMS 개척자 중 하나입니다.
오늘날 21 세기에는 복사 기계가 거의 남아 있지 않습니다. 복사기는 기업, 행정 및 개인 가정에서 다기능 장치가되었습니다. 복사기 기능 외에도 장치는 인쇄 및 팩스를 통해 디지털 콘텐츠를 인터페이스를 통해 아날로그 형식으로 직접 PC로 변환하고 스캔을 통해 그 반대의 경우도 마찬가지입니다.
복사기가 현재 사용할 수있는 가장 큰 잠재력을 갖게되는 것은이 기능에서 정확하게하지만 가까운 장래에 점점 더 그렇습니다. 아날로그의 스캔 및 디지털 정보로의 변환.
DIHK가 2020년부터 3,500개 기업을 대상으로 실시한 설문조사에 따르면, 디지털화 정도는 평균 약 50%라고 합니다. 모든 회사는 디지털화가 가져 오는 이점을 알고 있습니다. 회사는 다음과 같은 분야에서 가장 큰 문제를 봅니다.
- 제공되는 시스템 및 프로세스의 복잡성
- 높은 비용
- 보안 위험
- 시간 부족
- 광범위한 교육
- GDPR의 원칙에 따라 모든 디지털 형식의 문서 저장
- 조치가 필요한 늦은 서류를 제출하고 다시 제출하는 기능
- 태그 지정 및 내부 검색 엔진을 갖춘 자체 학습 데이터 저장 기능
- 새로 추가된 문서를 올바른 폴더에 자동 할당
- 개별적으로 사용자 정의 가능한 마스크를 포함한 간단한 데이터베이스 생성 및 데이터베이스 연결
- 반복적인 프로세스 및 작업을 위한 자동화된 템플릿 생성
거의 모든 회사는 적어도 기본 하드웨어, 스캐너가있는 복사기 또는 다기능 장치 및 하나 이상의 PC를 보유하고 있습니다. 여전히 필요한 것은 올바른 소프트웨어이며 PaperOffice DMS에서 찾을 수 있습니다.
PaperOffice DMS를 사용하면 메뉴 탐색이 직관적이고 배우기 쉽습니다. 도움말 메뉴는 각 응용 프로그램을 안내하고 동시에 특정 프로세스를 단계별로 설명하는 비디오 자습서를 사용할 수 있습니다. 직원을위한 오프 사이트 교육은 필요하지 않지만 원하는 경우 회사에서 직접 교육을 실시 할 수 있습니다.
PaperOffice DMS는 다기능 장치의 딜러 및 서비스 제공 업체에게 명확한 이점을 제공합니다.
PaperOffice DMS는 전문 딜러가 다음과 같은 사무용 기술 및 인쇄 솔루션에 필요한 모든 것을 포함하기 때문에 올바른 소프트웨어입니다.
PaperOffice DMS는 가격 대비 성능 비율이 매우 높으며 최대 800개의 터미널(디스플레이 워크스테이션)을 연결할 수 있습니다.
모든 디지털 데이터는 PaperOffice DMS에서 1024비트로 암호화되고 형식이 변환됩니다. 이로 인해 해커와 스파이에게 큰 장애물이 생겨 지금까지 PaperOffice DMS로 모두 실패했습니다. 동시에 계층 적 암호 관리 시스템은 모든 사람이 모든 것에 액세스 할 수 없도록합니다.
예산 계획에 PaperOffice DMS를 포함시키는 중요한 논거. 마지막으로, PaperOffice DMS는 지속 가능성과 환경 보호가 고려된다는 사실을 확신시킵니다. 조만간 아날로그 문서에서 디지털 양식으로의 완전한 변환이 이루어질 것이며 이미 PaperOffice DMS를 사용하고있는 공공 기관이 잘 준비 될 것입니다.
디지털 송장 처리는 또한 복사 시스템의 많은 서비스 제공 업체 및 소매 업체에게 이점입니다. 들어오는 송장은 PaperOffice DMS 덕분에 자동화될 수 있으며 담당 직원에게 전달됩니다. 디지털 릴리스를 통한 제어 및 릴리스 프로세스도 시스템을 통해 신속하고 효율적으로 처리 할 수 있습니다.
마우스 클릭 한 번으로 보관 위치를 포함한 데이터를 세무사에게 내보내거나 그 반대로 내보낼 수 있습니다.
개정 준수 및 보안 보관: PaperOffice DMS는 GoBD, GDPdU 및 DSGVO의 법적 요구 사항을 기술적으로 충족합니다.
PaperOffice DMS를 사용하면 ERP와 같은 다른 소프트웨어를 연결할 수 있으며 물론 적절한 인터페이스를 통해 Microsoft Office에서 문서를 전송할 수 있습니다. PaperOffice DMS는 통신 속도를 높입니다.
마감일과 약속이 모니터링되고 원하는 설정에 따라 작업이 자동으로 트리거됩니다. 주문 프로세스는 자동화 될 수 있으며 미래에 계획된 변경 사항조차도 원하는 시간에 효력을 발휘하는 방식으로 입력 될 수 있습니다.
광범위한 기능 덕분에 PaperOffice DMS는 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 (ECM)의 상위 세그먼트로 분류 될 수 있습니다.
ECM에는 해당 액세스 계층을 가진 조직의 모든 콘텐츠에 대한 전반적인 관리가 포함됩니다. PaperOffice DMS는 모든 콘텐츠를 디지털 형식으로 저장하고, 콘텐츠 및 형식을 변경하고, 사용할 수 있도록 할 수 있습니다.
PaperOffice DMS는 ECM의 모든 기능을 갖추고 있으며 이는 탁월한 가격 대비 성능 비율뿐만 아니라 직관적으로 학습 가능한 운영 방식으로 고가의 외부 또는 내부 교육을 불필요하게 만듭니다. 오히려 무료 비디오 자습서를 사용하여 다양한 메뉴에 익숙해 질 수 있습니다. 따라서 PaperOffice DMS는 무역 및 생산 분야의 모든 회사에서 조직의 핵심이 될 수 있으며 이는 거의 빛의 속도로 이루어질 수 있습니다.
다기능 시스템의 서비스 제공업체 및 소매업체는 디지털 문서 관리의 혜택을 누리고 있습니다.
설문 조사에 참여한 모든 회사의 38 %는 프로세스를 디지털화 할 시간이 없습니다. 기본 프로세스, 아날로그 문서를 처리하는 동시에 스캔하는 절차로 시작하는 절차를 권장합니다. 이런 식으로 매일 복사기로 작업하는 사람들의 그룹도 가능한 한 아카이브를 조금씩 스캔하도록 지시 할 수 있습니다.
일관된 특성을 가진 문서를 자동으로 인식하기 때문에 PaperOffice DMS는 항상 스캔한 모든 문서를 디지털 메모리의 올바른 저장 위치에 할당할 수 있습니다. 보존 기간이 만료되면 아날로그 아카이브의 크기를 더 줄이기 위해 가장 최근 항목으로 아카이브 스캔을 시작하는 것이 좋습니다. 또한, 우리는 스캐너 덕분에 종이없는 사무실을 달성하는 방법에 대한 많은 가이드를 가지고 있습니다.
PaperOffice DMS는 아날로그와 디지털 간의 인터페이스입니다. 스캔 기능을 사용하여 소프트웨어는 스캐너를 통해 아날로그 문서, 계획 및 사진을 시스템으로 읽고 디지털화하여 텍스트가 OCR을 사용하여 글꼴로 변환되어 Office 프로그램에서 변경할 수 있습니다. 타임스탬프 및 버전 관리는 디지털 문서가 아날로그 원본과 일치하는지 확인합니다.
PaperOffice DMS를 사용하여 종이 기반 작업에 비해 작업 시간을 최대 7.5%까지 최적화할 수 있습니다.
문서 찾기, 라우팅 및 공유 시간을 절약할 수 있습니다.
디지털 스탬프를 사용하면 문서를 추가 정보로 보완 할 수 있으며 자세한 워크 플로우를 제어 할 수도 있습니다. 차례로, 작업 및 워크플로 기능은 마감일이 충족되고 완료되도록 보장합니다.
따라서 복사기와 PaperOffice DMS만 있으면 운영 디지털화를 가속화하거나 시작할 수 있습니다. 확실히 가치있는 길.
FAQs
"마침내, 우리는 주제에 대해 자주 묻는 몇 가지 질문에 대답합니다." "다기능 장치를 위한 서비스 제공업체 및 딜러의 디지털화":
직원들은 PaperOffice에 어떻게 액세스할 수 있습니까?
분산되고 현대적인 프로그램 아키텍처로 인해 PaperOffice는 클래식 PC에서 스마트 폰 / 태블릿, 텔레비전에 이르기까지 거의 모든 장치에서 사용할 수 있습니다.
PaperOffice가 존재하지 않는 경우 데이터는 어떻게 되나요?
발생하지는 않지만 안심하기 위해 : PaperOffice는 개방형 데이터베이스 구조를 기반으로하므로 언제든지 데이터에 액세스 할 수 있으므로 언제든지 데이터를 내보낼 수 있습니다.
주제 데이터 보호: 모든 문서는 어디에 저장됩니까?
PaperOffice는 모든 문서를 높은 수준의 암호화로 사내에 저장하므로 데이터 도난에 대한 방지와 모든 GDPR 및 GOBD 요구 사항을 초과합니다.
실수를 피하십시오 : 타사 클라우드에 데이터를 저장하지 마십시오!
PaperOffice를 사양에 맞게 정확하게 조정할 수 있습니까?
예, PaperOffice는 기존 프로세스 및 시스템에 원활하게 통합되도록 의도한 용도에 맞게 100% 조정할 수 있습니다. 프로그램 인터페이스조차도 완전히 설계되고 자유롭게 적응할 수 있습니다.
결론
PaperOffice DMS는 복사기를 위한 서비스 제공업체 및 딜러를 지원하며 다른 소프트웨어, API 연결에 대한 적절한 인터페이스를 제공하며 원하는 대로 언제든지 확장할 수 있습니다. 이 소프트웨어는 배우기 쉽고 교육 목적으로 결석하지 않고 일상적인 연습에 쉽게 통합 될 수 있습니다.
PaperOffice DMS는 백업 기능이 있는 NAS(네트워크 지원 데이터 스토리지)를 사용하여 타사 클라우드에서 중요한 데이터가 손실되거나 스파이되지 않도록 할 것을 권장합니다.
궁극적으로 PaperOffice DMS는 20 년 이상의 실제 경험을 통해 매우 우수한 가격 대비 성능 비율과 엄청난 노하우로 깊은 인상을 남깁니다.