격자 제조업체
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
페이퍼오피스 경험 / 참고 자료 / 실습 보고서
부문
산업 및 무역
부위
랑겐베르크, 노르트라인베스트팔리아, 독일
부서
영업
회계
부문
산업 및 무역
부위
랑겐베르크, 노르트라인베스트팔리아, 독일
부서
영업
회계
격자 산업의 디지털 변화 - 성공적인 문서 관리
Stephan Reichel, K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG 의 전무 이사
시작 위치
격자 제조업체로서 K60 격자 시스템에는 관리해야 할 중요한 문서가 많이 있습니다.
배달 메모, 송장, 계약, 스케치 또는 계획 등.
많은 문의가 이메일로 들어오고 인쇄되어 일년 내내 엄청난 양의 종이에 해당합니다. 주문은 항상 공급 업체 데이터와 함께 인쇄 된 다음 배달 후 송장과 함께 선반에 저장됩니다.
이 완전한 과정은 엄청난 양의 종이와 물론 공간 부족을 의미합니다.
검색을보다 쉽고 효율적으로 만들고 종이의 홍수를 최소화하기 위해 K60 Gitterrostsysteme은 문서를 디지털화하고 콘텐츠를 내부 아카이브 데이터베이스에 통합 할 계획이었습니다 - 회사는 적절한 문서 관리 시스템을 찾고있었습니다.
수동 처리는 시간이 지남에 따라 너무 많은 시간이 소요되어 자동 보관 및 정보 추출이 요구되었습니다.
회사의 가장 큰 과제는 정보에 쉽게 액세스 할 수있게하고 무엇보다도 더 많은 직원과 직원 그룹 및 사람들 그룹 (직원, 비즈니스 파트너, 고객, 시민)이 사용할 수있게하는 것이 었습니다.
이 회사의 목표는 기존 종이 문서를 디지털화하고, 모든 들어오고 나가는 문서에 대한 프로세스 최적화 및 워크플로우 제어를 가져오고, 백그라운드에서 프로세스의 상당 부분을 자동화하여 프로세스를 최적화하는 것이었습니다.
기존 문제 및 작업
과거에는 정보가 종이 형태로만 저장되었지만 오늘날에는 전자 메일, 양식, 스케치가 전자 송장 및 종이 영수증, 편지, 배달 메모, 계약 등과 마찬가지로 다양한 정보 소스와 문서가 있습니다.
정보의 전체 홍수는 더욱 일관성이 없어졌습니다. 따라서 가장 중요한 작업은 아날로그와 디지털 장치를 함께 가져 오는 것입니다. 종이 양식에 있는 문서는 디지털화되어 관련 전자 메일과 같은 다른 정보와 함께 가져와야 합니다.
문서 관리 시스템 PaperOffice와 함께 수행 된 사례 연구는 비용과 저장 공간을 절약하기 위해 종이 소비를 최소화하는 것을 목표로했습니다.
또한 제조 공정의 모든 문서를 함께 보관할 수있는 솔루션을 찾는 것이 매우 중요하여 프로젝트 관련 문서 / 주문에 대한 즉각적인 정보를 얻을 수 있습니다.
문서 및 수신 전자 메일의 자동 보관을 수행하는 것과 마찬가지로 특정 기준에 따라 문서를 적절한 폴더에 보관하고 각 서기에 할당하는 것과 같은 추가 워크플로를 트리거해야 합니다.
또 다른 목표는 네트워크의 동료로부터 문서를 신속하게 검색 할 수 있도록하는 것이 었습니다.
"우리는 폴더에 문서를 저장함으로써 저장 비용을 피할 수있었습니다. 또한 문서 검색에 시간이 많이 걸렸습니다.",
K60 Gitterrostsysteme의 전무 이사 인 Stephan Reichel을 회상합니다.
"우리는 방금 작업을 진행했으며 이제 우리는 선두를 달리고 있습니다."
K60 Gitterrostsysteme이 PaperOffice DMS를 선택한 이유
K60 Gitterrostsysteme의 전무 이사 인 Reichel은 문서 관리와 관련하여 다양한 소프트웨어 제안을 처음 조사했으며 궁극적으로 PaperOffice DMS를 먼저 테스트하기로 결정했습니다.
PaperOffice DMS는 Reichel 씨가 찾고 있던 조건을 정확하게 제공합니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.
1. 문서 관리 시스템의 기반이되는 내부 중앙 데이터베이스를위한 솔루션. 데이터를 단일 사용자 컴퓨터에 저장하면 안 됩니다.해결책 : K60 격자 시스템을 위한 최대 성능을 가진 전용 서버 MAX가 설정되었고, 이 위에 데이터베이스가 구축되었다. 이를 통해 이 모든 관련 문서에 중앙에서 쉽게 액세스할 수 있었으며 여러 당사자가 동일한 문서에서 공동 작업을 수행할 수 있게 되었습니다.
모든 관리 직원이 액세스할 수 있는 중앙 저장소입니다.
Stephan Reichel은 일찍이 회사를 디지털화 할 방법이 없다는 것이 분명했습니다.
"오랫동안 디지털화를 둘러싼 방법이 없다는 것을 알고 있었지만 오랫동안 저항했습니다. 회사 프로세스의 변화는 일반적으로 치과 의사에게가는 것과 같이 점점 더 멀리 밀려납니다. 문서 관리 시스템의 통합이 완료된 후에는 훨씬 더 일찍 완료해야한다고 분명히 말할 수 있습니다. "
2. 관리 작업의 처리 및 자동화. 소프트웨어는 작업을 네트워크를 통해 배포하고 각 서기가 처리를 수행 할 수 있도록해야합니다.
해결책 : PaperOffice DMS에는 미리 알림, 메시지 및 정보를 연결된 컴퓨터와 이전에 결정된 직원 그룹으로 주고받을 수 있는 포괄적인 워크플로우 기능이 있습니다.
디지털 사용자 권한 부여 및 암호 확인이 포함됩니다.
동시에 관련 모든 직원에게 처리 상태에 대한 정보가 제공됩니다. 버전 저장소를 사용하면 어떤 처리 단계가 언제 누구에 의해 수행되었는지 추적할 수 있습니다.
"이미 PaperOffice와의 첫 번째 약속에서 문서 관리 분야에서 20 년의 PaperOffice 경험을 알 수 있습니다."
3. 검색 가능성 및 시간 절약. 아날로그 문서를 디지털화하고 필요할 때 쉽게 찾을 수 있도록 하는 더 간단한 방법이 모색되었습니다.
해결책 : 그것은 페이퍼 오피스 DMS의 핵심 세그먼트, 아날로그 문서의 디지털화입니다. 필요한 것은 컴퓨터와 PaperOffice DMS에 대한 인터페이스가있는 스캐너뿐입니다. 문서는 단지 스캔되지 않습니다. 필요한 경우 통합 OCR 소프트웨어에 의해 편집 가능한 텍스트로 변환되고 자동으로 올바르게 저장됩니다.
4. 프로젝트 관련 문서 / 주문 병합. 이 소프트웨어는 프로세스 관련 문서를 함께 저장하거나 서로 링크를 활성화 할 수 있어야합니다.
구매 프로세스 또는 해당 배달 메모, 송장, 스케치, 계획 및 결함에 대한 불만 사항이있는 설치와 같은 비즈니스 거래를위한 모든 문서는 중앙에서 관리해야합니다.
해결책 : PaperOffice에는 생산 프로세스의 모든 문서를 디지털 폴더에 저장할 수 있는 디지털 폴더가 있습니다. 기본 폴더와 하위 폴더로 구성된 폴더 구조는 최적의 개요를 보장합니다.
이러한 방식으로 배달 메모, 송장 및 비즈니스 프로세스에 속한 모든 것이 폴더 또는 하위 폴더에 저장됩니다. 액세스 권한은 직원 그룹 또는 개별 직원에 대해 각 폴더에 할당할 수 있습니다.
또한 폴더에 대한 하이퍼링크를 만들어 직원에게 보낼 수 있습니다.
이러한 방식으로 공인 된 직원 및 협력 파트너는 언제 어디서나 액세스 할 수 있습니다. 버전 관리 덕분에 각 개별 문서 변경의 작성자와 시간을 투명하게 추적할 수 있습니다: 쿼리가 신속하게 명확해지고 불필요한 오류가 방지됩니다.
"디지털화의 주제는 격자 산업에서 점점 더 눈에 띄고 있습니다. 예를 들어, 이는 부품 목록 또는 계획, 도면 및 구성자에 적용됩니다. PaperOffice DMS가 도입 된 후에는 수동 작업을 줄일 수 있습니다. 우리는 이제 디지털 격자 제조업체로서 선구자입니다."
PaperOffice에는 다른 폴더에 있는 문서의 가상 표현도 있습니다. 이러한 방식으로, 문서(들)은 원본 문서가 복제될 필요 없이 상이한 폴더들에 가상으로 디스플레이될 수 있다. 이 기능은 예를 들어 문서가 다른 프로젝트에 나타나야 하지만 문서를 복제하지 않으려는 경우에 매우 유용합니다.
다양한 관점에서 정보에 액세스 할 수있는 가능성은 모든 프로젝트 참가자에게 더 높은 수준의 명확성을 보장하고 직원이 정보를 제공 할 수있는 능력을 향상시킵니다.
PaperOffice DMS는 필요한 모든 기준을 충족했습니다.
PaperOffice를 통한 디지털화를 통한 이점
PaperOffice의 디지털화 덕분에 k60 Grating Systems는 이미 다음을 수행할 수 있었습니다.
- 시간과 자원 절약
- 쉬운 문서 액세스
- 승인된 각 직원에 대한 문서 가용성
- 명확한 제출 서류 제출
데이터 및 문서의 쉽고 빠른 가용성은 회사의 프로세스를 근본적이고 영구적으로 변화시키고 있습니다. 행정 지식은 이제 투명하게 조직되고 적시에 사용할 수 있습니다.
이러한 의미에서 모든 문서 기반 프로세스의 디지털화를위한 기초는 PaperOffice DMS에 있습니다.
일반적인 보관 프로세스 외에도 :
- 개정 방지 보관
- 조직 프로세스의 최적화
- 더 나은 문서 구성
- 더 빠른 문서 검색
- 간소화된 통신 및 작업 해결
보장.
최종 결과
오늘날 PaperOffice DMS는 전체 워크플로를 디지털 방식으로 매핑합니다.
당분간 모든 배달 및 송장 문서는 강력한 스캐너로 기록되며, PaperOffice는 자동으로 연락처 세부 정보를 인식하고 그에 따라 문서를 전자 아카이브에 저장합니다.
그런 다음 직원은 간단한 사용자 인터페이스를 통해 문서에 액세스하고 다양한 검색어를 입력 할 수 있습니다 - 전체 텍스트 검색도 사용할 수 있습니다.
DMS의 일관된 사용 덕분에 격자 제조업체는 송장에 필요한 처리 시간을 크게 줄일 수 있었으며 동시에 미수금 수가 크게 감소했습니다.
FAQs
"마침내, 우리는 주제에 대해 자주 묻는 몇 가지 질문에 대답합니다." "격자 제조업체
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG":
미래의 PaperOffice 사용자에게 어떤 팁을 제공하시겠습니까?
디지털화의 주제를 다루기에는 너무 이르거나 너무 늦지 않았습니다.
가장 중요한 것은 소프트웨어뿐만 아니라 회사 자체에 대한 아이디어를 얻는 것입니다. 소프트웨어를 구입하거나 서비스 및 지원 패키지에 가입하도록 강요받지 않는 것이 중요했습니다.
PaperOffice DMS를 인수하기 전에도 우리는 회사의 모든 부서와 이야기를 나눴으며 결코 심하게 대우받지 못했습니다. 반대로 : PaperOffice에는 친절하고 정중하며 유능한 팀이 있습니다.
공공 기관으로서 우리에게는 그 과정이 점점 더 복잡해지고 있으며 많은 관료주의가 수반됩니다. 따라서 시스템과 소프트웨어에 대한 신뢰는 매우 중요했습니다. 물론 소프트웨어를 쉽게 이해할 수 있다는 것도 매우 중요했습니다.
PaperOffice를 누구에게 추천하시겠습니까?
우리는 디지털화하고 자동화하고자하는 다른 모든 회사에 PaperOffice를 추천 할 것입니다.
PaperOffice에 대해 특히 좋아하는 점은 무엇입니까?
우리는 모든 것에 매우 만족합니다.
결론
PaperOffice는 가볍지만 강력한 문서 관리 시스템입니다.
문서 내용의 자동 읽기와 같이 처음에는 무의미한 것처럼 보이는 기능은 더 오랜 기간 동안 더 이상 놓치고 싶지 않은 가장 중요한 기능으로 판명되었습니다.