재산 관리 및 부동산 관리의 비즈니스 프로세스 자동화
부동산 관리 및 부동산 관리자를위한 PaperOffice DMS는 임차인 및 부동산 서류의 전자 보관 및 문의의 신속한 처리를 효율적으로 처리 할 수 있으며 회사의 효율성과 성공을위한 전제 조건입니다.
프로 팁
임대 계약서, 공과금, 건설 파일, 이벤트, 상업 문서, 통지와 같은 기존 종이 양식의 중요한 문서는 디지털화 덕분에 전자 문서로 대체되므로 모든 작업 프로세스를 최대로 최적화합니다.모든 건물, 비즈니스 파트너, 임차인 등에 대한 정보는 PaperOffice DMS 덕분에 필요에 따라 즉시 사용할 수 있습니다.
재산 관리 및 재산 관리의 디지털화
부동산 관리 및 재산 관리에는 관리해야 할 많은 다른 문서가 있습니다.
임대 계약, 부수적 인 비용 명세서, 건설 파일, 이벤트, 비즈니스 문서, 알림 등. 따라서 부동산 관리자와 부동산 회사는 적절한 문서 관리 소프트웨어의 사용으로 상당한 이익을 얻는 사람들입니다.
중요한 문서는 부동산 관리자가 매일 생성합니다. 이들은 모두 올바른 주거용 부동산, 임차인, 집주인, 재산에 할당되어야합니다.
이러한 모든 문서는 종이 양식으로 도착하고, 구조화된 파일링, 작업 및 워크플로 할당이 필요하고, 요청 시 즉시 사용할 수 있어야 하는 경우 디지털화해야 합니다.
또한 각 문서는 유형에 따라 분류되며 사람과 개체에 할당 할 수 있으므로 장치에 관계없이 이동 중에도 액세스 할 수 있습니다. 모든 건물, 비즈니스 파트너, 임차인 등에 대한 모든 정보와 문서를 한 곳, 즉 데이터베이스에 명확하게 제공합니다.
중요한 기한을 지키고 문서를 저장하기위한 법적 조치를 취하는 것이 매우 중요합니다.
재산 관리의 많은 기존 행정 문제를 해결하기 위해서는 PaperOffice 문서 관리 시스템을 구현해야합니다.
PaperOffice DMS는 문서에 명확한 구조를 제공하고 정보의 홍수에 대처하는 데 도움이됩니다.
PaperOffice는 시간이 많이 걸리는 모든 병목 현상을 제거하고 향후 PaperOffice에서 디지털 방식으로 관리하여 계약서나 서신과 같은 중요한 문서에 대한 명확한 개요를 제공합니다.
또한 디지털 관리 작업의 혜택을 누릴 수 있으며 모든 임대 및 서비스 계약, 공식 서신을 주시 할 수 있습니다.이 계약은 재 제출되거나 작업 할당에 의해 직원에게 할당됩니다.
비즈니스 프로세스 자동화
EU의 다른 어떤 국가도 독일보다 더 많은 주민을 가지고 있지 않으며 평방 킬로미터 당 234 명으로 모나코를 제외하고 네덜란드와 벨기에에 이어 유럽에서 세 번째로 높은 인구 밀도를 가지고 있습니다. 약 37 백만 개의 건물이 357,588 평방 킬로미터의 면적에 퍼져 있습니다. 재산의 절반 이상이 생활 공간으로 사용되며 다른 모든 재산은 상업적으로 또는 공개적으로 사용됩니다. 약 8 백만 개의 부동산은 부동산 관리자 또는 부동산 관리자가 관리합니다.
인상적인 8 백만 개의 관리 대상 뒤에는 상당한 양의 유지 보수 작업이 있으며, 이는 건물을 계속 운영하는 데 필요한 활동뿐만 아니라 거의 매년 새로운 조항, 조례 및 법률에서 비롯됩니다. 독일의 부동산은 부분적으로 주법의 적용을받으며 일부는 연방법의 적용을받습니다. 그러나 부동산 관리의 일상 업무의 일부인 것들의 목록은 놀랍게도 다음과 같이 광범위합니다.
- 임대
- 임대
- 서비스 요금 명세서
- 채무 추심
- 예금 관리
- 임대 소득 관리
- 판매/구매
- 혁신
- 혁신
- 수리
- 시설 유지 보수
- 재산 유지 보수
- 겨울 서비스
- 난방 / 전기 / 물 / 폐기물
- 세법
- 보험
- 토지 등록
이 목록의 각 개별 용어 뒤에는 종종 매우 다른 프로세스가 많이 있습니다. 물론 임대 부동산의 독점적 인 관리 또는 소유자 공동체가 소유 한 부동산의 순수 구매 및 판매 또는 관리와 같이 한 영역에만 국한되는 부동산 관리 회사가 있습니다. 그러나 어떤 부문이든 작업이 매우 다양하여 모든 자산 관리자가 효과적인 문서 관리가 필요합니다.
이것이 바로 PaperOffice DMS로, 단순히 문서를 관리하는 것 이상의 것을 할 수 있는 문서 관리 소프트웨어입니다.
그러나 부동산 관리자에게 효과적인 의미는 무엇입니까?
위에서 언급 한 관리중인 8 백만 개의 부동산 중 가장 큰 부문은 임대 아파트이며 사무실 공간이 그 뒤를 잇습니다. 즉, 유형에 따라 분기별, 반년 또는 매년 지불해야하는 고정 비용이 있음을 의미합니다. 반면에 소득은 일반적으로 월간입니다. 관리되는 인벤토리에 따라 수백 ~ 수천 개의 계정을 유지 관리하는 것을 의미하며, 모두 특정 기한이 있으며 특별한 변경이 발생할 경우 추가 관리가 필요합니다. 또한 수입과 지출에 대한 적절한 회계가 있습니다.
특별한 사건에는 예를 들어 임대료 체납이 포함됩니다. 여기서 요점은 지불이 이루어질 때까지 발생한이자를 계산하는 것뿐만 아니라 제한 법령을 준수하고 적절한 조치를 취하는 것입니다.
- 행정부는 또한 규모를 확장 할 플롯 영역을 보여주는 계획을 포함 할 수 있으며, 필요한 경우 개조 또는 보수를 위해 건설 회사에 제공 할 수 있습니다.
- 예금 자금의 적절한 투자에 대한 증거는 또한 항상 올바른 회계 및 프리젠 테이션이 필요합니다.
- 임차법 또는 토지 취득에 대한 변경 사항을 적절한 시간에 입력하여 발효되는 시점에 대비하십시오.
이것들은 PaperOffice DMS와 같은 훌륭한 문서 관리 시스템이 할 수있는 일의 네 가지 예일뿐입니다.
PaperOffice는 계약, 탄원 및 전자 메일 서신을 관리하는 데 도움이 필요한지 여부에 관계없이 문서 유형을 구별하지 않습니다 : PaperOffice 문서 관리 시스템 덕분에 회사의 이전 프로세스가 디지털화되어 더 효율적이고 투명하며 훨씬 유연합니다.
종이 문서, PDF 파일, 전자 메일 또는 사진으로 어떤 형태로 문서가 회사에 도착하든 관계없이 자동으로 보관되어 안전한 데이터베이스에 저장됩니다.
따라서 중요한 계약은 좋은 시간에 인정되고 해지되거나 재협상 될 수 있습니다. 느린 종이 메일 대신 디지털 서명 및 전자 메일 알림이 포함 된 문서 릴리스, 안전하지 않은 전자 메일은 고객 충성도에 기여합니다.
부동산 관리 및 부동산의 디지털 전환을위한 기본 프레임 워크
통합 AI 덕분에 자동 규칙이 트리거됩니다. 이 AI는 문서를 "송장"및 "배달 메모"와 같은 폴더로 자동으로 정렬하고 적절한 키워드를 저장하며 각 문서 유형에 저장된 디지털 워크 플로를 트리거합니다.
PaperOffice는 권한 부여 관리 또는 액세스 권한 부여와 같은 가장 높은 보안 표준을 충족합니다. 사용자는 개별 작업 단계를 실행하는 것과 똑같이 정의합니다(예: 송장의 "녹음", "확인", "해제" 및 "예약").
책임은 개별 사람뿐만 아니라 "회계"또는 "생산"과 같은 사용자 그룹에도 할당 될 수 있으므로 직원이 부재 한 경우 동료가 즉시 개입 할 수 있습니다.
OCR 기술은 문서 콘텐츠뿐만 아니라 문서 번호, 날짜, 그물, 세금 및 총 금액과 같은 모든 세금 관련 데이터 필드도 인식합니다. 가져온 데이터는 평가, 지불 거래 및 재무 회계를 제어하는 데 사용할 수 있습니다. 이렇게하면 지루한 입력 작업이 절약되고 게시 오류가 줄어 듭니다.
마우스 클릭 한 번으로 보관 위치를 포함한 데이터를 고객, 세무 컨설턴트 또는 그 반대로 내보낼 수 있습니다.
해결책: 입증된 노하우
실제로 관리 소프트웨어를 즉시 사용하는 것이 합리적이지 않습니까? 모든 요구 사항을 충족시킬뿐만 아니라 배우기 쉽고 저렴합니까?
PaperOffice DMS는 디지털 작업을 위한 검증되고 검증된 완벽한 솔루션으로, 20년 이상의 시장 경험을 바탕으로 최초의 DMS 개척자 중 하나입니다.
워크플로우 솔루션 및 AI 무결성 - PaperOffice DMS를 사용한 ALL-IN-ONE 솔루션
부동산 관리 및 부동산 관리자의 회사는 모든 비즈니스 거래에서 문서를 처리해야합니다. 비즈니스 모델의 지속적인 발전은 끊임없이 새로운 도전을 창출합니다. 그들이 필요로하는 것은 좋은 문서 관리 시스템입니다.
PaperOffice DMS는 다음과 같이 가구 및 제조 산업에 필요한 모든 것을 갖추고 있기 때문에 올바른 소프트웨어입니다.
- GDPR/li의 원칙에 따라 모든 디지털 형식의 문서 저장>
- 조치가 필요한 늦은 서류를 제출하고 다시 제출하는 기능
- 태그 지정 및 내부 검색 엔진을 갖춘 자체 학습 데이터 저장 기능
- 새로 추가된 문서를 올바른 폴더에 자동 할당
- 개별적으로 사용자 정의 가능한 마스크를 포함한 간단한 데이터베이스 생성 및 데이터베이스 연결
- 반복적인 프로세스 및 작업을 위한 자동화된 템플릿 생성
개정 준수 및 보안 보관: PaperOffice DMS는 GoBD, GDPdU 및 DSGVO의 법적 요구 사항을 기술적으로 충족합니다.
PaperOffice 워크플로 기능은 통신을 단순화합니다. 프로세스 지향적 인 문서 관리는 이러한 문서가 적은 노력으로 최신 상태로 유지되도록합니다. PaperOffice DMS를 사용하면 적용 가능한 보존 및 삭제 기간을 쉽게 고려할 수 있습니다. 디지털 워크플로우는 비즈니스 프로세스에 통합되어 필수 프로세스 단계를 준수하고 이를 준수할 수 있습니다.
PaperOffice는 광범위한 작업 및 워크플로 모듈을 통해 이를 지원합니다.
이러한 방식으로, 특정 프로세스 체인이 생성될 수 있고, 기존의 운영 프로세스들이 전자 문서에 정의되고 부분적으로 자동으로 실행될 수 있다.
이는 특정 사용자 권한 및 완료 기간이 있는 직원에게 작업을 할당할 수 있을 뿐만 아니라 디지털 릴리스가 필요할 뿐만 아니라 전자 메일 알림 또는 문서 상태 변경과 같은 추가 작업을 자동으로 트리거할 수 있기 때문에 오류 없는 프로세스 최적화를 나타냅니다.
이러한 방식으로, 관련 메타데이터는 또한 문서의 보관 프로세스 후에 저장될 수 있다. 문서 유형 외에도 보관 기간 및 관련 고객 정보를 지정할 수 있습니다.
가구 산업 및 생산 거래는 디지털 문서 관리의 혜택을 누리고 있습니다.
문서 관리 시스템은 각 개별 영역에 대한 데이터베이스를 별도로 만들 수 있으며 동시에 링크를 만들 수 있습니다. 제출 된 장인 송장과 같은 아날로그 문서는 PaperOffice DMS로 스캔되어 OCR 소프트웨어를 사용하여 사진 및 변환 된 텍스트로 저장됩니다. 예를 들어 임차인과 같은 모든 기존 데이터를 명확하고 명확하게 표시 할 수 있으므로 사외 약속을 위해 파일을 수행 할 필요가 없습니다. AI 제어 데이터베이스 관리는 필요에 따라 마스터 데이터 또는 통계적으로 사용 가능한 목록에서 템플릿을 작성합니다.
동시에 계층적 암호 관리 및 1024비트 암호화를 통해 필요한 데이터 보호가 유지됩니다.
PaperOffice DMS를 사용하여 종이 기반 작업에 비해 작업 시간을 최대 7.5%까지 최적화할 수 있습니다.
문서 찾기, 라우팅 및 공유 시간을 절약할 수 있습니다.
디지털 스탬프를 사용하면 문서를 추가 정보로 보완 할 수 있으며 자세한 워크 플로우를 제어 할 수도 있습니다. 차례로, 작업 및 워크플로 기능은 마감일이 충족되고 완료되도록 보장합니다.
PaperOffice DMS의 우수한 가격 대비 성능 비율과 기존 Microsoft 운영 체제의 간단한 구현 및 직관적 인 학습 가능성으로 인해 관리 할 재고가 아무리 커도 짧은 시간에 모든 집이나 부동산 관리에서 소프트웨어를 필수 도우미로 만듭니다.
FAQs
"마침내, 우리는 주제에 대해 자주 묻는 몇 가지 질문에 대답합니다." "재산 관리 및 부동산 관리의 디지털화":
직원들은 PaperOffice에 어떻게 액세스할 수 있습니까?
분산되고 현대적인 프로그램 아키텍처로 인해 PaperOffice는 클래식 PC에서 스마트 폰 / 태블릿, 텔레비전에 이르기까지 거의 모든 장치에서 사용할 수 있습니다.
PaperOffice가 존재하지 않는 경우 데이터는 어떻게 되나요?
발생하지는 않지만 안심하기 위해 : PaperOffice는 개방형 데이터베이스 구조를 기반으로하므로 언제든지 데이터에 액세스 할 수 있으므로 언제든지 데이터를 내보낼 수 있습니다.
주제 데이터 보호: 모든 문서는 어디에 저장됩니까?
PaperOffice는 모든 문서를 높은 수준의 암호화로 사내에 저장하므로 데이터 도난에 대한 방지와 모든 GDPR 및 GOBD 요구 사항을 초과합니다.
실수를 피하십시오 : 타사 클라우드에 데이터를 저장하지 마십시오!
PaperOffice를 사양에 맞게 정확하게 조정할 수 있습니까?
예, PaperOffice는 기존 프로세스 및 시스템에 원활하게 통합되도록 의도한 용도에 맞게 100% 조정할 수 있습니다. 프로그램 인터페이스조차도 완전히 설계되고 자유롭게 적응할 수 있습니다.
결론
PaperOffice DMS는 자산 관리 및 부동산 관리를 지원하며 다른 소프트웨어, API 연결에 대한 적절한 인터페이스를 제공하며 원하는 대로 언제든지 확장할 수 있습니다. 이 소프트웨어는 배우기 쉽고 교육 목적으로 결석하지 않고 일상적인 연습에 쉽게 통합 될 수 있습니다.
PaperOffice DMS는 백업 기능이 있는 NAS(네트워크 지원 데이터 스토리지)를 사용하여 타사 클라우드에서 중요한 데이터가 손실되거나 스파이되지 않도록 할 것을 권장합니다.
궁극적으로 PaperOffice DMS는 20 년 이상의 실제 경험을 통해 매우 우수한 가격 대비 성능 비율과 엄청난 노하우로 깊은 인상을 남깁니다.