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보청기 회사의 비즈니스 프로세스 자동화


보청기 회사를위한 PaperOffice DMS는 모든 유형의 문서를 효율적으로 처리하고 문의를 신속하게 처리 할 수 있으며 관리 내에서 효율성과 성공을위한 전제 조건입니다.

프로 팁

서면 문서, 계약서, 초안, 연구, 전문가 의견 등은 디지털화 덕분에 전자 문서로 대체되므로 모든 작업 프로세스를 최대로 최적화합니다.

문서 관리 솔루션을 사용하면 모든 정보를 감사 방지 방식으로 중앙 플랫폼에 저장하고 보관할 수 있습니다.

청각 관리 회사를 위한 디지털화

보청기 전문 업계의 회사로서 관리해야 할 중요한 문서가 많이 있습니다.

송장, 문서, 서신, 제안, 수리 시트, 건강 카드 등. 따라서 청력 관리 전문가는 적절한 문서 관리 소프트웨어의 사용으로 상당한 이익을 얻는 사람들입니다.

이것은 청력 관리 전문가가 매일 중요한 문서를 축적하는 방법입니다. 이러한 모든 것은 올바른 고객, 대행사 또는 장치 제조업체와 일치해야합니다.

이러한 모든 문서는 종이 양식으로 도착하고, 구조화된 파일링, 작업 및 워크플로 할당이 필요하고, 요청 시 즉시 사용할 수 있어야 하는 경우 디지털화해야 합니다.

또한 각 문서는 유형에 따라 분류되며 사용자 및 장치 제조업체에 할당 할 수 있으므로 장치에 관계없이 이동 중에도 액세스 할 수 있습니다. 따라서 모든 보청기에 대한 모든 정보와 문서를 한 곳에서 명확하게 얻을 수 있습니다.

Elderly woman holding man with hearing aid hand to ear
Hearing aid companies benefit from digital document management

중요한 기한을 지키고 문서를 저장하기위한 법적 조치를 취하는 것이 매우 중요합니다. PaperOffice DMS는 문서에 명확한 구조를 제공하고 정보의 홍수에 대처하는 데 도움이됩니다.

문서 관리 솔루션을 사용하면 모든 정보를 감사 방지 방식으로 중앙 플랫폼에 저장하고 보관할 수 있습니다.

PaperOffice는 시간이 많이 걸리는 모든 병목 현상을 제거하고 향후 PaperOffice에서 디지털 방식으로 관리함으로써 송장, 계약, 판매 보고서, 설문 조사, 감정, 임대 또는 기타 서신과 같은 중요한 문서에 대한 명확한 개요를 만듭니다.

또한 디지털 관리 작업, 디지털 스탬프 및 스티커 메모의 혜택을 누릴 수 있으며 모든 서비스 계약, 재 제출 또는 작업 할당에 의해 직원에게 할당되는 공식 서신을 주시 할 수 있습니다.

개정 보안은 항상 보장됩니다.

즉시 이용 가능한 모든 정보

PaperOffice DMS를 사용하면 많은 보청기 음향 회사에서 문서를 디지털화하고 아카이브로 이동하거나 현재 문서 또는 폴더를 처리중인 동료를 먼저 조사하지 않고도 모든 컴퓨터에서 액세스 할 수있는 방식으로 중앙에 보관할 수 있습니다.

PaperOffice DMS는 아날로그 문서를 디지털화할 뿐만 아니라 문서 관리 소프트웨어는 문서의 모든 변경 사항을 시간순으로 저장합니다. 원본은 영향을 받지 않습니다. 예를 들어 워크플로 기능을 사용하여 프로젝트 작업 중에 특정 활동을 할당하고 각 직원은 현재 상태에 대한 개요를 유지합니다.

동시에 매번 회의를 소집하지 않고도 아이디어 나 제안을 제출할 수 있습니다. 보관된 문서는 키워드 또는 날짜 또는 참조 번호로 검색할 수 있으며 자동화된 템플릿은 PaperOffice DMS의 AI에서 만들 수 있습니다.

인상적인 숫자입니다. 독일에서만 약 16 만 명이 청력 상실로 고통 받고 있습니다. 흥미롭게도 청력 손실은 30 세에서 70 세 이상의 거의 모든 연령대에 걸쳐 상당히 균등하게 분포되어 있으며 청력 손실은 점점 더 커지는 문제입니다. 지난 20 년 동안 청력 손실 환자의 수는 약 4 % 증가했습니다. 그러나 영향을받는 사람들의 약 절반만이 보청기를 사용합니다.

하나를 사용하는 사람은 일반적으로 잘 알려지지 않은 거래, 2017 년 이전에 여전히 청력 관리 전문가였던 청력 관리 전문가와 접촉했습니다. 삼 년간의 훈련과 마스터 장인이되기위한 추가 교육의 가능성과 청각 기술 및 청각학 학위의 완성을 가진 공예. 청각 음향 전문가는 보청기 및 청력 보호의 생산을 소위 otoplastics, 개별적으로 측정 할 수있는 장치의 형태로 처리합니다. 보청기 음향 학자의 직업 프로필은 치과 기술자의 직업 프로필과 비슷합니다.

청력 관리 전문가에게 이는 환자 또는 고객 데이터를 최신 상태로 유지하는 것을 의미합니다. 동시에 청각 장애를 가진 많은 사람들이 이것을 개인 환경이 경험해서는 안되는 결함으로 간주하기 때문에 매우 민감한 데이터입니다. 그렇기 때문에 데이터를 저장할 때 데이터 보호가 중요합니다. 대부분의 경우, 최초 고객은 청력 손실을 진단한 이비인후과 의사의 청력 관리 전문가에 의해 중재되기 때문에 데이터 유지 관리도 여기에서 매우 중요하며 잘 고려된 아카이브는 궁극적으로 작업 프로세스를 가속화합니다.

PaperOffice DMS와 같은 문서 관리 소프트웨어는 이러한 작업에 가장 적합합니다. 단순히 문서를 관리하는 것 이상의 것을 할 수있는 문서 관리 소프트웨어이기 때문입니다.

PaperOffice는 계약, 탄원 및 전자 메일 서신을 관리하는 데 도움이 필요한지 여부에 관계없이 문서 유형을 구별하지 않습니다 : PaperOffice 문서 관리 시스템 덕분에 회사의 이전 프로세스가 디지털화되어 더 효율적이고 투명하며 훨씬 유연합니다.

종이 문서, PDF 파일, 전자 메일 또는 사진으로 어떤 형태로 문서가 회사에 도착하든 관계없이 자동으로 보관되어 안전한 데이터베이스에 저장됩니다.

따라서 중요한 계약은 좋은 시간에 인정되고 해지되거나 재협상 될 수 있습니다. 느린 종이 메일 대신 디지털 서명 및 전자 메일 알림이 포함 된 문서 릴리스, 안전하지 않은 전자 메일은 고객 충성도에 기여합니다.

Doctor looking at the hearing aid user manual on the monitor
PaperOffice DMS is the right software because it has everything the hearing care industry needs

PaperOffice는 보청기 회사에서 생성된 모든 문서와 모든 관련 정보를 법률을 준수하고 감사 증명 방식으로 보관합니다.

우선, Paperoffice DMS를 사용하여 아날로그 아카이브, 아마도 전통적인 교수형 파일 시스템을 디지털 아카이브로 변환 할 수 있습니다. 이것은 회사의 관리 속도를 높일 수있을뿐만 아니라 이비인후과 의사의 데이터 전송을 개선하고 그 반대의 경우도 마찬가지입니다. 예를 들어, 전자 메일로 전송된 데이터는 직접 판독되어 전자 고객 파일로 자동 전송될 수 있습니다.

PaperOffice DMS에서 민감한 환자 데이터는 암호화되고 암호로 보호되므로 회사에서 얼마나 많은 데이터를 볼 수 있는지 설정할 수 있습니다.

올바른 폴더를 호출하는 것은 PaperOffice DMS에서도 매우 빠르게 수행되며 내부 검색 엔진은 검색에 포함 된 다양한 매개 변수를 기록합니다. 고객 번호 또는 이름이 더 이상 알려지지 않았거나 두 번 이상 존재하는 경우 특정 키워드는 검색을 적절한 결과로 제한 할 수 있습니다.

통합 AI 덕분에 자동 규칙이 트리거됩니다. 이 AI는 문서를 "송장"및 "계약"과 같은 폴더로 자동으로 정렬하고 해당 키워드를 저장하며 각 문서 유형에 저장된 디지털 워크 플로를 트리거합니다.

PaperOffice는 권한 부여 관리 또는 액세스 권한 부여와 같은 가장 높은 보안 표준을 충족합니다. 사용자는 개별 작업 단계를 실행하는 것과 똑같이 정의합니다(예: 송장의 "녹음", "확인", "해제" 및 "예약").

책임은 개별 사람뿐만 아니라 "회계"또는 "생산"과 같은 사용자 그룹에도 할당 될 수 있으므로 직원이 부재 한 경우 동료가 즉시 개입 할 수 있습니다.

OCR 기술은 문서 콘텐츠뿐만 아니라 문서 번호, 날짜, 그물, 세금 및 총 금액과 같은 모든 세금 관련 데이터 필드도 인식합니다. 가져온 데이터는 평가, 지불 거래 및 재무 회계를 제어하는 데 사용할 수 있습니다. 이렇게하면 지루한 입력 작업이 절약되고 게시 오류가 줄어 듭니다.

예산 계획에 PaperOffice DMS를 포함시키는 중요한 논거. 마지막으로, PaperOffice DMS는 지속 가능성과 환경 보호가 고려된다는 사실을 확신시킵니다. 조만간 아날로그 문서에서 디지털 양식으로의 완전한 변환이 이루어질 것이며 이미 PaperOffice DMS를 사용하고있는 공공 기관이 잘 준비 될 것입니다.

물론 PaperOffice DMS를 사용하면 기존 소프트웨어 솔루션에서 기존 디지털 데이터를 마이그레이션하고 통합할 수 있습니다. 동시에 PaperOffice DMS는 아날로그와 디지털 간의 인터페이스입니다. 스캔 기능을 사용하여 소프트웨어는 아날로그 문서, 계획 및 사진을 시스템으로 읽고 스캐너를 사용하여 디지털화 할 수있을뿐만 아니라 휴대 전화의 녹음을 통해 텍스트가 OCR을 사용하여 쓰기로 변환되고 Office 프로그램에서 변경할 수 있습니다. 타임스탬프 및 버전 관리는 디지털 문서가 아날로그 원본과 일치하는지 확인합니다.

마우스 클릭 한 번으로 보관 위치를 포함한 데이터를 고객, 세무 컨설턴트 또는 그 반대로 내보낼 수 있습니다.

Doctor holds a hearing aid
PaperOffice archives all documents generated in your hearing aid company and all relevant information in compliance with the law and in an audit-proof manner

해결책: 입증된 노하우

실제로 관리 소프트웨어를 즉시 사용하는 것이 합리적이지 않습니까? 모든 요구 사항을 충족시킬뿐만 아니라 배우기 쉽고 저렴합니까?

PaperOffice DMS는 디지털 작업을 위한 검증되고 검증된 완벽한 솔루션으로, 20년 이상의 시장 경험을 바탕으로 최초의 DMS 개척자 중 하나입니다.

디지털 처리는 향후 시립 서비스의 높은 서비스 품질을 보장하기 위한 필수적인 기반입니다.

보청기 음향이 모든 사람의 입술에 있지 않고 모든 사람의 귀에 있지 않다는 사실은 독일에 이러한 유형의 회사가 6,600 개 밖에 없기 때문입니다. 이는 독일의 모든 공예 사업의 1 % 이상입니다.

그럼에도 불구하고 고객은 약 8 백만 명을 포함하므로 청력 관리 전문가의 평균 고객 파일에는 1200 명이 넘는 사람들이 포함됩니다. 청력은 매우 복잡한 문제이며 손상은 귀 나 귀에만 영향을 미치지 않기 때문에 각 고객마다 많은 다른 데이터를 기록해야합니다. 외이도가 귀지로 막힌 적이 있는 사람이라면 누구나 듣기 어렵다는 것이 무엇을 의미하는지 대략적으로 알 수 있습니다. 결과는 다음과 같습니다.

  • 피로
  • 두통
  • 강세
  • 불경기
  • 어지럽습니다
  • 수면 장애

이를 해결하기 위해 환자로부터 청력 데이터가 기록되고이를 기반으로 개별 보청기가 제조됩니다. 청각 장애는 변경될 수 있습니다. 청력 손실의 정도는 일반적으로 나이가 들수록 증가하므로 보청기를 새로운 조건에 적응시켜야합니다. 귀 자체는 또한 결합 조직의 이완으로 인해 평생 동안 해부학 적 변화를 겪을 수 있습니다.

청각 음향 회사는 모든 비즈니스 거래에서 문서를 처리해야합니다. 비즈니스 모델의 지속적인 발전은 끊임없이 새로운 도전을 창출합니다. 그들이 필요로하는 것은 좋은 문서 관리 시스템입니다.

PaperOffice DMS는 다음과 같이 청력 관리 업계가 필요로하는 모든 것을 제공하기 때문에 올바른 소프트웨어입니다.

  • GDPR/li의 원칙에 따라 모든 디지털 형식의 문서 저장>
  • 조치가 필요한 늦은 서류를 제출하고 다시 제출하는 기능
  • 태그 지정 및 내부 검색 엔진을 갖춘 자체 학습 데이터 저장 기능
  • 새로 추가된 문서를 올바른 폴더에 자동 할당
  • 개별적으로 사용자 정의 가능한 마스크를 포함한 간단한 데이터베이스 생성 및 데이터베이스 연결
  • 반복적인 프로세스 및 작업을 위한 자동화된 템플릿 생성

개정 준수 및 보안 보관: PaperOffice DMS는 GoBD, GDPdU 및 DSGVO의 법적 요구 사항을 기술적으로 충족합니다.

Woman stamps a document
With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

PaperOffice의 광범위한 워크 플로우 기능은 보청기 회사에 매우 흥미 롭습니다. 프로젝트 회의의 내용은 기록되며 참가자가 언제든지 화면과 다른 위치에서 보완 할 수 있습니다. 감사 증명 보관은 조직 프로세스의 최적화뿐만 아니라 항상 보장됩니다.

PaperOffice는 광범위한 작업 및 워크플로 모듈을 통해 이를 지원합니다.

청각 음향 회사는 디지털 문서 관리의 혜택을 누리고 있습니다.

문서 관리 시스템은 각 개별 영역에 대한 데이터베이스를 별도로 만들 수 있으며 동시에 링크를 만들 수 있습니다. 제출된 송장과 같은 아날로그 문서는 PaperOffice DMS로 스캔하여 OCR 소프트웨어를 사용하여 사진과 변환된 텍스트로 모두 저장됩니다. 기존의 모든 데이터를 명확하고 명확하게 표시 할 수 있으므로 사내 약속을 위해 파일을 수행 할 필요가 없습니다. AI 제어 데이터베이스 관리는 필요에 따라 마스터 데이터 또는 통계적으로 사용 가능한 목록에서 템플릿을 작성합니다.

동시에 계층적 암호 관리 및 1024비트 암호화를 통해 필요한 데이터 보호가 유지됩니다.

PaperOffice DMS를 사용하여 종이 기반 작업에 비해 작업 시간을 최대 7.5%까지 최적화할 수 있습니다.

문서 찾기, 라우팅 및 공유 시간을 절약할 수 있습니다.

디지털 스탬프를 사용하면 문서를 추가 정보로 보완 할 수 있으며 자세한 워크 플로우를 제어 할 수도 있습니다. 차례로, 작업 및 워크플로 기능은 마감일이 충족되고 완료되도록 보장합니다.

PaperOffice DMS는 기능이 광범위 할뿐만 아니라 비디오 자습서뿐만 아니라 원하는 경우 개별 조언 및 교육을 통해 배우기 쉽습니다. 이 모든 것이 정말 좋은 가격 대비 성능 비율입니다.

FAQs

"마침내, 우리는 주제에 대해 자주 묻는 몇 가지 질문에 대답합니다." "보청기 회사를 위한 디지털화":

직원들은 PaperOffice에 어떻게 액세스할 수 있습니까?

분산되고 현대적인 프로그램 아키텍처로 인해 PaperOffice는 클래식 PC에서 스마트 폰 / 태블릿, 텔레비전에 이르기까지 거의 모든 장치에서 사용할 수 있습니다.

PaperOffice가 존재하지 않는 경우 데이터는 어떻게 되나요?

발생하지는 않지만 안심하기 위해 : PaperOffice는 개방형 데이터베이스 구조를 기반으로하므로 언제든지 데이터에 액세스 할 수 있으므로 언제든지 데이터를 내보낼 수 있습니다.

주제 데이터 보호: 모든 문서는 어디에 저장됩니까?

PaperOffice는 모든 문서를 높은 수준의 암호화로 사내에 저장하므로 데이터 도난에 대한 방지와 모든 GDPR 및 GOBD 요구 사항을 초과합니다.
실수를 피하십시오 : 타사 클라우드에 데이터를 저장하지 마십시오!

PaperOffice를 사양에 맞게 정확하게 조정할 수 있습니까?

예, PaperOffice는 기존 프로세스 및 시스템에 원활하게 통합되도록 의도한 용도에 맞게 100% 조정할 수 있습니다. 프로그램 인터페이스조차도 완전히 설계되고 자유롭게 적응할 수 있습니다.

결론

PaperOffice DMS는 보청기 회사를 지원하고 다른 소프트웨어, API 연결에 대한 적절한 인터페이스를 제공하며 원하는대로 언제든지 확장 할 수 있습니다. 이 소프트웨어는 배우기 쉽고 교육 목적으로 결석하지 않고 일상적인 연습에 쉽게 통합 될 수 있습니다.

PaperOffice DMS는 백업 기능이 있는 NAS(네트워크 지원 데이터 스토리지)를 사용하여 타사 클라우드에서 중요한 데이터가 손실되거나 스파이되지 않도록 할 것을 권장합니다.

궁극적으로 PaperOffice DMS는 20 년 이상의 실제 경험을 통해 매우 우수한 가격 대비 성능 비율과 엄청난 노하우로 깊은 인상을 남깁니다.

PaperOffice 모든 문제 해결: 보장됨.

사례 연구

PaperOffice DMS를 통한 워크플로 최적화

"이미 PaperOffice와의 첫 번째 약속에서 문서 관리 분야에서 20 년의 PaperOffice 경험을 알 수 있습니다."

Alexander Staruk
Mennonite Brotherhood Bielefeld e의 최고 재무 책임자. V.