PaperOfficeインサイダーニュースレター
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企業のデジタル化は、文書管理システムの統合によって実現されます。


プロのヒント

文書管理システム(DMS)は、現在、すべての企業にとって重要な成功要因とされています。 DMSは効率を高め、企業をデジタル変革に対応できる競争力を持つよう支援します。

しかし、すべてのDMSプロバイダーが必要な要件を満たし、企業が法的にセキュアなデジタル化を進めるのに役立つ機能を備えているわけではありません。
この記事では、DMSプロバイダーを選ぶ前に知っておくべき5つ以上のポイントをご紹介します。
コンテンツ

デジタル化と文書管理

文書管理について話す際には、情報のデジタル化度が高ければ高いほど、達成できるコントロールおよび自動化の度合いも高くなることを忘れてはなりません。

最初のステップでは、プロセスに含まれる文書、これらの文書を文書管理システムに組み込む方法、およびデータベースに保存する文書と一緒に抽出する情報を定義します。

情報が含まれていると、そのライフサイクルが定義され、他のプロセスとどのように連携し、どのように統合できるかが決まります。

おそらく、さまざまなソースからさまざまな形式で提供される情報もあります。一部はファイルやデータベースに保存されたデジタル形式で、一部は印刷された文書の形式です。

情報が他のデータベースから取得されたり、XML形式で提供される場合、それらは簡単にクエリと抽出ができますが、PDF、DOCなどのデジタル文書はどうでしょうか?より複雑でしょうが、異なる方法でその内容にアクセスできます。たとえば、特定のプログラムを使用してファイルに直接アクセスしたり、印刷を送信して印刷キューから(待機リストから)情報を抽出できます。

請求書や納品書など、紙の文書が提供される場合、これは少し複雑です。しかし、解決策に高度なOCR(Optical Character Recognition)プログラムが含まれている場合、重要な一歩が既に踏み出されています。

スキャナーと文書管理システム

スキャナーや他のデジタル化デバイスを使用すると、文書は単に画像に変換されるだけでなく、その内容も電子的に「読み取る」ことができます。
そして、システムを通じて、どの文書情報が個別にデータベースに収集される必要があり、ラベル付けされる特徴(請求書番号、日付、製品、金額など)が分かるようになると、文書管理システムの情報は完全です。

Hand drückt auf einen Knopf auf einem Scanner
Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert

OCRによる情報のデジタル化により、さまざまな文書をプロセスとワークフローの管理に簡単に統合できます。

PaperOffice DMSの利点

PaperOfficeの文書管理システムはオールインワンのスーパースターのようなものです。一般的な文書アーカイブの他に、文書と関連情報に関連するさまざまな機能も統合されています。たとえば、以下のいくつかがあります:

  • 時間と場所を選ばない情報へのアクセス
  • すべてのデータは安全に自社のデータベースに保存され、クラウド上には保存されません。
    クラウドと異なり、データベースサーバーを使用することで独立性を維持できます。PaperOfficeは、ローカルPC、QNAP NAS、Synology NAS、WindowsまたはLinuxサーバー、およびAWSやAzureなどのWebサービスなど、すべてのデバイスをサポートしています。
    PaperOfficeデータベースに暗号化された安全なアクセスを世界中の他のPCから取得できます。
    詳細については、これを参照してください。

  • 文書の検索と検索
  • PaperOfficeは、スキャンされた文書やファイルなど、すべてを簡単にインデックス化します。テキストコンテンツはユーザーの入力なしでデータベースに安全に保存されます。そのため、数秒で任意のテキスト断片、金額、キーワードを検索して該当する項目を見つけることができます。
    統合された検索について詳しく知るには、こちらを参照してください。

    高速および高度な検索
  • 完全に自動化可能
  • 自由に定義可能な監視方法により、すべてのドキュメントを指定された要件に基づいて完全に自動的にアーカイブに格納できます。
    ディレクトリだけでなく、電子メールアカウント、Outlookフォルダ、さらにはウェブベースのフォームも監視できます。
    追加の情報はこちらでお読みください。

    自動化と監視
  • 文書の法的コンプライアンスとリビジョン管理
  • すべての会社は、税務署にとって重要な証拠を永久保存する義務があります。
    課題は、増加するデジタルドキュメントと紙のドキュメントを、GoBDの原則に従って保存することです:「オリジナルの形式および変更不可」。
    PaperOffice DMSはこれを可能にします。詳細については、次をご覧ください。

    法的に確かなアーカイブ
  • ワークフローの自動化
  • すでに述べたように、進歩的な文書管理には、必要な情報をデジタルかつ構造化された形式でデータベース内に持つこ

文書管理の付加価値と利点

以下に、PaperOffice文書管理システムの実装における最も重要な利点のいくつかをリストアップしています。

  • 誰がいつ文書にアクセスでき、それらにどのような操作を行うことができるかを制御できます。
  • すべての関連する企業文書に一元的かつ簡単にアクセスし、複数の関係者が同じドキュメントで協力できます。
  • アクセス制御だけでなく、新しいテクノロジーやデータベースの導入に伴う保管やバックアップの安全性を確保できます。
  • 文書の検索にかかる時間や管理・保管にかかるコストを削減できます。
  • 文書の複製、コピー、データ記録などの冗長性を削減できます。
  • ワークフローの作成による管理および明確に定義され、監視された活動を可能にし、文書とビジネスプロセスを制御された環境に統合できることで、管理業務の迅速化と自動化が実現できます。
  • 内部および外部の顧客満足度の向上というプラスの「副次的効果」を忘れてはなりません。

FAQs

終了時には、よくある質問についても回答します。 "ドキュメント管理システムPaperOffice":

PaperOfficeを使用するためにはインターネットが必要ですか?

いいえ! PaperOfficeは作業にインターネット接続を必要としません。

インターネットはセットアップパッケージのダウンロード、ユーザーアカウントの作成、データベースの作成、およびデバイスの追加にのみ必要です。

書類とファイルはどこに保存されますか?

すべてのドキュメントとファイルは、直接あなたのPCに暗号化されたデータベースに保存するか、もしくは「マイ ドキュメント」フォルダに保存される場合、ローカルのWindowsディレクトリに暗号化されていない状態で保存されます。

さらに、データベースをNASデバイスに設定し、データをNASに保存するオプションもあります。

いずれの場合でも、常にデータにアクセスできます。

データはクラウドに保存されますか?

いいえ、データは基本的にクラウドに保存されません!

データベースがNASサーバー(QNAPやSynologyなど)に設定されている場合、データはNASサーバーのデータベースに保存されます。

PaperOfficeが作成したデータベースは基本的に暗号化されていますか?

PaperOfficeによって作成されたすべてのデータベースは、高度なパスワードで保護されています。含まれているすべてのドキュメントは、1024ビットのミリタリー暗号化を使用したPaperOffice ChunkCryptによって暗号化されます。

結論

ドキュメントおよび関連情報を単に検索するか、ドキュメントにキーワードを付け、ワークフローに組み込み、さまざまなポリシーや規制との整合性を確保する必要があるかどうかに関係なく、PaperOffice DMSには、それをサポートするためのさまざまな機能が備わっています。開始は思っている以上に簡単です。まだ心配しているのですか?さまざまな業界でのデジタル化に関する当社の顧客の事例研究を見て、統合の容易さを自分自身で確認してください。

PaperOfficeはどんな問題でも解決します:保証付き。

ケーススタディ

ビジネスプロセスの自動化のためのデジタルスペシャリストソリューション

「このような大規模なコミュニティでドキュメントを手動で処理するには、多くの時間がかかりました。
PaperOffice DMSの自動化ソリューションにより、手作業を大幅に削減できると同時に、未来志向の技術への投資も可能になりました。私たちはデジタル不動産管理のパイオニアです。

アレハンドロ・カンポス氏、不動産管理エル・ギホのITスペシャリスト兼プロジェクトマネージャー