PaperOfficeインサイダーニュースレター
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KMのためのSynology NASの活用は、非常に多くの利点をもたらします。


プロのヒント

Synology NASをクラウドに対して使用するメリットをリストアップし、Synology NASを使用して文書管理システム(DMS)PaperOfficeを導入すべき理由を少なくとも7つ述べます。

NASとは何ですか?

「Synology NAS」という名前で、台湾のSynologyという企業がさまざまなネットワーク接続ストレージデバイス(NASデバイス)を販売しています。これらのデバイスは、企業だけでなく個人ユーザーにも、効果的なデータ保護、個別の組織と利用が可能なストレージを提供します。

したがって、NASはネットワーク上で自身のオペレーティングシステムを持つファイルサーバーで、ネットワーク経由でストレージスペースを提供します。

Synology NASは、すべての企業、特に中小企業向けに、企業データを高速かつ簡単に保存するための理想的な条件を提供します。

次の記事では、Synology NASをビジネスに最大限に活用する方法や、Dockerなしで簡単にドキュメント管理を行う方法を紹介します。

Synology DMS NAS Geräte stehen neben einem Laptop
Einsatz von Synology NAS Geräten ist sehr ratsam für alle Unternehmen jeder Grösse

なぜNASを使用するのですか? クラウドの代わりに

企業でのドキュメントストレージの問題に取り組んだことのあるほとんどの人は、確かにこの質問を考えたことがあるでしょう。

インターネットには、クラウドストレージの提供業者が様々あります。これを使用することには利点もありますが、欠点もあります。最大の欠点は、データを第三者、他人に渡すことです。保存された文書が絶対に安全であると約束されても、それを100%保証することはできません。

データセキュリティは、ハッカー攻撃だけでなく、クラウドプロバイダーの国によっては、該当する機関や企業が内容を完全に合法的に取得することを可能にする法律でさえ危険にさらされる可能性があります。残念ながら、アメリカはこれに関して悪い例です。有名なコンピュータ雑誌「c't」は、2017年4月にすでにアメリカのクラウドに対してデータ保護が非常に低いという専門家の間で警告しています。しかし、EUやドイツでも、クラウドオペレーターの手抜きや欧州の諜報機関の秘密の権限などによるデータリークがいつでも起こり得ます。

Cloud Lösung gegen Synology NAS Lösung
Datenspeicherung in der Cloud ist ein Hindernis für die Datensicherheit vieler Unternehmen

多くの企業、特に中小企業は、データセキュリティの問題としてこれを見なし、SynologyのNASのような独自のサーバーの使用を支持しています。

台湾のSynologyは、ネットワーク接続ストレージの製造業界の世界的リーダーです。サードパーティの不安定なクラウドとは異なり、必要に応じて容量を調整できる内部ネットワークがあります。

したがって、企業にとって妥当な解決策は、すべての終端子によって参照される共有サーバーを備えたイントラネットの設置です。 NASは、ハードウェアの中心であり、中央データストレージです。

コンテンツ

デジタル文書管理とは何ですか?

時間の経過とともに、家庭や企業では多くの重要な文書が蓄積されます。これらの文書を効率的に管理することは、経済的な成功や保険、契約、文書などの把握にも重要です。

文書は紙の形でフォルダに保管することもできますが、場所を取るだけでなく、検索するのも手間です。

ここでデジタル文書管理の利点が活かされます。アーカイブは少ないスペースしか必要とせず、バックアップによって他の場所にデータを保存することもできます。そして、重要な利点は、ドキュメント内を検索し、すぐに必要なドキュメントを見つけることができる全文検索機能があることです。

NASの使用には、完全な制御とコストの合理化という最も重要な利点の1つがクリアされた後、Synology NAS上で文書管理がどのように実行され、Synology DMSが機能するかを認識することが重要です。

デジタル文書管理システム、またはドキュメント管理システム(DMS)は、組織内の文書および情報のフローを保存、管理、制御するためのものです。また、DMSの最も重要な役割は、Synology NASとデータを接続することです。

ネットワークに接続されたコンピュータとNAS間の通信には、データベースが使用されます。

Datenbank von PaperOffice DMS liegt auf Ihrem Synology NAS
Alle Daten werden hoch sicher verschlüsselt in der Datenbank gespeichert, welche sich bei Ihnen auf Ihrem Synology NAS befindet

PaperOffice DMSのようなデータ管理システムの中核は、論理的に構築されたデータベースです。この構造は、ドキュメントへの高速アクセスだけでなく、最高のセキュリティも提供します。

PaperOffice DMSは安全な方法を選択しており、すべてのデータはSynology NAS上にあるデータベースに高度に安全に暗号化されて保存されます。これにより、Synology DMSと呼ばれるNAS上の文書管理が作成されます。

これにより、データへのアクセスと制御が常に可能になります。

したがって、会社のすべての文書はいつでも利用できるようになり、関連する同僚がコンピューターを動作させてデータアクセスを許可している場合にのみ利用できるわけではありません。もちろん、NAS上でも階層的なレベルが可能であり、異なるパスワードで保護されたアクセスレベルを設定することもできます。

データベースのインストールとセットアップはどれくらい手間がかかりますか?

Synology NAS上のデータベースのインストールとセットアップは非常に簡単で、ITスペシャリストは必要ありません。

特に、Dockerコンテナの使用は不安定で信頼性に欠ける統合の解決策として知られているため、PaperOfficeはMariaDBの直接でネイティブな使用を選択し、データ保存のための確立された信頼性のあるソリューションを提供することにしました。

Dockerインストールとは異なり、Laymanのために、PaperOfficeのYouTubeビデオのヘルプを使って数分でセットアップできます。

Dockerコンテナを使用しないことの利点は何ですか?

Dockerを使用しないPaperOfficeの決定は、どのSynology NASでも使用できるため、高価なPlusシリーズを使用する必要がないという大きな利点があります。

これは予算にやさしく、コストを抑える効果があります。

データをSynology NASにどのように取り込むのですか?

文書のスキャン

プロセスは簡単です:まだデジタルでない場合は、紙の形式で提供される文書は最初にスキャンまたは撮影する必要があります。

Männliche Hand scannt ein Papierdokument ein zusammen mit Synology DMS
Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

スキャナーや他のデジタル化機器を使用して、ドキュメントは画像だけでなく、コンテンツも電子的に「読み取る」ことができます。PaperOffice DMSに統合されたスキャナー機能は、スキャナーに接続し、デジタルメディアを文書管理ソフトウェアに転送します。

文書をどのようにスキャンしてデジタル化するかについては、別の記事で詳しく説明しています。

デジタル文書の保存

電子的な形式のデータ、電子メールやデジタルファイルなどは、Drag&DropでPaperOfficeインターフェースに簡単にドラッグ&ドロップすることができます。手作業のない複数の文書をアーカイブしたい場合は、PaperOfficeに統合されたフォルダー監視が適しています。これにより、バックグラウンドでスムーズなアーカイブが実現されます。

既存のデータ

PaperOfficeのドキュメント管理システムは、デスクトップパソコンやノートパソコンのハードドライブに存在している既にデジタル化されたデータを共有データストレージであるSynology NASに移動することをユーザーに容易にします。

したがって、すべての既存のデータを1つのクリックでドキュメント管理システムにインポートできます。

利点と利点

以下に、独自のSynology NAS上でのドキュメント管理の最も優れた利点のいくつかをリストアップします。

  • シングルおよびチーム向けに最小限の投資で最大限の利益を得る
  • 高価なサーバーやクラウドサービスの購入費用を削減し、Synology NASをネットワークに統合し、PaperOfficeをNASに接続するだけで完了です!

  • データのコントロールを保つ
  • PaperOfficeのアーキテクチャにより、Synology NASとの組み合わせは、デジタルオフィスでの完全なドキュメント管理のための完璧なソリューションです。

    Synologyは便利なソリューションで、24時間体制での運用に対応しています。 SynologyはPaperOfficeをサポートし、ネットワークユーザーや移動中のOwnCloudテクノロジー向けにすべてのドキュメントと関連情報を提供します。

    Synologyは容易なデータベースのインストールとDockerコンテナの不要を提供し、PaperOfficeとのシームレスな連携を可能にするNASモデルの幅広い選択肢を提供します。したがって、大企業だけでなく、デジタル化の恩恵を受けることができます。

  • クラウドのすべての利点、ただし続くコストや不確実性のない利点
  • Synologyは高性能なCPUを搭載したNASモデルを提供するだけでなく、複数のRAIDグループの作成とキャッシュとティアリングの実装が可能です。 費用対効果の高い出費、大容量のストレージ容量、画期的なパフォーマンスを実現するハイブリッドストレージソリューションを作成することができます。

    NASとドキュメント管理システムの購入に一度だけ投資し、データに完全なコントロールを持ち、追加コストはありません。

  • データの簡単なバックアップ機能
  • SynologyパッケージのHyper Backupを使用すると、データベースの自動バックアップを作成できます。 PaperOfficeのYouTubeのワークショップを利用すれば、数分で設定が完了します。

  • 文書の検索時間と管理および保存コストの節約
  • コラボレーションツールによる生産性の向上
  • ワークフローの作成による運用の俊敏性と自動化、文書とビジネスプロセスの統合、制御された環境内での明確に定義された監視されたアクティビティを実現することで、管理タスクの俊敏性と自動化を実現します。

  • また、内部および外部の顧客満足度の向上というポジティブな「副次効果」を忘れないでください

始めるのは思った以上に簡単です。

それでもやり遂げられないという心配はまだありますか? 異なる業界でのSynologyとPaperOffice DMSの統合についてのお客様の事例をお読みいただき、その簡単さをご自身で確認してください。

FAQs

終了時には、よくある質問についても回答します。 "シノロジーNASのドキュメント管理":

デジタル文書管理システム(DMS)はどのような企業に向いていますか?

簡単な答えは、すべての企業です。中小企業からスタートアップ、大企業まで、すべての業界や規模の企業がデジタル文書管理システムの恩恵を受けることができます。特に中小企業にとって、業務負担とコストの削減により、成長のための予算を確保することができます。

企業のデジタル化にはクラウドベースのDMSプロバイダーを使用できますか?

いいえ。個人情報保護一般規則(GDPR)の最終施行以来、プライバシー保護はますます注目されています。Synology NASの使用をお勧めします。

結論

  • 利点と費用に見合う価値

    デジタルで働き、古い文書を新しい時代に取り入れることは、将来的に非常に時間、お金、そして神経を節約するための最善の投資です。

  • 専門家が必要です

    あなたがデジタル化の利点を活用するためには、独自のITスペシャリストは必要ありません。必要なのは、あなたのニーズに正確に対応する経験豊富なパートナーです。自分自身をパニックに陥れる人々を避け、本当にテストされていないきれいなパワーポイントプレゼンテーションよりも、実際にテストされたものを選びましょう。

  • ハードウェアはほとんど存在します

    ほぼすべての企業や会社は、効果を発揮していない大容量コピー機を持っていることが経験的にわかっています。これらのデバイスは大量スキャンを行い、ホッチキスを含めた許容範囲内で動作し、スキャナの投資なしでデジタルスタートの基盤となります。

  • 適切なDMSで予想より安価

    DMS/ECMシステムでコストの罠にはまらないでください。これらのシステムでは、メーカーに無情なまでに依存してしまいます。自分自身でドキュメントを学習し、設定を行うなど、独自の管理機能に妥協をしないでください。サポートが必要な場合は、メーカーが喜んでお手伝いしますが、自分自身で独立してください。

  • デジタル自動化は未来

    プロセスは将来的に完全に同じですが、完全に自動化されます。請求書が届いたら?ワークフローがトリガーされ、すべてが一度定義された方法に従います。1000冊のファイルをすべて検索する?問題ありません、あなたは自分自身のGoogleを持っています!

PaperOfficeはどんな問題でも解決します:保証付き。

ケーススタディ

製品開発におけるデジタル変革 - ドキュメント管理の成功

「業界では、デジタル化のトピックがますます顕著になっています。これは、例えば、当社の技術データシート、顧客データ、計算、または当社の計画、図面および構成に適用されます。PaperOffice DMSの導入後、手作業を減らすことができました。私たちは現在、生産会社であるインダストリー4.0のデジタル化のパイオニアです。

アントニオ・ヘスス・サンチェス氏、バタフライ・エンジニアS.L.のマネージング・ディレクター兼製品・プロセス・エンジニア