Eraikuntza sektorean oso garrantzitsua da dokumentu eta datuak azkar eta eraginkortasunez aurkitzea eta editatzea.
Hori dela eta, dokumentu kudeaketa fidagarri bat beharrezkoa da. Soluzio honek aukera ematen dizu datu eta dokumentu garrantzitsu guztiei sartzeko eta erraz aurkitzeko. Hala ere, era berean, eraikuntza enpresetak parte hartzen duten proiektuaren parte-hartzaileen arteko komunikazioa errazten du, proiektuaren inplementazio azkarra eta eraginkorra dakartzan arren. Dokumentu kudeaketek eraikuntza enpresentzetarako datu eta dokumentuengatik segurtasun maila handia eskaintzen duten ere. Segurtasuna soluzio horietan integratutako enkriptazioa eskaintzen da.
Eraikuntzarako dokumentuen kudeaketa: Ikuspegi orokorra
Eraikuntza sektorea oso dinamikoa eta konplexua den sektore bat da, erronka asko dituztena. Laster mantentzea helburu izanik, eraikuntza enpresaek inplikazioa eta segurtasuna hornitzen ditu lan egiteko aukera ematen duten tresna garrantzitsua da dokumentuen kudeaketa egokia dela. Eraikuntza sektorea aurrerapen teknologikoak eta negozio eredu berrien agerpenarekin ia urteetan doan hazkundea izan duen garai bat da. Beraz, eraikuntza sektorean eraginkortasun handiagoarekin lanean ahal izateko denez, eraginkorra eta ahaltsua den dokumentuen administrazio sistema bat (DMS) inplementatzea beharrezkoa da.
Zeregin da eraikuntza enpresentzako dokumentuen kudeaketarako bideragarria?
Dokumentuen administrazioak, Software funtziozko documentuen kudeaketa (DMS) ere deitzen dena, hainbat motako dokumentuen (analogiko edo digitalak) kudeaketa simplifikatzeko eta optimizatzeko asmatutako Software mota bat da. Eraikuntza sektorean identifikatutako eskaerei aurre egiteko moduan konfiguratu daiteke. Dokumentuen administrazioan oinarritutako Softwarea erabil daiteke, adibidez, proiektu planak, diseinu teknikoak, eraikuntza lana, material eskaerak, fakturak, kontu-ondorioak eta beste dokumentu batzuk baimendu eta eraginkorragoak izateko. Aurre egiteko geratzen zaizkion partaideen arteko komunikazioa eta informazio-trukaketa hobetzen lagundu dezake ere, lankidetza erraztegaia eginez eta eraikuntza proiektuaren kostuak jaitsiz.
Zerbitzarian oinarritutako Erabilgarritasuna
Eraikuntza sektorean dokumentuen administrazioa elementu zuzena da segurtasuna eta eraginkorte zorroa ziurtatzeko. Eraikuntza Enpresak proiektu batean eratuko diren dokumentu guztiak kudeatuz eta editatuz ditzakete bertatik. Dokumentu kudeaketa aplikazioarekin, beraz, Eraikuntza Enpresak baietz bai erraz agindu dezakete dokumentuen gailurra.
Horrek eskura ditzakegu dokumentu guztiak, proiektuak erabaki direnak, behenak, ikusleen ohiko orrialdea, bestelako mahaiak, parrafo guztiak, etab.
Eraikuntza enpresentzei dokumentuen kudeaketa planteatzen dizkioten abantailak
Eraikuntza enpresentzei dokumentuen kudeaketa sistema baten inplikazioaz baliatuz, abantaila asko ateratzeko aukera izango dute enpresentzako bost puntutan:
Datu kudeaketa eraginkorrago bat: Softwarea enpresa batek dokumentu guztiak maizteko, centralizatu eta antolatu ahal izango ditu. Horrek datu kudeaketako azkarra eta eraginkorra posible egiten du.
Eraikuntza enpresak dokumentuen segurtasuna bermatzeko eta erabiltzaileen sarbidea kontrolatzen duten kontrola hobea eskuratzeko, enpresak dokumentuen sarbide kontsultak eta dokumentuen segurtasuna hobetzea lortu ahal izango du dokumentu hauen segurtasuna hobetzea era berean. Honek bereziki erabilgarria da, hala nola, finantza- edo bezero-informazioak bezalako informazio isiltasuna babestzeko orria. Dokumentu guztiei erraz sarbidea: Softwarearekin eraikuntza enpresak proiektuarekin lotutako dokumentu guztiak nonbait sar daitezke.
Dokumentu seguruak kudeatu: Eraikuntza enpresak bere dokumentuak seguruan biltegiratu eta sarbideratzeko aukera dute, aginte gabeko sarbidearen aurka.
Aurrezteak: Dokumentu kudeaketak enpresa enpresak laguntzen dizkio gastuak murrizteko. Zenbakiak eta dokumentu kopuru gutxitzea ondoren, esaterako, biltegiratzea eta inguru
Lan konpartzimendua hobetzea: Eraikuntza enpresak dokumentu kudeaketa sistemak elkarlanean lan egitea bultzatzen du, dokumentuak erraz eta segurtasunez partekatzeko. Elkarlanera hurbiltzeko aukera gauzatzen da horrek.
Legezko jarraibideak betetzea: Dokumentuen biltegiraketa hainbat herrialdetan legezkoa da. Dokumentu kudeaketa bidez, Eraikuntza enpresek agintzen dituzten arauak betetzen dituzte dokumentuak seguruan eta aginkorra biltegitzeko. Zenbaittzat, datu publikoarekin eta dokumentuen gordailua egiten laguntzen dute.
- Era eraginkorragoa datuak kudeatzeko: Everest daiteke datu gehiago igo eta dokumentu multzoan sartzea gauzak azkartasunean eta eraginkortasunean kudeatu dezakeen programa bat eskuratu bitartean.
- Errezagoa: Eta eraztu dokumentuekiko sarrerek aldeko kontrol hobea eskaintzen programa bat inplikatzeak dokumentu segurtasuna gehi dezake eta dokumentuen gaineko indarra handiak eskaintzen — baten kasuan, finantza- edo bazkide-datuak— isiltasun politikak duela.
- Dokumentu guztiak sar daitezke erraz: Everest daiteke eraikuntza enpresak proiekturako garrantzitsuenak diren dokumentu bakoitzak norberak ezagutzen dituen lekuetatik sar daitezen programa bat eskura izan danean.
- Sarrerako documentu segurtasuna: Dokumentu kudeaketa jarraiki dadila, eraikuntza enpresak dokumentuak seguruan biltegiratu eta beste bakoitzak tratatu ahal izatea larritzak izateko.
- Aurrezteak: Dokumentu kudeaketa eraikuntza enpresak paperezko eta inprimaketako kostuak baxuago egitea, bai eta biltegiratzearen kostuak, adibidez.
- Lan kudeaketa hobea: Dokumentu kudeaketa jarraiki dadila, eraikuntza enpresak proiektuetan parte hartzen duten lankideen arteko lankidetza hobetzea modu errazetan eta segurtasunean partekatzeko. Hau kolaborazioa errazten duelarik, gauzak kolaboratzeko erraza duela dakar.
- Araubide legezkoa betetzeko: Dokumentuen biltegirakadura batzuetan legezko arauak betetzea dihardu. Dokumentuak segurtasunez eta arauak betetzen gordetzeak laguntzen du enpresei. Datu pribatutasunari eta dokumentuen biltegiratze-ari buruzko arauetan betetzea erraztu egiten du ere.
