PaperOffice sarrerako ohikoa den harremanaThe PaperOffice Sarrerako Ohikoa den harremana
PaperOffice sarrerako ohikoa den harremanaThe PaperOffice Sarrerako Ohikoa den harremana
Nahi zauden lagunak izan nahi dugu

Gehieneko deskontu ofertarik altuena

Exklusiboko barrukako albisteak

Doako bira eguneraketak

Gehieneko deskontu ofertarik altuena

Exklusiboko barrukako albisteak

Doako bira eguneraketak

Adiskidetasuna Sinadura Hitza Onurarako
Ez dugu zure helbide elektronikoa inori emanen eta gurekin bidaltzen duen edozein email-ek deskarga ezazu estekaren botoi bat baino ez du.

Dokumentuen biltegiratzea ziurtatzea eta GOBDra egokitzeko

GOBD (lehenago GDPDU) eta DSGVO (EU-GDPR) munduko bi digitizazio maila altuena izanen diren eta egiaztatu hortik aurrera PaperOffice-ekin sekura egongo zarela.

Erekitenak

100% GOBD bidezko egiaztapen seguruen bidez

Aldaketa-segurtasunak prozesu-azterketan eztabaidagarriak eta frogagarriak egiten ditu, bertara joan daitekeela eta frogatzekoa dena, manipulazioaren eta galtzearen aurrean babestua dago, frogak eta berrikuspenak beharrezkoak dituzten nahitaezkoetan bete dadin eta iraunkortasuna mantentzeko.

100% GDPR as no cloud storage

Lekualdagaitik gordeak datuak pilatzeak prozesuaren dokumentazioa erraztu egiten du, informazioari eskurazioari kontrol gehiago ematen die eta bertsio zaharretara sarbidea errazten du, dokumentazioa eta informazioa seguru partekatzen ahal izateko beste talde kideekin lan egiten duzunean.

100% atzeleen kontrola

PaperOffice DMS-eneko kontrolari esker, baimenduta dauden pertsonak bakarrik izango dituzte dokumentu kudeaketa sistema erabiltzeko baimena duten datuak eskura dezaten. Gainera, frogatzen da datu pertsonalak ezin direla irakurri, kopiatu, aldatu edo kentzen baimena gabe prozesatzean, erabilpena eta biltegiratzean.

Dokumentuen artxibatzea legez azaltzen da.

Laguntza esker gidalduko zaitugu erroi legalaren bidez, berme-marketingaren medio-erreferentzia zubiak erauziko ditugu eta PaperOffice-k langintza-erosketa guztietarako dokumentazio oinarri ezin hobea dela azalduko dizugu.

Prozedura dokumentazioa

Zer behar duzu: Prozedurazko dokumentazioa GoBDren arabera

Atzeko azterketa konplizatzerako dokumentazio adibide bat, Alemaniako Osasun Aholkularien Erakunde Federala (BStBK) eta Alemaniako Osasun Aholkularien Elkartearekin (DStV) lankidetzan argitaratua.

Egiaztapenaren beharra

Zein dio dokumentazio proceduralak?

Eskema jarraituz funtzionatzen den guztia

Prozedura dokumentazioaren laguntzaz, enpresetan egiaztatu daitezke beren informatika-laguntzako kontabilitatea eta datu eta dokumentuen biltegia GoBDan definitutako erregulartasun printzipioak betetzen dituztela.

Eskaturiko edozein dokumentua eskaintzen duzula

Kontabilitatea eta dokumentuen artxiboak enpresan ulergarriak eta egiaztagarriak izatea da helburua, adibidez, audit baten aurretik denbora arrazoigarrian.

Horretarako, xehetasunez azaltzen du nola erregistratzen diren, jasotzen diren, digitalizatzen diren, prozesatzen diren, ematen diren eta biltegiratzen diren bonuak eta dokumentuak. Erabiltzaile fiskalgarria erabiltzen duen IT saiakera erabiltzen duen edo enpresa-burdinak, edo bere burua, prozedura dokumentazioa sortzeko ardura du.

Dokumentazio prozesua

Nola hartu behar da dokumentazio prozeduralea kontuan?

Prozedura dokumentazio argi eta azkarra beharko litzateke eskaintzea den sistemari informatikoari. Sistemaren edukia, egitura eta prozesuaren emaitzak erabat eta adierazgarri onak izan beharko dira.
Traketa aztertzeko, sisteman eta teknologiaren aldaketetan aurrerapena egiteko dokumentazio prozedural osoa eta eguneratua beharrezkoa da, edozein hutsune gabe

Prozedura dokumentazioak ere erakutsi behar du nola hartu, prozesatu, argitaratu eta biltegitzen diren dokumentu elektronikoak.
PaperOffice-ko datuen babes-kopien prozeduraren deskripzioa, aplikazio datu-base lekual aldi baterako integra da, eta dokumentazio prozeduraren zati garrantzitsua da.

Prozedura dokumentazioak edozein era organisatibo eta teknikoaren prozesu helburuak azaltzen ditu. Informazioaren jatorritik indezikazioa, prozesamendua eta biltegiratze sinestezinera arte.

egon arren, ondo pasatuta izateko

Soluzioa: GOBDaren arabera PaperOffice dokumentuen biltegiratzea

PaperOffice GOBD-ri jarraituz, bultzada bat da programa eskakizun guztiak ziurtatzea aplikatzen dituzten estandar guztiak betez egitean.

Oinarrizkoa.1/6

TRAZABILOTASUN ETA FROGAEZINAGOA BEGIZTAPEN-PRINTZIPUAREN PRINTZIPIOA (GOBD 3.1 KAPITULUA)

GoBDren mende, zerga-bazkideak bermatu behar du sistemaren segurtasuna (adibidez, segimendu ezea) eta sarrerak eta aldaketak baimendu gabekoak dituela.

Oinarrizkoa.2/6

EGIAZTASUNAREN, ARGITASUNAREN ETA ERREGISTROEN ZUZENKERIAREN ETA JARRAIPENAREN PRINTZIPIOAK SUBJEKTU INDIBIDUALEKIN (GOBD KAPITULUA 3.2)

DMS zerbitzariaren osagaiak, orokorrean, segurtasun beharrizanei dagozkiete beste IT osagai batzuekin bezala. Gai erantsiak monitorizazioa eta datu segurtasuna dira.

Oinarrizkoa.3/6

OSATASUNA (GOBD 3.2.1 ATALA)

Printzipioz, gordeko den dokumentu bakoitzak bereziki erregistratu behar da eta bere osagai guztiekin (baldintza guztietan eta hutsune guztietan osotasun eta osotasuna).

Oinarrizkoa.4/6

ZUZENTASUNA (GOBD 3.2.2. ATALA)

Egokortasun printzipioa jarraituz, DMS-k ziurtagarriekin artxibatu behar diren dokumentuak eta datuak bermatu behar dute harrera originalarekin konformitate behar bezala (irudi edo edukia eremuan).

Oinarrizkoa.5/6

ESKAERA (GOBD KAPITULUA 3.2.4)

DMS batekin erabiliz kontabilitate ordenatuaren printzipioak betetzen direla kontuan hartzen da, baldin eta errezagoa bada, ordaintasunaren kriterioak larrialdi osoan ziurtatu ahal izan baitira.

Oinarrizkoa.6/6

ALDAEZINTASUNA (GOBD 3.2.5. ATALA)

GoBDk eskaera egiten du datuak prozesatzeko metodoa erabili behar duela diseinatuta egon behar dela prozesamendu metodoan sartu den informazioa ezin dela jada lapurtu, gainidatu, ezabatu, aldatu edo faltsu egin gabe identifikatu gabe (GoBD 3.1 kaptulua; 58-60).

Galderak eta erantzunak
Nork laguntzen du prozesuen dokumentazioan?

Zure ondorioz, zeregin dokumentazioa sortzerakoan laguntza hartzea gomendatzen dugu. Gure esperientziatik ateratakoa dela eta, frogatze-entitatearekin irekiikartzea aholkatzen dugu arrazoien eta estandarren arabera, azken batean frogagileak erabakitzen duelako.

Nork baieztatzen du prozesu dokumentazioa?

Abisu idazle handiaren aurrean: edozein motako ziurtagiri ez dira onartzen zerga-autoritateek! Behar izanez gero, besterik ez da kontatzen prozedura-paperak GoBDren arabera aurkezteko eta egiaztatzen dena erabakiko du elkarrekin_auditoreak berak, adibidez, zerga_auditzailoak edo zerga_bulegoak.

Zergatik ez da PaperOffice bakarra nahikoa?

Labur eta zeharka azaldua: Adibidez, PaperOfficean faktura bat arkatu baduzu modu lege seguruan eta egiaztapeneko lekorrean, faktura aldatu edo aldatu dezake ez baino lehenago eskaneatzen zen. Egiaztatzeko moduan errekurtsoa gordetzen ari zara, baina prozesu orokorra ez da egiaztatzeko moduan eta, beraz, GoBDrekin bat ez egiten du.

Erabakiak aurrez aurreko dokumentuak botatzeko

Enpresa-arloko paperezkoak, adibidez, kontratuak, aginte-zentroak mantendu beharko dira jatorrian. Hitzen laburpena egin nahi bada, atzoakak elektronikoki onartzen ditu, baina epaitegian ez ditu soilik jatorrizkoak onartzen gatazken egoeran. Hori dela eta, sinadurak soilik jatorrizko dokumentuetan egiaztatzeko ahalmena dutela dela dela argudiatzen da. Aholkatzen dizugu jatorrizkoak ez baztertzea iezaren eztntzat.

PaperOffice dokumentuak zergatik ezabatu ditzaket?

Berriz, dokumentazio prozesua dago. Datuak zurekin gorde diren bitartean ezabapena beti ere ezein posible gabea dela teknikoki dela eragozpena. Amaieran, zure burua datu-basearekin zehatz-mehatz ezabatu dezakezu. Edota disko gogorratu. Edota zerbitzaria uziratu. Edota eraiki eraiki.

Nola aurkitzen ditut DMS teknikoen aholkularien?

Bitkom-ek GOBD eskuliburua garatu du dokumentuen kudeaketarako sistema gaietan 2019ko azken GOBD bertsioaren arabera, hemen aurkitu dezakezu

change me
Lehena emisioa

Kudeatzaileen abilezia ongi ezartzea: OCR, IA eta REGEX (1. zatia)

PaperOffice Academy

Baztertuko zerbitzari bilaurrekoak dira, hain zuzen ere, horretaz arduratzeko paperOfficedmsren pro egin eta.

PaperOffice 2022ren aurkezpen laburra

change me
Berria

Ere PaperOffice DMS-ek DocuWare-en alternatiba desberdina dela zergatik dauden,

PaperOffice-ek arazorik ez du ebazten: ziurtatuta.

Azterketa kasua

Udal digitalerako bidea - administrazioaren digitalizazioa

"PaperOffice DMSren integrazio eta operazio errazak industria honek behar zuen irtenbide orokorra eman zuen: paperaren kontsumoa minimizatzea, bilaketa prozesuak bizkortzea, langileei esleipena automatizatzea eta prozesuarekin lotutako datuak biltegiratzea ahalbidetzea".

Carlos A. Garcías Marketin eta Komunikazio gerentea