Digitalizazioa higiezinen kudeaketan eta higiezinen kudeaketan

Digitalizazioa propietateen kudeaketan eta kudeaketan

Higiezinen kudeaketaren eta propietateen kudeaketaren barruan, hainbat dokumentu desberdin daude, eta kudeatu behar dira:

Alokairu-kontratuak, kostu osagarrien egoera-orriak, eraikuntza-artxiboak, ekitaldiak, merkataritza-dokumentuak, jakinarazpenak eta askoz gehiago. Beraz, jabetza-administratzaileak eta higiezin-enpresak dira dokumentu egokiak kudeatzeko software egokia erabiltzearen onura nabarmena ateratzen dutenak.

Dokumentu garrantzitsuak ondasun onibarren administratzaileek sortzen dituzte egunero. Horiek guztiak bizitegi-jabetza zuzenari, maizterrari, jabeari, jabetzari esleitu behar zaizkio.

PaperOffice DMS enables easy recording of documents, their management and quick search and is ideal for property management

Dokumentu horiek guztiak digitalizatu egin behar dira paperean iristen badira, aurkezpen egituratua, zereginen esleipena eta lan-fluxua behar badituzte, eta berehala eskuragarri egon behar dute.

Gainera, dokumentu bakoitza bere motaren arabera sailkatzen da eta pertsonei eta objektuei esleitu ahal zaie, eta horiei ere eman diezaiekete martxaren gainean, gailua edozein dela ere. Eraikin, bazkide komertzial, maizter eta abar guztiei buruzko informazio eta dokumentu guztiak ditu leku bakar batean, hau da, datu-basean.

Oso garrantzitsua da epe garrantzitsuak betetzea eta dokumentuak biltzeko legezko neurriak hartzea.

Jabetza-kudeaketan dauden administrazio-arazo asko konpontzeko, PaperOffice dokumentuak kudeatzeko sistema ezarri behar da.

PaperOffice DMSk egitura argia eskaintzen dio bere dokumentuetan eta informazio-oldeari aurre egiten laguntzen dio.

PaperOfficek denbora asko kontsumitzen duten botila-lepo guztiak kentzen ditu eta dokumentu garrantzitsuen ikuspegi orokorra sortzen du, hala nola kontratuak edo gutunak, eta digitalki administratzen ditu PaperOffice-n etorkizunean.

Administrazio-lan digitalen onura ere izan dezake, eta alokairu- eta zerbitzu-kontratu guztiak zaindu ditzake, korrespondentzia ofiziala, berriz ere langileei zereginak esleitzeagatik bidaltzen zaiena edo esleitzen zaiena.

Negozio-prozesuak automatiko

Europar Batasuneko beste herrialde batek ere ez du Alemaniak baino biztanle gehiago, eta kilometro karratuko 234 pertsona ditu Europako hirugarren biztanle-dentsitaterik altuena, Herbehereen eta Belgikaren atzetik, Monako izan ezik. 37 milioi eraikin inguru 357.588 kilometro karratuko eremu batean banatzen dira. Propietateen erdiak baino pixka bat gehiago bizitzeko modu gisa erabiltzen dira, gainerako propietate guztiak komertzialki edo publikoki erabiltzen dira. 8 milioi jabetza jabetza-administratzaileek edo ondasun onibarren administratzaileek administratzen dituzte.

Kudeatutako 8 milioi objektuen kopuru ikaragarriaren atzean mantentze-lan ugari daude, eta ez bakarrik eraikin operatiboari eusteko eskatzen diren jardueren ondorioz, baita ia urtero berriak diren xedapen, ordenantza eta legeen ondorioz ere. Alemanian onibarrak, neurri batean, Estatuko legearen menpe daude, eta neurri batean lege federalaren mende. Baina higiezinen kudeaketaren egunerokoa osatzen duten gauzen zerrenda izugarri zabala da, hala nola:

• Alokairua
• Errentamendua
• Zerbitzuaren araberako kargu-kontuaren egoera
• Zorrak kobratzea
• Gordailuen kudeaketa
• Alokairu-errenten kudeaketa
• Saldu / Erosi
• Berritzea
• Berritzea
• Konponketak
• Instalazioen mantentze-lanak
• Jabetzaren mantentze-lanak
• Neguko zerbitzua
• Berokuntza / Elektrizitatea / Ura / Hondakinak
• Zuzenbide fiskala
• Seguru
• Katastroa

Zerrenda honetako termino indibidual bakoitzaren atzean, askotan, prozesu oso ezberdin asko izaten dira. Jakina, jabetzak kudeatzeko enpresa batzuk eremu batera mugatzen dira, hala nola alokairuko jabetzen kudeaketa esklusiboa, jabeen erkidego baten jabetzako jabetzak erostea eta saltzea. Baina ez du axola zein segmentu, lanak hain dira ezberdinak, non jabetza-administratzaile bakoitzak dokumentu eraginkorren kudeaketa behar baitu.

Hori da PaperOffice DMS, dokumentuak kudeatzeko softwarea, dokumentuak administratzea baino askoz gehiago egin dezakeena.

Baina, zer esan nahi du eraginkorrak jabegoen administratzaileentzat?

Lehen aipatutako administraziopeko 8 milioi propietateetatik handiena alokatutako apartamentuak dira, eta bulegoen espazioak jarraitzen ditu. Horrek esan nahi du, tasaren arabera, hiru hilean behin, sei hilean behin edo urtero ordaindu beharreko kostu finkoak daudela. Diru-sarrerak, bestalde, hilerokoak izaten dira. Administratutako inbentarioaren arabera, horrek esan nahi du ehunka edo milaka kontu mantentzea, horiek guztiek epe zehatzak dituztela eta administrazio gehigarria behar dutela aparteko aldaketak gertatzen direnean. Gainera, diru-sarreren eta gastuen kontabilitate egokia.

Ezohiko ekitaldiek, adibidez, alokairuan atzerapenak dituzte. Hemengo puntua da ordainketa egin arte izandako interesak kalkulatzea, baina baita preskripzio-estatutuak betetzea eta neurri egokiak hartzea ere.

• Administrazioak, halaber, partzelaren eremuak eskalan erakusten dituzten planoak ere jaso ditzake, eta, beharrezkoa izanez gero, enpresa eraikitzaileen esku jar daitezke berritze edo erreformetarako.
• Gordailu-funtsen inbertsio egokia probatzeko, kontabilitatea eta aurkezpen zuzenak behar dira une oro.
• Sartu aldaketak garaiz errentamenduari edo lurrak eskuratzeko legeari, eta, horrela, prest egon indarrean sartzen diren unerako.

Dokumentuak kudeatzeko sistema on batek egin dezakeenaren lau adibide besterik ez dira, PaperOffice DMS kasu.

Izan ere, ez du axola dokumentuak enpresara nola iristen diren, hala nola paperezko dokumentuak, PDF artxiboak, mezu elektronikoak edo argazkiak, automatikoki artxibatu eta datu-base seguru batean gordetzen dira.

Beraz, kontratu garrantzitsuak garaiz onartu eta amaitu daitezke, edo berriz negoziatu. Sinadura digitala duten dokumentuak argitaratzeak eta posta elektronikoz jakinarazpena egiteak, paper moteleko posta elektronikoaren ordez, bezeroaren leialtasunari laguntzen dio.

Paperless work through digital processes

Higiezinen kudeaketan eta higiezinen sektorean eraldaketa digitalerako oinarrizko esparrua

IA integratuari esker, arau automatikoak aktibatzen dira. IA honek automatikoki sailkatzen ditu dokumentuak karpetetan, hala nola, "Factura" eta "Albaranes", hitz gako egokiak biltzen ditu eta dagokion dokumentu motarako gordetako lan-fluxu digitala aktibatzen du.

PaperOfficek segurtasun-estandar altuenak betetzen ditu , hala nola baimenen kudeaketa edo sarbide-baimenak ematea. Erabiltzaileak banakako lan-pausoak zehazten ditu, adibidez, "grabazioa", "egiaztapena", "liberazioa" eta fakturen "erreserba".

Erantzukizuna banakako pertsonei ez ezik, "Kontabilitatea" edo "Produkzioa" bezalako erabiltzaile-taldeei ere esleitu ahal zaie, lankide batek berehala esku hartu ahal izan dezan langile bat kanpoan badago.

OCR teknologiak dokumentuaren edukia ez ezik, zergetarako garrantzitsuak diren datu-eremu guztiak ere aitortzen ditu, hala nola dokumentu-zenbakia, data, garbia, zerga eta diru gordina. Inportatutako datuak eskuragarri daude ebaluazioak, ordainketa-transakzioak eta finantza-kontabilitatea kontrolatzeko. Horrek sarrera-lan aspergarria aurrezten du eta argitalpen-akatsak murrizten ditu.

Mouseren klik bakarrarekin, datuak, artxiboaren kokapena barne, bezeroari, zerga-aholkulariari edo alderantziz esportatu ahal zaizkie.

Digitization or digital transformation of your paper documents is the prerequisite for efficiency and the success of your company.

IAren lan-fluxuaren eta osotasunaren soluzioak: DENA BATEAN PaperOffice DMS-ekin soluzioa

Jabetzak kudeatzen dituzten enpresek eta onibarren administratzaileek dokumentuak prozesatu behar dituzte merkataritza-transakzio guztietan. Negozio-ereduen etengabeko garapenak erronka berriak sortzen ditu etengabe. Dokumentuen kudeaketarako sistema ona behar dute.

PaperOffice DMS software egokia da, altzarien eta fabrikazioen industriek behar duten guztia duelako, hala nola:

• Dokumentuak formatu digital guztietan biltegiratzea, GDPR/liaren printzipioen arabera>
• Ekintza behar duten dokumentu berantiarrak bidaltzeko eta bidaltzeko eginkizunak
• Autoikaskuntzako datuak etiketarekin eta barne-bilaketako motorrarekin biltegiratzeko funtzioa
• Karpeta zuzenari erantsi berri zaizkion dokumentuen esleipen automatikoa
• Datu-baseak sortzea eta datu-baseetara konektatzea, maskara pertsonalizagarria barne
• Prozesu eta eragiketa errepikagarrietarako plantillak automatizatuta sortzea

Artxibatu segurua eta berrikuspenekin bateragarria: PaperOffice DMS-k GoBD, GDPdU eta DSGVOren lege-baldintzak betetzen ditu teknikoki

Access to the necessary information at any time

PaperOfficeren lan-fluxuaren funtzioak komunikazioa sinplifikatzen du. Prozesuetara bideratutako dokumentu-kudeaketak dokumentu horiek ahalegin gutxirekin eguneratuta izatea bermatzen du. PaperOffice DMSk aukera ematen dizu aplikatzekoak diren atxikipen- eta ezabatze-aldiak erraz kontuan hartzeko. Lan-fluxu digitalak negozio-prozesuetan txertatuko dira, eta horrek prozesuaren funtsezko urratsak betetzen direla bermatzen du, eta, beraz, betetzea.

PaperOfficek hori onartzen du lan-modulu zabal batekin eta lan-fluxuarekin.

Horrela, zenbait prozesu-kate sor daitezke, eta dauden prozesu operatiboak dokumentu elektronikoetan defini daitezke eta zati batean automatikoki exekuta daitezke.

Horrek prozesua akatsik gabe optimizatzea dakar, izan ere, lana ez zaie erabiltzaile-eskubideak dituzten langileei eta amaiera-aldi espezifikoei bakarrik esleitu, askapen digitala eskatzen dute, eta beste ekintza batzuk ere sortzen dituzte automatikoki, hala nola posta elektroniko bidezko jakinarazpenak edo dokumentuaren egoera-aldaketak.

Horrela, metadatu garrantzitsuak dokumentuak artxibatzeko prozesuaren ondoren ere biltegiratu daitezke. Dokumentu motaz gain, artxibatzeko epea eta bezero elkartuaren informazioa ere zehaztu daitezke.

Altzarien industriak eta ekoizpen-ofizioek dokumentu-kudeaketa digitalaren onurak jasotzen dituzte

Dokumentu-kudeaketako sistemak aukera ematen du banakako arlo bakoitzerako datu-baseak bereizita sortzeko, eta aldi berean estekak sor ditzake. Dokumentu analogikoak, bidalitako artisauaren fakturak esaterako, PaperOffice DMS-ekin eskanatzeaz arduratzen dira, eta argazki bat bezala eta OCR softwarea erabiliz bihurtutako testu gisa gordetzen dira. Dauden datu guztiak, maizterrari buruzkoak adibidez, argi eta garbi ager daitezke, eta, beraz, ez da beharrezkoa artxiboak eramatea etxetik kanpo aipuetarako. IAk kontrolatutako datu-baseen administrazioak plantillak sortzen ditu, behar den arabera estatistikoki erabil daitezkeen datu maisu edo zerrendetatik abiatuta.

Aldi berean, pasahitzen kudeaketa hierarkikoaren eta 1024 bit-ko zifratuaren bidez, beharrezko datuen babesari eusten zaio.

PaperOffice DMSren erabilerari esker, paperezko lanarekin alderatuta,% 7,5eko lan-denbora optimizatzen du.

Dokumentuak bilatzen, enrutatzen eta partekatzen denbora aurrezten du.

Zigilu digitalekin, dokumentuak informazio gehigarriarekin osatu daitezke, baita lan-fluxu xehatuak kontrolatu ere. Era berean, lan-funtzioak eta lan-fluxuak epeak bete eta osatu egingo direla bermatzen du.

PaperOffice DMSren prezio-errendimendu erlazio bikainak, Microsoften sistema eragileetan inplementazio soilak eta ikasteko gaitasun intuitiboak ezinbesteko laguntzaile bihurtzen dute softwarea etxe edo higiezinen kudeaketan denbora gutxian, administratu beharreko inbentarioa zein handia den kontuan hartu gabe.