Industriako eta merkataritzako negozio-prozesuen automatizazioa
Fabrikaziorako eta merkataritzarako PaperOffice DMS-ak ekoizpenaren eta administrazioaren arteko informazio-fluxu arina ahalbidetzen du, negozio-prozesuen digitalizazioari eta automatizazioari esker.
Bazkidea emateko
Dokumentu idatziak, kontratuak, zirriborroak, ikerketak, albaranak eta askoz gehiago dokumentu elektronikoen bidez ordezten dira digitalizazioari esker eta, horrela, lan-prozesu guztiak ahalik eta gehien optimizatzen dira.Dokumentuak kudeatzeko konponbidearen laguntzarekin, informazio guztia gorde eta artxibatu dezakezu plataforma zentral batean, auditoriak probatzeko.
Digitalizazioa industrian eta merkataritzan
Fabrikazio- edo ekoizpen-enpresa gisa, bai eta merkataritza-enpresa gisa ere, dokumentu garrantzitsu asko ditu administratzeko:
Fakturak, kontratuak, eskariak, albaranak eta askoz gehiago. Beraz, industria honetako enpresak dira dokumentu egokiak kudeatzeko software egoki baten erabileraren onura nabarmena ateratzen dutenak.
Horrela sortzen dira dokumentu garrantzitsuak egunero industrian eta merkataritzan. Horiek guztiak sail zuzenari, bezeroari, xedeari, entregari esleitu behar zaizkio.
Dokumentu horiek guztiak digitalizatu egin behar dira paperean iristen badira, aurkezpen egituratua, zereginen esleipena eta lan-fluxua behar badituzte, eta berehala eskuragarri egon behar dute.
Gainera, dokumentu bakoitza bere motaren arabera sailkatzen da eta pertsonei eta objektuei esleitu ahal zaie, eta horiei ere eman diezaiekete martxaren gainean, gailua edozein dela ere.
Beraz, ekoizpen, objektu, bezero eta abar guztiei buruzko informazio eta dokumentu guztiak leku bakar batean ditu argi, hau da, datu-basean.
Oso garrantzitsua da epe garrantzitsuak betetzea eta dokumentuak biltzeko legezko neurriak hartzea. Ekoizpenean eta merkataritzan dauden administrazio-arazo asko konpontzeko, PaperOffice dokumentuak kudeatzeko sistema aplikatu beharko litzateke.
Dokumentuak kudeatzeko konponbidearen laguntzarekin, informazio guztia gorde eta artxibatu dezakezu plataforma zentral batean, auditoriak probatzeko.
PaperOfficek denbora asko kontsumitzen duten botila-lepo guztiak kentzen ditu, eta dokumentu garrantzitsuak( kontratuak, fakturak, eskariak, albaranak, etorkizunean PaperOffice-n digitalki administratzean) ikuspegi orokorra sortzen du.
Bere dokumentuak atzitzea, prozesatzea, partekatzea, bilatzea eta arakatzea oso erraza bihurtzen da PaperOfficeren erabilerarekin.
Sarbide kontrolatuari, zeregin zehatzen zerrendei eta lan-fluxuen eta posta elektronikoz konfida daitezkeen jakinarazpenen bidezko onarpenei esker, langileek modu eraginkorrean osatu ditzakete esleitutako zereginak, eta baimendutako pertsonek erraz onar edo onespena eman dezakete.
Digitalizazioa industrian guztiaren hasiera eta amaiera da
PaperOffice DMS-rekin, dokumentuak industrian eta merkataritzan digitalizatu daitezke, eta modu zentralizatuan artxibatu, edozein ordenagailutatik sartu ahal izateko, artxibora joan beharrik gabe edo, lehenik eta behin, dokumentuak edo karpetak prozesatzen ari den zer / r lankide ikertu beharrik izan gabe.
PaperOffice DMSk dokumentu analogikoak digitalizatzeaz arduratzen da, dokumentuak kudeatzeko softwareak aldaketa guztiak dokumentuan gordetzen ditu, ordena kronologikoan. Jatorrizkoak ez du eraginik. Lan-fluxuaren funtzioa, adibidez, proiektuaren lanean zenbait jarduera esleitzeko erabil daiteke, eta langile bakoitzak egungo egoeraren ikuspegi orokorra mantentzen du.
Aldi berean, ideiak edo iradokizunak aurkez daitezke, aldi bakoitzean bilerak deitu behar izan gabe. Artxibatutako dokumentuak funtsezko hitzen bidez bila daitezke, edo data edo erreferentzia-zenbakiak, eta plantiloi automatizatuak IAk sor ditzake PaperOffice DMSn.
PaperOffice DMSren lan-fluxuaren funtzio zabala dela eta, barne-komunikazioa askoz errazagoa da. Barne-mugarteak atzerriko sukurtsalak edo kokalekuak ere barne hartzen ditu. Proiektuarekin lotutako lanaren kasuan, adibidez, beti agertzen da egungo egoera eta, aldi berean, historiala. Jakina, egutegi pribatu bat ere jasotzen da, taldearekin zerikusia duena, eta bertan sartzen dira denborarekin lotutako epeak eta ekitaldiak.
Egia esan, industriako eta merkataritzako eragiketa, prozesu eta komunikazio-ekintza gehienak 21.mendeko aro digitalari dagokion argiaren abiaduran gerta litezke.
Beti tarteko estaziorik ez balego, paper inprimatuak ekintza-erritmoa moteltzen du ibiltzearen erritmoan. Horrek kostuak ditu, ingurumen-inpaktuak eta iraunkortasun-inpaktuak aipatu gabe. Dokumentu-kudeaketako software egokia erabiliz, PaperOffice DMS kasu, industria- eta merkataritza-enpresetan prozesu asko azeleratzeaz gain, seguruagoak ere egin daitezke, esate baterako, espioitza industrialari edo ransomware bidezko xantaia-ahaleginei dagokienez.
PaperOffice DMS bezalako dokumentuak kudeatzeko softwarea da zeregin horietarako egokiena. Dokumentu-kudeaketarako softwarea delako, dokumentuak kudeatzea baino askoz gehiago egin dezakeena.
PaperOfficek ez ditu bereizten dokumentu motak, kontratuak, alegatuak eta posta elektronikoz korrespondentzia kudeatzeko laguntza behar duen alde batera utzita: PaperOffice dokumentu-kudeaketako sistemari esker, enpresan aurreko prozesuak digitalizatu egiten dira, eraginkorragoak, gardenagoak eta nabarmenki malguagoak bihurtuz.
Izan ere, ez du axola dokumentuak enpresara nola iristen diren, hala nola paperezko dokumentuak, PDF artxiboak, mezu elektronikoak edo argazkiak, automatikoki artxibatu eta datu-base seguru batean gordetzen dira.
Beraz, kontratu garrantzitsuak garaiz onartu eta amaitu daitezke, edo berriz negoziatu. Sinadura digitala duten dokumentuak argitaratzeak eta posta elektronikoz jakinarazpena egiteak, paper moteleko posta elektronikoaren ordez, bezeroaren leialtasunari laguntzen dio.
PaperOfficek industrian eta merkataritzan sortutako dokumentu guztiak eta legearekin bat etorriz eta auditoretzak probatzeko modu batean informazio garrantzitsu guztia artxibatzen ditu.
PaperOffice DMSk, NAS (Network Attached Storage) batekin lotuta, barne-komunikaziorako eta datuen transmisiorako intranet oso segurua eraikitzeko aukera ematen du. Horrek segurtasun bikoitza sortzen du kanpotik egindako erasoen aurka. Lehendabizi, sistema eragilearen firewall-a eta bigarrena PaperOffice DMS zifratua. Aldi berean, NAS bidez banatutako hodei bat eratzen da, hirugarrenen hornitzaileekiko independentea.
PaperOffice DMSren lan-fluxuaren funtzio zabala dela eta, barne-komunikazioa askoz errazagoa da. Barne-mugarteak atzerriko sukurtsalak edo kokalekuak ere barne hartzen ditu. Proiektuarekin lotutako lanaren kasuan, adibidez, beti agertzen da egungo egoera eta, aldi berean, historiala.
Jakina, egutegi pribatu bat ere jasotzen da, taldearekin zerikusia duena, eta bertan sartzen dira denborarekin lotutako epeak eta ekitaldiak.
IA bat duten dokumentuak aitortzeak automatikoki antolatzen ditu karpeta egokian gordeko diren dokumentu guztiak, eta hitz-indize klabea eta aldaketa-historiala sortzen ditu. PaperOffice DMSren barne-bilaketako motorrak dokumentu bakoitza bigarren zatitan aurkitzen du.
Konponbidea: know-how frogatua
Ez al du zentzurik kudeaketa-softwarea berehala erabiltzeak? baldintza guztiak betetzeaz gain, ikasteko eta ekonomikoki ikasteko erraza ere izaten da?
PaperOffice DMS lan digitalerako irtenbide osoa da, eta, 20 urte baino gehiagoko esperientzia du merkatuan, DMSren lehen aitzindarietako bat.
Prozesatze digitala funtsezko oinarria da etorkizunean udal zerbitzuen zerbitzuaren kalitate handia bermatzeko
PaperOfficek segurtasun-estandar altuenak betetzen ditu , hala nola baimenen kudeaketa edo sarbide-baimenak ematea. Erabiltzaileak banakako lan-pausoak zehazten ditu, adibidez, "grabazioa", "egiaztapena", "liberazioa" eta fakturen "erreserba".
Erantzukizuna banakako pertsonei ez ezik, "Kontabilitatea" edo "Produkzioa" bezalako erabiltzaile-taldeei ere esleitu ahal zaie, lankide batek berehala esku hartu ahal izan dezan langile bat kanpoan badago.
OCR teknologiak dokumentuaren edukia ez ezik, zergetarako garrantzitsuak diren datu-eremu guztiak ere aitortzen ditu, hala nola dokumentu-zenbakia, data, garbia, zerga eta diru gordina. Inportatutako datuak eskuragarri daude ebaluazioak, ordainketa-transakzioak eta finantza-kontabilitatea kontrolatzeko. Horrek sarrera-lan aspergarria aurrezten du eta argitalpen-akatsak murrizten ditu.
Aurrekontu-plangintzan PaperOffice DMS sartzeko argudio garrantzitsuak. Azkenik, PaperOffice DMSk ere konbentzitu egiten du iraunkortasuna eta ingurumenaren babesa kontuan hartzen direla. Lehenago edo geroago, dokumentu analogikoak modu digitalean bihurtuko dira, eta, ondoren, erakunde publikoa, garai hartan PaperOffice DMS erabiltzen ari dena, ondo prestatuta egongo da.
Mouseren klik bakarrarekin, datuak, artxiboaren kokapena barne, bezeroari, zerga-aholkulariari edo alderantziz esportatu ahal zaizkie.
Jakina, PaperOffice DMSk software-soluzioen datu digitalak migrazioan eta integrazioan murgiltzeko aukera ematen du. Aldi berean, PaperOffice DMS analogikoaren eta digitalaren arteko interfazea da. Eskaneatzeko funtzioa erabiliz, softwareak dokumentu analogikoak, planoak eta argazkiak irakur ditzake sisteman, eta eskanerrak erabiliz digitalizatu, baina baita telefono mugikorretatik egindako grabazioak ere, eta, beraz, testuak OCR erabiliz idazkera bihurtzen dira eta Office programetan alda daitezke. Denbora-markek eta bertsioen kontrolak dokumentu digitala jatorrizko analogikoari dagokiola bermatzen dute.
Industriako eta merkataritzako enpresek merkataritza-transakzio guztietarako dokumentuak prozesatu behar dituzte. Negozio-ereduen etengabeko garapenak erronka berriak sortzen ditu etengabe. Dokumentuen kudeaketarako sistema ona behar dute.
PaperOffice DMS software egokia da, manufaktura-industriak behar duen guztiarekin datorrelako, adibidez:
- Dokumentuak formatu digital guztietan biltegiratzea, GDPR/liaren printzipioen arabera>
- Ekintza behar duten dokumentu berantiarrak bidaltzeko eta bidaltzeko eginkizunak
- Autoikaskuntzako datuak etiketarekin eta barne-bilaketako motorrarekin biltegiratzeko funtzioa
- Karpeta zuzenari erantsi berri zaizkion dokumentuen esleipen automatikoa
- Datu-baseak sortzea eta datu-baseetara konektatzea, maskara pertsonalizagarria barne
- Prozesu eta eragiketa errepikagarrietarako plantillak automatizatuta sortzea
Artxibatu segurua eta berrikuspenekin bateragarria: PaperOffice DMS-k GoBD, GDPdU eta DSGVOren lege-baldintzak betetzen ditu teknikoki
PaperOffice DMSk beste software bat konektatzeko aukera ematen du, hala nola ERP bat, eta, jakina, Microsoft Officetik dokumentuak interfaze egokien bidez transferitzea. PaperOffice DMSk merkataritzako eta ekoizpeneko komunikazioa bizkortzen du hornitzaileekin eta bezeroekin.
Epeak eta hitzorduak gainbegiratu egiten dira eta ekintzak automatikoki aktibatzen dira nahi den konfigurazioaren arabera. Eskaera-prozesuak automatizatu egin daitezke, eta etorkizunerako planikatzen diren aldaketak ere nahi den unean indarrean sar daitezke.
Bere funtzio zabalei esker, PaperOffice DMS behin betiko enpresa-edukiaren kudeaketaren goiko segmentuan (ECM) sailka daiteke.
ECM batek dagokion sarbide-hierarkia duen erakunde baten eduki osoaren administrazio orokorra barne hartzen du. PaperOffice DMS edozein eduki modu digitalean gordetzeko, edukia eta formatua aldatzeko eta eskura jartzeko gai da.
PaperOffice DMS-ek ECM baten funtzio guztiak ditu, eta hori prezio-errendimendu erlazio bikain batean, bai eta intuitiboki ikas daitekeen eragiketa-modu batean ere, kanpoko edo barne-trebakuntza garestia beharrezkoa ez dena. Are gehiago, doako bideoan tutorialak daude eskuragarri, menu ezberdinetara ohitzeko. PaperOffice DMS enpresa bakoitzaren antolaketa-ardatza izan daiteke merkataritzan eta ekoizpenean, eta hori ia argiaren abiaduran.
Manufaktura-industriako eta merkataritzako enpresek dokumentu digitalen kudeaketaz baliatzeaz baliatzen dira
Dokumentu-kudeaketako sistemak aukera ematen du banakako arlo bakoitzerako datu-baseak bereizita sortzeko, eta aldi berean estekak sor ditzake. Dokumentu analogikoak, bidalitako fakturak esaterako, PaperOffice DMS-ekin eskanatzeari geratzen zaizkio, eta argazki gisa eta OCR softwarea erabiliz bihurtutako testu gisa gordetzen dira. Dauden datu guztiak argi eta garbi ager daitezke, eta, beraz, ez da beharrezkoa artxiboak eramatea etxetik kanpo aipuetarako. IAk kontrolatutako datu-baseen administrazioak plantillak sortzen ditu, behar den arabera estatistikoki erabil daitezkeen datu maisu edo zerrendetatik abiatuta.
Aldi berean, pasahitzen kudeaketa hierarkikoaren eta 1024 bit-ko zifratuaren bidez, beharrezko datuen babesari eusten zaio.
PaperOffice DMSren erabilerari esker, paperezko lanarekin alderatuta,% 7,5eko lan-denbora optimizatzen du.
Dokumentuak bilatzen, enrutatzen eta partekatzen denbora aurrezten du.
Zigilu digitalekin, dokumentuak informazio gehigarriarekin osatu daitezke, baita lan-fluxu xehatuak kontrolatu ere. Era berean, lan-funtzioak eta lan-fluxuak epeak bete eta osatu egingo direla bermatzen du.
Azaldu nola lotu dezakeen informazio-fluxua produkzioaren eta administrazioaren artean, dokumentu- eta negozio-prozesuak digitalizatuz eta automatizatuz.
PaperOfficerekin bere produkzio-prozesuak bizkortzen ditu, baita sailen arteko lan-fluxu guztiak ere. Gero eta zorrotzagoak diren produktuen erantzukizun-legeetan, enpresaren segurtasun juridikoa ere handitu dezake, dokumentuak kudeatzeko eta lan-fluxua automatizatzeko konponbidearekin.
FAQs
Azkenik, gaiarekin lotutako galdera askoren erantzunak ematen ditugu "Digitalizazioa industrian eta merkataritzan":
Nola sar daitezke langileak PaperOfficera?
Programa deszentralizatu eta modernoen arkitektura dela eta, PaperOffice ia edozein gailutan erabil daiteke, hala beste, PC klasikoetan, telefono adimendunetan / tabletetan eta telebistetan.
Zer gertatzen da datuekin PaperOffice existitzen ez bada?
Ez da gertatuko, baina lasaitzeko: edozein unetan esporta ditzake bere datuak, PaperOffice datu-base ireki baten egitura batean oinarritzen denez, edozein unetan eskura ditzake bere datuak.
Datuen babesari buruzko gaia: Non gordetzen dira dokumentu guztiak?
PaperOfficek barne-mailako dokumentu guztiak gordeko ditu, maila handiko zifratuarekin, eta horrek immune egingo du datuen lapurreta, adibidez, eta GDPR eta GOBDren baldintza guztiak gaindituko ditu.
Ez akatsik egin: ¡NUNCA gorde datuak hirugarrenen hodei batean!
Zehaztapenetara egokitu al daiteke PaperOffice?
Bai, PaperOffice aurreikusitako erabilerara egokitu daiteke% 100era, dauden prozesu eta sistemetan erabateko integrazioa bermatzeko. Programaren interfazea ere libreki diseinatu eta egokitu daiteke.
Ondorioa
PaperOffice DMS industriarekin eta merkataritzarekin bateragarria da eta beste software baterako interfaze egokiak eskaintzen ditu, API konexioak, eta edozein unetan zabal daiteke, bere nahien arabera. Softwarea erraz ikasten da eta erraz integra daiteke eguneroko praktikan, entrenamendu-helburuetarako absentziarik eragin gabe.
PaperOffice DMSk NAS (sarearekin bateragarria den datuak biltegiratzea) segurtasun-kopia batekin erabiltzea gomendatzen du, datu garrantzitsuak hirugarrenen hodeietan gal ez daitezen eta ez zelatatzeko.
Azken finean, PaperOffice DMSk oso harreman ona du prezio-errendimenduarekin eta know-how ikaragarri batekin, 20 urte baino gehiagoko esperientzia praktikoaren bidez.