Lisboako Patriarkatua

PaperOfficeren esperientziak / Erreferentzia / Praktika txostena

Industria
Patriarcado / Eliza

Eskualdea
Lisboa, Portugal

Saila

Kudeaketa Bulegoa

http://patriarcado-lisboa.pt

Patriarkatuaren bide digitala PaperOffice DMSrekin

Pedro Silva, Lisboako Patriarkatuaren Administrazio Laguntzailea

Erronka

Lisboako Patriarkatua (latinez: Patriarchatus Olisiponensis) Lisboan, Portugalgo hiriburuan, egoitza duen Eliza katolikoko erromatar erritozko artxidiozesi metropolitarra da. Artzapezpikuaren katedrala Lisboako Santa Maria La Mayor katedral patriarkala da.
Lisboako elizbarrutia artzapezpiku izendatu zuten 1394ko azaroaren 10ean. 1716 Clemens XI.a Aita Santuak harrera egin zion. patriarkatu titulua.

PaperOffice DMS Lisboako Patriarkatuak erabiltzen du hainbat iturritako informazioa zentralizatzeko eta antolatzeko eta artxibo fisiko bat mantentzeko denbora eta kostua minimizatzeko. Informaziorako sarbidea digitala da.

Horrela, Lisboako Patriarkatuko 285 parrokietako dokumentu pertsonal, higiezin eta kontularien arloetako Patriarkatuaren dokumentuak eta gotzainaren menpe dauden beste 450 erakunde , pixkanaka-pixkanaka PaperOffice DMS-en erabat digitalizatu ziren.

Hasierako posizioa

Eraldaketa digitala eta "digitalizazioa" hitza denon ahotan egon dira pandemiatik, beranduenez, eta orain ez da aukerako baldintza bat enpresa askorentzat, beharrizan bat baizik.
Garapen digitalaren gaia komunitate eta elizetan ere finkatuta. Izan ere, Lisboako Patriarkatua bezalako eliza batean ere, administrazio-lan zabalak egiteke daude, lehen eskuz eta era berean egiten zirenak.

Dauden arazoak eta zereginak

Iraganean, patriarkatu sistema osoa paperean oinarritzen zen. Baina dauden eta egunero sartzen diren dokumentuekin, eskuzko sistemak bere mugak lortu zituen.

Informazio-olde guztia ez da bat ere egin. Zereginik garrantzitsuena unitate analogikoak eta digitalak batzea zen. Papereko dokumentuak digitalizatu eta beste informazio batekin bildu behar izan ziren, hala nola, lotutako mezu elektronikoekin.

Digitization is omnipresent - also in the church

"Hainbat iturritako informazioa zentralizatu eta antolatu nahi genuen, artxibo fisiko bat mantentzeko denbora eta kostua minimizatzeko, baina sarbide digitalarekin".

gogora ezazu Pedro Silva, Lisboako Patriarkatuko administrazio-langilea.

Zergatik aukeratu zuen Lisboako Patriarkatuak PaperOffice DMS

Dauden erronkei esker, Pedro Silva jauna, Patriarkatuko administrazio-langilea, dokumentuak kudeatzeko sistema bat bilatzen ari zen (DMS), datu seguruak eta moldagarriak biltegiratzeko. Lan-estazio guztiak administrazio-bulegoan, urrutitik lan egiten dutenak barne, software erraz batekin konpondu behar dira.

"Etorkizunerako prestatutako irtenbide bat bilatzen ari ginen, hasiera batean gure baldintza guztiak ezarri ahal izateko, baina, aldi berean, eskalagarritasun erraza eta kostu-onura erlazio ona eskaintzen zuen, eta etorkizunean beste sail batzuetara eguneratu ahal izango zen".

PaperOffice DMS ez ezik, Pedro Silva jaunak beste sistema-etxe batzuetako software-produktu batzuk probatu zituen eta, hasiera batean, dokumentuen kudeaketari buruzko hainbat software-eskaintza aztertu zituen.

Silvak azpimarratu duenez, denbora luzez sistema egokia bilatu da. Hala ere, aurretik frogatutako software-hornitzaileetako bat ere ez zen behar bezain eskalagarria edo malgua lanak egiteko, dokumentuen kudeaketa-sistema bat egin behar zuela uste baitzen.

"Irtenbide gehienek ez dute datu-base bat sortzeko modu erraza eskaintzen, PaperOffice DMSk egiten duen bezala, hodeian zerbitzari-irtenbide bat baino ez dutelako erabiltzen".

PaperOffice Lisboako Patriarkatuan dokumentu-kudeaketarako erabiltzeko azken erabakia honako arrazoi hauengatik hartu zen:

1. Datuak biltegiratzea eta eskuragarri egotea. Dokumentu garrantzitsu guztietara sarbide zentrala eta erraza, eta hainbat zatik dokumentu berean laguntzeko aukera.

Barneko eta erdiko biltegiratzea, langile guztiek har dezaketena. Datuak ez dira hirugarrenen hodei batean edo erabiltzaile bakar baten ordenagailu batean gorde behar.

Konponbidea: Datu-base bat eratu zen NAS-en, Network Attached Storage-n. Datu-base hori PaperOffice DMSn sartu zen eta patriarkatuaren datu guztiak gorde ziren. Horrek erabat betetzen ditu datuen segurtasun-kopiarako legezko betekizunak.
PaperOffice DMSren integrazioari esker, administrazio bulegoko 3ko talde bat bezala, administrazioko bi langilek urrunetik egiten dute lan, eta dokumentazioa modu sinple eta argian eskuratzeko aukera dute.

Pedro Silva jaun-arreba oso pozik zegoen kanpoko hodeirik gabe eta, beraz, kanpoko hornitzailerik gabe, gobernuaren esku-hartzearen mende egon daitezkeelako eta pirata informatikoen erasoen arriskua areagotu dezaketelako.

2. Kalitatea-prezio erlazioa. Softwareak prezio-errendimendu erlazio ona izan behar du.

Oso garrantzitsua zen Lisboako Patriarkatuarentzat hasierako inbertsio baten ondoren softwarea erraz eta erraz beste sail batzuetara igo ahal izatea eta horrek kostu handiak ez izatea.

Konponbidea: PaperOffice DMS prezio-eredu ezberdinetan eskaintzen da, erabiltzaileei beraientzat modurik onurakoena hartzeko aukera ematen dietenak.
Horrela, erabiltzaileek hasiera batean probaren bertsioa konpromisorik gabe eta doan erabil dezakete, eta gero, beharrezkoa izanez gero, beren enpresa/ udalerrira zabaldu, dauden datuak galdu gabe.

Eskuratutako erabiltzaile-lizentzia kopurua edozein unetan handitu daiteke. Horrela, patriarkatuak gehiegizko kapital-konpromisoa saihestu dezake.

3. Erabiltzeko erraza. Softwareak auto-ulertzea izan behar du, eta ahalik eta trebakuntza gutxien behar du, baina, aldi berean, etorkizunerako prest egon behar du.

Konponbidea: PaperOffice DMS funtsean oso egituratua da eta erabiltzailea pausoz pauso gidatzen duen interfaze grafikoa du. Gainera, tutorialak eta bideo gehigarriak daude euskarria lortzeko zuzenean dei daitezkeen funtzio guztietarako.

Horrela, kanpoko aholkulariak saihestu daitezke. Jakina, PaperOffice DMSk moduluetarako banakako trebakuntza ere eskaintzen du, nahi izanez gero. Hala ere, Lisboako Patriarkatuaren esperientziak oinarri hartuta, PaperOffice bere kabuz azaltzen da neurri handi batean.

Ez" aholkulari"rik eta garestirik tokian, eta inork ez du inora bidaiatu behar trebakuntza jasotzeko. Guztiek defini dezakete menuaren nabigazioa ikasteko denbora-esparrua, behar den moduan, eta, etorkizunari dagokionez, PaperOffice DMS ondo kokatuta bere egitura modularrari esker.

"Softwarea pertsonalki probatzen dugulako aukeratzen dugu PaperOffice DMS, eta Windows ingurunean integratzeko erraztasunarekin eta erabiltzaile garbiaren interfazearekin txundituta geratzen gara inspirazioekin lan egiteko".

4. Denbora berreskuratzeko eta aurrezteko gaitasuna. Dokumentu analogikoak digitalizatzeko modu errazagoa bilatu zen, eta behar izanez gero erraz aurkitzeko.

Konponbidea: PaperOffice DMSren segmentu nagusia dokumentu analogikoen digitalizazioa da. Behar duen guztia eskaner bat da, konputagailurako interfazea duena eta PaperOffice DMS. Dokumentuak ez dira eskanak bakarrik. OCR software integratuaren bidez edita daitekeen testu bihurtzen dira eta automatikoki behar bezala gordetzen dira.

IA integratuaren funtzioari esker, dokumentu bakoitza irakas daiteke, nahi den eduki guztia modu espezifikoan atera daiteke eta hitz gakoekin bildu, modu erabat automatizatuan.

PaperOffice DMS-k patriarkatua bilatzen ari zena eskaintzen du.

3 ezaugarri nagusien zerrenda,

PaperOffice DMSk beste batzuek baino hobeto egiten duela

1. Testua aitortzea (OCR) eta dokumentuak bilatzea
2. NAS-en integrazioa eta datu-baserako konexioa
3. Erabiltzeko erraza den interfazea eta autoeskaplikatzailea

Nola sartu zinen PaperOffice DMS?

Pandemia garaian, patriarkatuak paperOffice DMSn eguneroko dokumentuak eta mezu elektronikoak artxibatzea erabaki zuen.

Eskaner indartsu bati eta eskaner-aren konexioari esker, paper analogikoak konbertitzen hasi ahal izan ziren. Dokumentu guztiak pixkanaka irakurri eta digitalizatu ziren PaperOfficeren OCR eskanerraren interfazearen bidez. Irakurtzen den bitartean dokumentu bakoitzerako hitz-indize garrantzitsu bat sortzen da, eta une batean bilaketa-motorra erabiliz topatzeko erabil daiteke.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Artxibo esekietan zeuden karpetak 1: 1ean hartu zituzten, eta, besterik gabe,"karpeta digital" bihurtu ziren.

Dauden mezu elektroniko guztiak zuzenean gorde ziren PaperOffice DMSn, dauden dokumentuekin lotu ahal izango dira eta etorkizunean ez dira paperean inprimatu beharko. Eta sartzen diren mezu elektroniko guztiak automatikoki artxibatzen dira PaperOffice-n, arau-administrazioaren konfigurazioaren bidez karpetak gainbegiratuz.

PaperOffice DMS erabili zenetik, paperaren kontsumoa nabarmen jaitsi da.

Zein dira hurrengo urratsak?

Lisboako Patriarkatuak prestatzen duen hurrengo urratsa 2021a baino lehen dagoen artxibo fisikoa digitalizatzea eta PaperOffice DMSren erabilera beste eremu batzuetara zabaltzea da/ Patriarkatuaren departamentuak.

Gainera, KI PIAren erabilerari esker dokumentuak artxibatzea automatizatu nahiko luke Patriarkatuak.

" Pozez zoratzen gaude PaperOffice DMSekin urte eta erdiz lan egin ondoren, nahiz eta sail batera bakarrik konfinatuta egon eta ez dugun maisulan fantastiko hau erabat aztertu".

3 arazo nagusien zerrenda,

PaperOfficeren DMSa konponduta

1. Dokumentuak partekatzea, prozesatzen eta hobeto antolatzen ditu
2. Inprimaketa-kostuak eta artxibo fisikoaren tamaina murriztea, ia kopia guztiak aldez aurretik inprimatu baitira.
3. Denbora hobeto kudeatzea eta zereginen kudeaketa hobetzea, Briefing bidez PaperOfficeren barne-jakinarazpenak direla-eta

Esperientziaren laburpen orokorra

PaperOffice DMSk beharrezko irizpide guztiak bete ditu eta gaur egun dokumentu digitalen fluxu osoa mapeatzen du patriarkatuan.

Oraingoz, dokumentu guztiak errendimendu handiko eskanerrekin erregistratu ziren eta paperOfficeren artxibo elektronikoan gorde ziren digitalki. Aldi berean, sartzen diren eta dauden mezu elektronikoak zuzenean PaperOffice DMS-ri transferitzen zaizkio eta artxibatutako dokumentuekin lotzen dira.

Patriarkatuaren administrazioko langileek PaperOfficeren erabiltzaile-interfazearen bidez eskura ditzakete dokumentu eta mezu elektronikoak, eta hainbat bilaketa-termino sartuz, testu osoa bilatzeko aukera ere badago.

DMSren etengabeko erabilerari esker, patriarkatuak nabarmen murriztu ahal izan zuen fakturetarako eta bestelako dokumentuetarako behar den prozesatze-denbora.

FAQs

Azkenik, gaiarekin lotutako galdera askoren erantzunak ematen ditugu "Lisboako Patriarkatua":

Zer aholku emango zenieke PaperOfficeren etorkizuneko erabiltzaileei?

Proba ezazu. Harrituko haiz!

Nori gomendatuko zenioke PaperOffice?

Gure industrian, batez ere gizarte-zentroak. Parrokiek ere onura atera ahal izango lukete beren sakramentu-liburuak digitalizatzean, dokumentuen eta bestelako dokumentu eta posta elektronikoen sarbidea eta notarizazioa errazteko!

Bere dokumentu guztiak leku garbi, seguru eta bilaketa-ahalmeneko leku batean antolatuta egotea gomendatuko genioke edozeini!

Zer gustatzen zaizu bereziki PaperOffice?

Sinpletasuna!

Ondorioa

PaperOffice dokumentu arinak kudeatzeko sistema bat da, baina oso indartsua.

Hasieran zentzurik ez dutela diruditen funtzioak jada galdu nahi ez dituen funtziorik garrantzitsuenak dira.

"PaperOffice urrats erabakigarria izan zen gure lana modu digitalean eraldatzeko, artxiboei eskainitako denbora murriztuz eta produktibitatearen eguneroko hazkundea handituz".