Gehieneko deskontu ofertarik altuena
Exklusiboko barrukako albisteak
Doako bira eguneraketak
Gehieneko deskontu ofertarik altuena
Exklusiboko barrukako albisteak
Doako bira eguneraketak
Adiskidetasuna Sinadura Hitza Onurarako
Ez dugu zure helbide elektronikoa inori emanen eta gurekin bidaltzen duen edozein email-ek deskarga ezazu estekaren botoi bat baino ez du.
Industria
Etxearen kudeaketa
Eskualdea
Madril, Espainia
Sailak
Kontabilitatea, Administrazioa, Kudeaketa
Industria
Etxearen kudeaketa
Eskualdea
Madril, Espainia
Sailak
Kontabilitatea, Administrazioa, Kudeaketa
Alejandro Campos, IKTn aditua eta El Guijo jabetza-administrazioko proiektuen kudeatzailea
Bazkidea emateko
Industria
Etxearen kudeaketa
Eskualdea
Madril, Espainia
Sailak
Kontabilitatea, Administrazioa, Kudeaketa
Onibarren kudeaketan komunitate gisa, El Guijok dokumentu garrantzitsu asko ditu administratzeko: alokairu-kontratuak, zerbitzu publikoen fakturak, eraikuntza-artxiboak, torneoen erregistroak, merkataritza-agiriak, jakinarazpenak eta askoz gehiago.
Zoritxarrez, orain arte jabetzak administratzeak ez du nabarmen mesederik egin dokumentu egokiak kudeatzeko software egoki bat erabiltzeaz, orain arte ez baita konponbide egokirik aurkitu, nahiz eta jabetza-administratzaileak izan dokumentu egokiak kudeatzeko software egoki baten erabileraren onura nabarmena ateratzen dutenak.
Jabetzaren kudeaketan dauden administrazio-arazo asko konpontzeko, dokumentuak kudeatzeko sistema bat ezartzea erabaki zen.
El Guijoren helburua paperezko dokumentuak digitalizatzea zen, prozesuen optimizazioa eta sartzen diren eta irtendako dokumentu guztien gaineko lan-fluxua kontrolatzea, prozesuen zati handi bat bigarren planoan automatizatzea eta, horrela, propietateak kudeatzeko prozesua optimizatzea.
Jabetzaren administratzaileak dokumentu garrantzitsuak bildu behar zituen egunero. Horiek guztiak bizitegi-jabetza zuzenari, jabeari, maizterrari eta jabeari esleitu behar ziren. Baina komunitateko eguneroko lana ere eraginkortasunik ezagatik izan zen:
gogoan du Alejandro Campos, El Guijo komunitateko TI-n aditua.
Horrela, bizilagunen batez bestekoa 2.500 biztanletik gorakoa da batzuetan, uda eta oporretan ohikoenak direnekin. Ondorioz, sei langile aholkulari gisa eta bulegoko gerente iraunkor bat, baita administrazioko eta azpikontratatutako lorezaintzako langileak ere, ezin izan zioten aurre egin informazio gainkargari.
Dokumentuak kudeatzeko sistema bat ezarri aurretik, sistema osoa paperean oinarrituta zegoen. Jabeek aurkeztutako dokumentuak, erregistroak eta mantentze-lanen frogak, kexak administrazioari ematen zitzaizkion eta gero karpetatan gordetzen ziren.
Digitalizazioan zehar, El Guijo bezalako jabetzen administratzaileek alokairuko kontsulta ugari, kexak eta beste kezka batzuk izaten dituzte egunero, posta elektronikoz. Hala ere, posta elektronikoen elur-jausi hau nekez tratatu daiteke eskuz.
Ondorioak prozesatze-denbora luzeak izan ziren, eta beharrezko dokumentazioa prozesatzeko, berreskuratzeko eta bidaltzeko eraginkortasunik eza . Ondorioz, komunitatea dokumentu digitalen kudeaketaren bila joan zen.
Alejandro Camposek, INFORMATIKAN aditua, El Guijo komunitateko autonomoa zen, eta jabetza-administrazioko arazo guztiei irtenbidea bilatzen zien. Udalerriko administrazio-lan guztiak digitalizatzea ere aurreikusi zen, lehen, neurri handi batean , antzekoak baitziren.
Hautaketa-irizpide garrantzitsuenak fidagarritasuna, erabilgarritasuna eta segurtasuna izan ziren, kudeatutako dokumentuek eduki konfidentziala eskatzen baitzuten, hala nola dokumentu pertsonalak, bai eta fakturak ere, sarbide-baimenen eta askapen-mailen bidez baimenik gabeko sarbidearen aurka babestu behar zirenak.
PaperOffice DMS ez denez aplikazio bat hodeian, eta datu guztiak datu-base zentral batean gordetzen ditu, orain zerbitzari batean baitago, eta azkenean proba batekin probatzea erabaki zen.
PaperOfficek dokumentuen eta lege-jarraibideen estandar guztiak gainditzen ditu, batez ere zerbitzarian zuzenean enkriptatutako dokumentuak biltegiratzeagatik, eta ez hodei batean.
Bertsio bateragarrien kontrola eta auditoretzen probako bertsioen kontrola izango dituen dokumentuak kudeatzeko sistema bat erabiltzeko beharra inoiz baino argiagoa da.
Bereziki, fidagarritasuna bermatzeko eta benetako arazoak simulatzeko, paperOfficeren euskarriarekin harremanetan jarri zen behin baino gehiagotan, epeak betetzen ziren eta euskarriaren kalitatea zein zen ebaluatzeko. Hemen PaperOffice beste edozein fabrikatzaileren aurretik.
PaperOfficeren dokumentu-kudeaketarako irtenbide berritzailearekin, El Guijoko udalak eguneroko lan gehienak eta dokumentazioa automatizatzea erabaki du.
Beraz, paperean zeuden dokumentuak eskaneatzea eta PaperOffice-n digitalki artxibatzea erabaki zen. Horiek modu digitalean eskuragarri egon ondoren, Erkidegoko sarearen barruko beste administrazio-prozesu batzuk ere digitalki konpon daitezke.
Prozesua optimizatzen hasi ziren. Hemendik aurrera, dokumentuak digitalki diseinatuko dira, ahal den neurrian papera saihestuz. PaperOffice-n zuzenean sortutako bilerak, aktak, posta, faktura irtenak eta oharrak. Lan-lanak eta-fluxuak digitalki inplementatzen dira.
Dokumentuak kudeatzeko sistemarekin, proba garrantzitsu guztiak erraz bidal daitezke eta, jakina, GDPR betetzen dute. Itxaronaldi luze bat ezabatu zen, eta posta-bulegorako bidea.
Konbertsioa oso ondo joan zen PaperOffice-k softwarea aurkeztu zuenetik abian dagoen eragiketaraino:
Bien bitartean, digitalizatutako alokairu-kontratu guztiak, korrespondentzia, erregistroak, planak, aseguru-agiriak eta abar PaperOffice-n gordetzen dira. Gure jabe eta maizterrentzat balio erantsi handia da hau, dio El Guijoko administrazioko Camposs-ek. Hori da Camposs ziur izateko arrazoietako bat:
PaperOffice DMSren digitalizazioari esker, El Guijoko komunitateak ahal izan du:
Bakoitzak bere zehaztapenak eta berezitasunak ditu, eta, oro har, administrazio-eragiketen kontrola eta egiaztapena, papera ezabatzea, barne-eskaerekin zerikusia duten mota guztietako dokumentuak indexatzea, automatizazioa eta metodologia, segurtasuna (GoBD, GDPR eta datuen babesa), prozesuen optimizazioa eta jarraipena, erabiltzaileei artxiboak bidaltzea erraztuz (kasu honetan jabeak) eta jakina, administrazio-bulegoetan espazioa aurreztuz.
Lankidetza-hitzarmen hori erkidegoaren esku dauden erregistro eta grabazio ugarien ondorioz egin zen, eta erkidegoko biztanle eta administratzaile guztientzat dokumentazio guztia antolatzeko metodo bat ezartzen dela bermatzeko.
PaperOfficek komunitatearen egungo arazoei irtenbidea eman die datuen bolumena ezabatzean, administrazio-oztopoak arintzean eta baimendutako langileek bakarrik PaperOfficerako sarbidea izatea bermatzean, dokumentuen aldaketa edo dirua bidegabe erabiltzea saihesteko.
PaperOffice dokumentu-kudeaketako sistemaren integrazioari esker, komunitateak orain dokumentuak eta informazio zabala segundo gutxi batzuetan aurki ditzake, eta beste zeregin eta lan-fluxu batzuk osatu.
Gainera, administrazioak azkarrago eta modu zehatzagoan erreakzionatu dezake egoiliarren kontsultei, gutunei eta iruzkinei: Horrek eguneroko lana askoz errazagoa egiten du.
Guijo urbanizazioa/ komunitatea Galapagar udalerriko ipar-mendebaldean, M-510 errepidearen ondoan, Madrilgo erdigunetik 40 minutura, A-6tik.
Leku pribilegiatua Guadarrama mendilerroan, Collado Villalba, San Lorenzo del Escorial eta Galapagar herrietatik gertu dagoen herri-lotura batean, baita Valmayor urtegitik eta Gaztela eta Leongo Autonomia Erkidegoarekiko mugatik gertu ere.
Urbanizazioaren eraikuntza 1970eko hamarkadan hasi zen eta 1977an sortu zen, legez, bizilagunen komunitate gisa. Ia 140.000 metro koadroko azalera du, eta guztira 1.104 lursail ditu txalet, apartamentu, eraikin komunitario (kirol-eremuak, hiru igerileku, gizarte-kluba eta administrazio-bulegoak) eta hiru haur-parkeren artean: herrialdearen erdia ingurua ingurune natural handiko lorategiak dira.
Batez bestekoa 2.500 unitatetik gorakoa da, uda eta oporretan ohikoenak direnekin. Gainera, urbanizazioak sei zaintzaile, administrari bat eta mantentze-lanetako hiru langile (etengabe enplegatuta) ditu, baita lorezaintzako eta azpikontratatutako administrazioko langileak ere.
Azkenik, gaiarekin lotutako galdera askoren erantzunak ematen ditugu "Komunitatea
Jabetza Administrazioa
El Guijo":
Zer aholku emango zenieke PaperOfficeren etorkizuneko erabiltzaileei?
Inoiz ez da goizegi edo beranduegi digitalizazioaren gaia jorratzeko.
Garrantzitsuena softwarearen ideia bat egitea da, baina baita enpresaren berarena ere. Garrantzitsua zen softwarea erostera edo zerbitzu eta euskarri paketeetan erregistratzera behartuta ez sentitzea.
PaperOffice DMS erosi aurretik ere, enpresako sail guztiekin hitz egin genuen eta inoiz ez gara tratu txarrak ematen sentitzen. Aitzitik: PaperOfficek talde atsegina, adeitsua eta trebagarria du.
Guretzat, eliza den aldetik, oso garrantzitsua zen softwarea erraz ulertzea, baina oso-osorik.
Nori gomendatuko zenioke PaperOffice?
Digitalizatu eta automatizatu nahi duten gainerako komunitate eta enpresa guztiei gomendatuko diegu.
Zer gustatzen zaizu bereziki PaperOffice?
Oso pozik gaude denarekin.
PaperOffice dokumentu arin baina indartsuak kudeatzeko sistema bat da.
Hasieran zentzurik ez dutela diruditen funtzioak, hala nola dokumentuaren edukiaren irakurketa automatikoa, denbora luzeago batean gehiago galdu nahi ez duten funtziorik garrantzitsuenak dira.
"Emaitza kronologikoak azkar lortzea urteko finantza-egoeretarako eta erosketa-preziorik merkeena zehazteko inbentarioetarako. Egunak hartzen zituena ordutan egin daiteke!"
Lars R. Ludewig
ViaCreative Zahntechnik GmbH-ren jabe eta zuzendari nagusia
