Komunitatea
Jabetza Administrazioa
El Guijo
Alejandro Campos, IKTn aditua eta El Guijo jabetza-administrazioko proiektuen kudeatzailea
Hasierako posizioa
Onibarren kudeaketan komunitate gisa, El Guijok dokumentu garrantzitsu asko ditu administratzeko: alokairu-kontratuak, zerbitzu publikoen fakturak, eraikuntza-artxiboak, torneoen erregistroak, merkataritza-agiriak, jakinarazpenak eta askoz gehiago.
Zoritxarrez, orain arte jabetzak administratzeak ez du nabarmen mesederik egin dokumentu egokiak kudeatzeko software egoki bat erabiltzeaz, orain arte ez baita konponbide egokirik aurkitu, nahiz eta jabetza-administratzaileak izan dokumentu egokiak kudeatzeko software egoki baten erabileraren onura nabarmena ateratzen dutenak.
Jabetzaren kudeaketan dauden administrazio-arazo asko konpontzeko, dokumentuak kudeatzeko sistema bat ezartzea erabaki zen.
El Guijoren helburua paperezko dokumentuak digitalizatzea zen, prozesuen optimizazioa eta sartzen diren eta irtendako dokumentu guztien gaineko lan-fluxua kontrolatzea, prozesuen zati handi bat bigarren planoan automatizatzea eta, horrela, propietateak kudeatzeko prozesua optimizatzea.
Dagoen arazoa
Jabetzaren administratzaileak dokumentu garrantzitsuak bildu behar zituen egunero. Horiek guztiak bizitegi-jabetza zuzenari, jabeari, maizterrari eta jabeari esleitu behar ziren. Baina komunitateko eguneroko lana ere eraginkortasunik ezagatik izan zen:
"Karpetatan dokumentuak artxibatzean saihestu daitezkeen biltegiratze-kostuak genituen. Gainera, dokumentuak bilatzeko denbora asko behar izaten zen, eta askotan artxibora bisita egitea eskatzen zuen".
gogoan du Alejandro Campos, El Guijo komunitateko TI-n aditua.
Horrela, bizilagunen batez bestekoa 2.500 biztanletik gorakoa da batzuetan, uda eta oporretan ohikoenak direnekin. Ondorioz, sei langile aholkulari gisa eta bulegoko gerente iraunkor bat, baita administrazioko eta azpikontratatutako lorezaintzako langileak ere, ezin izan zioten aurre egin informazio gainkargari.
Dokumentuak kudeatzeko sistema bat ezarri aurretik, sistema osoa paperean oinarrituta zegoen. Jabeek aurkeztutako dokumentuak, erregistroak eta mantentze-lanen frogak, kexak administrazioari ematen zitzaizkion eta gero karpetatan gordetzen ziren.
Digitalizazioan zehar, El Guijo bezalako jabetzen administratzaileek alokairuko kontsulta ugari, kexak eta beste kezka batzuk izaten dituzte egunero, posta elektronikoz. Hala ere, posta elektronikoen elur-jausi hau nekez tratatu daiteke eskuz.
Ondorioak prozesatze-denbora luzeak izan ziren, eta beharrezko dokumentazioa prozesatzeko, berreskuratzeko eta bidaltzeko eraginkortasunik eza . Ondorioz, komunitatea dokumentu digitalen kudeaketaren bila joan zen.
"Lanean aurrera egin berri dugu eta orain abantaila bat dugu".
Alejandro Camposek, INFORMATIKAN aditua, El Guijo komunitateko autonomoa zen, eta jabetza-administrazioko arazo guztiei irtenbidea bilatzen zien. Udalerriko administrazio-lan guztiak digitalizatzea ere aurreikusi zen, lehen, neurri handi batean , antzekoak baitziren.
Zergatik aukeratu zuen El Guijo udalerriak PaperOffice DMS
Hautaketa-irizpide garrantzitsuenak fidagarritasuna, erabilgarritasuna eta segurtasuna izan ziren, kudeatutako dokumentuek eduki konfidentziala eskatzen baitzuten, hala nola dokumentu pertsonalak, bai eta fakturak ere, sarbide-baimenen eta askapen-mailen bidez baimenik gabeko sarbidearen aurka babestu behar zirenak.
Hodei-hornitzaile batzuk edo kode irekiko konponbideak ez ziren kontuan hartu udalerriko datuak babesteko erregulazioak zirela-eta, ezin baitzen bermatu GDPR datu pertsonalen segurtasuna eta epe luzerako inbertsioaren segurtasuna.
PaperOffice DMS ez denez aplikazio bat hodeian, eta datu guztiak datu-base zentral batean gordetzen ditu, orain zerbitzari batean baitago, eta azkenean proba batekin probatzea erabaki zen.
"PaperOfficerekin egindako lehen hitzorduan, PaperOfficek dokumentuen kudeaketaren arloan egindako 20 urteko esperientzia nabaritzen da".
PaperOfficek dokumentuen eta lege-jarraibideen estandar guztiak gainditzen ditu, batez ere zerbitzarian zuzenean enkriptatutako dokumentuak biltegiratzeagatik, eta ez hodei batean.
Bertsio bateragarrien kontrola eta auditoretzen probako bertsioen kontrola izango dituen dokumentuak kudeatzeko sistema bat erabiltzeko beharra inoiz baino argiagoa da.
Erabakirako arrazoi handi bat euskarriaren irisgarritasuna eta lehia izan zen, iraganean oso esperientzia txarrak egin baitira beste hornitzaile batzuekin.
Bereziki, fidagarritasuna bermatzeko eta benetako arazoak simulatzeko, paperOfficeren euskarriarekin harremanetan jarri zen behin baino gehiagotan, epeak betetzen ziren eta euskarriaren kalitatea zein zen ebaluatzeko. Hemen PaperOffice beste edozein fabrikatzaileren aurretik.
PaperOffice bidez automatizazioa aldatu. Helburuak eta denbora
PaperOfficeren dokumentu-kudeaketarako irtenbide berritzailearekin, El Guijoko udalak eguneroko lan gehienak eta dokumentazioa automatizatzea erabaki du.
Beraz, paperean zeuden dokumentuak eskaneatzea eta PaperOffice-n digitalki artxibatzea erabaki zen. Horiek modu digitalean eskuragarri egon ondoren, Erkidegoko sarearen barruko beste administrazio-prozesu batzuk ere digitalki konpon daitezke.
Prozesua optimizatzen hasi ziren. Hemendik aurrera, dokumentuak digitalki diseinatuko dira, ahal den neurrian papera saihestuz. PaperOffice-n zuzenean sortutako bilerak, aktak, posta, faktura irtenak eta oharrak. Lan-lanak eta-fluxuak digitalki inplementatzen dira.
Dokumentuak kudeatzeko sistemarekin, proba garrantzitsu guztiak erraz bidal daitezke eta, jakina, GDPR betetzen dute. Itxaronaldi luze bat ezabatu zen, eta posta-bulegorako bidea.
Konbertsioa oso ondo joan zen PaperOffice-k softwarea aurkeztu zuenetik abian dagoen eragiketaraino:
"Produktua erakutsi ondoren ere, oso pozik geunden PaperOfficerekin. Berehala ikusi genuen balio erantsia, eta ia hiru aste geroago, jabeen bilera batean, paperOfficeren erabilerari buruzko ebazpena% 100ean bozkatu zuten".
PaperOffice-rekin digitalizazioaren bidez onurak
Bien bitartean, digitalizatutako alokairu-kontratu guztiak, korrespondentzia, erregistroak, planak, aseguru-agiriak eta abar PaperOffice-n gordetzen dira. Gure jabe eta maizterrentzat balio erantsi handia da hau, dio El Guijoko administrazioko Camposs-ek. Hori da Camposs ziur izateko arrazoietako bat:
"Jabetza-administrazioaren industriaren etorkizuna digitalizazioan datza".
PaperOffice DMSren digitalizazioari esker, El Guijoko komunitateak ahal izan du:
- Denbora eta baliabideak aurreztu
- Dokumentuetarako sarbidea erraztu
- Baimendutako enplegatu bakoitzarentzat dokumentuak eskuragarri daudela bermatzea
Orain, datu eta dokumentuen eskuragarritasun erraz eta azkarrenak komunitatearen prozesuak aldatzen ditu, modu funtsezko eta jasangarrian. Administrazio-ezagutza orain modu gardenean eta eskuragarrian une egokian.
"Datuen segurtasunak, lan-fluxu automatizatuek, dokumentuen digitalizazioak eta PaperOffice DMS ingurune administratibo batean integratzeko erraztasunak komunitate honek behar zuena eskaini zuten paper-prozesuak bizkortzeko eta bere bulegoetan lekua irabazteko".
Bakoitzak bere zehaztapenak eta berezitasunak ditu, eta, oro har, administrazio-eragiketen kontrola eta egiaztapena, papera ezabatzea, barne-eskaerekin zerikusia duten mota guztietako dokumentuak indexatzea, automatizazioa eta metodologia, segurtasuna (GoBD, GDPR eta datuen babesa), prozesuen optimizazioa eta jarraipena, erabiltzaileei artxiboak bidaltzea erraztuz (kasu honetan jabeak) eta jakina, administrazio-bulegoetan espazioa aurreztuz.
Lankidetza-hitzarmen hori erkidegoaren esku dauden erregistro eta grabazio ugarien ondorioz egin zen, eta erkidegoko biztanle eta administratzaile guztientzat dokumentazio guztia antolatzeko metodo bat ezartzen dela bermatzeko.
Azken emaitza
PaperOfficek komunitatearen egungo arazoei irtenbidea eman die datuen bolumena ezabatzean, administrazio-oztopoak arintzean eta baimendutako langileek bakarrik PaperOfficerako sarbidea izatea bermatzean, dokumentuen aldaketa edo dirua bidegabe erabiltzea saihesteko.
PaperOffice dokumentu-kudeaketako sistemaren integrazioari esker, komunitateak orain dokumentuak eta informazio zabala segundo gutxi batzuetan aurki ditzake, eta beste zeregin eta lan-fluxu batzuk osatu.
Gainera, administrazioak azkarrago eta modu zehatzagoan erreakzionatu dezake egoiliarren kontsultei, gutunei eta iruzkinei: Horrek eguneroko lana askoz errazagoa egiten du.
El Guijo komunitateari buruz
Guijo urbanizazioa/ komunitatea Galapagar udalerriko ipar-mendebaldean, M-510 errepidearen ondoan, Madrilgo erdigunetik 40 minutura, A-6tik.
Leku pribilegiatua Guadarrama mendilerroan, Collado Villalba, San Lorenzo del Escorial eta Galapagar herrietatik gertu dagoen herri-lotura batean, baita Valmayor urtegitik eta Gaztela eta Leongo Autonomia Erkidegoarekiko mugatik gertu ere.
Urbanizazioaren eraikuntza 1970eko hamarkadan hasi zen eta 1977an sortu zen, legez, bizilagunen komunitate gisa. Ia 140.000 metro koadroko azalera du, eta guztira 1.104 lursail ditu txalet, apartamentu, eraikin komunitario (kirol-eremuak, hiru igerileku, gizarte-kluba eta administrazio-bulegoak) eta hiru haur-parkeren artean: herrialdearen erdia ingurua ingurune natural handiko lorategiak dira.
Batez bestekoa 2.500 unitatetik gorakoa da, uda eta oporretan ohikoenak direnekin. Gainera, urbanizazioak sei zaintzaile, administrari bat eta mantentze-lanetako hiru langile (etengabe enplegatuta) ditu, baita lorezaintzako eta azpikontratatutako administrazioko langileak ere.
