Eraikuntzaren industriako negozio-prozesuen automatizazioa
Enpresa eraikitzaileentzako PaperOffice DMS-ak sailen arteko informazio-fluxu arina ahalbidetzen du, negozio-prozesuen digitalizazioari eta automatizazioari esker.
Bazkidea emateko
Dokumentu idatziak, kontratuak, zirriborroak, ikerketak, albaranak eta askoz gehiago dokumentu elektronikoen bidez ordezten dira digitalizazioari esker eta, horrela, lan-prozesu guztiak ahalik eta gehien optimizatzen dira.IA integratuak negozio-prozesuak neurri handi batean automatizean jartzeko aukera ematen du, prozesuak bizkortuz eta arrakasta eta gogobetetasuna handituz.
Digitalizazioa eraikuntzaren industrian
Eraikuntza-enpresek, korporazioek, higiezinen sustatzaileek, proiektu-kudeatzaileek, ingeniariek eta proiektu-sustatzaileek nabarmen egiten dute onura datu-kudeaketa egokia erabiltzeaz.
Enpresa eraikitzaileek dokumentu garrantzitsuak sortzen dituzte egunero: eraikuntza-erregistroak, argazki-dokumentazioa, ordainagiriak, fakturak, marrazkiak, albaraiak, idatziak eta askoz gehiago.
Dokumentu horiek guztiak digitalizatu egin behar dira paperean iristen badira, aurkezpen egituratua, zereginen esleipena eta lan-fluxua behar badituzte, eta berehala eskuragarri egon behar dute.
Irtenbiderik onena PaperOffice DMS bezala ondo pentsatutako dokumentuak kudeatzeko software bat erabiltzea da.
Eraikuntzaren industrian, askotan proiektuetan oinarritutako prozesuak izaten dira. Proiektu horietako bakoitzean informazio asko, artxiboak eta dokumentuak barne, eta DMS egoki batek administra ditzake, PaperOffice bezala.
PaperOffice DMS eraikuntzaren industriarako irtenbide gisa, zuzeneko hitz gakoen bilaketa egiteko aukera ematen dizu, bere proiektuen, bezeroen datuen eta dokumentuen bidez. PaperOffice DMS enpresa eraikitzailean sartzeari esker, lehiari buruzko puntuak irabaz ditzake bere prozesuen automatizazioarekin , lan-fluxu digitalen bidez, edo proiektuarekin, arauen kudeaketarekin eta zereginak gehitzearekin zerikusia duten dokumentu guztiak automatikoki artxibatzearekin.
Nola geratzen naiz paperik gabe eraikuntzaren industrian?
PaperOfficek denbora asko kontsumitzen duten botila-lepo guztiak kentzen ditu, eta dokumentu garrantzitsuak( kontratuak, fakturak, eskariak, albaranak, etorkizunean PaperOffice-n digitalki administratzean) ikuspegi orokorra sortzen du.
Bere dokumentuak atzitzea, prozesatzea, partekatzea, bilatzea eta arakatzea oso erraza bihurtzen da PaperOfficeren erabilerarekin.
Sarbide kontrolatuari esker, zeregin zehatzen zerrentek, lan-fluxuen eta posta elektronikoz konfida daitezkeen jakinarazpenen bidez onarpenak emateari esker, langileek modu eraginkorrean osatu ditzakete esleitutako zereginak, eta baimendutako pertsonek erraz onar ditzakete edo askapena ukatu.
PaperOffice DMS softwarearen soluzioarekin, ez da dokumentu gehiago galtzen. Eta ez dio axola non dagoen, bigarren mailan dokumentu garrantzitsuak eskura ditzakezu.
Jakina, beti egiten du lan gure sistemekin, legearen arabera eta guztiz kontu-ikuskaritzak probatzen.
Prozesuetara bideratutako dokumentu-kudeaketa
Prozesuetara bideratutako dokumentu-kudeaketak dokumentu horiek ahalegin gutxirekin eguneratuta izatea bermatzen du. PaperOfficek hemen laguntzen dizu, lan-modulu zabal batekin eta lan-fluxuarekin.
Horrela, zenbait prozesu-kate sor daitezke, eta dauden prozesu operatiboak dokumentu elektronikoetan defini daitezke eta zati batean automatikoki exekuta daitezke.
Horrek prozesua akatsik gabe optimizatzea dakar, izan ere, lana ez zaie erabiltzaile-eskubideak dituzten langileei eta amaiera-aldi espezifikoei bakarrik esleitu, askapen digitala eskatzen dute, eta beste ekintza batzuk ere sortzen dituzte automatikoki, hala nola posta elektroniko bidezko jakinarazpenak edo dokumentuaren egoera-aldaketak.
Horrela, dokumentuaren prozesu guztiak mapeatu daitezke.
Beste abantaila batzuk ez ezik, PaperOffice DMS eraikuntza faseak kontrolatzeko tresna ezin hobea da.
Dokumentu bakoitza, fakturatik burdindegiko torloju-pakete batera eta eraikuntza-planoetaraino, ordena kronologikoan gorde daiteke eta behar den neurrian dei daiteke.
Bertsioen kontrola garrantzitsua da hemen. Adibidez, jatorrizko eraikuntza plana, geroago eraldatutako eraikuntza plana, etab. PaperOffice DMSk eskuizkribuak eta eraikuntzaren egoeraren argazkiak biltegiratzeko aukera ere ematen du. PaperOffice DMSrekin, eraikuntzan zehar izandako prozesu eta gorabehera guztien dokumentazio osoa posible da. Inaugurazio-ekitalditik giltzak entregatu arte. Eta hori guztia ahalik eta ahalegin txikienarekin.
PaperOffice DMS bezalako dokumentuak kudeatzeko softwarea da zeregin horietarako egokiena. Dokumentu-kudeaketarako softwarea delako, dokumentuak kudeatzea baino askoz gehiago egin dezakeena.
PaperOffice ez da bereizten dokumentu moten artean, kontratuak, alegatuak eta posta elektronikoz korrespondentzia kudeatzeko laguntza behar duen alde batera utzita: PaperOffice dokumentu-kudeaketako sistemari esker, enpresan aurreko prozesuak digitalizatu egiten dira, eraginkorragoak eta gardenagoak eta askoz malguagoak bihurtuz.
Izan ere, ez du axola dokumentuak enpresara nola iristen diren, dela paperezko dokumentuak, PDF artxiboak, mezu elektronikoak edo argazkiak, automatikoki artxibatu eta datu-base seguru batean gordetzen dira.
Beraz, kontratu garrantzitsuak garaiz onartu eta amaitu daitezke, edo berriz negoziatu. Sinadura digitala duten dokumentuak argitaratzeak eta posta elektronikoz jakinarazpena egiteak, paper moteleko posta elektronikoaren ordez, bezeroaren leialtasunari laguntzen dio.
Konponbidea: know-how frogatua
Ez al du zentzurik kudeaketa-softwarea berehala erabiltzeak? baldintza guztiak betetzeaz gain, ikasteko eta ekonomikoki ikasteko erraza ere izaten da?
PaperOffice DMS lan digitalerako irtenbide osoa da, eta, 20 urte baino gehiagoko esperientzia du merkatuan, DMSren lehen aitzindarietako bat.
Prozesatze digitala funtsezko oinarria da etorkizunean zerbitzu guztien zerbitzu-kalitate handia bermatzeko
"Makilaren legea" izan zen eraikuntzaren industriako lehen legeetako bat, eta ezin konta ahala gehiago jarraituko zuten gaur arte. Hagaxka-legea, egia esan, 5 m-ko luzera zuen hagatxo bat zen, Erdi Aroan kale eta kaleei gutxienez 5 m inguruko zabalera bermatzeko erabiltzen zena, gizon bat kaleetatik ibiltzen uzten baitzuen makila eutsi horrekin. Estuegia zen tokian, kalean urrunegi irteten zen eraikina eraitsi egin behar izan zuten. Horrek zerikusi gutxiago zuen une horretan trafikoarekin, eta are gehiago sute arriskuarekin. Hori izan zen kalearen alde bateko sutan zeuden etxeak beste aldera zabaltzea saihesteko.
Gaur egun, eraikuntza federalaren eta estatalaren legeak bakarrik 1,600 paragrafo inguru hartzen ditu. Gainera, elkarte profesionalen estandarrak eta zehaztapenak daude materialaren propietateetarako, erabilera motarako, materialak nola instalatuko diren eta merkataritza-erregulazioetarako, nork eraiki eta instalatzeko. Seguruenik, herrialde gutxi batzuek baino ez dute eraikuntza-sistema konplexua.
Kontratistentzat, bai zibilak bai egiturazkoak, horrek esan nahi du lan bakoitzerako garrantzitsuak diren zehaztapenak kontsultatzea, eta horrek esan nahi du gero eta paper zabalagoa edo txikiagoa egitea. Ez da arraroa eraikitzaileak urrats bat haratago joatea eta jatorrizko eraikuntza planean aurreikusita ez zeuden aldaketak eskatzea. Batzuetan eskuz idatzitako ohar bat, aldatu behar denaren planean eta nola. Horrek kateko erreakzioa eragin dezake, eragiketa guztiei eragiten diena, eta materialen plangintza ere alda dezake.
Nola egiten dut paperezko kaosaren jarraipena?
Noski, PaperOffice DMSren erabilerari esker.
Izan ere, PaperOfficek eraikuntzaren industrian sortutako dokumentu guztiak eta informazio garrantzitsu guztia artxibatzen ditu, legearen arabera eta auditoriak probatzeko moduan.
PaperOffice DMSk, NAS (Network Attached Storage) batekin lotuta, barne-komunikaziorako eta datuen transmisiorako intranet oso segurua eraikitzeko aukera ematen du. Horrek segurtasun bikoitza sortzen du kanpotik egindako erasoen aurka. Lehendabizi, sistema eragilearen firewall-a eta bigarrena PaperOffice DMS zifratua. Aldi berean, NAS bidez banatutako hodei bat eratzen da, hirugarrenen hornitzaileekiko independentea.
PaperOffice DMSren lan-fluxuaren funtzio zabala dela eta, barne-komunikazioa askoz errazagoa da. Barne-mugarteak atzerriko sukurtsalak edo kokalekuak ere barne hartzen ditu. Proiektuarekin lotutako lanaren kasuan, adibidez, beti agertzen da egungo egoera eta, aldi berean, historiala.
Jakina, egutegi pribatu bat ere jasotzen da, taldearekin zerikusia duena, eta bertan sartzen dira denborarekin lotutako epeak eta ekitaldiak.
IA bat duten dokumentuak aitortzeak automatikoki antolatzen ditu karpeta egokian gordeko diren dokumentu guztiak, eta hitz-indize klabea eta aldaketa-historiala sortzen ditu. PaperOffice DMSren barne-bilaketako motorrak dokumentu bakoitza bigarren zatitan aurkitzen du.
PaperOfficek segurtasun-estandar altuenak betetzen ditu , hala nola baimenen kudeaketa edo sarbide-baimenak ematea. Erabiltzaileak banakako lan-pausoak zehazten ditu, adibidez, "grabazioa", "egiaztapena", "liberazioa" eta fakturen "erreserba".
Erantzukizuna banakako pertsonei ez ezik, "Kontabilitatea" edo "Produkzioa" bezalako erabiltzaile-taldeei ere esleitu ahal zaie, lankide batek berehala esku hartu ahal izan dezan langile bat kanpoan badago.
OCR teknologiak dokumentuaren edukia ez ezik, zergetarako garrantzitsuak diren datu-eremu guztiak ere aitortzen ditu, hala nola dokumentu-zenbakia, data, garbia, zerga eta diru gordina. Inportatutako datuak eskuragarri daude ebaluazioak, ordainketa-transakzioak eta finantza-kontabilitatea kontrolatzeko. Horrek sarrera-lan aspergarria aurrezten du eta argitalpen-akatsak murrizten ditu.
Aurrekontu-plangintzan PaperOffice DMS sartzeko argudio garrantzitsuak. Azkenik, PaperOffice DMSk ere konbentzitu egiten du iraunkortasuna eta ingurumenaren babesa kontuan hartzen direla. Lehenago edo geroago, dokumentu analogikoak modu digitalean bihurtuko dira, eta, ondoren, erakunde publikoa, garai hartan PaperOffice DMS erabiltzen ari dena, ondo prestatuta egongo da.
Mouseren klik bakarrarekin, datuak, artxiboaren kokapena barne, bezeroari, zerga-aholkulariari edo alderantziz esportatu ahal zaizkie.
Jakina, PaperOffice DMSk software-soluzioen datu digitalak migrazioan eta integrazioan murgiltzeko aukera ematen du. Aldi berean, PaperOffice DMS analogikoaren eta digitalaren arteko interfazea da. Eskaneatzeko funtzioa erabiliz, softwareak dokumentu analogikoak, planoak eta argazkiak irakur ditzake sisteman, eta eskanerrak erabiliz digitalizatu, baina baita telefono mugikorretatik egindako grabazioak ere, eta, beraz, testuak OCR erabiliz idazkera bihurtzen dira eta Office programetan alda daitezke. Denbora-markek eta bertsioen kontrolak dokumentu digitala jatorrizko analogikoari dagokiola bermatzen dute.
Eraikuntza-industriako enpresek merkataritza-transakzio guztietarako dokumentuak prozesatu behar dituzte. Negozio-ereduen etengabeko garapenak erronka berriak sortzen ditu etengabe. Dokumentuen kudeaketarako sistema ona behar dute.
PaperOffice DMS software egokia da, behar duen guztiarekin datorrelako, adibidez:
- Dokumentuak formatu digital guztietan biltegiratzea, GDPR/liaren printzipioen arabera>
- Ekintza behar duten dokumentu berantiarrak bidaltzeko eta bidaltzeko eginkizunak
- Autoikaskuntzako datuak etiketarekin eta barne-bilaketako motorrarekin biltegiratzeko funtzioa
- Karpeta zuzenari erantsi berri zaizkion dokumentuen esleipen automatikoa
- Datu-baseak sortzea eta datu-baseetara konektatzea, maskara pertsonalizagarria barne
- Prozesu eta eragiketa errepikagarrietarako plantillak automatizatuta sortzea
Artxibatu segurua eta berrikuspenekin bateragarria: PaperOffice DMS-k GoBD, GDPdU eta DSGVOren lege-baldintzak betetzen ditu teknikoki
PaperOffice DMSk beste software bat konektatzeko aukera ematen du, hala nola ERP bat, eta, jakina, Microsoft Officetik dokumentuak interfaze egokien bidez transferitzea. PaperOffice DMSk merkataritzako eta ekoizpeneko komunikazioa bizkortzen du hornitzaileekin eta bezeroekin.
Epeak eta hitzorduak gainbegiratu egiten dira eta ekintzak automatikoki aktibatzen dira nahi den konfigurazioaren arabera. Eskaera-prozesuak automatizatu egin daitezke, eta etorkizunerako planikatzen diren aldaketak ere nahi den unean indarrean sar daitezke.
Bere funtzio zabalei esker, PaperOffice DMS behin betiko enpresa-edukiaren kudeaketaren goiko segmentuan (ECM) sailka daiteke.
ECM batek dagokion sarbide-hierarkia duen erakunde baten eduki osoaren administrazio orokorra barne hartzen du. PaperOffice DMS edozein eduki modu digitalean gordetzeko, edukia eta formatua aldatzeko eta eskura jartzeko gai da.
PaperOffice DMS-ek ECM baten funtzio guztiak ditu, eta hori prezio-errendimendu erlazio bikain batean, bai eta intuitiboki ikas daitekeen eragiketa-modu batean ere, kanpoko edo barne-trebakuntza garestia beharrezkoa ez dena. Are gehiago, doako bideoan tutorialak daude eskuragarri, menu ezberdinetara ohitzeko. PaperOffice DMS enpresa bakoitzaren antolaketa-ardatza izan daiteke merkataritzan eta ekoizpenean, eta hori ia argiaren abiaduran.
Eraikuntza sektoreko enpresek dokumentuen kudeaketa digitalaren onurak jaso dituzte
PaperOffice DMSrekin, ordea, askoz aukera gehiago daude eraikuntza-enpresentzat. Adibidez, inbentarioaren kudeaketa, inbentario iraunkor bat edo funtsezko data bat barne. PaperOffice DMSren oinarria sarean lotutako erabiltzaile-kontuak dira. Erabiltzaile-kontu horien datuak datu-base zentralean konbinatzen dira. Dokumentuak algoritmo desberdinak dituen IA baten bidez kontrola daitezke, eta prozesu automatizatuak aktibatzeko erabil daitezke.
PaperOffice DMSren erabilerari esker, paperezko lanarekin alderatuta,% 7,5eko lan-denbora optimizatzen du.
Dokumentuak bilatzen, enrutatzen eta partekatzen denbora aurrezten du.
Zigilu digitalekin, dokumentuak informazio gehigarriarekin osatu daitezke, baita lan-fluxu xehatuak kontrolatu ere. Era berean, lan-funtzioak eta lan-fluxuak epeak bete eta osatu egingo direla bermatzen du.
PaperOffice DMSk menu adimenduneko nabigazioa du, logikoki egituratuta dagoena eta arlo askotan eragiketa intuitiboa ahalbidetzen duena. Interneten doan eskuragarri dauden tutorialek euskarri gehigarria ematen dute eta, jakina, prestakuntza-ikastaroak bezeroaren enpresaren egoitzan ere egin daitezke, nahi izanez gero.
Eraikuntza faseetako dokumentazioaz gain, PaperOffice DMS egokia da materialak erosteko logistika-lanei laguntzeko. PaperOffice DMSn datu-baseak konfiguratzeko aukerei esker, materialaren erosketa eta kontsumoa monitoreak izan daitezke, eta ohartarazpen-mailak esleitu daitezke. Barneko IA automatikoki erreakzionatzen duten txantiloiak sortzeko erabil daiteke, botila-lepoak edo eskasia dauden, adibidez, eskaera errepikatuak egiten badira, nahiz eta dagoen kopurua benetan nahikoa izan beharko litzatekeen. Horretarako, lan-fluxuaren funtzioa erabil daiteke, eta, horrekin batera, enpresako langileek beren zereginen exekuzioa alderatu ahal izango dute.
PaperOffice DMSk eraikuntza proiektu bat bizkortu dezake, erabaki okerrak saihestu eta kostuak murriztu. Agian BER eraiki zuten eta oraindik Stuttgart21 eraikitzen ari diren enpresek ez zuten software egokirik, PaperOffice DMS.
FAQs
Azkenik, gaiarekin lotutako galdera askoren erantzunak ematen ditugu "Digitalizazioa eraikuntzaren eta eraikuntzaren industrian":
Nola sar daitezke langileak PaperOfficera?
Programa deszentralizatu eta modernoen arkitektura dela eta, PaperOffice ia edozein gailutan erabil daiteke, hala beste, PC klasikoetan, telefono adimendunetan / tabletetan eta telebistetan.
Zer gertatzen da datuekin PaperOffice existitzen ez bada?
Ez da gertatuko, baina lasaitzeko: edozein unetan esporta ditzake bere datuak, PaperOffice datu-base ireki baten egitura batean oinarritzen denez, edozein unetan eskura ditzake bere datuak.
Datuen babesari buruzko gaia: Non gordetzen dira dokumentu guztiak?
PaperOfficek barne-mailako dokumentu guztiak gordeko ditu, maila handiko zifratuarekin, eta horrek immune egingo du datuen lapurreta, adibidez, eta GDPR eta GOBDren baldintza guztiak gaindituko ditu.
Ez akatsik egin: ¡NUNCA gorde datuak hirugarrenen hodei batean!
Zehaztapenetara egokitu al daiteke PaperOffice?
Bai, PaperOffice aurreikusitako erabilerara egokitu daiteke% 100era, dauden prozesu eta sistemetan erabateko integrazioa bermatzeko. Programaren interfazea ere libreki diseinatu eta egokitu daiteke.
Ondorioa
PaperOffice DMS eraikuntzaren industriarekin bateragarria da eta beste software bati dagozkion interfazeak eskaintzen ditu, API konexioak, eta edozein unetan zabal daiteke, bere nahien arabera. Softwarea erraz ikasten da eta erraz integra daiteke eguneroko praktikan, entrenamendu-helburuetarako absentziarik eragin gabe.
PaperOffice DMSk NAS (sarearekin bateragarria den datuak biltegiratzea) segurtasun-kopia batekin erabiltzea gomendatzen du, datu garrantzitsuak hirugarrenen hodeietan gal ez daitezen eta ez zelatatzeko.
Azken finean, PaperOffice DMSk oso harreman ona du prezio-errendimenduarekin eta know-how ikaragarri batekin, 20 urte baino gehiagoko esperientzia praktikoaren bidez.