Eraikuntza enpresak
IDC Construccion S.L. Las Palmas

Datzaile

IDC Construccion, Las Palmaseko eraikuntza enpresa da, eskolen, kiroldegien eta jolastoki parkeen oparien eraikuntzan espezializatu dena. Enpresa hauek eskola, kiroldegien, jolastokiak etab bortitzeko, erabiltzaileen beharrei erantzuten dien solairu kalitate handiko eta iraunkorrekoak egiten dituzte dela ezagunak dira.

IDC Construccion S.L.-k, enpresa handietakoak bezala, arazo asko izan ditu eguneroko jardueran dokumentu eta agirizko garrantzitsuak kudeatzeko eta antolatzeko.

Erronkak gainditzeko, enpresa honek dokumentu kudeaketa optimizatzeko dokumentu kudeaketa sistema bat bilatzeko ibilbidean jarri da.

Galzitzen zen beren lan-arduerak egiteko, beren lan-fluxuen arabera egokitzeko eta haien eskakizunak betetzen ditzakeen DMS bat bilatu zuten IDC Construccion enpresa honek.

Erronken artean zeudenak ziren:

• Enpresaren agiri guztien erregistroa, antolaketa, sailkatzea eta artxiboaren betekizuna
• Arloko edozein tokitik dokumentuei azkar eta fidagarri heltzea
• Artxibo-paperak eta agiri elektronikoak kudeatzeko sistema bateratua
• Enpresaren lan-fluxu nagusiak egokituz sarrera erraza
• Datu konfidentzialei kontrola eta segurtasuna ematea

Zein ziren besteen gainerako eragileak?

IDC Construccion-ek hainbat DMS-aukera aztertu zituen. Beste sistemarik ez zen, berriz, horien baliabide jarduerara egokitzen zitzaien. Azkenean, PaperOffice DMS aurkitu zuten eta galdetu zuten beharretara ondo egokia zegoen ikusi zutela. Kezkatuta gelditu ziren sistema horren bidez urratu behar izateak bere jarduerara doan moduan integra daitekeela definitu zuten horiek beraien jokaera aldatu gabe.

Zergatik aukeratu zuen IDC Construccion S.L PaperOffice DMS-en?

Agustín García Afonso IDC Construccion S.L-ko langileak lehenik software aukera anitz aztertu zituen dokumentu kudeaketarekin loturiko aldetik eta azkenean PaperOffice DMS-ri lehendabizi testeatu zela erabakia hartu zuen.

Erabaki zaila izan zuen eraikuntza-enpresarentzat bateragarri den dokumentu kudeaketa sistema aurkitzea, beraien jarduerak susten eta bere dokumentu-kudeaketaren optimizazioa errazten ziotenak.

Enpresa honek dokumentu kudeaketa sistema anitz probatu ondoren, ohartu ziren sistemek bai beste era batera egokia denik imposatzen zienak.

Hau enpresetarako desabantaila izan zen, dagoeneko dokumentu-kudeaketara pertsonalizatutako sistema bat zutenak, baina eguneratu gabe zegoena. Erronka horiek erabaki egin zuen enpresak beraien eskaerei erantzuten zaien sistemaren bila joatea eta aldi berean bere existitzen zen sistema konpontzea lortzeko.

Dokumentu-kudeaketako hainbat sistemaren azterketa zorrotz baten ondoren IDC Construccion-ek PaperOffice DMS aukeratu zuen.

Sistema hori hautatu zen enpresa beraien jarduerara nahiko gutxi arazo eragiten zaien bitartean bete behar zuelakoan, beraien eskaerak bete ditzaten. PaperOffice DMS aukeraketan erabaki garrantzitsua izan zen enpresak haien dokumentuei kontrol absolutua mantendu ahal izatea, bere jarduerara eragiten gabe.

Sarbide kontrolatua, zeregin-zerrenda zehatza, workflow bidezko baimenak eman eta mezu elektroniko fidagarriak bidez egindako jakinarazpenak erabilgarri dauden pisuak efika betetzeko aukera ematen die langileei eta baimendutako pertsonak erraz baimendu edota baimenik ematen kendu die.

"Dokumentu-kudeaketako sistemarik ez duten enpresaentzat, PaperOffice DMS aukera ideal bat da, nahi izan litezkeena dena eskaintzen baitu. Dokumentu-kudeaketa-sistema bat jadanik badutenei baino ez dauden arrazoi batengatik aldatu behar badute ere, PaperOffice DMS interfaze erabilgarriari eta funtzioei esker aukera bikaina da."

Oraingoan, datu eta dokumentuen eskuragarritasun hobeak eta azkarragoak eragiten dituzten aldaketak eragiten ditu enpresaaren prozedurei indarberritzea hobetumen eta iraunkorragoa. Kudeaketako jakinduria, orain dela gutxi, gauzak zehatzan antolatuta eta egokia orduz geroztik erabilgarri.

PaperOffice DMS-ek hauetan hobetu ditu besteekin alderatuz besteak

• Erabiltzaile interfazearen moldakuntza: IDC Construccion'ek PaperOffice DMS-aren erabilgarritasuna harritu zuen. Dokumentu kudeaketa sistema IDC Construccion-eko lanean dauden prozedurak egokitzen zituen eta dokumentuak azkar eta erraz antolatzeko eta bilatzeko aukera ematen zien.
• Dokumentuak aurkitzeko bilaketak hobetuta: PaperOffice DMS-a erabiliz IDC Construccion-eko langileek dokumentuak azkar eta erraz aurkitu ditzakete, denbora eta baliabideak aurrezteaz arduratzea.
• Dokumentuen bertsioen kontrola: PaperOffice DMS-ek aukera ematen dio IDC Construccion-eri dokumentuen bertsioak kontrolatzeko eta berbetan zirela bermatzeko.

"PaperOffice sartzeko ondoren, 'Esan zaitez zelan eser nahi duzun eta hauek geldiz alde egingo dugu' esaldiak 'Esan zaitez zelan kudeatu nahi duzun dokumentazioa eta PaperOffice-ek egingo du' dokumentu kudeaketa esaldiarekin aldatu genuen."

Emaitza nagusia

PaperOffice DMS-aren implantazioak IDC Construccion-ek dokumentuen kudeaketa hobetu ahal izan du. Enpresa-k erabiltzaile interfazearen moldakuntzan, dokumentuak aurkitzeko bilaketetan hobetutan eta dokumentuen bertsioen kontrolan harritu zen. Sistema berriaren sarrera berehala gertatu zen eta enpresa-k dokumendu kudeaketa soluzio bat bilatzen duen edonori gomendatzen dio PaperOffice DMS-a. Orokorrean, IDC Construccion-eko esperientzia oso pozgarria izan da PaperOffice DMS-arekin eta haien esperientziak haiek gainditu ditu.