Gehieneko deskontu ofertarik altuena
Exklusiboko barrukako albisteak
Doako bira eguneraketak
Gehieneko deskontu ofertarik altuena
Exklusiboko barrukako albisteak
Doako bira eguneraketak
Adiskidetasuna Sinadura Hitza Onurarako
Ez dugu zure helbide elektronikoa inori emanen eta gurekin bidaltzen duen edozein email-ek deskarga ezazu estekaren botoi bat baino ez du.
Sektorea
Industria eta merkataritza
Eskualdea
Langenberg, Iparraldeko Renania - Westfalia, Alemania
Sailak
Salmentak
Kontabilitatea
Sektorea
Industria eta merkataritza
Eskualdea
Langenberg, Iparraldeko Renania - Westfalia, Alemania
Sailak
Salmentak
Kontabilitatea
Stephan Reichel jauna, K60 Gitterrostsysteme GmbH &Co.KG
Bazkidea emateko
Sektorea
Industria eta merkataritza
Eskualdea
Langenberg, Iparraldeko Renania - Westfalia, Alemania
Sailak
Salmentak
Kontabilitatea
Saregile gisa, K60 sareta-sistemek dokumentu garrantzitsu asko dituzte kudeatzeko:
Albaranak, fakturak, kontratuak, zirriborroak edo planoak, eta askoz gehiago.
Kontsulta asko posta elektronikoz iristen dira eta inprimatzen dira, hau da, urtean zehar paper kopuru handia. Eskaerak beti inprimatzen dira hornitzailearen datuekin, eta gero apalean gordetzen dira, entregaren ondorengo fakturarekin batera.
Prozesu oso honek paper kopuru handia esan nahi du, eta, jakina, espazio falta.
Bilaketa errazagoa eta eraginkorragoa egiteko eta paper uholdea minimizatzeko, K60 Gitterrostsysteme-k dokumentazioa digitalizatzea eta edukia barne-artxiboko datu-basean sartzea planifikatu zuen: konpainia dokumentuen kudeaketa-sistema egoki baten bila ari zen.
Eskuzko prozesamendua motelegi bihurtu zen denborarekin, eta, beraz, artxibatu automatizatua eta informazioa ateratzea bilatu zen.
Enpresarentzat erronkarik handiena informazioa erraz eskuratzeko modukoa izatea zen, eta, batez ere, langile gehiagorentzat eta langile taldeentzat eta pertsona taldeentzat (langabetuak, bazkide komertzialak, bezeroak, herritarrak).
Konpainiaren helburua paperezko dokumentuak digitalizatzea zen, prozesuen optimizazioa eta lan-fluxuaren kontrola sartzea sartzen diren eta irtendako dokumentu guztien gainean, prozesuen zati handi bat bigarren planoan automatizatzea eta, horrela, prozesua optimizatzea.
Iraganean, informazioa paperean bakarrik gordetzen zen, baina gaur egun informazio-iturri eta dokumentu ugari daude erakunde askotan: posta elektronikoak, formularioak, zirriborroak, besteak beste, faktura elektronikoak eta paperezko ordainagiriak, gutunak, albaraiak, kontratuak, etab.
Informazio-olde guztia ez da bat ere egin. Beraz, zereginik garrantzitsuena unitate analogikoak eta digitalak batzea da. Paperean dauden dokumentuak digitalizatu eta beste informazio batekin bildu behar dira, hala nola, lotutako mezu elektronikoekin.
PaperOffice dokumentu-kudeaketa sistemarekin batera egin zen kasu-azterketa, eta helburua paperaren kontsumoa minimizatzea izan zen, kostuak eta biltegiratze-espazioa aurrezteko.
Gainera, oso garrantzitsua zen elkarrekin fabrikazio-prozesu baten dokumentu guztiak artxibatzeko irtenbide bat aurkitzea, proiektuarekin zerikusia duten dokumentuei/ eskariei buruzko berehalako informazioa eman ahal izateko.
Sartzen diren dokumentu eta posta elektronikoen artxibo automatizatua egin bezala, dokumentu horiek karpeta egokietan artxibatu behar dituzte, zehaztutako irizpide jakin batzuen arabera, eta lan-fluxu gehigarriak sortu behar dituzte, hala nola dagokion idazkariari esleitzea.
Beste helburu bat sareko lankideen dokumentuak azkar bilatzea zen.
Stephan Reichel jauna, K60 Gitterrostsysteme-ko Zuzendari Nagusia, gogoratzen du.
Reichel jaunak, K60 Gitterrostsysteme-ko Zuzendari Nagusiak, lehenik eta behin, dokumentuen kudeaketari buruzko hainbat software-eskaintza aztertu zituen, eta, azkenik, PaperOffice DMS probatzea erabaki zuen.
PaperOffice DMS-k Reichel jauna bilatzen ari zen baldintzak eskaintzen ditu zehatz-mehatz. Hauek barne hartzen dituzte:
1. Dokumentuak kudeatzeko sistema oinarritzen den barne-datu-base zentralerako konponbidea. Datuak ez dira erabiltzaile bakar baten ekipo batean gorde behar.Administrazio-langile guztientzat eskuragarri dagoen gordailu zentrala.
Stephan Reichel jaunak hasieratik argi izan zuen ez zegoela bere enpresa digitalizatzeko modurik:
2. Administrazio-zereginak maneiatzea eta automatizatzea. Softwareak lanak sarearen bidez banatzea ahalbidetu behar du, eta dagokion langileak prozesatzea.
Erabiltzaile digitalaren baimena eta pasahitza berrestea barne.
Aldi berean, kaltetutako langile guztiei prozesamenduaren egoeraren berri ematen diete. Bertsioak biltegiratzeak aukera ematen du noiz eta noren bidez egin ziren prozesatze-pausoak arakatzeko.
3. Denbora berreskuratzeko eta aurrezteko gaitasuna. Dokumentu analogikoak digitalizatzeko modu errazagoa bilatu zen, eta, beharrezkoa izanez gero, erraz aurkitzeko modukoak egin ziren.
4. Proiektuarekin lotutako dokumentuak bat egitea / eskaerak. Softwareak gai izan behar du prozesuarekin zerikusia duten dokumentuak elkarrekin gordetzeko edo elkarrekin loturak jartzeko.
Merkataritza-transakziorako dokumentu guztiak, hala nola erosketa- edo instalazio-prozesu bat, dagokion entrega-albarauarekin, fakturarekin, zirriborroekin, planoekin eta akatsei buruzko edozein kexarekin, modu zentralizatuan kudeatu behar dira.
Horrela, albaranak, fakturak eta negozio-prozesuari dagokion guztia karpeta edo azpikarpeta batean gordetzen dira. Sarbide-baimenak karpeta bakoitzerako esleitu daitezke, bai langile-taldeentzat, bai banakako enplegatuentzat.
Gainera, karpetara hiperbinkuluak sortu eta langileei bidali ahal zaizkie.
Horrela, baimendutako langileek eta lankidetzako bazkideek edozein lekutatik eta edozein unetan eskura dezakete. Bertsioen kontrolari esker, dokumentu indibidualaren aldaketa bakoitzaren sorgailua eta ordua modu gardenean arakatu daitezke: kontsultak azkar argitzen dira eta beharrezkoak ez diren akatsak saihesten dira.
PaperOfficek beste karpeta batzuetan ere dokumentuen irudikapen birtuala du. Horrela, dokumentuak birtualki ager daitezke karpeta ezberdinetan, jatorrizko dokumentua bikoiztu behar izan gabe. Funtzio hau oso erabilgarria da, adibidez, dokumentu bat hainbat proiektutan agertu behar bada, baina ez du dokumentua bikoiztu nahi.
Informazioa hainbat ikuspegitatik eskuratzeko aukerak argitasun-maila handiagoa bermatzen die proiektuan parte hartzen duten guztiei, eta langileek informazioa emateko duten gaitasuna hobetzen du.
PaperOffice DMSk eskatutako irizpide guztiak bete zituen.
PaperOfficeren digitalizazioari esker, k60 Grating Systems-ek ahal izan zuen:
Datuen eta dokumentuen eskuragarritasun errazena eta azkarrena enpresaren prozesuak aldatzen ari da, funtsean eta modu iraunkorrean. Administrazio-ezagutza orain modu gardenean eta eskuragarrian une egokian.
Ildo horretan, dokumentuetan oinarritutako prozesu guztiak digitalizatzeko oinarria PaperOffice DMS-rekin ezartzen da.
Artxibo-prozesu orokorraz gain:
bermatua.
PaperOffice DMSk gaur egun lan-fluxu guztia digitalki mapeatzen du.
Oraingoz, entrega- eta faktura-agiri guztiak eskaner indartsuekin erregistratzen dira, PaperOfficek harremanetarako datuak automatikoki onartzen ditu eta dokumentuak artxibo elektronikoan gordetzen ditu.
Langileek erabiltzaile sinple baten interfaze baten bidez eskura ditzakete dokumentuak, eta hainbat bilaketa-termino sar ditzakete: testu osoaren bilaketa ere eskuragarri.
DMSren etengabeko erabilerari esker, kuxinaren fabrikatzaileak nabarmen murriztu ahal izan zuen faktura baterako behar den prozesatze-denbora, eta, aldi berean, ordaindu gabeko kontuen kopurua nabarmen murriztu da.
Azkenik, gaiarekin lotutako galdera askoren erantzunak ematen ditugu "Saregilea
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG":
Zer aholku emango zenieke PaperOfficeren etorkizuneko erabiltzaileei?
Inoiz ez da goizegi edo beranduegi digitalizazioaren gaia jorratzeko.
Garrantzitsuena softwarearen ideia bat egitea da, baina baita enpresaren berarena ere. Garrantzitsua zen softwarea erostera edo zerbitzu eta euskarri paketeetan erregistratzera behartuta ez sentitzea.
PaperOffice DMS erosi aurretik ere, enpresako sail guztiekin hitz egin genuen eta inoiz ez gara tratu txarrak ematen sentitzen. Aitzitik: PaperOfficek talde atsegina, adeitsua eta trebagarria du.
Guretzat, erakunde publiko gisa, prozesua gero eta zailagoa da eta burokrazia handia eskatzen du. Beraz, sistemarekiko eta softwarearekiko konfiantza oso garrantzitsua zen. Jakina, softwarea erraz ulertzeko modukoa izatea ere oso garrantzitsua zen.
Nori gomendatuko zenioke PaperOffice?
Digitalizatu eta automatizatu nahi duten gainerako enpresa guztiei gomendatuko diegu.
Zer gustatzen zaizu bereziki PaperOffice?
Oso pozik gaude denarekin.
PaperOffice dokumentu arin baina indartsuak kudeatzeko sistema bat da.
Hasieran zentzurik ez dutela diruditen funtzioak, hala nola dokumentuaren edukiaren irakurketa automatikoa, denbora luzeago batean gehiago galdu nahi ez duten funtziorik garrantzitsuenak dira.
