Saregilea
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
Stephan Reichel jauna, K60 Gitterrostsysteme GmbH &Co.KG
Hasierako posizioa
Saregile gisa, K60 sareta-sistemek dokumentu garrantzitsu asko dituzte kudeatzeko:
Albaranak, fakturak, kontratuak, zirriborroak edo planoak, eta askoz gehiago.
Kontsulta asko posta elektronikoz iristen dira eta inprimatzen dira, hau da, urtean zehar paper kopuru handia. Eskaerak beti inprimatzen dira hornitzailearen datuekin, eta gero apalean gordetzen dira, entregaren ondorengo fakturarekin batera.
Prozesu oso honek paper kopuru handia esan nahi du, eta, jakina, espazio falta.
Bilaketa errazagoa eta eraginkorragoa egiteko eta paper uholdea minimizatzeko, K60 Gitterrostsysteme-k dokumentazioa digitalizatzea eta edukia barne-artxiboko datu-basean sartzea planifikatu zuen: konpainia dokumentuen kudeaketa-sistema egoki baten bila ari zen.
Eskuzko prozesamendua motelegi bihurtu zen denborarekin, eta, beraz, artxibatu automatizatua eta informazioa ateratzea bilatu zen.
Enpresarentzat erronkarik handiena informazioa erraz eskuratzeko modukoa izatea zen, eta, batez ere, langile gehiagorentzat eta langile taldeentzat eta pertsona taldeentzat (langabetuak, bazkide komertzialak, bezeroak, herritarrak).
Konpainiaren helburua paperezko dokumentuak digitalizatzea zen, prozesuen optimizazioa eta lan-fluxuaren kontrola sartzea sartzen diren eta irtendako dokumentu guztien gainean, prozesuen zati handi bat bigarren planoan automatizatzea eta, horrela, prozesua optimizatzea.
Dauden arazoak eta zereginak
Iraganean, informazioa paperean bakarrik gordetzen zen, baina gaur egun informazio-iturri eta dokumentu ugari daude erakunde askotan: posta elektronikoak, formularioak, zirriborroak, besteak beste, faktura elektronikoak eta paperezko ordainagiriak, gutunak, albaraiak, kontratuak, etab.
Informazio-olde guztia ez da bat ere egin. Beraz, zereginik garrantzitsuena unitate analogikoak eta digitalak batzea da. Paperean dauden dokumentuak digitalizatu eta beste informazio batekin bildu behar dira, hala nola, lotutako mezu elektronikoekin.
PaperOffice dokumentu-kudeaketa sistemarekin batera egin zen kasu-azterketa, eta helburua paperaren kontsumoa minimizatzea izan zen, kostuak eta biltegiratze-espazioa aurrezteko.
Gainera, oso garrantzitsua zen elkarrekin fabrikazio-prozesu baten dokumentu guztiak artxibatzeko irtenbide bat aurkitzea, proiektuarekin zerikusia duten dokumentuei/ eskariei buruzko berehalako informazioa eman ahal izateko.
Sartzen diren dokumentu eta posta elektronikoen artxibo automatizatua egin bezala, dokumentu horiek karpeta egokietan artxibatu behar dituzte, zehaztutako irizpide jakin batzuen arabera, eta lan-fluxu gehigarriak sortu behar dituzte, hala nola dagokion idazkariari esleitzea.
Beste helburu bat sareko lankideen dokumentuak azkar bilatzea zen.
"Dokumentuak karpetatan biltegiratzean saihestu daitezkeen biltegiratze-kostuak genituen. Gainera, dokumentuak bilatzeak denbora asko ematen zuen", gaineratu du.
Stephan Reichel jauna, K60 Gitterrostsysteme-ko Zuzendari Nagusia, gogoratzen du.
"Lanean aurrera egin berri dugu eta orain abantaila bat dugu".
Zergatik aukeratu zuen K60 Gitterrostsysteme-k PaperOffice DMS
Reichel jaunak, K60 Gitterrostsysteme-ko Zuzendari Nagusiak, lehenik eta behin, dokumentuen kudeaketari buruzko hainbat software-eskaintza aztertu zituen, eta, azkenik, PaperOffice DMS probatzea erabaki zuen.
PaperOffice DMS-k Reichel jauna bilatzen ari zen baldintzak eskaintzen ditu zehatz-mehatz. Hauek barne hartzen dituzte:
1. Dokumentuak kudeatzeko sistema oinarritzen den barne-datu-base zentralerako konponbidea. Datuak ez dira erabiltzaile bakar baten ekipo batean gorde behar.Konponbidea: MAX eskainitako zerbitzari bat eratu zen, K60 sareta-sistemetarako errendimendurik handienarekin, eta horren gainean eraiki zen datu-basea. Horri esker, dokumentazio garrantzitsu hori guztia eskuratzeko aukera izango da, eta hainbat aldek dokumentu berean laguntzeko gaitasuna izan zuten.
Administrazio-langile guztientzat eskuragarri dagoen gordailu zentrala.
Stephan Reichel jaunak hasieratik argi izan zuen ez zegoela bere enpresa digitalizatzeko modurik:
"Denbora luzez jakin nuen ez zegoela digitalizazioa saihesteko modurik, baina denbora luzez eutsi genion. Enpresa-prozesuetan egiten diren aldaketak gero eta urrunago bultzatzen dira, dentistarengana joatea bezala. Dokumentuak kudeatzeko sistemaren integrazioa lortu ondoren, behin betiko esan dezaket askoz lehenago egin behar zuela".
2. Administrazio-zereginak maneiatzea eta automatizatzea. Softwareak lanak sarearen bidez banatzea ahalbidetu behar du, eta dagokion langileak prozesatzea.
Konponbidea: PaperOffice DMSk lan-fluxu integralaren funtzioa du, eta, horri esker, aldez aurretik zehaztutako langile-talde bati konektatutako edozein konputagailutatik oroigarriak, mezuak eta informazioa bidaltzeko aukera ematen du.
Erabiltzaile digitalaren baimena eta pasahitza berrestea barne.
Aldi berean, kaltetutako langile guztiei prozesamenduaren egoeraren berri ematen diete. Bertsioak biltegiratzeak aukera ematen du noiz eta noren bidez egin ziren prozesatze-pausoak arakatzeko.
"PaperOfficerekin egindako lehen hitzorduan, PaperOfficek dokumentuen kudeaketaren arloan egindako 20 urteko esperientzia nabaritzen da".
3. Denbora berreskuratzeko eta aurrezteko gaitasuna. Dokumentu analogikoak digitalizatzeko modu errazagoa bilatu zen, eta, beharrezkoa izanez gero, erraz aurkitzeko modukoak egin ziren.
Konponbidea: PaperOffice DMSren segmentu nagusia da, dokumentu analogikoen digitalizazioa. Behar duen guztia eskaner bat da, konputagailurako interfazea duena eta PaperOffice DMS. Dokumentuak ez dira eskanak bakarrik. Beharrezkoa izanez gero, OCR software integratu baten bidez edita daitekeen testu bihurtzen dira, eta automatikoki behar bezala gordetzen dira.
4. Proiektuarekin lotutako dokumentuak bat egitea / eskaerak. Softwareak gai izan behar du prozesuarekin zerikusia duten dokumentuak elkarrekin gordetzeko edo elkarrekin loturak jartzeko.
Merkataritza-transakziorako dokumentu guztiak, hala nola erosketa- edo instalazio-prozesu bat, dagokion entrega-albarauarekin, fakturarekin, zirriborroekin, planoekin eta akatsei buruzko edozein kexarekin, modu zentralizatuan kudeatu behar dira.
Konponbidea: PaperOfficek karpeta digitalak ditu, non ekoizpen prozesu bateko dokumentu guztiak karpeta digital batean gorde daitezkeen. Karpeta-egiturak karpeta nagusi eta azpikarpeta bat du, eta ikuspegi orokor ezin hobea bermatzen du.
Horrela, albaranak, fakturak eta negozio-prozesuari dagokion guztia karpeta edo azpikarpeta batean gordetzen dira. Sarbide-baimenak karpeta bakoitzerako esleitu daitezke, bai langile-taldeentzat, bai banakako enplegatuentzat.
Gainera, karpetara hiperbinkuluak sortu eta langileei bidali ahal zaizkie.
Horrela, baimendutako langileek eta lankidetzako bazkideek edozein lekutatik eta edozein unetan eskura dezakete. Bertsioen kontrolari esker, dokumentu indibidualaren aldaketa bakoitzaren sorgailua eta ordua modu gardenean arakatu daitezke: kontsultak azkar argitzen dira eta beharrezkoak ez diren akatsak saihesten dira.
"Digitalizazioaren gaia gero eta nabarmenagoa bihurtzen ari da sarearen industrian. Hori, adibidez, gure piezei edo gure plano, marrazki eta konfiguratzaileei aplikatzen zaie. PaperOffice DMS sartu ondoren, eskuzko ahalegina murriztu egin daiteke. Orain aitzindariak gara sare digitalen fabrikatzaile gisa".
PaperOfficek beste karpeta batzuetan ere dokumentuen irudikapen birtuala du. Horrela, dokumentuak birtualki ager daitezke karpeta ezberdinetan, jatorrizko dokumentua bikoiztu behar izan gabe. Funtzio hau oso erabilgarria da, adibidez, dokumentu bat hainbat proiektutan agertu behar bada, baina ez du dokumentua bikoiztu nahi.
Informazioa hainbat ikuspegitatik eskuratzeko aukerak argitasun-maila handiagoa bermatzen die proiektuan parte hartzen duten guztiei, eta langileek informazioa emateko duten gaitasuna hobetzen du.
PaperOffice DMSk eskatutako irizpide guztiak bete zituen.
PaperOffice-rekin digitalizazioaren bidez onurak
PaperOfficeren digitalizazioari esker, k60 Grating Systems-ek ahal izan zuen:
- Denbora eta baliabideak aurreztu
- Dokumentuak erraz eskuratzeko aukera
- Baimendutako enplegatu bakoitzarentzat dokumentuen erabilgarritasuna
- Aurkezpen argia eman
Datuen eta dokumentuen eskuragarritasun errazena eta azkarrena enpresaren prozesuak aldatzen ari da, funtsean eta modu iraunkorrean. Administrazio-ezagutza orain modu gardenean eta eskuragarrian une egokian.
Ildo horretan, dokumentuetan oinarritutako prozesu guztiak digitalizatzeko oinarria PaperOffice DMS-rekin ezartzen da.
Artxibo-prozesu orokorraz gain:
- Artxibatzea berrikuspen-proban
- Antolaketa-prozesuen optimizazioa
- Dokumentazioa hobeto antolatu
- Dokumentu azkarragoak bilatzea
- Komunikazio sinplifikatua eta zereginen ebazpena
bermatua.
Azken emaitza
PaperOffice DMSk gaur egun lan-fluxu guztia digitalki mapeatzen du.
Oraingoz, entrega- eta faktura-agiri guztiak eskaner indartsuekin erregistratzen dira, PaperOfficek harremanetarako datuak automatikoki onartzen ditu eta dokumentuak artxibo elektronikoan gordetzen ditu.
Langileek erabiltzaile sinple baten interfaze baten bidez eskura ditzakete dokumentuak, eta hainbat bilaketa-termino sar ditzakete: testu osoaren bilaketa ere eskuragarri.
DMSren etengabeko erabilerari esker, kuxinaren fabrikatzaileak nabarmen murriztu ahal izan zuen faktura baterako behar den prozesatze-denbora, eta, aldi berean, ordaindu gabeko kontuen kopurua nabarmen murriztu da.
