Butterfly Engineers S.L. Produktu, Prozesu eta Euskarriaren Garapena

PaperOfficeren esperientziak / Erreferentzia / Praktika txostena

Sektorea
Industria eta merkataritza

Eskualdea
Kordoba, Andaluzia, Espainia

Sailak
Ikerketa eta Garapen Saila
Kontabilitatea

Aldaketa digitala produktuen garapenean: dokumentu-kudeaketa arrakastatsua

Antonio Jesús Sánchez jauna, Butterfly Engineers S.L.-ko Produktu eta Prozesuen Zuzendari Nagusia eta Ingeniaria.

Hasierako posizioa

Produktuak garatzen eta prozesuen ingeniaritzan soilik aritzen den enpresa bat, fabrikazio fase guztietan sartuta dagoena, lehen ideiatik azken produkturaino, artxiboz eta dokumentazioz gainezka, hala nola datu-orri teknikoak, bezeroen datuak, kalkuluak eta planak egunero.< /p>

Proiektuaren informazioa gero eta biltegiratzeko gune gehiago hartzen ari da urteetan zehar, eta dagoeneko ez da erraza aurkitzen, batez ere administrazio-bulegoetan, pixkanaka-pixkanaka zorigaiztoko bihurtzen ari dena.

Konpainiaren helburua paperezko dokumentuak digitalizatzea zen, prozesuen optimizazioa eta lan-fluxuaren kontrola sartzea sartzen diren eta irtendako dokumentu guztien gainean, prozesuen zati handi bat bigarren planoan automatizatzea eta, horrela, prozesua optimizatzea.

Industrial engineer putting on a headset work PC with two monitors

Digitization with PaperOffice brings immense advantages

Dauden arazoak eta zereginak

Iraganean, informazioa paperean bakarrik gordetzen zen, hala nola produktu baten diseinua eta plangintza edo zehaztapenak, edo produktuen garapena, baina gaur egun informazio-iturri eta dokumentu ugari daude erakunde askotan: posta elektronikoak, formularioak, zirriborroak haren parte dira, hala nola faktura elektronikoak eta paperezko ordainagiriak, posta-posta, albaraiak, kontratuak, etab.

Zorionez, ITren etengabeko garapenei esker, lan mota hau digitalki bultzatuta orain. Prozesuaren urrats asko orain% 100 digitala eta automatizatua bihurtzen ari dira, 4.0 Industriak baieztatu duenez.

Hala ere, papera sarritan ezinbestekoa da eskuz egindako marrazkiak edo ideiak direnean, baita bezeroaren administrazioa, fakturak edo informazioa ere.

Diseinua eta fabrikazioa egiteaz gain, Butterfly Engineerseko espezialistek dokumentazioa sortu behar dute, hala nola muntaia-eskuliburuak, segurtasun-jarraibideak eta proiektuen bideragarritasuna aztertzeko dokumentazio teknikoa.

Espedienteen erabilera bizkortasuna eta azkartasuna funtsezkoak dira enpresa modernoetan, eta are gehiago proiektuen jarraipenaren, kostuen azterketaren edo errentagarri egiten dituzten azterlanen araberakoak direnean.

Hori dela eta, Butterfly Engineersen helburua industriara egokitzea eta 4.0 industria enpresa gisa digitalki jardun ahal izatea zen.

"Dokumentuak karpetatan biltegiratzean saihestu daitezkeen biltegiratze-kostuak genituen. Gainera, dokumentuak bilatzeak denbora asko ematen zuen", gaineratu du.

Antonio Jesús Sánchez, Butterfly Engineers-eko zuzendari nagusi eta prozesu-ingeniaria.

Zergatik aukeratu zuen Butterfly Engineersek PaperOffice DMS

Butterfly Engineers enpresak produktuak, prozesuen ingeniaritza eta euskarri-ingeniaritza garatzen ditu, digitalizatu beharreko dokumentazio kopuru handia erabiltzen du, baina DMS bat inplementatzeko punturik garrantzitsuenak, PaperOffice, indexazioaren segurtasuna eta abiadura eta bilaketa prozesua dira.

Paperik gabeko bulego digital bat posible dela uste dute.

"Informazio tekniko handiarekin egiten dugu lan egunero. Informazio guztia paperean biltegiratzea oso zaila eta garestia da guretzat. Haren etorkizuneko bilaketa ere oso aspergarria da.
PaperOfficek aukera ematen digu edozein lekutatik bertara erraz iristeko, artxiboak edo dokumentu zehatzak erraz aurkitzeko eta, batez ere, haien segurtasuna bermatzeko".

Butterfly Engineersek ere badaki PaperOfficeren zifratze-metodoak aukera ematen duela balizko ihes, Espioitza edo istripuen dokumentu sentikorrenak babesteko. Batez ere, ezaugarri horiek dituen enpresa batek arau eta patenteak behar dituenean, enpresa batentzat funtsezkoak diren elementuak babestuz.

Sketches and plans of a product development

Security and trust in archived data - Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success

Gainera, softwarearen xehetasun operatiboak are erakargarriagoak bihurtzen dira kalitate goreneko euskarri-ekipo bat dagoenean, Europako lege-zuzentarau zorrotzenak (GDPR, RGPD eta GoBD) betez, eta artxiboen zifratzea erabat bulkaezina da. Aipatzekoa da, halaber, datuak edozein unetan esportatu ditzaketela baimendutako pertsonek, eta datu-basea eskuragarria dela TIko langileentzat eta enpresaren administratzaileentzat, edozein unetan.

Automatizazioa PaperOfficeren bidez aldatzea: helburuak eta kronograma

Butterfly Engineersentzat, argi zegoen lehenago edo geroago digitalizaziora aldatu beharko zutela abantaila lehiakorra sortzeko.

Beste industria batzuk baino garapen teknologikoarekin konektatuta dagoen enpresa gisa, Butterfly Engineersek DMSren sarrera baten eragin positiboa eta paperik gabeko bulego batean arrakasta handia izatea espero du.

"Dokumentuen kudeaketarako sistema batek enpresaren informazioa modu azkar eta errazean kudeatzeko aukera ematen digu. Zentzu horretan, PaperOffice oso sistema zabala eta nahiko ulergarria da. Erraza da gurea bezalako enpresa txiki eta ertainentzat erabilerraz eta eskuragarri".

PaperOfficeren digitalizazioaren sarrerari esker, enpresak ahal izan zuen:

Paperaren erabilera minimizatzea
Kostuak eta biltegiratzeko espazioa aurrezten ditu
Administrazio-zereginak automatiko
Egin prozesuen optimizazioa karpetak gainbegiratzeari esker
Dokumentuak modu seguruan entregatzea bermatzea

Baina PaperOfficeren digitalizazioari esker, Butterfly Engineersek ere ahal izan zuen:

Denbora eta baliabideak aurreztu
Administrazio-prozesuen kontrola eta egiaztapena bermatzea
Dokumentuak eta artxiboak erraz eskuratzeko aukera
Baimendutako enplegatu bakoitzarentzat dokumentuen erabilgarritasuna
Dokumentuak, datu konfidentzialak, patenteak, industriaren eskuliburuak edo garapenak modu seguruan eta epe luzera artxibatzea ahalbidetzea

"Datuen segurtasunak, dokumentuen digitalizazioak eta PaperOffice industria-ingurune batean erraz integratzeak behar zuena eman zioten enpresari artxiboak indexatzeko eta dokumentuak bilatzeko".

Datuen eta dokumentuen eskuragarritasun errazena eta azkarrena enpresaren prozesuak aldatzen ari da, funtsean eta modu iraunkorrean. Administrazio-ezagutza orain modu gardenean eta eskuragarrian une egokian.

Azken emaitza

PaperOfficek enpresek gaur egun aurre egin behar dioten arazo nagusietako bati amaiera emateko modu bat aurkitu du:

Dokumentuen administrazioa (dokumentuen kudeaketa) eta prozesuen digitalizazioa.

Datu-bolumenaren inkonbentzientzia mugatu egin da administrazio-oztopoak ezabatzeko, baimendutako langileek bakarrik eskuratu ahal izango dutela bermatzeko eta dokumentuak aldatzea edo informazio teknikoaren ihesa saihesteko.

Konpainiak lankidetza arrakastatsua are gehiago zabaltzeko asmoa du, PaperOfficek eskura dituen aukerak betetzen baititu.

PaperOffice DMSren osotasunari esker, hosto teknikoak, planoak, datuak, fakturak eta zirriborroak azkar aurkitzen dira, eta, horri esker, Butterfly Engineers enpresak proiektuaren datuak segundo gutxitan aurkitu eta bezeroei zehaztasun handiz lagundu ahal izango die.

FAQs

Azkenik, gaiarekin lotutako galdera askoren erantzunak ematen ditugu "Butterfly Engineers S.L. Produktu, Prozesu eta Euskarriaren Garapena":

Zer aholku emango zenieke PaperOfficeren etorkizuneko erabiltzaileei?

Inoiz ez da goizegi edo beranduegi digitalizazioaren gaia jorratzeko.

Garrantzitsuena softwarearen ideia bat egitea da, baina baita enpresaren berarena ere. Garrantzitsua zen softwarea erostera edo zerbitzu eta euskarri paketeetan erregistratzera behartuta ez sentitzea.

PaperOffice DMS erosi aurretik ere, enpresako sail guztiekin hitz egin genuen eta inoiz ez gara tratu txarrak ematen sentitzen. Aitzitik: PaperOfficek talde atsegina, adeitsua eta trebagarria du.

Guretzat, erakunde publiko gisa, prozesua gero eta zailagoa da eta burokrazia handia eskatzen du. Beraz, sistemarekiko eta softwarearekiko konfiantza oso garrantzitsua zen. Jakina, softwarea erraz ulertzeko modukoa izatea ere oso garrantzitsua zen.

Nori gomendatuko zenioke PaperOffice?

Digitalizatu eta automatizatu nahi duten gainerako enpresa guztiei gomendatuko diegu.

Zer gustatzen zaizu bereziki PaperOffice?

Oso pozik gaude denarekin.

Ondorioa

PaperOffice dokumentu arin baina indartsuak kudeatzeko sistema bat da.

Hasieran zentzurik ez dutela diruditen funtzioak, hala nola dokumentuaren edukiaren irakurketa automatikoa, denbora luzeago batean gehiago galdu nahi ez duten funtziorik garrantzitsuenak dira.

"Pozten naiz PaperOffice aukeratu izanaz, azkenean sistema ezin hobea lortu genuelako. Guk geuk administra dezakegu eta bulego digital bihurtzeko bidean gaude".