Lorezaintza eta paisajismo industriarako negozio-prozesuen automatizazioa
PaperOffice DMS lorazaintzarako eta paisajismorako, negozio-prozesuen digitalizazioari eta automatizazioari esker informazio-fluxu arina ahalbidetzen du.
Bazkidea emateko
Dokumentu idatziak, kontratuak, zirriborroak, fakturak, albaranak eta askoz gehiago dokumentu elektronikoen bidez ordezten ari dira digitalizazioari esker, lan-prozesu guztiak ahalik eta gehien optimizatuz.IA integratuak negozio-prozesuak neurri handi batean automatizean jartzeko aukera ematen du, prozesuak bizkortuz eta arrakasta eta gogobetetasuna handituz.
Digitalizazioa lorezaintzaren eta paisajismoaren industrian
Lorezaintza- eta paisajismo-enpresek nabarmen egiten dute onura datu-kudeaketa egokia erabiltzeaz, egunero paperezko dokumentuak jasotzen baitituzte.
Horrela, lorezaintza eta paisajismo enpresek dokumentu garrantzitsuak metatzen dituzte egunero:
Idatziak, zirriborroak, zirriborroak, kanpo-gutunak, ikerketak, adituen iritziak eta askoz gehiago. Horiek ez dira postaz bakarrik iristen, gutun asko posta elektronikoz ere iristen dira.
Dokumentu horiek guztiak digitalizatu egin behar dira paperean iristen badira, aurkezpen egituratua, zereginen esleipena eta lan-fluxua behar badituzte, eta berehala eskuragarri egon behar dute.
Oso garrantzitsua da epe garrantzitsuak betetzea eta dokumentuak biltzeko legezko neurriak hartzea. PaperOffice DMSk egitura argia eskaintzen dio bere dokumentuetan eta informazio-oldeari aurre egiten laguntzen dio.
PaperOfficek denbora asko kontsumitzen duten botila-lepo guztiak kentzen ditu eta dokumentu garrantzitsuen ikuspegi orokorra sortzen du, hala nola kontratuak edo gutunak, eta digitalki administratzen ditu PaperOffice-n etorkizunean.
Dokumentuen kudeaketarako soluzioak garrantzitsuak dira industria guztietan, lorezaintzaren eta paisajismoaren industriako enpresentzat, dokumentuen kudeaketan erabaki oker batek izan ditzakeen ondorioak kaltegarriak izan daitezke. Errezeta okerrek, proben emaitza okerrek edo prospektu zaharkituek osasunerako arriskuak eragin ditzakete. Kontu-ikuskaritza batean datuak oker kontsultatzeak ere akatsak edo ziurtapena galtzea eragin dezake.
Beraz, gauza asko daude farmazia-industrian kontuan hartu beharrekoak kalitate optimoaren kudeaketarako eta informazioaren segurtasun-maila bat lortzeko.
Lorezaintzaren eta paisajismoaren industrian, egunero paper kopuru handia erabiltzen da. Alde batetik, prozesuak nahiko konplexuak direnez, horrek paperezko mendi handietara eramaten du, datu kopuru handiak, baina baita bilaketa prozesu luze batera ere.
Fabrikatzailearen aholkularitza independenteko enpresa batekin batera, dokumentu gehigarrien urteko balioa hamar milioi eurora arte kalkulatu zen (2020tik aurrera).
Karpeta-egitura mantentzeko eta artxibatzeko, batez beste bost minutuko inbertsioarekin, astean hamar bilaketa eta hamar minutu bilaketa bakoitzeko, eta horrek bi milioi eurorainoko ikerketa-kostua izan zuen urtean.
Zergatik da dokumentu-kudeaketarako softwarea konponbide perfektua?
PaperOffice dokumentu-kudeaketarako sistemak datuen antolaketa eta babesa biltzen ditu kapo beraren pean. Sistema berritzaileak bilaketa- eta berreskuratze-tresna optimizatuak eskaintzen ditu, erantzun-denbora murrizten dutenak eta dokumentuak inoiz galtzen ez direla bermatzen dutenak, eta hori beti da enpresentzat gogobetetasuna.
PaperOfficek ez ditu dokumentu motak bereizten, kontratuak, alegatuak, fakturazioa eta posta elektroniko bidezko korrespondentzia kudeatzeko laguntza behar duen alde batera utzita: PaperOffice dokumentu-kudeaketako sistemari esker, bere aurreko prozesuak bere enpresa digitalizatu bihurtzen dira, eraginkorragoa, gardenagoa eta askoz malguagoa bihurtuz.
Izan ere, ez du axola dokumentuak enpresara nola iristen diren, hala nola paperezko dokumentuak, PDF artxiboak, mezu elektronikoak edo argazkiak, automatikoki artxibatu eta datu-base seguru batean gordetzen dira.
IA integratuari esker, arau automatikoak aktibatzen dira. IA honek automatikoki sailkatzen ditu dokumentuak karpetetan, hala nola, "Factura" eta "Albaranes", hitz gako egokiak biltzen ditu eta dagokion dokumentu motarako gordetako lan-fluxu digitala aktibatzen du.
Nola joan paperik gabe?
PaperOfficek denbora asko kontsumitzen duten botila-lepo guztiak kentzen ditu, kostuak aurreztera eramaten du, hala nola paperezko dokumentuak ezabatzea, eta dokumentu garrantzitsuak( ordainagiriak, kontratuak, albaranak edo beste gutun batzuk) digitalki administratzen ditu etorkizunean.
Bere dokumentuak atzitzea, prozesatzea, partekatzea, bilatzea eta arakatzea oso erraza bihurtzen da PaperOfficeren erabilerarekin.
Sarbide kontrolatuari, zeregin zehatzen zerrendei eta lan-fluxuen eta posta elektronikoz konfida daitezkeen jakinarazpenen bidezko onarpenei esker, langileek modu eraginkorrean osatu ditzakete esleitutako zereginak, eta baimendutako pertsonek erraz onar edo onespena eman dezakete.
PaperOffice DMS softwarearen soluzioarekin, ez da dokumentu gehiago galtzen. Eta ez dio axola non dagoen, bigarren mailan dokumentu garrantzitsuak eskura ditzakezu.
Jakina, beti egiten da lan dokumentu-kudeaketako sistemarekin, legearen arabera eta guztiz kontu-ikuskaritzak probatzeko.
Ordainagiriak, kontu-orriak eta antzeko dokumentuak ez dira postaz bidali behar. Barne-posta ere digitalki bidal daiteke modu horretan. Horrek papera aurrezten du, datu gehigarriak biltegiratzeko kostuak eta artxiboetarako bidaiak. Dokumentuak hitz gakoekin eman daitezke (editorea, gaia, egoera, data, etab.) eta gero errazago aurki daitezke.
Prozesuetara bideratutako dokumentu-kudeaketa
Prozesuetara bideratutako dokumentu-kudeaketak dokumentu horiek ahalegin gutxirekin eguneratuta izatea bermatzen du. PaperOfficek hemen laguntzen dizu, lan-modulu zabal batekin eta lan-fluxuarekin.
Horrela, zenbait prozesu-kate sor daitezke, eta dauden prozesu operatiboak dokumentu elektronikoetan defini daitezke eta zati batean automatikoki exekuta daitezke.
Horrek akatsik gabeko prozesuen optimizazioa dakar, izan ere, lana ez zaie erabiltzaile-eskubideak dituzten langileei eta amaiera-aldi espezifikoei bakarrik esleitu, baizik eta onarpen digitala ere behar du, baizik eta beste ekintza batzuk ere sortzen ditu automatikoki, hala nola posta elektroniko bidezko jakinarazpenak edo dokumentuaren egoera-aldaketak.
Horrela, dokumentuaren prozesu guztiak mapeatu daitezke.
Izan ere, ez du axola dokumentuak enpresara nola iristen diren, hala nola paperezko dokumentuak, PDF artxiboak, mezu elektronikoak edo argazkiak, automatikoki artxibatu eta datu-base seguru batean gordetzen dira.
Beraz, kontratu garrantzitsuak garaiz onartu eta amaitu daitezke, edo berriz negoziatu. Sinadura digitala duten dokumentuak argitaratzeak eta posta elektronikoz jakinarazpena egiteak, paper moteleko posta elektronikoaren ordez, bezeroaren leialtasunari laguntzen dio.
Konponbidea: know-how frogatua
Ez al du zentzurik kudeaketa-softwarea berehala erabiltzeak? baldintza guztiak betetzeaz gain, ikasteko eta ekonomikoki ikasteko erraza ere izaten da?
PaperOffice DMS lan digitalerako irtenbide osoa da, eta, 20 urte baino gehiagoko esperientzia du merkatuan, DMSren lehen aitzindarietako bat.
Gauza garrantzitsuetarako denbora-irabazia, paperezko artxiboak ezabatzean kostuak aurreztea, bere zerbitzua hobetzea, informazioa azkar emateko gaitasunaren bidez eta bere dokumentu-bolumenaren auditoria eta artxibo digitalaren bidez: paperOffice DMSk bermatzen du hori.
PaperOffice DMS software egokia da, lorezaintza eta paisajismo industriak behar duen guztiarekin datorrelako, hala nola:
- Dokumentuak formatu digital guztietan biltegiratzea, GGPDren printzipioen arabera
- Ekintza behar duten dokumentu berantiarrak bidaltzeko eta bidaltzeko eginkizunak
- Autoikaskuntzako datuak etiketarekin eta barne-bilaketako motorrarekin biltegiratzeko funtzioa
- Karpeta zuzenari erantsi berri zaizkion dokumentuen esleipen automatikoa
- Datu-baseak sortzea eta datu-baseetara konektatzea, maskara pertsonalizagarria barne
- Prozesu eta eragiketa errepikagarrietarako plantillak automatizatuta sortzea
Jakina, PaperOffice DMSk software-soluzioen datu digitalak migrazioan eta integrazioan murgiltzeko aukera ematen du. Aldi berean, PaperOffice DMS analogikoaren eta digitalaren arteko interfazea da. Eskaneatzeko funtzioa erabiliz, softwareak dokumentu analogikoak, planoak eta argazkiak irakur ditzake sisteman, eta eskanerrak erabiliz digitalizatu, baina baita telefono mugikorretatik egindako grabazioak ere, eta, beraz, testuak OCR erabiliz idazkera bihurtzen dira eta Office programetan alda daitezke. Denbora-markek eta bertsioen kontrolak dokumentu digitala jatorrizko analogikoari dagokiola bermatzen dute.
Datuen segurtasuna oso gai garrantzitsua da, batez ere lorezaintzaren eta paisajismoaren industrian. Hori dela eta, PaperOffice DMSk 1024 bit-ko zifratze-kode batekin funtzionatzen du, baina ez hori bakarrik.
Datu guztiak sistema eragiletik independentea den formatura bihurtzen dira. Ondorioz, hackerrek eta estortsiogileek sistema eragilearen firewall-a deszifratu behar dute lehenik, gero zifratua eta, azkenik, atzerriko formatua, orain arte gertatu ez dena. PaperOffice DMSk pasahitzak kudeatzeko sistema oso eraginkorra du, azken finean, gizakiak, ordenagailu ororen ahulgunerik handiena izan behar duenak, inolako kalterik eragin ez dezan.
Datu digital guztiak PaperOffice DMS-en zifratzen dira, 1024 bit-rekin, eta formatua bihurtu egiten da. Hori oztopo handietan orain arte PaperOffice DMSrekin huts egin duten hacker eta espioientzat. Aldi berean, pasahitzak kudeatzeko sistema hierarkiko batek eragotzi egiten du guztiek edozeretarako sarbidea izatea.
Aurrekontu-plangintzan PaperOffice DMS sartzeko argudio garrantzitsuak. Azkenik, PaperOffice DMSk ere konbentzitu egiten du iraunkortasuna eta ingurumenaren babesa kontuan hartzen direla. Lehenago edo geroago, dokumentu analogikoak modu digitalean bihurtuko dira, eta, ondoren, erakunde publikoa, garai hartan PaperOffice DMS erabiltzen ari dena, ondo prestatuta egongo da.
Fakturen prozesatze digitala ere abantaila bat da enpresa askorentzat lorezaintza eta paisajismo industrian. Sartzen diren fakturak PaperOffice DMSri esker automatizatu daitezke eta langile arduradunari bidaltzen zaizkio. Askapen digitalaren bidezko kontrol- eta askapen-prozesua ere modu azkar eta eraginkorrean erabil daiteke sistemaren bidez.
Mouseren klik bakar batekin, datuak, artxiboaren kokapena barne, bere aholkulari fiskalera esporta daitezke, edo alderantziz.
Artxibatu segurua eta berrikuspenekin bateragarria: PaperOffice DMS-k GoBD, GDPdU eta DSGVOren lege-baldintzak betetzen ditu teknikoki
PaperOffice DMSk beste software bat konektatzeko aukera ematen du, hala nola ERP bat, eta, jakina, Microsoft Officetik dokumentuak interfaze egokien bidez transferitzea. PaperOffice DMS-k komunikazioa bizkortzen du.
Epeak eta hitzorduak gainbegiratu egiten dira eta ekintzak automatikoki aktibatzen dira nahi den konfigurazioaren arabera. Eskaera-prozesuak automatizatu egin daitezke, eta etorkizunerako planikatzen diren aldaketak ere nahi den unean indarrean sar daitezke.
Bere funtzio zabalei esker, PaperOffice DMS behin betiko enpresa-edukiaren kudeaketaren goiko segmentuan (ECM) sailka daiteke.
ECM batek dagokion sarbide-hierarkia duen erakunde baten eduki osoaren administrazio orokorra barne hartzen du. PaperOffice DMS edozein eduki modu digitalean gordetzeko, edukia eta formatua aldatzeko eta eskura jartzeko gai da.
PaperOffice DMS-ek ECM baten funtzio guztiak ditu, eta hori prezio-errendimendu erlazio bikain batean, bai eta intuitiboki ikas daitekeen eragiketa-modu batean ere, kanpoko edo barne-trebakuntza garestia beharrezkoa ez dena. Are gehiago, doako bideoan tutorialak daude eskuragarri, menu ezberdinetara ohitzeko. PaperOffice DMS enpresa bakoitzaren antolaketa-zentroa izan daiteke, eta hori ia argiaren abiaduran.
Lorezaintza eta paisajismoaren industriako enpresek dokumentu digitalen kudeaketaz baliatzea
Inkestatutako enpresa guztien% 38k ez dute denborarik beren prozesuak digitalizatzeko. Oinarrizko prozesuarekin hasten den prozedura bat gomendatzen dugu, dokumentu analogikoen eskaneaketa eta, aldi berean, prozesatzen direnak. Horrela, kopiagailuarekin egunero lan egiten duten pertsona taldeak ere, ahal den neurrian, artxiboa eskaneatzeko jarraibideak jaso ditzake.
Ezaugarri sendoak dituzten dokumentuen azterketa automatikoari esker, PaperOffice DMSk beti eman ditzake eskaneatutako dokumentu guztiak memoria digitalean behar bezala biltegiratzeko kokalekuari. Zentzua du artxiboa eskaneatzea azken sarrerekin, atxikipen-aldiak amaitu ahala artxibo analogikoaren tamaina are gehiago murrizteko. Gainera, gida asko ditugu paperik gabeko bulego bat eskanerrari esker nola lortu jakiteko.
PaperOffice DMS analogikoaren eta digitalaren arteko interfazea da. Eskaneatzeko funtzioa erabiliz, softwareak dokumentu analogikoak, planoak eta argazkiak irakur ditzake sisteman, eskaner-aren bidez, eta digitalizatu, eta horren bidez testuak iturri bihurtzen dira OCR erabiliz, Office programetan alda daitekeena. Denbora-markek eta bertsioen kontrolak dokumentu digitala jatorrizko analogikoari dagokiola bermatzen dute.
PaperOffice DMSren erabilerari esker, paperezko lanarekin alderatuta,% 7,5eko lan-denbora optimizatzen du.
Dokumentuak bilatzen, enrutatzen eta partekatzen denbora aurrezten du.
Zigilu digitalekin, dokumentuak informazio gehigarriarekin osatu daitezke, baita lan-fluxu xehatuak kontrolatu ere. Era berean, lan-funtzioak eta lan-fluxuak epeak bete eta osatu egingo direla bermatzen du.
Eskura dauden ebaluazio-mekanismoek, PaperOffice DMS-n integratutako IAk kontrolatuta, enpresan gertatzen diren materialen fluxuen ebaluazio eta altxamendu estatistikoak ahalbidetzen dituzte.
PaperOffice DMS, bere kudeaketa-tresna ugariekin, lorezaintzaren eta paisajismoaren industriarako software egokia da, bezeroari ahalik eta aholkularitzarik onena emateko beharrezkoak diren datu guztietara sarbide segurua eta ultra-azkarra ahalbidetzen duena. Aldi berean, PaperOffice DMS merkataritza-eragiketetan beste modu batera sortzen diren gai guztiak kudeatzeko erabil daiteke.
Dokumentu-kudeaketan eta datuen babesean barietatea ez ezik, PaperOffice DMSk barne-sarean biltegiratze bat (NAS) erabiltzea gomendatzen du, segurtasun-kopiaren arabera, eta horrek ahalik eta gehien murrizten du erabateko galera izateko probabilitatea, eta, aldi berean, barne-hodei bat da, kanpoko hornitzaileen hodeiek ez bezala, gobernu-erakundeek edo gobernuz kanpoko erakundeek nahi ez duten sarbidearen aurka babesten duena.
FAQs
Azkenik, gaiarekin lotutako galdera askoren erantzunak ematen ditugu "Digitalizazioa lorezaintzaren eta paisajismoaren industriarako":
Nola sar daitezke langileak PaperOfficera?
Programa deszentralizatu eta modernoen arkitektura dela eta, PaperOffice ia edozein gailutan erabil daiteke, hala beste, PC klasikoetan, telefono adimendunetan / tabletetan eta telebistetan.
Zer gertatzen da datuekin PaperOffice existitzen ez bada?
Ez da gertatuko, baina lasaitzeko: edozein unetan esporta ditzake bere datuak, PaperOffice datu-base ireki baten egitura batean oinarritzen denez, edozein unetan eskura ditzake bere datuak.
Datuen babesari buruzko gaia: Non gordetzen dira dokumentu guztiak?
PaperOfficek barne-mailako dokumentu guztiak gordeko ditu, maila handiko zifratuarekin, eta horrek immune egingo du datuen lapurreta, adibidez, eta GDPR eta GOBDren baldintza guztiak gaindituko ditu.
Ez akatsik egin: ¡NUNCA gorde datuak hirugarrenen hodei batean!
Zehaztapenetara egokitu al daiteke PaperOffice?
Bai, PaperOffice aurreikusitako erabilerara egokitu daiteke% 100era, dauden prozesu eta sistemetan erabateko integrazioa bermatzeko. Programaren interfazea ere libreki diseinatu eta egokitu daiteke.
Ondorioa
PaperOffice DMSk lorezaintzaren eta paisajismoaren industriaren digitalizazioa onartzen du, eta beste software baterako interfaze egokiak eskaintzen ditu, API konexioak, eta edozein unetan zabal daiteke, bere nahien arabera. Softwarea erraz ikasten da eta erraz integra daiteke eguneroko praktikan, entrenamendu-helburuetarako absentziarik eragin gabe.
PaperOffice DMSk NAS (sarearekin bateragarria den datuak biltegiratzea) segurtasun-kopia batekin erabiltzea gomendatzen du, datu garrantzitsuak hirugarrenen hodeietan gal ez daitezen eta ez zelatatzeko.
Azken finean, PaperOffice DMSk oso harreman ona du prezio-errendimenduarekin eta know-how ikaragarri batekin, 20 urte baino gehiagoko esperientzia praktikoaren bidez.