Digitalizazioa komunitate, eliz eta udalerrietan
PaperOffice DMS erkidego eta udalerrientzat informazio fluxu arina ahalbidetzen du, negozio-prozesuen digitalizazioari eta automatizazioari esker.
Digitalizazioa komunitate eta udalerrietan
Elizak, parrokiak eta udalerriak, neurri handi batean, datu-kudeaketa egokiaren erabileraren mende daude.
Horrela pilatzen dira egunero dokumentu garrantzitsuak udalerri eta udal-elkarteetan:
Idatziak, fakturak, zirriborroak, aplikazioak, ikerketak, adituen iritziak eta askoz gehiago. Horiek ez dira postaz bakarrik iristen, gutun asko posta elektronikoz ere iristen dira.
Dokumentu horiek guztiak digitalizatu egin behar dira paperean iristen badira, aurkezpen egituratua, zereginen esleipena eta lan-fluxua behar badituzte, eta berehala eskuragarri egon behar dute.
Oso garrantzitsua da epe garrantzitsuak betetzea eta dokumentuak biltzeko legezko neurriak hartzea. PaperOffice DMSk egitura argia eskaintzen dio bere dokumentuetan eta informazio-oldeari aurre egiten laguntzen dio.
PaperOffice dokumentu digitalak kudeatzeko sistemarekin batera, elizetako, parrokietako eta udalerrietako lan-prozesuak sinplifikatu eta denbora eta kostuak aurreztu behar dira.
DMS arrunt batekin, adibidez, eskaneatutako posta artxiba daiteke, posta elektroniko garrantzitsuak gorde daitezke eta dokumentuak artxiba daitezke. Gainera, hainbat erabiltzailek dokumentu horietan sartu eta lan egin dezakete.
Dokumentuak digitalizatuta badaude, ez dira beti posta elektronikoz bidali behar, presbiterio-saioetarako eta beste bilera batzuetarako prestatzeko.
Nola joan paperik gabe?
PaperOfficek denbora asko kontsumitzen duten botila-lepo guztiak kentzen ditu, kostuak aurreztera eramaten du, hala nola paperezko dokumentuak ezabatzea, eta dokumentu garrantzitsuak( ordainagiriak, kontratuak, albaranak edo beste gutun batzuk) digitalki administratzen ditu etorkizunean.
Bere dokumentuak atzitzea, prozesatzea, partekatzea, bilatzea eta arakatzea oso erraza bihurtzen da PaperOfficeren erabilerarekin.
Sarbide kontrolatuari, zeregin zehatzen zerrendei eta lan-fluxuen eta posta elektronikoz konfida daitezkeen jakinarazpenen bidezko onarpenei esker, langileek modu eraginkorrean osatu ditzakete esleitutako zereginak, eta baimendutako pertsonek erraz onar edo onespena eman dezakete.
PaperOffice DMS softwarearen soluzioarekin, ez da dokumentu gehiago galtzen. Eta ez dio axola non dagoen, bigarren mailan dokumentu garrantzitsuak eskura ditzakezu.
Jakina, beti egiten du lan gure sistemekin, legearen arabera eta guztiz kontu-ikuskaritzak probatzen.
Ordainagiriak, kontuak eta antzeko dokumentuak ez dira postaz bidali behar elizako barrutien eta parrokien artean. Barne-posta ere digitalki bidal daiteke modu horretan. Horrek papera aurrezten du, datu gehigarriak biltegiratzeko kostuak eta artxiboetarako bidaiak. Dokumentuak hitz gakoekin eman daitezke (editorea, gaia, egoera, data, etab.) eta gero errazago aurki daitezke.
Prozesuetara bideratutako dokumentu-kudeaketa
Prozesuetara bideratutako dokumentu-kudeaketak dokumentu horiek ahalegin gutxirekin eguneratuta izatea bermatzen du. PaperOfficek hemen laguntzen dizu, lan-modulu zabal batekin eta lan-fluxuarekin.
Horrela, zenbait prozesu-kate sor daitezke, eta dauden prozesu operatiboak dokumentu elektronikoetan defini daitezke eta zati batean automatikoki exekuta daitezke.
Horrek prozesua akatsik gabe optimizatzea dakar, izan ere, lana ez zaie erabiltzaile-eskubideak dituzten langileei eta amaiera-aldi espezifikoei bakarrik esleitu, askapen digitala eskatzen dute, eta beste ekintza batzuk ere sortzen dituzte automatikoki, hala nola posta elektroniko bidezko jakinarazpenak edo dokumentuaren egoera-aldaketak.
Horrela, dokumentuaren prozesu guztiak mapeatu daitezke.
PaperOfficek ez ditu dokumentu motak bereizten, kontratuak, fakturak, idatziak eta posta elektroniko bidezko korrespondentzia kudeatzeko laguntza behar duen alde batera utzita: PaperOffice dokumentu-kudeaketako sistemari esker, enpresetan aurreko prozesuak digitalizatu egin ziren, eraginkorragoak, gardenagoak eta nabarmenki malguagoak bihurtuz.
Izan ere, ez du axola dokumentuak enpresara nola iristen diren, hala nola paperezko dokumentuak, PDF artxiboak, mezu elektronikoak edo argazkiak, automatikoki artxibatu eta datu-base seguru batean gordetzen dira.
Beraz, kontratu garrantzitsuak garaiz onartu eta amaitu daitezke, edo berriz negoziatu. Sinadura digitala duten dokumentuak argitaratzeak eta posta elektronikoz jakinarazpena egiteak, paper moteleko posta elektronikoaren ordez, bezeroaren leialtasunari laguntzen dio.
Konponbidea: know-how frogatua
Ez al du zentzurik kudeaketa-softwarea berehala erabiltzeak? baldintza guztiak betetzeaz gain, ikasteko eta ekonomikoki ikasteko erraza ere izaten da?
PaperOffice DMS lan digitalerako irtenbide osoa da, eta, 20 urte baino gehiagoko esperientzia du merkatuan, DMSren lehen aitzindarietako bat.
Ez dira soilik erlijio- edo gizarte-egiturak elizei eta komunitateei buruz hitz egiten dugunean. Arlo askotan bizitza soziala bera dira " la" k. Horrek barne hartzen ditu egoera zailetan beste pertsona batzuk zaintzen dituzten pertsonak, askotan borondatezko lanean, adibidez. Hainbat lan ere badaude, alde batetik pastoral betebeharretan banatzen direnak eta bestetik administrazio-jarduerak.
Alemanian eliza-tradizio handia, eta komunitatearen zaintzak herrixketako biztanleen kohesioa ziurtatzen du, baina baita hirietan ere. Batez ere gaur egun, gero eta isolamendu eta anonimotasun garaietan, kontaktu-puntu ugari daude elizetan eta komunitateetan. Jakina, eliza baten alde praktikoa ez da ahaztu behar.
Erregistro-bulegoa, biztanleriaren erregistroa, pasaporteen bulegoa, eskolak, haur-lorategiak, garraio publikoa, suhiltzaileak, garapen-eremuak, errepideak eraikitzeko bulegoa, hondakin-urak ezabatzea eta ur geza hornitzea, eta, batzuetan, energia elektrikoaren hornidura ere bai.
Hauek dira derrigorrezko lanak. Baina komunitate bakoitzean ere badago freestyle. Hauek dira, adibidez, kirol-zelaiak, haur-parkeak, museoak, adinekoen klubak eta gazte-zentroak. Elizek bataioak egiten dituzte, pertsonei laguntzen diete azken bidaian, eta ezkontza zuri handirako lekua ere badira, ospe handia izaten ari baita berriro ere. Hau ez da dena.
Komunitate politiko eta elizgizon askotan, PaperOffice DMS bezalako dokumentuak kudeatzeko softwareak laguntza baliotsua eman dezake zereginak osatzeko. Hori goi-mailako egiturekin eta tartean dauden klub, agintari eta enpresekin lotzen da.
Lehenik eta behin, PaperOffice DMS artxibo analogikoak eramateko irtenbide praktikoa da, dela suhiltzaileen tokiko elkartearena, dela elizako artxiboarena, bataioak, ezkontzak eta hiletak, aro digitalera eramateko. PaperOffice DMS honela egituratuta, non RGPDren jarraibide guztiak, Datuen Babeserako Erregelamendu Orokorra, betetzen diren.
PaperOffice DMSk onura argiak sortu ditu komunitate, eliza eta udalerrientzat
Datu-baseko teknologia bikainari eta ikasteko erraztasunari esker, PaperOffice DMS-ek dokumentuak edo argazkiak ez ezik, kronologikoki antolatzeari dagokionez ere erabil daiteke, adibidez, eta zenbait iragazkirekin erabil daiteke formularioak edo estatistikak automatikoki sortzeko.
Horren arduraduna PaperOffice DMS-en integratutako adimen artifiziala (IA) da, piano-izen politarekin. Hainbat txantiloi sortzen ditu, dagoen datu-basetik abiatuta, eta aurrez definitutako datu maisuekin betetzen ditu. Hauek izan daitezke membresia-txartelak, urtebetetze garrantzitsu bateko zorion-gutunak edo datu-maskarak, data gakoen inbentarioetarako edo udal-zerbitzu publikoetan abian daudenetarako.
PaperOffice DMS-n integratutako OCR softwareak logotipo bat eta testu normal bat bereizten ditu. Fakturak edo ordainagiriak edozein unetan aurki daitezke, adibidez, ikertzean, OCR bilaketa bat erabiliz, ahalik eta gardentasun eta segurtasun juridikorik handiena bermatuz.
Artxiboa ere egin daiteke, igorle baten ondorengo dokumentu guztiak automatikoki ezagutu eta esleitu ahal izateko moduan.
Aurrekontu-plangintzan PaperOffice DMS sartzeko argudio garrantzitsuak. Azkenik, PaperOffice DMSk ere konbentzitu egiten du iraunkortasuna eta ingurumenaren babesa kontuan hartzen direla. Lehenago edo geroago, dokumentu analogikoak modu digitalean bihurtuko dira, eta, ondoren, erakunde publikoa, garai hartan PaperOffice DMS erabiltzen ari dena, ondo prestatuta egongo da.
Fakturen prozesatze digitala ere onuragarria da komunitate eta udalerri askorentzat. Sartzen diren fakturak PaperOffice DMSri esker automatizatu daitezke eta langile arduradunari bidaltzen zaizkio. Askapen digitalaren bidezko kontrol- eta askapen-prozesua ere modu azkar eta eraginkorrean erabil daiteke sistemaren bidez.
Mouseren klik bakar batekin, datuak, artxiboaren kokapena barne, bere aholkulari fiskalera esporta daitezke, edo alderantziz.
Artxibatu segurua eta berrikuspenekin bateragarria: PaperOffice DMS-k GoBD, GDPdU eta DSGVOren lege-baldintzak betetzen ditu teknikoki
PaperOffice DMSk beste software bat konektatzeko aukera ematen du, hala nola ERP bat, eta, jakina, Microsoft Officetik dokumentuak interfaze egokien bidez transferitzea. PaperOffice DMS-k komunikazioa bizkortzen du.
Epeak eta hitzorduak gainbegiratu egiten dira eta ekintzak automatikoki aktibatzen dira nahi den konfigurazioaren arabera. Eskaera-prozesuak automatizatu egin daitezke, eta etorkizunerako planikatzen diren aldaketak ere nahi den unean indarrean sar daitezke.
Bere funtzio zabalei esker, PaperOffice DMS behin betiko enpresa-edukiaren kudeaketaren goiko segmentuan (ECM) sailka daiteke.
ECM batek dagokion sarbide-hierarkia duen erakunde baten eduki osoaren administrazio orokorra barne hartzen du. PaperOffice DMS edozein eduki modu digitalean gordetzeko, edukia eta formatua aldatzeko eta eskura jartzeko gai da.
PaperOffice DMS-ek ECM baten funtzio guztiak ditu, eta hori prezio-errendimendu erlazio bikain batean, bai eta intuitiboki ikas daitekeen eragiketa-modu batean ere, kanpoko edo barne-trebakuntza garestia beharrezkoa ez dena. Are gehiago, doako bideoan tutorialak daude eskuragarri, menu ezberdinetara ohitzeko. PaperOffice DMS enpresa bakoitzaren antolaketa-ardatza izan daiteke merkataritzan eta ekoizpenean, eta hori ia argiaren abiaduran.
IGLESIASek, komunitateek eta udalerriek dokumentuen kudeaketa digitalaren onura jaso dute
Hala ere, PaperOffice DMSrekin, askoz aukera gehiago daude komunitateentzat. Adibidez, inbentarioaren kudeaketa, inbentario iraunkor bat edo funtsezko data bat barne. PaperOffice DMSren oinarria sarean lotutako erabiltzaile-kontuak dira. Erabiltzaile-kontu horien datuak datu-base zentralean konbinatzen dira. Dokumentuak algoritmo desberdinak dituen IA baten bidez kontrola daitezke, eta prozesu automatizatuak aktibatzeko erabil daitezke.
PaperOffice DMSren erabilerari esker, paperezko lanarekin alderatuta,% 7,5eko lan-denbora optimizatzen du.
Dokumentuak bilatzen, enrutatzen eta partekatzen denbora aurrezten du.
Zigilu digitalekin, dokumentuak informazio gehigarriarekin osatu daitezke, baita lan-fluxu xehatuak kontrolatu ere. Era berean, lan-funtzioak eta lan-fluxuak epeak bete eta osatu egingo direla bermatzen du.
PaperOffice DMS parrokietan eta elizetan lanak dauden bezain moldagarria da. Proiektuak hainbat kokalekutatik prozesatu daitezke, lan-fluxuaren funtzioa erabiliz. Gaur egun prozesatzen ari diren dokumentuak ez daude blokeatuta beste batzuentzat, baizik eta dagokion bertsioan denbora-marka batekin gordetzen dira.
Azken finean, aldaketa guztiak biltzen dituen azken bertsioa beti eskuragarri.
