Meatze-lan enpresa
KUMUL Minerals Holdings Limited
Kumul Minerals Holding Limited (KMHL), Papua Ginea Berriko egoitza duen meatzaritza-enpresa nagusi bat, lehengaien erauzketan aitzindari da.
Presentzia zabala eta bikaintasunerako konpromiso sendoarekin, KMHL meatzaritzaren industriako eragile nabarmen gisa ezarri da. Ikuspegi argi batekin, berrikuntza estrategikoekin eta kudeaketa iraunkorrarekin, KMHL bere interesdunentzako eta eskualdearentzako balioa sortzeko aitzindari da.
Abiapuntua eta Erronkak
Meatzaritza-industriako enpresa askoren antzera, KMHL-k eguneroko jardueretan funtsezko dokumentuak eta agirien kudeaketa eta antolaketan erronkei aurre egin behar izan zien.
Dokumentazioaren konplexutasun maila altua eta bolumena, baimen-prozeduretatik hasi eta lan-egunkarietara eta ingurumen-betekizunetara, dokumentuen kudeaketa eraginkorra ezinbestekoa bihurtu zuten.
Testuinguru honetan, KMHL-k departamentu eta kokapen ezberdinen arteko lankidetza erraztuko zuen eta, aldi berean, segurtasuna eta datuen babesa bermatuko, lege-betekizunen betetzeak babestuko zituen dokumentuen kudeaketa sistema baten bila hasi zen.
Zergatik KMHLk PaperOffice DMS hautatu zuen
Agiriak kudeatzeko hainbat sistema arretaz aztertu ondoren, KMHLk PaperOffice DMS hautatu zuen. Sistema aukeratu zen, konpainiari bere lan-ibilaldi existituei aldaketa minimoak egiteko aukera ematen zielako, bere eskakizunetara egokituz.
„PaperOffice DMS aukeratu genuen, gure konpainiaren helburuekin bat datorren inbertsioa delako, alegia, eraginkortasuna handitzea, dokumentuen segurtasuna hobetzea eta eraldaketa digitala aprobetxatzea. Gainera, kostuak beste hornitzaileekin alderatuta oso erakargarriak dira."
gogoratzen du Loi Joseph, Kumul Minerals Holdings Limited-en IT kudeatzaileak.
IT taldeak egin zuen analisi ekonomikoak erakutsi zuen PaperOffice DMSrako kostu eraginkorra eta KMHLren beharretara egokia dela.
Hiru dokumentuen kudeaketa sistema potentzial aztertu ziren, konpainia bakoitzarengandik eskaintzak lortuz: PaperOffice, Docuware eta M-Files.
Inplementazioa
Inplementazioaren hasierarako, 80 lanpostu dokumentuen kudeaketa sistemarekin hornitu ziren lehenik, datu-base bezala Synology NAS hautatuz.
Hasierako talde honek sistemaren hedapenerako abiapuntua izan zen, lanpostu gehiago pixkanaka integratuz.
Eskaera eman eta bi hilabete geroago, datu existentzien migrazioa amaitu zen, eta hilabete bat geroago produkzio eragiketa arrakastaz hasi zen, Kumul-en artxibo irtenbidea onartuz.
Inplementazioa arazorik gabe burutu zen, eta langileak arrakastaz trebatu ziren.
Trebetze neurrirako, tailer interaktiboen eta kasu praktikoen bidez, langile guztiek sistemaren funtzio guztiak ezagutu eta baliatu ahal izan zituzten. Gainera, trebakuntza amaitu ondoren langileentzako kontsultarako dokumentuak eman ziren.
Ezaugarri nagusien top 3 zerrenda,
PaperOffice DMSk besteak baino hobeto egiten dituena
- 1. Testu-erkaketa (OCR) eta dokumentuen bilaketa
- 2. Integratzeko eta NASean datu-basearekin konektatzeko gaitasuna
- 3. Erabiltzeko erraztasuna eta azalpen handiko interfazea
Honek sistema berriaren erabilera etengabeko trantsizio bat ahalbidetu zuen eta eguneko lan-ibilaldietan azkar integratzea
Azken emaitza
PaperOffice DMS ezartzeari esker KMHLek bere dokumentu-kudeaketa hobetu ahal izan zuen.
Enpresa erabiltzailearen interfazeak, dokumentuak hobetzeko bilaketak eta dokumentuen bertsio kontrolak esan dezaketak harrituta geratu ziren.
Sistema berria ezartzeko prozesua leuna izan zen, eta KMHLek PaperOffice DMS gomendatu zuen dokumentuen kudeaketarako irtenbide baten bila zebiltzan guztiei.
Oro har, KMHLren esperientzia PaperOffice DMSekin oso pozgarria izan zen eta espero zutena gainditu zuen.
