Zerbitzu-hornitzaileen eta erabilera anitzeko gailuen banatzaileen digitalizazioa

Digitalizazioa zerbitzu hornitzaile eta fotokopiagailuen banatzaileetan

Bulego-teknologian, inprimatze-soluzioetan eta bulego-sistemetan espezializatutako banatzaileek nabarmen egiten dute onura datu-kudeaketa egokia erabiltzeaz.

Joera, egoera ekonomikoa eta egoera lehiakorra, gero eta gehiago mugitzen ari dira dokumentuak digitalizatzeko bidean, paperean bakarrik mantendu beharrean.

Horrela, bulego-teknologian eta inprimatze-soluzioetan espezializatutako banatzaile gehienek dokumentu garrantzitsuak sortzen dituzte egunero:

Idatziak, kontratuak, albaranak, zirriborroak, hornitzaileen fakturak eta askoz gehiago. Horiek ez dira postaz bakarrik iristen, gutun asko posta elektronikoz ere iristen dira.

Baina hornitzailearen faktura bakoitza edo entrega-albaran bakoitza ez artxibo gisa hasieratik. Ondorioz, kalitate handiko eskanerrak, kalitate handikoak eta indartsuak, eta dokumentu egokiak kudeatzeko konponbidearen erabilera erabakigarriak dira digitalizazio arrakastatsurako.

Oso garrantzitsua da epe garrantzitsuak betetzea eta dokumentuak biltzeko legezko neurriak hartzea. PaperOffice DMSk egitura argia eskaintzen dio bere dokumentuetan eta informazio-oldeari aurre egiten laguntzen dio.

Bulego-teknologiaren industriak eta bulego-sistemek PaperOffice dokumentu-kudeaketako sistema erabiltzen dute digitalizazio-arlorako, baina baita bazkide gisa ere.

Izan ere, zein bitarteko da bere dokumentuak analogikoen paper digital bihurtzeko gailu multifunzio bat baino hobea?

DMS arrunt batekin, adibidez, eskaneatutako posta artxiba daiteke, posta elektroniko garrantzitsuak gorde daitezke eta dokumentuak artxiba daitezke. Gainera, hainbat erabiltzailek dokumentu horietan sartu eta lan egin dezakete.

Paperless work through digital processes

Nola joan paperik gabe?

PaperOfficek denbora asko kontsumitzen duten botila-lepo guztiak kentzen ditu, kostuak aurreztera eramaten du, hala nola paperezko dokumentuak ezabatzea, eta dokumentu garrantzitsuak( ordainagiriak, kontratuak, albaranak edo beste gutun batzuk) digitalki administratzen ditu etorkizunean.

Bere dokumentuak atzitzea, prozesatzea, partekatzea, bilatzea eta arakatzea oso erraza bihurtzen da PaperOfficeren erabilerarekin.

Sarbide kontrolatuari, zeregin zehatzen zerrendei eta lan-fluxuen eta posta elektronikoz konfida daitezkeen jakinarazpenen bidezko onarpenei esker, langileek modu eraginkorrean osatu ditzakete esleitutako zereginak, eta baimendutako pertsonek erraz onar edo onespena eman dezakete.

PaperOffice DMS softwarearen soluzioarekin, ez da dokumentu gehiago galtzen. Eta ez dio axola non dagoen, bigarren mailan dokumentu garrantzitsuak eskura ditzakezu.

Jakina, beti egiten du lan gure sistemekin, legearen arabera eta guztiz kontu-ikuskaritzak probatzen.

Ordainagiriak, kontuak eta antzeko dokumentuak ez dira postaz bidali behar elizako barrutien eta parrokien artean. Barne-posta ere digitalki bidal daiteke modu horretan. Horrek papera aurrezten du, datu gehigarriak biltegiratzeko kostuak eta artxiboetarako bidaiak. Dokumentuak hitz gakoekin eman daitezke (editorea, gaia, egoera, data, etab.) eta gero errazago aurki daitezke.

Prozesuetara bideratutako dokumentu-kudeaketa

Prozesuetara bideratutako dokumentu-kudeaketak dokumentu horiek ahalegin gutxirekin eguneratuta izatea bermatzen du. PaperOfficek hemen laguntzen dizu, lan-modulu zabal batekin eta lan-fluxuarekin.

Horrela, zenbait prozesu-kate sor daitezke, eta dauden prozesu operatiboak dokumentu elektronikoetan defini daitezke eta zati batean automatikoki exekuta daitezke.

Horrek akatsik gabeko prozesuen optimizazioa dakar, izan ere, lana ez zaie erabiltzaile-eskubideak dituzten langileei eta amaiera-aldi espezifikoei bakarrik esleitu, baizik eta onarpen digitala ere behar du, baizik eta beste ekintza batzuk ere sortzen ditu automatikoki, hala nola posta elektroniko bidezko jakinarazpenak edo dokumentuaren egoera-aldaketak.

Horrela, dokumentuaren prozesu guztiak mapeatu daitezke.

Izan ere, ez du axola dokumentuak enpresara nola iristen diren, hala nola paperezko dokumentuak, PDF artxiboak, mezu elektronikoak edo argazkiak, automatikoki artxibatu eta datu-base seguru batean gordetzen dira.

Beraz, kontratu garrantzitsuak garaiz onartu eta amaitu daitezke, edo berriz negoziatu. Sinadura digitala duten dokumentuak argitaratzeak eta posta elektronikoz jakinarazpena egiteak, paper moteleko posta elektronikoaren ordez, bezeroaren leialtasunari laguntzen dio.

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

Gaur egun, 21.mendean, ia ez da fotokopiagailurik geratzen. Fotokopiagailua funtzio anitzeko dispositibo bihurtu da enpresa, administrazio eta etxe partikularretan. Kopiagailuaren funtzioaz gain, gailuak gai dira faxak inprimatzeko eta bidaltzeko, eduki digitala zuzenean modu analogiko bihurtzeko, PCarekiko interfazearen bidez, eta baita eskanearen bidez alderantziz ere.

Funtzio horretan izango dute, hain zuzen ere, fotokopiagailuek orain erabiltzeko ahalmenik handiena, baina gero eta gehiago etorkizun hurbilean. Informazio analogikotik digitalera eskaneatzeko eta konbertsioa.

DIHKk 2020tik aurrera 3.500 enpresari egindako inkesta baten arabera, digitalizazio maila% 50 ingurukoa da batez beste. Enpresa guztiak jakitun dira digitalizazioak aldean dituen abantailak. Enpresek arazo handienak ikusten dituzte arlo hauetan:

• Eskainitako sistemen eta prozesuen konplexutasuna
• Kostu handia
• Segurtasun-arriskuak
• Denbora falta
• Prestakuntza zabala

Ia enpresa guztiek dute, gutxienez, oinarrizko hardwarea, kopiagailu bat edo eskanerdun multifunzio-gailu bat eta PC bat edo gehiago. Oraindik software egokia behar da eta PaperOffice DMS-n aurki daiteke.

PaperOffice DMS-rekin, menuaren nabigazioa intuitiboa eta ikasteko erraza da. Laguntza-menuak aplikazio bakoitzaren bidez gidatzen dituzte, eta, aldi berean, bideoan tutorialak daude, zenbait prozesu pausoz pauso azaltzen dituztenak. Langileentzako lekutik kanpo trebatzea ez da beharrezkoa, baina trebakuntza enpresan egin daiteke zuzenean, nahi izanez gero.

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

PaperOffice DMSk abantaila argiak sortu ditu gailu multifuntzionalen zerbitzuen banatzaile eta hornitzaileentzat

PaperOffice DMS software egokia da, banatzaile espezializatuek bulego-teknologiarako eta inprimatzeko soluzioetarako behar duten guztia biltzen duelako, hala nola:

• Dokumentuak formatu digital guztietan biltegiratzea, GGPDren printzipioen arabera
• Ekintza behar duten dokumentu berantiarrak bidaltzeko eta bidaltzeko eginkizunak
• Autoikaskuntzako datuak etiketarekin eta barne-bilaketako motorrarekin biltegiratzeko funtzioa
• Karpeta zuzenari erantsi berri zaizkion dokumentuen esleipen automatikoa
• Datu-baseak sortzea eta datu-baseetara konektatzea, maskara pertsonalizagarria barne
• Prozesu eta eragiketa errepikagarrietarako plantillak automatizatuta sortzea

PaperOffice DMSk prezio-errendimendu erlazio oso onuragarria du, eta horrek 800 terminal (bisualizazio-laneko lan-estazioak) konektatzeko aukera ematen du.

Datu digital guztiak PaperOffice DMS-en zifratzen dira, 1024 bit-rekin, eta formatua bihurtu egiten da. Hori oztopo handietan orain arte PaperOffice DMSrekin huts egin duten hacker eta espioientzat. Aldi berean, pasahitzak kudeatzeko sistema hierarkiko batek eragotzi egiten du guztiek edozeretarako sarbidea izatea.

Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

Aurrekontu-plangintzan PaperOffice DMS sartzeko argudio garrantzitsuak. Azkenik, PaperOffice DMSk ere konbentzitu egiten du iraunkortasuna eta ingurumenaren babesa kontuan hartzen direla. Lehenago edo geroago, dokumentu analogikoak modu digitalean bihurtuko dira, eta, ondoren, erakunde publikoa, garai hartan PaperOffice DMS erabiltzen ari dena, ondo prestatuta egongo da.

Fakturen prozesatze digitala ere abantaila bat da zerbitzu-hornitzaile askorentzat eta kopia-sistemen txikizkarientzat. Sartzen diren fakturak PaperOffice DMSri esker automatizatu daitezke eta langile arduradunari bidaltzen zaizkio. Askapen digitalaren bidezko kontrol- eta askapen-prozesua ere modu azkar eta eraginkorrean erabil daiteke sistemaren bidez.

Mouseren klik bakar batekin, datuak, artxiboaren kokapena barne, bere aholkulari fiskalera esporta daitezke, edo alderantziz.

Artxibatu segurua eta berrikuspenekin bateragarria: PaperOffice DMS-k GoBD, GDPdU eta DSGVOren lege-baldintzak betetzen ditu teknikoki

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

PaperOffice DMSk beste software bat konektatzeko aukera ematen du, hala nola ERP bat, eta, jakina, Microsoft Officetik dokumentuak interfaze egokien bidez transferitzea. PaperOffice DMS-k komunikazioa bizkortzen du.

Epeak eta hitzorduak gainbegiratu egiten dira eta ekintzak automatikoki aktibatzen dira nahi den konfigurazioaren arabera. Eskaera-prozesuak automatizatu egin daitezke, eta etorkizunerako planikatzen diren aldaketak ere nahi den unean indarrean sar daitezke.

Bere funtzio zabalei esker, PaperOffice DMS behin betiko enpresa-edukiaren kudeaketaren goiko segmentuan (ECM) sailka daiteke.

ECM batek dagokion sarbide-hierarkia duen erakunde baten eduki osoaren administrazio orokorra barne hartzen du. PaperOffice DMS edozein eduki modu digitalean gordetzeko, edukia eta formatua aldatzeko eta eskura jartzeko gai da.

PaperOffice DMS-ek ECM baten funtzio guztiak ditu, eta hori prezio-errendimendu erlazio bikain batean, bai eta intuitiboki ikas daitekeen eragiketa-modu batean ere, kanpoko edo barne-trebakuntza garestia beharrezkoa ez dena. Are gehiago, doako bideoan tutorialak daude eskuragarri, menu ezberdinetara ohitzeko. PaperOffice DMS enpresa bakoitzaren antolaketa-ardatza izan daiteke merkataritzan eta ekoizpenean, eta hori ia argiaren abiaduran.

Zerbitzu-hornitzaileek eta sistema multifunzioen txikizkariek dokumentuen kudeaketa digitalaz baliatzeaz baliatzea

Inkestatutako enpresa guztien% 38k ez dute denborarik beren prozesuak digitalizatzeko. Oinarrizko prozesuarekin hasten den prozedura bat gomendatzen dugu, dokumentu analogikoen eskaneaketa eta, aldi berean, prozesatzen direnak. Horrela, kopiagailuarekin egunero lan egiten duten pertsona taldeak ere, ahal den neurrian, artxiboa eskaneatzeko jarraibideak jaso ditzake.

Ezaugarri sendoak dituzten dokumentuen azterketa automatikoari esker, PaperOffice DMSk beti eman ditzake eskaneatutako dokumentu guztiak memoria digitalean behar bezala biltegiratzeko kokalekuari. Zentzua du artxiboa eskaneatzea azken sarrerekin, atxikipen-aldiak amaitu ahala artxibo analogikoaren tamaina are gehiago murrizteko. Gainera, gida asko ditugu paperik gabeko bulego bat eskanerrari esker nola lortu jakiteko.

PaperOffice DMS analogikoaren eta digitalaren arteko interfazea da. Eskaneatzeko funtzioa erabiliz, softwareak dokumentu analogikoak, planoak eta argazkiak irakur ditzake sisteman, eskaner-aren bidez, eta digitalizatu, eta horren bidez testuak iturri bihurtzen dira OCR erabiliz, Office programetan alda daitekeena. Denbora-markek eta bertsioen kontrolak dokumentu digitala jatorrizko analogikoari dagokiola bermatzen dute.

PaperOffice DMSren erabilerari esker, paperezko lanarekin alderatuta,% 7,5eko lan-denbora optimizatzen du.

Dokumentuak bilatzen, enrutatzen eta partekatzen denbora aurrezten du.

Zigilu digitalekin, dokumentuak informazio gehigarriarekin osatu daitezke, baita lan-fluxu xehatuak kontrolatu ere. Era berean, lan-funtzioak eta lan-fluxuak epeak bete eta osatu egingo direla bermatzen du.

Beraz, behar duen guztia kopiagailu bat da, eta digitalizazio operatiboa bizkortzeko edo hasteko. Behin betiko merezi duen bidea.