Digitalizazioa logistikan eta forwarding
Logistikarako eta salgaien garraiorako PaperOffice DMSk sailen arteko informazio-fluxu jariakorra ahalbidetzen du, negozio-prozesuen digitalizazioari eta automatizazioari esker.
Digitalizazioa logistikan eta forwarding
Hornidura-kate global gero eta handiagoak erronka berriak aurkezten ari dira logistikan eta karga-garraioan. Datu eta dokumentu garrantzitsu guztien kokapenak eta erabilgarritasunak, denbora alde batera utzita, garrantzi handia du garraioaren eta logistikaren industrian, eta horrek denborari ez ezik, finantzari ere eragiten dio.
Fakturak, kontratuak, eskariak, albaranak eta askoz gehiago: dokumentu guztiak berehala egon behar dira eskuragarri, kokapena edozein dela ere. Beraz, industria horietako enpresak dira dokumentu egokiak kudeatzeko software egoki baten erabileraren onura nabarmena ateratzen dutenak.
Dokumentu asko sortzen dira egunero logistikaren industrian. Dokumentu gehienak, hala nola albaranak eta bidalketa-dokumentuak, paperean sortzen dira oraindik, baina dokumentu horien eskuzko prozesamenduak denbora asko darama, eta horrek, aldi berean, beharrezkoak ez diren kostuak eragiten ditu eta, batzuetan, oker egiten da.
Bertan jasotako informazioa berehala eskuragarria izan dadin eta ondorengo prozesu automatizatuetarako presta dezan, paperezko dokumentu horiek digitalizatu egin behar dira, eta irakurritako edukia eta eskura jarri.
Logistikaren industriarentzat bereziki garrantzitsua da epeak betetzea eta dokumentuak biltegiratzeko legezko neurriak hartzea. Logistikaren eta garraioaren industrian dauden administrazio-arazo asko konpontzeko, PaperOffice dokumentuak kudeatzeko sistema ezarri behar da.
Dokumentuak kudeatzeko konponbidearen laguntzarekin, informazio guztia gorde eta artxibatu dezakezu plataforma zentral batean, auditoriak probatzeko.
Zer hain paperik gabe garraio- eta logistika-industrian?
PaperOfficek denbora asko kontsumitzen duten botila-lepo guztiak kentzen ditu, eta dokumentu garrantzitsuak( kontratuak, fakturak, eskariak, albaranak, etorkizunean PaperOffice-n digitalki administratzean) ikuspegi orokorra sortzen du.
Bere dokumentuak atzitzea, prozesatzea, partekatzea, bilatzea eta arakatzea oso erraza bihurtzen da PaperOfficeren erabilerarekin.
Sarbide kontrolatuari, zeregin zehatzen zerrendei eta lan-fluxuen eta posta elektronikoz konfida daitezkeen jakinarazpenen bidezko onarpenei esker, langileek modu eraginkorrean osatu ditzakete esleitutako zereginak, eta baimendutako pertsonek erraz onar edo onespena eman dezakete.
Dokumentuak kudeatzeko sistemak honako eginkizun garrantzitsu hauek bete behar ditu garraio- eta logistika-industrian:
Harreman garrantzitsuak ulergarriagoak karpeta digitalei eta dokumentuen karpetari esker
Dokumentuak eskuz argitaratzean, harreman garrantzitsuak, hala nola oharrak eta oharrak, azkar gal daitezke. Beraz, ia ezinezkoa da gero lotura ulertzea. Behin harremanak arakatuta, bikoiztutako prozesuak aktibatzen dira, eta horrek denbora asko darama eta garestia da.
PaperOffice logistika-enpresan ezartzeari esker, logikoki dokumentuak, horiei buruzko informazioa eta prozesuak laburbiltzen dira. Karpeta digitalek propietate deskribatzaileak dituzte, aurrez zehaztutako barne-egitura edo eskema dute eta datuak babesteko baimenak definitzeko gaitasuna ematen dute. Ohar, ohar eta zeregin birtualen arabera, prozesuei buruzko informazio garrantzitsua ez da galtzen.
Aurkezpen automatizatua
Dokumentuen eskuzko eskaneoa bereziki prozesu motela da eta akatsetarako joera du. Karga-garraioko enpresek dokumentu pila bat entregatu ondoren, benetako lana hasten da: Zein da paper moduan dauden dokumentuak erregistratzeko eta esleitzeko modurik errazena?
Eskaner integratuaren funtzioari eta QR kodeen azterketari esker, garraio- eta logistika-enpresek albaranen pila oso bat eta beste dokumentu batzuk jar ditzakete eskaner-ean: PaperOffice-k aurkezpen objektiboa aitortzen du, bai aitortutako kontaktuaren arabera, dela erakutsitako dokumentu-plantillaren arabera, dela QR kodeen informazioa biltegiratuz.
Horrela, dokumentu sorta osoak behin bakarrik automatizatu daitezke , eta pixkanaka-pixkanaka ikaskuntza integratuko modu batekin prozesatu edo, nahi den moduan, ia giza baliabiderik gabe prozesatu.
Prozesuetara bideratutako dokumentu-kudeaketa
Prozesuetara bideratutako dokumentu-kudeaketak dokumentu horiek ahalegin gutxirekin eguneratuta izatea bermatzen du. PaperOfficek hemen laguntzen dizu, lan-modulu zabal batekin eta lan-fluxuarekin.
Horrela, zenbait prozesu-kate sor daitezke, eta dauden prozesu operatiboak dokumentu elektronikoetan defini daitezke eta zati batean automatikoki exekuta daitezke.
Horrek akatsik gabeko prozesuen optimizazioa dakar, izan ere, lana ez zaie erabiltzaile-eskubideak dituzten langileei eta amaiera-aldi espezifikoei bakarrik esleitu, baizik eta onarpen digitala ere behar du, baizik eta beste ekintza batzuk ere sortzen ditu automatikoki, hala nola posta elektroniko bidezko jakinarazpenak edo dokumentuaren egoera-aldaketak.
Horrela, dokumentuaren prozesu guztiak mapeatu daitezke.
PaperOffice DMS bezalako dokumentuak kudeatzeko softwarea da zeregin horietarako egokiena. Dokumentu-kudeaketarako softwarea delako, dokumentuak kudeatzea baino askoz gehiago egin dezakeena.
PaperOfficek ez ditu bereizten dokumentu motak, kontratuak, alegatuak eta posta elektronikoz korrespondentzia kudeatzeko laguntza behar duen alde batera utzita: PaperOffice dokumentu-kudeaketako sistemari esker, enpresan aurreko prozesuak digitalizatu egiten dira, eraginkorragoak, gardenagoak eta nabarmenki malguagoak bihurtuz.
Izan ere, ez du axola dokumentuak enpresara nola iristen diren, hala nola paperezko dokumentuak, PDF artxiboak, mezu elektronikoak edo argazkiak, automatikoki artxibatu eta datu-base seguru batean gordetzen dira.
Beraz, kontratu garrantzitsuak garaiz onartu eta amaitu daitezke, edo berriz negoziatu. Sinadura digitala duten dokumentuak argitaratzeak eta posta elektronikoz jakinarazpena egiteak, paper moteleko posta elektronikoaren ordez, bezeroaren leialtasunari laguntzen dio.
Prozesatze digitala funtsezko oinarria da etorkizunean udal zerbitzuen zerbitzuaren kalitate handia bermatzeko
PaperOfficek segurtasun-estandar altuenak betetzen ditu , hala nola baimenen kudeaketa edo sarbide-baimenak ematea. Erabiltzaileak banakako lan-pausoak zehazten ditu, adibidez, "grabazioa", "egiaztapena", "liberazioa" eta fakturen "erreserba".
Erantzukizuna banakako pertsonei ez ezik, "Kontabilitatea" edo "Produkzioa" bezalako erabiltzaile-taldeei ere esleitu ahal zaie, lankide batek berehala esku hartu ahal izan dezan langile bat kanpoan badago.
OCR teknologiak dokumentuaren edukia ez ezik, zergetarako garrantzitsuak diren datu-eremu guztiak ere aitortzen ditu, hala nola dokumentu-zenbakia, data, garbia, zerga eta diru gordina. Inportatutako datuak eskuragarri daude ebaluazioak, ordainketa-transakzioak eta finantza-kontabilitatea kontrolatzeko. Horrek sarrera-lan aspergarria aurrezten du eta argitalpen-akatsak murrizten ditu.
PaperOfficek artxibatu egiten ditu logistikan eta bidalketan sortutako dokumentu guztiak eta legearekin bat etorriz eta auditoretza-froga gisa ematen den informazio garrantzitsu guztia.
PaperOffice DMSk, NAS (Network Attached Storage) batekin lotuta, barne-komunikaziorako eta datuen transmisiorako intranet oso segurua eraikitzeko aukera ematen du. Horrek segurtasun bikoitza sortzen du kanpotik egindako erasoen aurka. Lehendabizi, sistema eragilearen firewall-a eta bigarrena PaperOffice DMS zifratua. Aldi berean, NAS bidez banatutako hodei bat eratzen da, hirugarrenen hornitzaileekiko independentea.
PaperOffice DMSren lan-fluxuaren funtzio zabala dela eta, barne-komunikazioa askoz errazagoa da. Barne-mugarteak atzerriko sukurtsalak edo kokalekuak ere barne hartzen ditu. Proiektuarekin lotutako lanaren kasuan, adibidez, beti agertzen da egungo egoera eta, aldi berean, historiala.
Jakina, egutegi pribatu bat ere jasotzen da, taldearekin zerikusia duena, eta bertan sartzen dira denborarekin lotutako epeak eta ekitaldiak.
IA bat duten dokumentuak aitortzeak automatikoki antolatzen ditu karpeta egokian gordeko diren dokumentu guztiak, eta hitz-indize klabea eta aldaketa-historiala sortzen ditu. PaperOffice DMSren barne-bilaketako motorrak dokumentu bakoitza bigarren zatitan aurkitzen du.
Konponbidea: know-how frogatua
Ez al du zentzurik kudeaketa-softwarea berehala erabiltzeak? baldintza guztiak betetzeaz gain, ikasteko eta ekonomikoki ikasteko erraza ere izaten da?
PaperOffice DMS lan digitalerako irtenbide osoa da, eta, 20 urte baino gehiagoko esperientzia du merkatuan, DMSren lehen aitzindarietako bat.
Aurrekontu-plangintzan PaperOffice DMS sartzeko argudio garrantzitsuak. Azkenik, PaperOffice DMSk ere konbentzitu egiten du iraunkortasuna eta ingurumenaren babesa kontuan hartzen direla. Lehenago edo geroago, dokumentu analogikoak modu digitalean bihurtuko dira, eta, ondoren, erakunde publikoa, garai hartan PaperOffice DMS erabiltzen ari dena, ondo prestatuta egongo da.
Mouseren klik bakarrarekin, datuak, artxiboaren kokapena barne, bezeroari, zerga-aholkulariari edo alderantziz esportatu ahal zaizkie.
Jakina, PaperOffice DMSk software-soluzioen datu digitalak migrazioan eta integrazioan murgiltzeko aukera ematen du. Aldi berean, PaperOffice DMS analogikoaren eta digitalaren arteko interfazea da. Eskaneatzeko funtzioa erabiliz, softwareak dokumentu analogikoak, planoak eta argazkiak irakur ditzake sisteman, eta eskanerrak erabiliz digitalizatu, baina baita telefono mugikorretatik egindako grabazioak ere, eta, beraz, testuak OCR erabiliz idazkera bihurtzen dira eta Office programetan alda daitezke. Denbora-markek eta bertsioen kontrolak dokumentu digitala jatorrizko analogikoari dagokiola bermatzen dute.
Logistikako eta karga-garraioko enpresek merkataritza-transakzio guztietarako dokumentuak prozesatu behar dituzte. Negozio-ereduen etengabeko garapenak erronka berriak sortzen ditu etengabe. Dokumentuen kudeaketarako sistema ona behar dute.
PaperOffice DMS software egokia da, behar duen guztiarekin datorrelako, adibidez:
- Dokumentuak formatu digital guztietan biltegiratzea, GDPR/liaren printzipioen arabera>
- Ekintza behar duten dokumentu berantiarrak bidaltzeko eta bidaltzeko eginkizunak
- Autoikaskuntzako datuak etiketarekin eta barne-bilaketako motorrarekin biltegiratzeko funtzioa
- Karpeta zuzenari erantsi berri zaizkion dokumentuen esleipen automatikoa
- Datu-baseak sortzea eta datu-baseetara konektatzea, maskara pertsonalizagarria barne
- Prozesu eta eragiketa errepikagarrietarako plantillak automatizatuta sortzea
Artxibatu segurua eta berrikuspenekin bateragarria: PaperOffice DMS-k GoBD, GDPdU eta DSGVOren lege-baldintzak betetzen ditu teknikoki
PaperOffice DMSk beste software bat konektatzeko aukera ematen du, hala nola ERP bat, eta, jakina, Microsoft Officetik dokumentuak interfaze egokien bidez transferitzea. PaperOffice DMSk merkataritzako eta ekoizpeneko komunikazioa bizkortzen du hornitzaileekin eta bezeroekin.
Epeak eta hitzorduak gainbegiratu egiten dira eta ekintzak automatikoki aktibatzen dira nahi den konfigurazioaren arabera. Eskaera-prozesuak automatizatu egin daitezke, eta etorkizunerako planikatzen diren aldaketak ere nahi den unean indarrean sar daitezke.
Bere funtzio zabalei esker, PaperOffice DMS behin betiko enpresa-edukiaren kudeaketaren goiko segmentuan (ECM) sailka daiteke.
ECM batek dagokion sarbide-hierarkia duen erakunde baten eduki osoaren administrazio orokorra barne hartzen du. PaperOffice DMS edozein eduki modu digitalean gordetzeko, edukia eta formatua aldatzeko eta eskura jartzeko gai da.
PaperOffice DMS-ek ECM baten funtzio guztiak ditu, eta hori prezio-errendimendu erlazio bikain batean, bai eta intuitiboki ikas daitekeen eragiketa-modu batean ere, kanpoko edo barne-trebakuntza garestia beharrezkoa ez dena. Are gehiago, doako bideoan tutorialak daude eskuragarri, menu ezberdinetara ohitzeko. PaperOffice DMS enpresa bakoitzaren antolaketa-ardatza izan daiteke merkataritzan eta ekoizpenean, eta hori ia argiaren abiaduran.
Logistika eta garraio enpresek dokumentuen kudeaketa digitalaren onurak jasotzen dituzte
Hala ere, PaperOffice DMSrekin, askoz aukera gehiago daude logistika-enpresentzat, baita logistika edo biltegiratze afiliatua duten enpresentzat ere. Adibidez, inbentarioaren kudeaketa, inbentario iraunkor bat edo funtsezko data bat barne. PaperOffice DMSren oinarria sarean lotutako erabiltzaile-kontuak dira. Erabiltzaile-kontu horien datuak datu-base zentralean konbinatzen dira. Dokumentuak algoritmo desberdinak dituen IA baten bidez kontrola daitezke, eta prozesu automatizatuak aktibatzeko erabil daitezke.
PaperOffice DMSren erabilerari esker, paperezko lanarekin alderatuta,% 7,5eko lan-denbora optimizatzen du.
Dokumentuak bilatzen, enrutatzen eta partekatzen denbora aurrezten du.
Zigilu digitalekin, dokumentuak informazio gehigarriarekin osatu daitezke, baita lan-fluxu xehatuak kontrolatu ere. Era berean, lan-funtzioak eta lan-fluxuak epeak bete eta osatu egingo direla bermatzen du.
Azaldu nola lotu dezakeen informazio-fluxua produkzioaren eta administrazioaren artean, dokumentu- eta negozio-prozesuak digitalizatuz eta automatizatuz.
PaperOffice DMS merkantzien garraioan paper berezia betetzen duten hainbat daturen iturria izan daiteke. Adibidez, aireko edo itsasoko garraiorako zehaztapenak. Azken batean, dagozkion interfaze integratuek software logistikoko beste irtenbide batzuetara konektatzeko aukera ematen dute, baldintzapean"ATLAS" sistema automatizatua, aduanak eta tokiko muga-zergak aduanetan izapidetzeko sistema automatizatua.
