Digitalizazioa finantzetan eta bankuetan

Digitalizazioa finantzetan eta bankuetan

Datu digitalen eta paperezkoen egungo elur-jausiarekin, bermatu behar da dokumentu garrantzitsuak ez direla galtzen eta une egokian eskuragarri daudela, finantza-erakundeek eta bankuek nabarmen onura ateratzen dutelako datu-kudeaketa egokiaren erabileraz: sailkapen-maila handiak dituzten dokumentu garrantzitsuak eta berehalako amaiera-baldintzak jasotzen dituzte.

Finantza-erakundeek eta bankuek nabarmen egiten diote mesede datu-kudeaketa egokia erabiltzeari, baldintza guztiak betetzen dituena.

Alegazioak, kontratuak, kontuak eta kanpoko gutunak bezalako dokumentu garrantzitsuak ez dira postaz bakarrik iristen. Bezeroen gutun asko posta elektronikoz ere iristen dira. Hori egitean, erantzukizunen, epeen, kostuen eta zereginen ikuspegi orokorrari eutsi behar zaio, eta segurtasun-arauak bermatu behar dira.

Simple overview and quick search thanks to digitization in the financial sector

Dokumentu horiek guztiak digitalizatu egin behar dira paperean iristen badira, aurkezpen egituratua, zereginen esleipena eta lan-fluxua behar badituzte, eta berehala eskuragarri egon behar dute.

Finantza-prozesu guztiek informazio-fluxu perfektua eta gauzatze egituratua eskatzen dutelako. Beharrezko abantailak digitalizazioari esker bakarrik lor daitezke.

Dokumentu digitalen artxibo batek aukera ematen duelako beharrezko dokumentu guztiak berehala eskuratzeko eta onarpen-prozesuetan parte hartzeko. Ez dio axola bulegoan zauden, etxetik lanean edo negozio-bidaia batean zauden.

Oso garrantzitsua da epe garrantzitsuak betetzea eta dokumentuak biltzeko legezko neurriak hartzea.

PaperOffice DMSk egitura argia eskaintzen dio bere dokumentuetan eta informazio-oldeari aurre egiten laguntzen dio.

PaperOfficek denbora asko kontsumitzen duten botila-lepo guztiak kentzen ditu eta dokumentu garrantzitsuen ikuspegi orokorra sortzen du, hala nola kontratuak edo gutunak, eta digitalki administratzen ditu PaperOffice-n etorkizunean.

Dokumentuak konponbide bihurtzea

Finantza-industrian eta bankuetan, egunero paper kopuru handia erabiltzen da eta dokumentu kopuru handia sortzen da. Alde batetik, prozesuak nahiko konplexuak direnez, horrek paperezko mendi handietara eramaten du, datu kopuru handiak, baina baita bilaketa prozesu luze batera ere. Gainera, dokumentuak gorde, indexatu, sailkatu eta, beharrezkoa izanez gero, lankideekin partekatu behar dira.

PaperOffice dokumentu-kudeaketarako sistemak datuen antolaketa eta babesa biltzen ditu kapo beraren pean. Sistema berritzaileak bilaketa- eta berreskuratze-tresna optimizatuak eskaintzen ditu, erantzun-denbora murrizten dutenak eta dokumentuak inoiz galtzen ez direla bermatzen dutenak, eta, beraz, finantza-erakundeak beti daude gustura.

Hori da PaperOffice DMS, dokumentuak kudeatzeko softwarea, dokumentuak administratzea baino askoz gehiago egin dezakeena.

Izan ere, ez du axola dokumentuak enpresara nola iristen diren, hala nola paperezko dokumentuak, PDF artxiboak, mezu elektronikoak edo argazkiak, automatikoki artxibatu eta datu-base seguru batean gordetzen dira.

Beraz, kontratu garrantzitsuak garaiz onartu eta amaitu daitezke, edo berriz negoziatu. Sinadura digitala duten dokumentuak argitaratzeak eta posta elektronikoz jakinarazpena egiteak, paper moteleko posta elektronikoaren ordez, bezeroaren leialtasunari laguntzen dio.

Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

Sarbide-kontrola eta gardentasun handiagoa

IA integratuari esker, arau automatikoak aktibatzen dira. I Honek automatikoki sailkatzen ditu dokumentuak karpetan, hala nola,"Factura" eta"Banku-estraktuak", dagozkion hitz gakoak biltzen ditu eta dagokion dokumentu motarako biltegiratutako lan-fluxu digitala aktibatzen du.

Finantza-erakundeentzat eta bankuentzat, horrek esan nahi du bezeroaren edo bezeroaren artxibo oso zabala mantentzea, eta horrek ere ezaugarri berezi batzuk izan behar ditu. Adibidez, GDPRren printzipioak bete behar dira, eta, jakina, finantza-erakundeek baldintzarik gabeko konfidentzialtasun-betebeharra bete behar dute, ahozko adierazpenei ez ezik, baimenik ez duten pertsonen aurka babestutako dokumentuen biltegiratze seguruari buruzkoa ere. Legez eta kontratu bidez adostutako epeak betetzeko betebeharra ere badago.

Kasu batzuetan, epe horiek ez betetzeak ondorio penalak izan ditzake, baina ondorio zibilak bakarrik. Bezeroen merkataritza-sekretuak babesteak ere berebiziko garrantzia du finantza-erakundeentzat.

PaperOfficek segurtasun-estandar altuenak betetzen ditu , hala nola baimenen kudeaketa edo sarbide-baimenak ematea. Erabiltzaileak banakako lan-pausoak zehazten ditu, adibidez, "grabazioa", "egiaztapena", "liberazioa" eta fakturen "erreserba".

Erantzukizuna banakako pertsonei ez ezik, erabiltzaile-taldeei ere esleitu ahal zaie, hala nola,"Kontabilitatea" edo" TI Saila", lankide batek berehala esku hartu ahal izan dezan langile bat kanpoan badago.

OCR teknologiak dokumentuaren edukia ez ezik, zergetarako garrantzitsuak diren datu-eremu guztiak ere aitortzen ditu, hala nola dokumentu-zenbakia, data, garbia, zerga eta diru gordina. Inportatutako datuak eskuragarri daude ebaluazioak, ordainketa-transakzioak eta finantza-kontabilitatea kontrolatzeko. Horrek sarrera-lan aspergarria aurrezten du eta argitalpen-akatsak murrizten ditu.

Mouseren klik bakar batekin, datuak, artxibatuaren kokapena barne, bezeroari esportatu ahal zaizkio, edo alderantziz.

Digitization with PaperOffice brings immense advantages

Finantza-laneko fluxu perfektuak

Finantza-erakundeek, zerbitzu-hornitzaileek eta bankuek merkataritza-transakzio guztietarako dokumentuak prozesatu behar dituzte. Negozio-ereduen etengabeko garapenak erronka berriak sortzen ditu etengabe. Dokumentuen kudeaketarako sistema ona behar dute.

PaperOffice DMS software egokia da, finantza-erakundeek eta bankuek behar duten guztiarekin datorrelako, hala nola:

• Dokumentuak formatu digital guztietan biltegiratzea, GDPR/liaren printzipioen arabera>
• Ekintza behar duten dokumentu berantiarrak bidaltzeko eta bidaltzeko eginkizunak
• Autoikaskuntzako datuak etiketarekin eta barne-bilaketako motorrarekin biltegiratzeko funtzioa
• Karpeta zuzenari erantsi berri zaizkion dokumentuen esleipen automatikoa
• Datu-baseak sortzea eta datu-baseetara konektatzea, maskara pertsonalizagarria barne
• Prozesu eta eragiketa errepikagarrietarako plantillak automatizatuta sortzea

Negozio-prozesuetan lan-fluxu digitalak antzematen ditu

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

PaperOfficeren lan-fluxuaren funtzioak komunikazioa sinplifikatzen du. Prozesuetara bideratutako dokumentu-kudeaketak dokumentu horiek ahalegin gutxirekin eguneratuta izatea bermatzen du. PaperOffice DMSk erraz kontuan hartzeko aukera ematen dizu. Lan-fluxu digitalak negozio-prozesuetan txertatuko dira, eta horrek prozesuaren funtsezko urratsak betetzen direla bermatzen du, eta, beraz, betetzea.

PaperOfficek hori onartzen du lan-modulu zabal batekin eta lan-fluxuarekin.

Horrela, zenbait prozesu-kate sor daitezke, eta dauden prozesu operatiboak dokumentu elektronikoetan defini daitezke eta zati batean automatikoki exekuta daitezke.

Horrek prozesua akatsik gabe optimizatzea dakar, izan ere, lana ez zaie erabiltzaile-eskubideak dituzten langileei eta amaiera-aldi espezifikoei bakarrik esleitu, askapen digitala eskatzen dute, eta beste ekintza batzuk ere sortzen dituzte automatikoki, hala nola posta elektroniko bidezko jakinarazpenak edo dokumentuaren egoera-aldaketak. Hori erabateko beharrizana da finantza-sektorean.

Horrela, metadatu garrantzitsuak dokumentuak artxibatzeko prozesuaren ondoren ere biltegiratu daitezke. Dokumentu motaz gain, artxibatzeko epea eta bezero elkartuaren informazioa ere zehaztu daitezke.

Finantza-zerbitzuen hornitzaileek dokumentu digitalen kudeaketaz baliatzeaz baliatzeaz baliatzea

PaperOffice DMSren erabilerari esker, paperezko lanarekin alderatuta,% 7,5eko lan-denbora optimizatzen du.

Dokumentuak bilatzen, enrutatzen eta partekatzen denbora aurrezten du.

Jakina, PaperOffice DMSk software-soluzioen datu digitalak migrazioan eta integrazioan murgiltzeko aukera ematen du.

Aldi berean, PaperOffice DMS analogikoaren eta digitalaren arteko interfazea da. Eskaneatzeko funtzioa erabiliz, softwareak dokumentu analogikoak, planoak eta argazkiak irakur ditzake sisteman, eta eskanerrak erabiliz digitalizatu, baina baita telefono mugikorretatik egindako grabazioak ere, eta, beraz, testuak OCR erabiliz idazkera bihurtzen dira eta Office programetan alda daitezke.

Denbora-markek eta bertsioen kontrolak dokumentu digitala jatorrizko analogikoari dagokiola bermatzen dute.

PaperOffice DMS ez da bakarrik bere funtzioetan zabala, baita ikasteko erraza ere, bideoan tutorialek gidatuta, baita banakako aholkuek eta, nahi izanez gero, trebakuntzak gidatuta ere. Hori guztia kalitate-prezio erlazio oso onean.