Hortz-teknologia / ViaCreative hortz-laborategia
Zahntechnik GmbH
Lars R. Ludewig, ViaCreative Zahntechnik GmbH-ren jabe eta zuzendari nagusia
Hasierako posizioa
ViaCreative hortz-laborategia Lars-R.-ren bigarren belaunaldia da. Ludewigek zuzendutako enpresa Leipzigen. Laborategian, hortzak ordezkatzeko produktuak dentisten izenean egiten dira nagusiki.
Enpresaren zerbitzu-sorta oso zabala da eta prozesu eta teknika modernoen erabilera du ezaugarri. Adibidez, CAD-CAM ekoizpena, hortz postizatuak edo pertsona alergikoentzako gainegiturak inplanteetan.
PaperOffice DMS ViaCreative-n erabiltzen da, Leipzig-en, batez ere datuak biltzeko, dokumentuak bilatzeko eta dokumentuak prestatzeko , zerga-bulegora transmititzeko.
Digitization brings many advantages
Dauden arazoak eta zereginak
Laborategian, hortzetako teknikari batzuk lan-estazioetan ari dira lanean, hainbat zereginekin. Hemen segmentu nagusi komun bat egindako lan guztiaren erregistro zehatza da, baita erabilitako prozesu eta materialak ere.
Lana gaixoentzako dentistek bakarrik enkargatzen dutenez, dokumentazio osoa batzuetan isilpeko datuak modu seguruan biltegiratzea bezain garrantzitsua da.
PaperOffice DMS erabiltzeko erabakia hartu aurretik, eguneroko lanean sortutako datuak artxibo analogiko batean erregistratzen ziren eskuz, eta bulegoko artxibo eseki batean gordetzen ziren, abian zeuden prozesuetan eta artxibo-areto bereizi batean, lana osatzen zenean. Dokumentu fiskalak sortu eta bidaltzeko, langileak DATEV formulario elektronikora transferitu zituen datuak, artxibo analogikoetatik.
Administrazio-lanerako behar den denbora oso handia da, alde batetik, eta akatsetarako joera handia du, bestetik. Aldi berean, legez eskatutako datuen segurtasuna neurri mugatu batean baino ez da ematen.
Enpresaren helburua paperezko dokumentuak digitalizatzea zen, prozesuen optimizazioa eta lan-fluxua kontrolatzea sartzen diren dokumentu eta irten guztien gainean, prozesuen zati handi bat bigarren planoan automatizatzea eta, beraz, prozesua optimizatzea.
Zergatik aukeratu zuen ViaCreativek PaperOffice DMS
Sr. Lars-R. Dauden erronkei esker, Ludewig dokumentuak kudeatzeko sistema bat bilatzen ari zen, datu seguruak eta moldagarriak gordetzeko aukera emango zuena, bai eta lantoki guztiak etxean software erraz batekin erraz integratzeko ere.
Aldi berean, softwarearen ezaugarri nagusia kostu-onura erlazio ona izan behar da. PaperOffice DMSz gain, Ludewig jaunak beste sistema-etxe batzuetako beste lau software-produktu probatu zituen, eta, hasiera batean, dokumentuen kudeaketari buruzko hainbat software-eskaintza aztertu zituen.
PaperOffice Via Creativeko dokumentuen kudeaketa gisa erabili izana honako arrazoi hauengatik erabaki zen:
1. Datuak biltegiratzea eta eskuragarri egotea. Dokumentu garrantzitsu guztietara sarbide zentrala eta erraza, eta hainbat zatik dokumentu berean laguntzeko aukera.
Barneko eta erdiko biltegiratzea, langile guztiek har dezaketena. Datuak ez dira hirugarrenen hodei batean edo erabiltzaile bakar baten ordenagailu batean gorde behar.
Konponbidea:
Synologyk datu base bat eratu zuen NAS-en, Network Attached Storage-n, praktikan. Datu-base hori PaperOffice DMSn sartu zen eta datu guztiak Via Creativek gorde zituen.
Horrek erabat betetzen ditu datuen segurtasun-kopiarako legezko betekizunak. Ludewig jaun-arreba oso pozik zegoen kanpoko hodeirik gabe eta, beraz, kanpoko hornitzailerik gabe, gobernuaren esku-hartzearen mende egon daitezkeelako eta pirata informatikoen erasoen arriskua areagotu dezaketelako.
Biltegi zentral bat, erabiltzaile-eskubide egokiak dituzten langile guztiek eskura dezaketena.
Sr. Lars-R. Ludewig hasieratik konturatu zen ez zegoela digitalizazioa saihesteko modurik.
"Eskuz bilatu eta karpetak, fakturak, albaranak, kontratu-egoerak eta beste dokumentu garrantzitsu batzuk aurkitu behar izatea, eta horrek denbora asko darama, oso bilaketa-funtzio zehatza da PaperOffice-n, iraganeko gauza bat..."
2. Kalitatea-prezio erlazioa. Softwareak prezio-errendimendu erlazio ona izan behar du.
Konponbidea: PaperOffice DMS prezio-eredu ezberdinetan eskaintzen da, erabiltzaileei beraientzat modurik onurakoena hartzeko aukera ematen dietenak.
Horrela, ViaCreativek gehiegizko kapital-konpromisoa saihestu ahal izan zuen, eta oraindik ere aurrekontu handia du beharrezko materiala eta teknologia erosteko, oso garestiak baitira, batez ere hortz-teknologian.
PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in Ihrer Praxis generierten Dokumente und alle relevanten Informationen
3. Erabiltzeko erraza. Softwareak ahalik eta trebakuntza gutxien behar du eta, aldi berean, etorkizunerako prest egon behar du.
Konponbidea: Funtsean, PaperOffice DMS oso egituratuta eta interfaze grafiko bat du, erabiltzailea pausoz pauso gidatzen duena. Gainera, tutorialak eta bideo gehigarriak daude euskarria lortzeko zuzenean dei daitezkeen funtzio guztietarako.
Horrela, kanpoko aholkulariak saihestu daitezke. Jakina, PaperOffice DMSk moduluetarako banakako trebakuntza ere eskaintzen du, nahi izanez gero. Hala ere, ViaCreativeko langileen esperientzien arabera, PaperOffice bere kabuz azaltzen da neurri handi batean.
Ez" aholkulari"rik eta garestirik tokian, eta inork ez du inora bidaiatu behar trebakuntza jasotzeko. Guztiek defini dezakete menuaren nabigazioa ikasteko denbora-esparrua, behar den moduan, eta, etorkizunari dagokionez, PaperOffice DMS ondo kokatuta bere egitura modularrari esker.
"PaperOfficek ez gaitu bere grafikoekin bakarrik harritu, besteak beste, bideoan tutorial onak dituelako banakako gaietarako. Horrela, modu independentean eta beharrezkoa izan zenean entrenatu ahal izan ginen".
4. Denbora berreskuratzeko eta aurrezteko gaitasuna. Dokumentu analogikoak digitalizatzeko modu errazagoa bilatu zen, eta behar izanez gero erraz aurkitzeko.
Konponbidea: PaperOffice DMSren segmentu nagusia dokumentu analogikoen digitalizazioa da. Behar duen guztia eskaner bat da, konputagailurako interfazea duena eta PaperOffice DMS. Dokumentuak ez dira eskanak bakarrik. OCR software integratuaren bidez edita daitekeen testu bihurtzen dira eta automatikoki behar bezala gordetzen dira.
IA integratuaren funtzioari esker, dokumentu bakoitza irakas daiteke, nahi den eduki guztia modu espezifikoan atera daiteke eta hitz gakoekin bildu, modu erabat automatizatuan.
Adierazpen erregularrei esker (REGEX), dokumentuaren edukia dokumentuaren informazio gisa automatikoki irakurri eta gorde daiteke.
"Emaitza kronologikoak azkar lortzea urteko finantza-egoeretarako eta erosketa-preziorik merkeena zehazteko inbentarioetarako. Egunak hartzen zituena ordutan egin daiteke!"
PaperOffice DMSk ebatzitako arazo nagusien goiko zerrenda
- Dokumentu espezifikoak etengabe bilatzea eta bilatzea
- Ez grapagailu gehiago eta paper pilak
- Artxibo fisiko gehiago ez
- Eskulanaren eta biltegiratzearen kostuak murriztea
- Urtarrilero karpeta eta artxibo berrietara aldaketa gehiago ez
- Datu hirukoitz erreundatzaileen segurtasun-kopia
Sr. Lars-R. Ludewigek azaltzen du:
"DMSren gaiarekin bat egiten duen edozeinek denbora asko aurreztuko du. Bero-bero, etzan eta dena jakitea segurua eta erraza da denontzat.
Programatzaile onenek modu bikainean inplementatzen dituzte eskaerak, eta, batzuetan, abiadura errekor batean, eta eguneratzeen bidez inplementatzen dituzte. Zuk automatikoki eta gogotsu gomendatzen duzu..."
Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert
PaperOffice DMS beste guztiak baino hobea izatea eragiten duten ezaugarri nagusien zerrenda nagusia
- Bezeroen banakako betekizunetara azkar egokitzea eguneratzeen bidez
- Harreman zuzena garatzaileekin
- NAS osotasun arina, datuak bere zerbitzarian in situ zerbitzarian biltegiratzeko. Erabiltzailearen esku inplementazioaren norainokoa erabakitzea
- Bilatu gako-hitzak, zati espezifikoak, hitzak, etab., aurkeztutako datu garrantzitsuak azkar lortzeko
Sr. Lars-R. Ludewigek enfatiza egiten du:
"Karpeta askotan, ERP sistemarik gabe, kontabilitate konplexurako edo zenbait artikulu edo eskaera-zenbakiren prezio-zehaztapenak dituzten inbentarioetarako, kopuru osoa zehaztuz, inoiz ez du PaperOffice alde batera utzi nahi izango".
Nola sartu zinen PaperOffice DMS?
Ludewig jauna ere pozik agertu zen PaperOffice DMSren taldeak ViaCreative administraziorako baldintzak betetzeko hartutako konpromisoarekin.
Bera eta bere taldea pozik zeuden PaperOffice DMSren interfaze grafikoarekin. Horrek erakusten du PaperOfficeren garapenak pertsonen pertzepzio normala hartzen duela kontuan, irudiei eta koloreei lehentasuna ematen diena, jolastokitzat jo gabe. Hori, halaber, PaperOfficek dokumentuak kudeatzeko softwarearen zenbait segmentutarako sortutako tutorial eta bideoei ere aplikatzen zaie.
"Eskuz bilatu eta karpetak, fakturak, albaranak, kontratu-egoerak eta beste dokumentu garrantzitsu batzuk aurkitu behar izatea, eta horrek denbora asko darama, oso bilaketa-funtzio zehatza da PaperOffice-n, azkenean iraganeko kontua da..."
Aldaketan zehar, ViaCreativeren artxibo analogikoa eskaneatu eta irakurtzen ari da, pixkanaka, PaperOffice DMSn integratutako OCR softwarearen bidez. PaperOfficeko langileek sortzen dituzten esamolde erregularren erabilerari esker, sartzen diren dokumentu analogiko guztiak erraz eta bezeroaren modu espezifikoan irakur daitezke.
Informazio guztia, datu-formatu guztietan, bigarren zatikietan kontsulta daiteke, barne-bilaketaren motorraren eta indize automatiko baten bidez.
Sr. Lars-R. Sarreraren hasieran, Ludewigek gomendatzen du:
"Aurrera, esperitua, ez egin trantsizio gogorrik muga-egunera, jakin ezazu zein karpeta-egitura komeni zaigun. Oinarrizko egitura ezartzea, lehen aurkezpena, kategoriak artxibatutakoaren eta markatutakoaren arabera egitea, dena bakean taldean elkarrekin iristeko".
Esperientziaren laburpen orokorra
PaperOffice DMSk beharrezko irizpide guztiak bete ditu eta gaur egun dokumentu digitalen fluxu osoa mapeatzen du.
Oraingoz, fakturen dokumentu guztiak errendimendu handiko eskanerrekin erregistratzen dira, Paper-Officek harremanetarako datuak automatikoki onartzen ditu eta dokumentuak artxibo elektronikoan gordetzen ditu.
Langileek erabiltzaile sinple baten interfaze baten bidez eskura ditzakete dokumentuak, eta hainbat bilaketa-termino sar ditzakete: testu osoaren bilaketa ere eskuragarri.
DMSren etengabeko erabilerari esker, ViaCreativek nabarmen murriztu ahal izan zuen fakturetarako behar den prozesatze-denbora, eta egiteke dauden kontuen kopurua nabarmen murriztu da aldi berean.
Denis K. jauna," Liburuen eta kontabilitatearen teneduria" k nabarmentzen du:
