Administrazio publikoko negozio-prozesuen automatizazioa eta agintariak
PaperOffice DMS erakunde eta agintari publikoentzat edozein dokumentu modu eraginkorrean erabiltzeko aukera ematen du, bai eta kontsultak azkar prozesatzeko ere, eta administrazioaren barruan efizientzia eta arrakasta izateko aldez aurreko baldintza da.
Bazkidea emateko
Dokumentu idatziak, kontratuak, zirriborroak, ikerketak, adituen irizpenak eta askoz gehiago dokumentu elektronikoen bidez ordezten dira, digitalizazioari esker eta, horrela, lan-prozesu guztiak ahalik eta gehien optimizatzeko.Dokumentuak kudeatzeko konponbidearen laguntzarekin, informazio guztia gorde eta artxibatu dezakezu plataforma zentral batean, auditoriak probatzeko.
Digitalizazioa administrazio publikoan eta agintarietan
Zerga-bulegotik KITAra, tokiko gobernura, agintarietara edo garraio publikoraino, errepideen mantentze-lanetaraino.
Erakunde ofizial eta publikoak udalerri, hiri, barruti eta estatu federaletan egiturak konektatzen eta egonkortzen ari dira, baita Alemaniako Errepublika Federala ere, komunitate politiko gisa.
Dokumentuak eta datuak agintaritzaz beste sail askotan sortzen dira. Horrela sortzen dira dokumentu garrantzitsuak egunero:
Idatziak, kontratuak, zirriborroak, ikerketak, adituen iritziak eta askoz gehiago. Horiek ez dira postaz bakarrik iristen, dokumentu asko posta elektronikoz ere iristen dira.
Dokumentu horiek guztiak digitalizatu egin behar dira paperean iristen badira, aurkezpen egituratua, zereginen esleipena eta lan-fluxua behar badituzte, eta berehala eskuragarri egon behar dute.
Gainera, dokumentu bakoitza bere motaren arabera sailkatzen da eta pertsonei eta objektuei esleitu ahal zaie, eta horiei ere eman diezaiekete martxaren gainean, gailua edozein dela ere. Beraz, informazio guztia eta dokumentuak leku bakar batean ditu, hau da, datu-basean.
Dokumentuak kudeatzeko konponbidearen laguntzarekin, informazio guztia gorde eta artxibatu dezakezu plataforma zentral batean, auditoriak probatzeko.
Jabetza-kudeaketan dauden administrazio-arazo asko konpontzeko, PaperOffice dokumentuak kudeatzeko sistema ezarri behar da.
Horrela, eguneroko lana digitalizazioaren laguntzarekin sinplifikatu, optimizatu eta hobetu daiteke. PaperOffice DMSk egitura argia eskaintzen dio bere dokumentuetan eta informazio-oldeari aurre egiten laguntzen dio.
PaperOfficek denbora asko kontsumitzen duten botila-lepo guztiak kentzen ditu eta dokumentu garrantzitsuen ikuspegi orokorra sortzen du, hala nola kontratuak edo gutunak, eta digitalki administratzen ditu PaperOffice-n etorkizunean.
Administrazio-lan digitalen onura ere izan dezake, eta berriro bidaltzen den edo langileei zereginak esleitzeagatik esleitzen zaien korrespondentzia ofiziala zaindu.
Berehala eskuragarri dagoen informazio guztia
Dokumentu-kudeaketarako software on batek ezin du erabaki politikorik hartu, baina administrazio publikoaren arlo askotan laguntza handia izan daiteke hainbat prozesutan, administrazio-espediente gehienek ez baitute lehentasun subiranorik.
Horretaz gain, dokumentu digitalek ez dituzte jatorrizkoak ordezkatu behar, baina lana errazten dute.
PaperOffice DMS-rekin, dokumentuak agintari eta erakunde publiko askotan digitalizatu daitezke, eta modu zentralizatuan artxiba daitezke, edozein ordenagailutatik sartu ahal izateko, artxibora joan beharrik gabe edo, lehenik eta behin, artxiboa prozesatzen ari den ikertu gabe.
PaperOffice DMSk dokumentu analogikoak digitalizatzeaz arduratzen da, dokumentuak kudeatzeko softwareak aldaketa guztiak dokumentuan gordetzen ditu, ordena kronologikoan. Jatorrizkoak ez du eraginik. Lan-fluxuaren funtzioa, adibidez, proiektuaren lanean zenbait jarduera esleitzeko erabil daiteke, eta langile bakoitzak egungo egoeraren ikuspegi orokorra mantentzen du.
Aldi berean, ideiak edo iradokizunak aurkez daitezke, aldi bakoitzean bilerak deitu behar izan gabe. Artxibatutako dokumentuak funtsezko hitzen bidez bila daitezke, edo data edo erreferentzia-zenbakiak, eta plantiloi automatizatuak IAk sor ditzake PaperOffice DMSn.
PaperOffice DMSren erabilera posibleak administrazio ofizial eta publikoaren maila desberdinetan gertatzen dira, adibidez:
- Eskolak
- Haurtzaindegiak
- Liburutegiak
- Unibertsitateak
- Ospitaleak
- Udal administrazioak
- zerga bulegoak
- Asiloak
Jakina, 1024 bit-ko zifratutako datuen biltegiratze sofistikatuari esker, baita barne formatu bereziari eta firewall-ari esker ere, segurtasuna mantentzen da GDPRren arabera. PaperOffice DMSk ere zirrara ematen dio ikasteko duen erraztasunagatik, lotutako 800 terminal konfiguratzeko gaitasunagatik eta prezio-errendimendu erlazio oso ona izateagatik.
Hori da PaperOffice DMS, dokumentuak kudeatzeko softwarea, dokumentuak administratzea baino askoz gehiago egin dezakeena.
PaperOffice ez da bereizten dokumentu moten artean, kontratuak, alegatuak eta posta elektronikoz korrespondentzia kudeatzeko laguntza behar duen alde batera utzita: PaperOffice dokumentu-kudeaketako sistemari esker, erakunde eta agintari publikoetan egiten dituen aurreko prozesuak digitalizatu egiten dira, eraginkorragoak, gardenagoak eta nabarmenki malguagoak bihurtuz.
Izan ere, ez du axola dokumentuak enpresara nola iristen diren, hala nola paperezko dokumentuak, PDF artxiboak, mezu elektronikoak edo argazkiak, automatikoki artxibatu eta datu-base seguru batean gordetzen dira.
Beraz, kontratu garrantzitsuak garaiz onartu eta amaitu daitezke, edo berriz negoziatu. Sinadura digitala duten dokumentuak argitaratzeak eta posta elektronikoz jakinarazpena egiteak, paper moteleko posta elektronikoaren ordez, bezeroaren leialtasunari laguntzen dio.
Negozio-prozesuen optimizazioa PaperOffice DMSri esker
IA integratuari esker, arau automatikoak aktibatzen dira. I Honek automatikoki sailkatzen ditu dokumentuak karpetan, hala nola"Factura" eta"Contrato", dagozkion hitz gakoak biltzen ditu eta dagokion dokumentu motarako biltegiratutako lan-fluxu digitala aktibatzen du.
PaperOfficek segurtasun-estandar altuenak betetzen ditu , hala nola baimenen kudeaketa edo sarbide-baimenak ematea. Erabiltzaileak banakako lan-pausoak zehazten ditu, adibidez, "grabazioa", "egiaztapena", "liberazioa" eta fakturen "erreserba".
Erantzukizuna banakako pertsonei ez ezik, "Kontabilitatea" edo "Produkzioa" bezalako erabiltzaile-taldeei ere esleitu ahal zaie, lankide batek berehala esku hartu ahal izan dezan langile bat kanpoan badago.
OCR teknologiak dokumentuaren edukia ez ezik, zergekin lotutako datu-eremu guztiak ere aitortzen ditu, hala nola dokumentu-zenbakia, data, garbia, zerga eta diru gordina. Inportatutako datuak eskuragarri daude ebaluazioak, ordainketa-transakzioak eta finantza-kontabilitatea kontrolatzeko. Horrek sarrera-lan aspergarria aurrezten du eta argitalpen-akatsak murrizten ditu.
Aurrekontu-plangintzan PaperOffice DMS sartzeko argudio garrantzitsuak. Azkenik, PaperOffice DMSk ere konbentzitu egiten du iraunkortasuna eta ingurumenaren babesa kontuan hartzen direla. Lehenago edo geroago, dokumentu analogikoak modu digitalean bihurtuko dira, eta, ondoren, erakunde publikoa, garai hartan PaperOffice DMS erabiltzen ari dena, ondo prestatuta egongo da.
Mouseren klik bakarrarekin, datuak, artxiboaren kokapena barne, bezeroari, zerga-aholkulariari edo alderantziz esportatu ahal zaizkie.
Jakina, PaperOffice DMSk software-soluzioen datu digitalak migrazioan eta integrazioan murgiltzeko aukera ematen du. Aldi berean, PaperOffice DMS analogikoaren eta digitalaren arteko interfazea da. Eskaneatzeko funtzioa erabiliz, softwareak dokumentu analogikoak, planoak eta argazkiak irakur ditzake sisteman, eta eskanerrak erabiliz digitalizatu, baina baita telefono mugikorretatik egindako grabazioak ere, eta, beraz, testuak OCR erabiliz idazkera bihurtzen dira eta Office programetan alda daitezke. Denbora-markek eta bertsioen kontrolak dokumentu digitala jatorrizko analogikoari dagokiola bermatzen dute.
Konponbidea: know-how frogatua
Ez al du zentzurik kudeaketa-softwarea berehala erabiltzeak? baldintza guztiak betetzeaz gain, ikasteko eta ekonomikoki ikasteko erraza ere izaten da?
PaperOffice DMS lan digitalerako irtenbide osoa da, eta, 20 urte baino gehiagoko esperientzia du merkatuan, DMSren lehen aitzindarietako bat.
Prozesatze digitala funtsezko oinarria da etorkizunean udal zerbitzuen zerbitzuaren kalitate handia bermatzeko
Erakunde eta agintari publikoek merkataritza-transakzio guztietarako dokumentuak prozesatu behar dituzte. Negozio-ereduen etengabeko garapenak erronka berriak sortzen ditu etengabe. Dokumentuen kudeaketarako sistema ona behar dute.
PaperOffice DMS software egokia da, agintari eta erakunde publikoek behar duten guztiarekin datorrelako, hala nola:
- Dokumentuak formatu digital guztietan biltegiratzea, GDPR/liaren printzipioen arabera>
- Ekintza behar duten dokumentu berantiarrak bidaltzeko eta bidaltzeko eginkizunak
- Autoikaskuntzako datuak etiketarekin eta barne-bilaketako motorrarekin biltegiratzeko funtzioa
- Karpeta zuzenari erantsi berri zaizkion dokumentuen esleipen automatikoa
- Datu-baseak sortzea eta datu-baseetara konektatzea, maskara pertsonalizagarria barne
- Prozesu eta eragiketa errepikagarrietarako plantillak automatizatuta sortzea
Artxibatu segurua eta berrikuspenekin bateragarria: PaperOffice DMS-k GoBD, GDPdU eta DSGVOren lege-baldintzak betetzen ditu teknikoki
PaperOfficeren lan-fluxuaren funtzio zabalak oso interesgarriak dira agintari eta administrazio publikoentzat. Proiektuaren bileren edukiak edozein unetan grabatu eta osatu daitezke, dena pantailan eta hainbat lekutatik. Auditoretza-proban artxibatutakoa une oro bermatuta, baita antolaketa-prozesuen optimizazioa ere.
PaperOfficek hori onartzen du lan-modulu zabal batekin eta lan-fluxuarekin.
Erakunde eta agintari publikoek dokumentuen kudeaketa digitalaren onurak jaso dituzte
Dokumentu-kudeaketako sistemak aukera ematen du banakako arlo bakoitzerako datu-baseak bereizita sortzeko, eta aldi berean estekak sor ditzake. Dokumentu analogikoak, bidalitako artisauaren fakturak esaterako, PaperOffice DMS-ekin eskanatzeaz arduratzen dira, eta argazki bat bezala eta OCR softwarea erabiliz bihurtutako testu gisa gordetzen dira. Dauden datu guztiak, maizterrari buruzkoak adibidez, argi eta garbi ager daitezke, eta, beraz, ez da beharrezkoa artxiboak eramatea etxetik kanpo aipuetarako. IAk kontrolatutako datu-baseen administrazioak plantillak sortzen ditu, behar den arabera estatistikoki erabil daitezkeen datu maisu edo zerrendetatik abiatuta.
Aldi berean, pasahitzen kudeaketa hierarkikoaren eta 1024 bit-ko zifratuaren bidez, beharrezko datuen babesari eusten zaio.
PaperOffice DMSren erabilerari esker, paperezko lanarekin alderatuta,% 7,5eko lan-denbora optimizatzen du.
Dokumentuak bilatzen, enrutatzen eta partekatzen denbora aurrezten du.
Zigilu digitalekin, dokumentuak informazio gehigarriarekin osatu daitezke, baita lan-fluxu xehatuak kontrolatu ere. Era berean, lan-funtzioak eta lan-fluxuak epeak bete eta osatu egingo direla bermatzen du.
PaperOffice DMS ez da bakarrik bere funtzioetan zabala, baita ikasteko erraza ere, bideoan tutorialek gidatuta, baita banakako aholkuek eta, nahi izanez gero, trebakuntzak gidatuta ere. Hori guztia kalitate-prezio erlazio oso onean.
FAQs
Azkenik, gaiarekin lotutako galdera askoren erantzunak ematen ditugu "Digitalizazioa administrazio publikoan eta agintarietan":
Nola sar daitezke langileak PaperOfficera?
Programa deszentralizatu eta modernoen arkitektura dela eta, PaperOffice ia edozein gailutan erabil daiteke, hala beste, PC klasikoetan, telefono adimendunetan / tabletetan eta telebistetan.
Zer gertatzen da datuekin PaperOffice existitzen ez bada?
Ez da gertatuko, baina lasaitzeko: edozein unetan esporta ditzake bere datuak, PaperOffice datu-base ireki baten egitura batean oinarritzen denez, edozein unetan eskura ditzake bere datuak.
Datuen babesari buruzko gaia: Non gordetzen dira dokumentu guztiak?
PaperOfficek barne-mailako dokumentu guztiak gordeko ditu, maila handiko zifratuarekin, eta horrek immune egingo du datuen lapurreta, adibidez, eta GDPR eta GOBDren baldintza guztiak gaindituko ditu.
Ez akatsik egin: ¡NUNCA gorde datuak hirugarrenen hodei batean!
Zehaztapenetara egokitu al daiteke PaperOffice?
Bai, PaperOffice aurreikusitako erabilerara egokitu daiteke% 100era, dauden prozesu eta sistemetan erabateko integrazioa bermatzeko. Programaren interfazea ere libreki diseinatu eta egokitu daiteke.
Ondorioa
PaperOffice DMS agintari eta administrazio publikoekin bateragarria da eta beste software, API konexio eta desioen arabera edozein unetan zabal daiteke interfaze egokiak eskaintzen ditu. Softwarea erraz ikasten da eta erraz integra daiteke eguneroko praktikan, entrenamendu-helburuetarako absentziarik eragin gabe.
PaperOffice DMSk NAS (sarearekin bateragarria den datuak biltegiratzea) segurtasun-kopia batekin erabiltzea gomendatzen du, datu garrantzitsuak hirugarrenen hodeietan gal ez daitezen eta ez zelatatzeko.
Azken finean, PaperOffice DMSk oso harreman ona du prezio-errendimenduarekin eta know-how ikaragarri batekin, 20 urte baino gehiagoko esperientzia praktikoaren bidez.