Era eskubideak paperei erakutsi dira!

7 dokumentu kudeaketaren erronkak - Eraikuntza enpresetarako

Eraikinetik buro-antolakuntzara - Dokumentu-kudeaketa erronkak gainditu.
7 erronka praktiko aurkezten dizkizugu eta ebazpenak aurkezten dizkizugu.
Eraikuntzan dokumentu-kudeaketak erraztuak!

Eraikuntzan arloko dokumentuen kudeaketa eraginkorra denean hasten da proiektu kudeaketa arrakastatsua.

Bazkidea emateko

Eraikinetik buro-antolakuntzara - Dokumentu-kudeaketa erronkak gainditu.
7 erronka praktiko aurkezten dizkizugu eta ebazpenak aurkezten dizkizugu.
Eraikuntzan dokumentu-kudeaketak erraztuak!

Era ikuspegiarekin adieraz daiteke: Era berean, eraikuntza-industrian, lan egiten duten hainbat pertsona daude, arlo desberdinetakoak, departamentuetakoak eta batzuetan empresa desberdinetakoak ere, datu, dokumentu eta informazio anitzetan lanean ari direnak. Balitekeenez, prozesu guztiak efiziente eta azkar aurrera egiten direla oso garrantzitsua da, bereziki enpresaren oinarri edo kontratuez, proiektu-planeei eta antzekoari buruzko gai erabat kritikoak diren edukien antolakuntza eta administrazioa dela aipatzeko. Hala ere, dokumentu eta informazioen kudeaketa ez baldin bada efizientea, hainbat desabantaila izan daitezke. Adibidez, bertsio zaharretan lanean ari direnei erreferentzia gisa erabili badie, harremanak ikuspegirik gabeak izango dira, eta horrek kostu eragileak igo egiten ditu trabaju bikoitz eta ez errendimenduzkoa dela - aparte, erabat argi dago, itxaropenak argitzeko denbora gehiago ere behar izango dela.

Frau von der Baufirma steht vor einem Neubau

Zugriff auf die notwendigen Informationen jederzeit zugänglich

Zerrenda laburbilduz: Dokumentuak eta informazioak ez baldin badaude egoki eta zehatz kudeatzen, ez dago enpresa batean eguneko eta adimenetakako erabakirik egiteko gaitasunik, eta horrek berriro erabakia hartzeko duten denbora ere bermatzen du.

Artikulu honetan, eraikuntza-industrian dokumentuen kudeaketaren erronkak aztertzen ditugu bakarrik, PaperOffice lehenengo, datu, dokumentu eta informazioen eraberritzeko eta azpiegituratzeko modu eraginkorra eta ordenaturrakoa nola lortu daitezkeen ere aztertzen dugu. Digitalizazioan eta lan-paper gabeko lanetan daukagun aditu garrantzitsuen arabera, desafio bakoitzean konponbide posible bat dugu, jakina.

7 erakundeko erronkak aurkezten dizkizugu eta haien soluzioak aurkezten dizkizugu

PaperOfficek 2022. urtean zenbait erauditzatutako enpresa bati galdera egin zion datuen, dokumentuen eta argibideen kudeaketan sortzen diren oztopo handienaz eta funtsetatik jasotako enpresaaz jaso zituen oharrak hartu ziren. Ikuskarri hauetatik datu hauexek lortu ziren:

Erronka 1

Dokumentuak ez daude arazo handiz topatu existitzen den fitxategi-egituraan

Zenbaki guztira, hiri agertzeko fitxategi-izena tarabostea edo kategorizazio txarrekoak direlako, bezero adierazitako enpresaek %82 adierazi dute beren dokumentua topatzeko orduan konta dezaketen arazoak dituztela gertatu direla.

Bestalde, gstio email permitzitako automatikoa besterik ezin daiteke egitea denbora falta dela eta gauzatuta.

Fisiko edo digitaletako karpetekin batera, dokumentuaren izen-fitxategiak eredu bezala balio izan behar du dokumentuaren edukia islatzeko informazioa ematen duela. Orainnahi da pertsonek dokumentua bilatzeko bere ordenagailuko bilaketaren bidez gakoen hitz garrantzitsuena bilatzeko esperantzan, dokumentua bilatzen den dokumentuaren izen-fitxategikoan hau adierazita dagoelako.

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

Bilaketa horietan nahasketa eragin dezakeen desoreka gertatzen da baldintza uniforme bat antzematen ez bada gakoa izango den dokumentuak beti ez direla bilatzen diren bilakete-hitzekin osatutako izen-fitxategikoak.

Betiere, esate baterako, gai garrantzitsuak izaten diren 5.000 fitxategitan bilaketan hondoratzen den "exploratzailea" dakarkigu gogora edozeinek, eta PC berrabiarazpen ezberdin batekin konektatzen behar du sortzaile orokorrean, termikotsakoa.

PaperOffice dokumentuen kudeaketza modu honekin konpondu dezakeelako soluzionea, barne-konponbideen kudeaketa-sistema osoa (ECM), ez da fitxategiak nahastez gordetzen eta edozein tokitan gordetzen, baita automatiki deskodetzen, gako-hitzez kategorizatzen eta "Proiektu" edo "Enpresa"ren arabera eta zerbitzuko informazio garrantzitsuarekin lotzen. Beraz, gauza gutxitan topatu eta zeharkako bilaketaren bidez azkar eta erraz topatu ditzakegu. Bilaketa Ere, adibidez, proiektu mota, proiektu bere, bezero edo azpi-enpresa, dokumentu sortzailea edo dokumentuaren egoera.

TIPIA: Paperekoaren integrazio arrakastatsua azaltzen duen gure kasu-azterketa osoa aurkitu dezazun linka honetan.

Iker ezazu gehiago eta inspiratu.

Papierloses für Bauunternehmen: Digitalisierung von Dokumenten, Projekten und Abläufen zur Steigerung der Effizienz

Erronka 2

Dokumentuen uneko eta zuzeneko bertsioaz ez da argitasun

Badutenez, dokumentuen uneko eta zuzeneko bertsioari buruzko nebakotasuna enpresei erronka handi bat egiten die.

Erakundeak adierazi dute ez dutela argi ez zein dokumentuen edo informazioaren bertsio uneko edo zuzenekoena.

Gaur egungo garai honetan, hiru edo gehiago langile 16/7 lan egiten dutenean komunikazio argia oso garrantzitsua da.

Inbadituak ekidin ditzaten, garrantzizko ja kilaketa eta dokumentazioak idatzi direla frogatzea garrantzitsua da, Horrela identifika daiteke nola entzuten ditugun edozein dokumentu egin zen adierazmena. Izan ere, dokumentuaren izen-fitxategiaren gaineraketa bakuna "_2" edo "lehenetsia 1.2" FINALa, "FINAL 2", "ENTWURF 2.0" ez da bide ona ez dokumentuaren bertsio zuzena itxi dele adierazi daitekeen. Hori dela-eta, bilaketan nahasketa sortzen da eta bilatzen diren memoria mintz motzetan aurki daitezke bihurtuak dira duplicatzeko dokumentu kopurua.

Soluzinoa : PaperOfficek aukeratuak ditu bi arazo horiek - bertsio-aurreikuspena eta aldaketaren aurrekontu-harria elegantki konpon dadin. PaperOffice-ri ezarritako bertsioa beti bertsio zuzen eta unekoa dago, hainbat ulermenez jokatu gabe, dokumentuak hobeto aurkitu ahal izatea.

Toki batean dokumentua egiten dugunean, horrek aukera ematen ez diogu oraindik atzera egiteko ez da lan taulan oraindik zerbitzu-fasean egon beh

FAQs

Azkenik, gaiarekin lotutako galdera askoren erantzunak ematen ditugu "Era eskubideak paperei erakutsi dira!":

Nork zuzentasun digitalerik erabilgarria da?

Erantzun azkarra eta erraza galdera honi: edozein enpresa egiten duztenean. Nork profitatzen du nork profitatzen du digitalizatu duten ofisetik, enpresa arlo eta neurri guztietako enpresek, KMEetatik start-up-etara eta enpresa handietara. Baina bereziki balio handia du txikitako eta ertzeko enpresentzat pasarte hori: Kostu eta prozesu lanaren murrizketaren ondorioz, gehiago emango du hazkuntzaren bultzatzaileetarako balioko duten beharrezko aurrekontua.

Nik enpresako ofisasortzen badut paperez gabe, DMS hornitzaile batekin lanketa Cloud bidez egin dezaket?

Ez. Azkeneko urtean benetan DSGVO indarrean jartzeko, inguruko eztabaidetan aldaketen faktorea da, datu babesa. DMS-bidea eta DMS softwarea dokumentuen prozesamendua, kudeaketa eta biltegiratzaile moduan erabiltzen dira, informazio pertsonal sekretuak sar ditzaketenak. DSGVOri kontrako hauen kasuan, legezko ahalmenek diru-sarreren zenbaketa handiak ezar ditzakete.

Ondorioa

Erakunde eta erakundeentzako seguru, eraginkor eta eskalagarri bat ematen diote NAS-eko soluzioek, denbora-ereduzko kudeaketa software baliotsua duen modu batean PaperOffice bezala ezartzean.

NAS-gailuen eta PaperOfficearen erabilera bidez, enpresek efizientzia handitu dezakete, haien datuen segurtasuna hobetu eta dokumentu kudeaketa optimizatu dezakete.

PaperOffice-ek arazorik ez du ebazten: ziurtatuta.

Azterketa kasua

Aldaketa digitala produktuen garapenean: dokumentu-kudeaketa arrakastatsua

"Industrian, digitalizazioaren gaia gero eta nabarmenagoa bihurtzen ari da. Hori, adibidez, gure fitxa teknikoei, bezeroen datuei, kalkuluei edo gure planoei, marrazkiei eta konfigurazioei aplikatzen zaie. PaperOffice DMS sartu ondoren, eskuzko ahalegina murriztu egin daiteke. Orain aitzindariak gara digitalizazioan enpresa ekoizleetan, Industria 4.0".

Antonio Jesús Sánchez jauna
Butterfly Engineers S.L.-ko Produktu eta Prozesuen Zuzendari Nagusia eta Ingeniaria.