Era eskubideak paperei erakutsi dira!

Era ikuspegiarekin adieraz daiteke: Era berean, eraikuntza-industrian, lan egiten duten hainbat pertsona daude, arlo desberdinetakoak, departamentuetakoak eta batzuetan empresa desberdinetakoak ere, datu, dokumentu eta informazio anitzetan lanean ari direnak. Balitekeenez, prozesu guztiak efiziente eta azkar aurrera egiten direla oso garrantzitsua da, bereziki enpresaren oinarri edo kontratuez, proiektu-planeei eta antzekoari buruzko gai erabat kritikoak diren edukien antolakuntza eta administrazioa dela aipatzeko. Hala ere, dokumentu eta informazioen kudeaketa ez baldin bada efizientea, hainbat desabantaila izan daitezke. Adibidez, bertsio zaharretan lanean ari direnei erreferentzia gisa erabili badie, harremanak ikuspegirik gabeak izango dira, eta horrek kostu eragileak igo egiten ditu trabaju bikoitz eta ez errendimenduzkoa dela - aparte, erabat argi dago, itxaropenak argitzeko denbora gehiago ere behar izango dela.

Zerrenda laburbilduz: Dokumentuak eta informazioak ez baldin badaude egoki eta zehatz kudeatzen, ez dago enpresa batean eguneko eta adimenetakako erabakirik egiteko gaitasunik, eta horrek berriro erabakia hartzeko duten denbora ere bermatzen du.

7 erakundeko erronkak aurkezten dizkizugu eta haien soluzioak aurkezten dizkizugu

PaperOfficek 2022. urtean zenbait erauditzatutako enpresa bati galdera egin zion datuen, dokumentuen eta argibideen kudeaketan sortzen diren oztopo handienaz eta funtsetatik jasotako enpresaaz jaso zituen oharrak hartu ziren. Ikuskarri hauetatik datu hauexek lortu ziren:

Erronka 1

Dokumentuak ez daude arazo handiz topatu existitzen den fitxategi-egituraan

Zenbaki guztira, hiri agertzeko fitxategi-izena tarabostea edo kategorizazio txarrekoak direlako, bezero adierazitako enpresaek %82 adierazi dute beren dokumentua topatzeko orduan konta dezaketen arazoak dituztela gertatu direla.

Bestalde, gstio email permitzitako automatikoa besterik ezin daiteke egitea denbora falta dela eta gauzatuta.

Fisiko edo digitaletako karpetekin batera, dokumentuaren izen-fitxategiak eredu bezala balio izan behar du dokumentuaren edukia islatzeko informazioa ematen duela. Orainnahi da pertsonek dokumentua bilatzeko bere ordenagailuko bilaketaren bidez gakoen hitz garrantzitsuena bilatzeko esperantzan, dokumentua bilatzen den dokumentuaren izen-fitxategikoan hau adierazita dagoelako.

Bilaketa horietan nahasketa eragin dezakeen desoreka gertatzen da baldintza uniforme bat antzematen ez bada gakoa izango den dokumentuak beti ez direla bilatzen diren bilakete-hitzekin osatutako izen-fitxategikoak.

Betiere, esate baterako, gai garrantzitsuak izaten diren 5.000 fitxategitan bilaketan hondoratzen den "exploratzailea" dakarkigu gogora edozeinek, eta PC berrabiarazpen ezberdin batekin konektatzen behar du sortzaile orokorrean, termikotsakoa.

TIPIA: Paperekoaren integrazio arrakastatsua azaltzen duen gure kasu-azterketa osoa aurkitu dezazun linka honetan.

Iker ezazu gehiago eta inspiratu.

Erronka 2

Dokumentuen uneko eta zuzeneko bertsioaz ez da argitasun

Badutenez, dokumentuen uneko eta zuzeneko bertsioari buruzko nebakotasuna enpresei erronka handi bat egiten die.

Erakundeak adierazi dute ez dutela argi ez zein dokumentuen edo informazioaren bertsio uneko edo zuzenekoena.

Gaur egungo garai honetan, hiru edo gehiago langile 16/7 lan egiten dutenean komunikazio argia oso garrantzitsua da.

Inbadituak ekidin ditzaten, garrantzizko ja kilaketa eta dokumentazioak idatzi direla frogatzea garrantzitsua da, Horrela identifika daiteke nola entzuten ditugun edozein dokumentu egin zen adierazmena. Izan ere, dokumentuaren izen-fitxategiaren gaineraketa bakuna "_2" edo "lehenetsia 1.2" FINALa, "FINAL 2", "ENTWURF 2.0" ez da bide ona ez dokumentuaren bertsio zuzena itxi dele adierazi daitekeen. Hori dela-eta, bilaketan nahasketa sortzen da eta bilatzen diren memoria mintz motzetan aurki daitezke bihurtuak dira duplicatzeko dokumentu kopurua.