ASUSTOR NASerako dokumentuen kudeaketako DMS

Sistemak dokumentuen administraziorako, dokumentuen kudeaketa, DMS izenaz ere ezagunak, zure erakundea laguntzen dute negozio agiriak antolatzen elektronikoa eta modu egituratuan. DMS bat hortaz, laugarren pauso garrantzitsua da paperik gabeko bulego batek ulertzeko.

Zure ASUSTOR NASekin konbinatuz, ide idela bikotea izango duzu, artxibo analogikoak digitalizatzeko eta bilaketa eta artxibatze prozesuetan eraginkortasuna handitzeko.

PaperOffice dokumentuen kudeaketa da munduan bakarra ASUSTORrek ofizialki onartutako DMS sistema zure ASUSTOR gailuetarako.

Zer da NAS bat?

“ASUSTOR NAS” izen komertzialpean, ASUSTOR enpresa taiwandarrak sarearen bidezko biltegiratze-gailu batzuk (NAS-gailuak) merkaturatzen ditu. Gailu hauek enpresentzako eta erabiltzaile pribatuentzako euren datuak modu eraginkorrean babesteko eta antolatzeko aukera ematen dute.

NAS bat fitxategiak zerbitzari bat da bere sistema eragilearekin, zeinak bere biltegiratze-espazioa sarearen bidez eskaintzen du.

ASUSTOR NASek baldintza ideala eskaintzen du enpresa guztientzat, baina bereziki ETEentzat, enpresa-datuak azkar eta erraz gordetzeko.

Artikulu honetan azalduko dizugu nola atera dezakezun gehien zure ASUSTOR NASetik zure enpresentzat eta nola egin dezakezun dokumentuen kudeaketa erraz eta Docker gabe.

Zergatik erabili NAS bat hodeiaren ordez?

Arrazoi desberdinak daude NAS (Network Attached Storage) konponbidea erabili behar izateko, hodeiaren ordez, hemen adibide pare bat emango dizkizugu:

• 1. Kontrola eta Segurtasuna: NAS bat enpresa baten kontrol fisikoan dago, horrek esan nahi du enpresak bere datuen gaineko kontrol osoa duela eta datuak seguru eta babestuak daudela ziurta dezakeela.
  Hodei-ingurunean, zure datuak kanpoko hornitzaile batera transferitzen dira eta ez dute enpresak berak dituen segurtasun-estandar berak.


• 2. Datu babesa: Enpresek datu pertsonalak gordetzerakoan Europar Batasuneko Datu Babeserako Erregelamendu Orokorra (DBEO) betetzeko legeak bete behar dituzte. Hortaz, enpresek biltegiratze-teknologiak eta zerbitzuak aukeratzerakoan ziurtatu behar dute datuen babesaren arauak betetzen dituztela.
  NAS (Network Attached Storage) aproposagoa da DSGVO xedapenak betetzerakoan hodeiko konponbide bat baino.
  Enpresa baten jabetzapean geratzen denez, datuak enpresak zuzenean kontrolatutako moduan prozesatu eta babestu ahal dira. NAS batek ere maila altuko malgutasuna eskaintzen du, datuak eraikuntza zentro batean gorde behar ez direlako. Gainera, enpresek NASen datuak enkriptatu ahal dituzte baimenik gabeko atzipenak saihesteko.
• 3. Internet konexioa: NAS bat erabil daiteke, internet konexiorik gabe, enpresei aproposa egiten zaie, landa eremuetan edo internet konexio ezegonkorrak dituzten eremuetan lan egiten duten enpresentzako.


• 4. Kostuak: Kostu bat garrantzitsu bat da NAS batek hodeiko biltegiratzearen aldean ematen duen abantaila. NAS bat hodei-zerbitzu bat baino merkeagoa da eskuratzerakoan, bakarrik ordaindu behar baita eta zuri bakarrik dagokizu.
  Horrez gain, hilabeteko kostuak NAS batentzat askoz txikiagoak dira hodeiko zerbitzu batentzat baino. NAS batekin ez dauzkazu hilabeteko harpidetza kuotak ordaindu behar. Gainera, NAS baten kasuan ez dago bandarekiko hirugarren kuotarik gehiegizko hodei-zerbitzu batekin gertatu daitekeen bezala.


• 5. Malgutasuna: NAS batek malgutasun gehiago ematen die enpresei hardware eta biltegiratzeko ahalmena aukeratzerakoan. Enpresaren behar handituek betetzeko biltegiratze espazioa handitu daiteke ere.

ASUSTOR NAS bat PaperOffice DMS konbinatuz, zure enpresarentzat konponbide erraz eta fidagarri bat eskaintzen dizu dokumentuak kudeatzeko.

PaperOffice DMS erabiltzeko software bat da, enpresei dokumentuak antolatzeko, gordetzeko, kategorizaritzeko eta kudeatzeko aukera ematen diena, edozein momentutan eta edonondik erraz erabili ahal izateko moduan.

NAS eta PaperOffice DMS kudeaketa eraginkorren arteko konbinazioaren bidez, zure enpresaren produktivitatea handitu dezakezu, ziurtatuzdokumentuak azkar eta fidagarri aurkitutako direla. Datuen babes maila gehigarri bat eskaintzen du datuak NAS batean eta ez lokaleko ordenagailuetan edo kanpoko hodeian gordez.

Zenbat kostatzen da datu-basearen instalazioa eta konfigurazioa?

Datu-basearen instalazioa eta konfigurazioa zure ASUSTOR NASean ez da batere konplexua eta ez du IT aditurik behar.

PaperOffice YouTube bideoen laguntzarekin konfigurazioa minutu gutxitan amaituko duzu.

Nola iristen dira zure datuak ASUSTOR NAS-era?

PaperOffice dokumentuen kudeaketa sistemara (DMS), ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) batean martxan dagoena, datuak transmititzeko hainbat modu daude. Hemen adibide batzuk:

Dokumentuak eskaneatu

Prozedura erraza da: datuak oraindik digitalki ez badaude, paperean dauden dokumentuak eskaneatu edo argazki bidez digitalizatu behar dira lehenik.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Zure eskanerra edo beste digitalizatze-gailu batekin dokumentua irudi batean bihurtzen ez ezik, haren edukiak elektronikoan ere "irakurri" daitezke. PaperOffice DMS-an integratutako eskaner funtzioak zure eskanerrarekin konektatzen da eta bitarteko digitala dokumentuen kudeaketa softwarean transferitzen du.

Dokumentuak erauzteko zure eskanerra nola hobeto integratu azaltzen duen beste artikulu bat ere idatzi dugu.

Dokumentu digitalen artxiboa

Forma digitalean dauden datuak, hala nola posta elektronikoak edo fitxategi digitalak, arrastatu eta askatu bidez PaperOffice interfazera eraman daitezke erraz. Hainbat dokumentu eskuz kanporatu gabe artxibatu nahi badituzu, PaperOffice-n integratutako karpeta monitorizatzeko funtzioa egokia da. Honek atzeko planoko artxibatze leun bat ahalbidetzen du.

Datu existentziak

PaperOffice dokumentuen kudeaketa sistemak erabiltzaileei erraztu egiten die ordenagailu eramangarri edo mahaigaineko PCetako disko gogorretan dauden datu digitalak partekatutako datu-biltegira, ASUSTOR NAS-era, eramatea.

Horrela, dauden datu guztiak klik bakar batez dokumentuen kudeaketa sistemara inportatu daitezke.

ASUSTOR NAS eta PaperOffice DMSren balioa eta onurak

ASUSTOR NAS (Sareari Itsatsitako Biltegiratzea) PaperOffice dokumentuen kudeaketa-sistemarekin (DMS) batera erabiltzeak hainbat abantaila eskaintzen ditu; batzuk hauek dira:

• 1. Datuen kudeaketa zentralizatua: DMSak dokumentu eta fitxategi guztiak leku batean gordetzea eta antolatzea ahalbidetzen du, lankidetza eta datuetara sartzea erraztuz, langile bakoitzak behar dituen fitxategiak USBan kopiatu beharrik gabe lor ditzakeelarik.
  Honek denbora aurrezten du eta eskuzko transferentziak eragin ditzakeen akatsak ekiditen ditu.


• 2. Segurtasun handiagoa: NASak segurtasun gehigarri batzuk eskaintzen ditu, hala nola enkriptazioa eta errepikapena, datuak galera edo baimenik gabeko sarreratik babesteko. Eta hainbat backup aukera erabiliz datuen segurtasun altua.
  Backup automatikoak sor daitezke, kasu batean eten edo garrantzitsuen fitxategi ezabatuen kasuan, hauek berreskuratu ahal izateko. Gainera, datuen enkriptatzea aukera dago, datu sentikorrak baimenik gabeko sarreratik babesteko.


• 3. Sarbide abiadura handitua: NASak datuak azkarrago eskuratzeko eta editatzeko aukera ematen du, produktibitatea handituz.


• 4. Mantentze eta eguneratze erraza: DMSa eta NAS independienteak dira eta modu independientean mantendu eta eguneratu daitezke, mantentzea erraztuz.


• 5. Malgutasun handiagoa: ASUSTOR NAS eta PaperOffice DMS konbinazioak konfigurazio eta pertsonalizazio aukera desberdinak eskaintzen ditu enpresaren beharrak asetzeko.


• 6. Biltegirako espazioaren erraz handitzea: Enpresak hazten diren neurrian eta biltegirako espazio gehiago behar duten neurrian, ASUSTOR NASa erraz handitu daiteke, biltegirako beste irtenbide batzuk, hala nola kanpoko disko gogorrak edo hodeiko irtenbideak, baino eraginkorragoa eta errazagoa den.


• 7. Sarbide mugikorra eta urrunetik lana: ASUSTOR NAS eta PaperOffice DMS erabiliz, datuetara edozein lekutatik sar zaitezke eta editatu, beraien urruneko lana eta lankidetza mugikor aukerak zabaltzen.


• 8. Eraginkortasun handitua: PaperOffice DMS eta ASUSTOR NAS erabiliz, datuak azkarrago bilatu, antolatu daitezke eta prozesuak automatizatu daitezke, eraginkortasuna hobetuz.


• 9. Erabiltzaileen kudeaketa zabala: Besteak beste, hainbat erabiltzaile kontu sortu eta kudeatzeko aukera.
  Honek enpresek sartze eskubide desberdinak ezarri ditzakete langile edo sail desberdinetarako. Adibidez, finantza kontabilitateko langile batek finantza dokumentuetara sarbidea izan dezake, marketin saileko langile batek marketin dokumentuetara baino.

DMS batek enpresei dokumentu eta fitxategiak lekutegi bakar batean gordetzea eta kudeatzea ahalbidetzen die. Bilaketa eta lankidetza errazten du, langileek behar dituzten fitxategiak edozein lekutatik sar baitaitezke. Dokumentu-fluxuak automatizatzeko aukera ere eskaintzen du, denbora eta baliabideak aurrezteko.

Dokumentuen kudeaketa (DMS) eta ASUSTOR NAS (Sareari Itsatsitako Biltegiratzea) konbinatuz, enpresei dokumentu eta fitxategien kudeaketa eta biltegiratzea eskaintzen diete indartsu eta fidagarri baten bidez, baita dokumentu eta fitxategietara sartzea ere.