PaperOffice sarrerako ohikoa den harremanaThe PaperOffice Sarrerako Ohikoa den harremana
PaperOffice sarrerako ohikoa den harremanaThe PaperOffice Sarrerako Ohikoa den harremana
Nahi zauden lagunak izan nahi dugu

Gehieneko deskontu ofertarik altuena

Exklusiboko barrukako albisteak

Doako bira eguneraketak

Gehieneko deskontu ofertarik altuena

Exklusiboko barrukako albisteak

Doako bira eguneraketak

Adiskidetasuna Sinadura Hitza Onurarako
Ez dugu zure helbide elektronikoa inori emanen eta gurekin bidaltzen duen edozein email-ek deskarga ezazu estekaren botoi bat baino ez du.

ASUSTOR NASerako dokumentuen kudeaketako DMS

ASUSTOR sareen biltegiratze irtenbideen erabileraren abantaila nagusiak ETEetan datuak kudeatzeko

 
ASUSTOR NAS fidagarritasuna du datuen biltegiratzeaz eta datuen berreskuratze azkarraz bermatzen du, DMS batek erakundearen, bilaketa eta dokumentuen sarbidea hobetzen dituen bitartean.

Bi sistemak integratzeak lan-modu eraginkorrago bat ahalbidetzen du, datuen biltegiratzea eta kudeaketa sinplifikatzen du, langileen produktibitatea areagotzen du eta kostuak murrizten ditu.
ASUSTOR NAS fidagarritasuna du datuen biltegiratzeaz eta datuen berreskuratze azkarraz bermatzen du, DMS batek erakundearen, bilaketa eta dokumentuen sarbidea hobetzen dituen bitartean.

Bi sistemak integratzeak lan-modu eraginkorrago bat ahalbidetzen du, datuen biltegiratzea eta kudeaketa sinplifikatzen du, langileen produktibitatea areagotzen du eta kostuak murrizten ditu.

Kudeatu zure dokumentuak PaperOffice eta ASUSTOR NASekin seguru eta eraginkortasunez

Bazkidea emateko

ASUSTOR NAS fidagarritasuna du datuen biltegiratzeaz eta datuen berreskuratze azkarraz bermatzen du, DMS batek erakundearen, bilaketa eta dokumentuen sarbidea hobetzen dituen bitartean.

Bi sistemak integratzeak lan-modu eraginkorrago bat ahalbidetzen du, datuen biltegiratzea eta kudeaketa sinplifikatzen du, langileen produktibitatea areagotzen du eta kostuak murrizten ditu.

Sistemak dokumentuen administraziorako, dokumentuen kudeaketa, DMS izenaz ere ezagunak, zure erakundea laguntzen dute negozio agiriak antolatzen elektronikoa eta modu egituratuan. DMS bat hortaz, laugarren pauso garrantzitsua da paperik gabeko bulego batek ulertzeko.

Zure ASUSTOR NASekin konbinatuz, ide idela bikotea izango duzu, artxibo analogikoak digitalizatzeko eta bilaketa eta artxibatze prozesuetan eraginkortasuna handitzeko.

PaperOffice dokumentuen kudeaketa da munduan bakarra ASUSTORrek ofizialki onartutako DMS sistema zure ASUSTOR gailuetarako.

Zer da NAS bat?

“ASUSTOR NAS” izen komertzialpean, ASUSTOR enpresa taiwandarrak sarearen bidezko biltegiratze-gailu batzuk (NAS-gailuak) merkaturatzen ditu. Gailu hauek enpresentzako eta erabiltzaile pribatuentzako euren datuak modu eraginkorrean babesteko eta antolatzeko aukera ematen dute.

NAS bat fitxategiak zerbitzari bat da bere sistema eragilearekin, zeinak bere biltegiratze-espazioa sarearen bidez eskaintzen du.

ASUSTOR NASek baldintza ideala eskaintzen du enpresa guztientzat, baina bereziki ETEentzat, enpresa-datuak azkar eta erraz gordetzeko.

Artikulu honetan azalduko dizugu nola atera dezakezun gehien zure ASUSTOR NASetik zure enpresentzat eta nola egin dezakezun dokumentuen kudeaketa erraz eta Docker gabe.

Zergatik erabili NAS bat hodeiaren ordez?

Arrazoi desberdinak daude NAS (Network Attached Storage) konponbidea erabili behar izateko, hodeiaren ordez, hemen adibide pare bat emango dizkizugu:

  • 1. Kontrola eta Segurtasuna: NAS bat enpresa baten kontrol fisikoan dago, horrek esan nahi du enpresak bere datuen gaineko kontrol osoa duela eta datuak seguru eta babestuak daudela ziurta dezakeela.
    Hodei-ingurunean, zure datuak kanpoko hornitzaile batera transferitzen dira eta ez dute enpresak berak dituen segurtasun-estandar berak.

  • 2. Datu babesa: Enpresek datu pertsonalak gordetzerakoan Europar Batasuneko Datu Babeserako Erregelamendu Orokorra (DBEO) betetzeko legeak bete behar dituzte. Hortaz, enpresek biltegiratze-teknologiak eta zerbitzuak aukeratzerakoan ziurtatu behar dute datuen babesaren arauak betetzen dituztela.
    NAS (Network Attached Storage) aproposagoa da DSGVO xedapenak betetzerakoan hodeiko konponbide bat baino.
    Enpresa baten jabetzapean geratzen denez, datuak enpresak zuzenean kontrolatutako moduan prozesatu eta babestu ahal dira. NAS batek ere maila altuko malgutasuna eskaintzen du, datuak eraikuntza zentro batean gorde behar ez direlako. Gainera, enpresek NASen datuak enkriptatu ahal dituzte baimenik gabeko atzipenak saihesteko.

  • 3. Internet konexioa: NAS bat erabil daiteke, internet konexiorik gabe, enpresei aproposa egiten zaie, landa eremuetan edo internet konexio ezegonkorrak dituzten eremuetan lan egiten duten enpresentzako.

  • 4. Kostuak: Kostu bat garrantzitsu bat da NAS batek hodeiko biltegiratzearen aldean ematen duen abantaila. NAS bat hodei-zerbitzu bat baino merkeagoa da eskuratzerakoan, bakarrik ordaindu behar baita eta zuri bakarrik dagokizu.
    Horrez gain, hilabeteko kostuak NAS batentzat askoz txikiagoak dira hodeiko zerbitzu batentzat baino. NAS batekin ez dauzkazu hilabeteko harpidetza kuotak ordaindu behar. Gainera, NAS baten kasuan ez dago bandarekiko hirugarren kuotarik gehiegizko hodei-zerbitzu batekin gertatu daitekeen bezala.

  • 5. Malgutasuna: NAS batek malgutasun gehiago ematen die enpresei hardware eta biltegiratzeko ahalmena aukeratzerakoan. Enpresaren behar handituek betetzeko biltegiratze espazioa handitu daiteke ere.

ASUSTOR NAS bat PaperOffice DMS konbinatuz, zure enpresarentzat konponbide erraz eta fidagarri bat eskaintzen dizu dokumentuak kudeatzeko.

PaperOffice DMS erabiltzeko software bat da, enpresei dokumentuak antolatzeko, gordetzeko, kategorizaritzeko eta kudeatzeko aukera ematen diena, edozein momentutan eta edonondik erraz erabili ahal izateko moduan.

NAS eta PaperOffice DMS kudeaketa eraginkorren arteko konbinazioaren bidez, zure enpresaren produktivitatea handitu dezakezu, ziurtatuzdokumentuak azkar eta fidagarri aurkitutako direla. Datuen babes maila gehigarri bat eskaintzen du datuak NAS batean eta ez lokaleko ordenagailuetan edo kanpoko hodeian gordez.

Zenbat kostatzen da datu-basearen instalazioa eta konfigurazioa?

Datu-basearen instalazioa eta konfigurazioa zure ASUSTOR NASean ez da batere konplexua eta ez du IT aditurik behar.

PaperOffice YouTube bideoen laguntzarekin konfigurazioa minutu gutxitan amaituko duzu.

Tip

"ASUSTOR NAS ADM 5 PaperOffice DMS datu-basearen instalazioa eta konfigurazioa MariaDB 10" gaiari buruzko YouTube bideo bat dago, prozesu hau erraz eta ulergarri azaltzen duena:

Nola iristen dira zure datuak ASUSTOR NAS-era?

PaperOffice dokumentuen kudeaketa sistemara (DMS), ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) batean martxan dagoena, datuak transmititzeko hainbat modu daude. Hemen adibide batzuk:

Dokumentuak eskaneatu

Prozedura erraza da: datuak oraindik digitalki ez badaude, paperean dauden dokumentuak eskaneatu edo argazki bidez digitalizatu behar dira lehenik.

Männliche Hand scannt ein Papierdokument ein zusammen mit Synology DMS
Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Zure eskanerra edo beste digitalizatze-gailu batekin dokumentua irudi batean bihurtzen ez ezik, haren edukiak elektronikoan ere "irakurri" daitezke. PaperOffice DMS-an integratutako eskaner funtzioak zure eskanerrarekin konektatzen da eta bitarteko digitala dokumentuen kudeaketa softwarean transferitzen du.

Dokumentuak erauzteko zure eskanerra nola hobeto integratu azaltzen duen beste artikulu bat ere idatzi dugu.

Dokumentu digitalen artxiboa

Forma digitalean dauden datuak, hala nola posta elektronikoak edo fitxategi digitalak, arrastatu eta askatu bidez PaperOffice interfazera eraman daitezke erraz. Hainbat dokumentu eskuz kanporatu gabe artxibatu nahi badituzu, PaperOffice-n integratutako karpeta monitorizatzeko funtzioa egokia da. Honek atzeko planoko artxibatze leun bat ahalbidetzen du.

Datu existentziak

PaperOffice dokumentuen kudeaketa sistemak erabiltzaileei erraztu egiten die ordenagailu eramangarri edo mahaigaineko PCetako disko gogorretan dauden datu digitalak partekatutako datu-biltegira, ASUSTOR NAS-era, eramatea.

Horrela, dauden datu guztiak klik bakar batez dokumentuen kudeaketa sistemara inportatu daitezke.

ASUSTOR NAS eta PaperOffice DMSren balioa eta onurak

ASUSTOR NAS (Sareari Itsatsitako Biltegiratzea) PaperOffice dokumentuen kudeaketa-sistemarekin (DMS) batera erabiltzeak hainbat abantaila eskaintzen ditu; batzuk hauek dira:

  • 1. Datuen kudeaketa zentralizatua: DMSak dokumentu eta fitxategi guztiak leku batean gordetzea eta antolatzea ahalbidetzen du, lankidetza eta datuetara sartzea erraztuz, langile bakoitzak behar dituen fitxategiak USBan kopiatu beharrik gabe lor ditzakeelarik.
    Honek denbora aurrezten du eta eskuzko transferentziak eragin ditzakeen akatsak ekiditen ditu.

  • 2. Segurtasun handiagoa: NASak segurtasun gehigarri batzuk eskaintzen ditu, hala nola enkriptazioa eta errepikapena, datuak galera edo baimenik gabeko sarreratik babesteko. Eta hainbat backup aukera erabiliz datuen segurtasun altua.
    Backup automatikoak sor daitezke, kasu batean eten edo garrantzitsuen fitxategi ezabatuen kasuan, hauek berreskuratu ahal izateko. Gainera, datuen enkriptatzea aukera dago, datu sentikorrak baimenik gabeko sarreratik babesteko.

  • 3. Sarbide abiadura handitua: NASak datuak azkarrago eskuratzeko eta editatzeko aukera ematen du, produktibitatea handituz.

  • 4. Mantentze eta eguneratze erraza: DMSa eta NAS independienteak dira eta modu independientean mantendu eta eguneratu daitezke, mantentzea erraztuz.

  • 5. Malgutasun handiagoa: ASUSTOR NAS eta PaperOffice DMS konbinazioak konfigurazio eta pertsonalizazio aukera desberdinak eskaintzen ditu enpresaren beharrak asetzeko.

  • 6. Biltegirako espazioaren erraz handitzea: Enpresak hazten diren neurrian eta biltegirako espazio gehiago behar duten neurrian, ASUSTOR NASa erraz handitu daiteke, biltegirako beste irtenbide batzuk, hala nola kanpoko disko gogorrak edo hodeiko irtenbideak, baino eraginkorragoa eta errazagoa den.

  • 7. Sarbide mugikorra eta urrunetik lana: ASUSTOR NAS eta PaperOffice DMS erabiliz, datuetara edozein lekutatik sar zaitezke eta editatu, beraien urruneko lana eta lankidetza mugikor aukerak zabaltzen.

  • 8. Eraginkortasun handitua: PaperOffice DMS eta ASUSTOR NAS erabiliz, datuak azkarrago bilatu, antolatu daitezke eta prozesuak automatizatu daitezke, eraginkortasuna hobetuz.

  • 9. Erabiltzaileen kudeaketa zabala: Besteak beste, hainbat erabiltzaile kontu sortu eta kudeatzeko aukera.
    Honek enpresek sartze eskubide desberdinak ezarri ditzakete langile edo sail desberdinetarako. Adibidez, finantza kontabilitateko langile batek finantza dokumentuetara sarbidea izan dezake, marketin saileko langile batek marketin dokumentuetara baino.

DMS batek enpresei dokumentu eta fitxategiak lekutegi bakar batean gordetzea eta kudeatzea ahalbidetzen die. Bilaketa eta lankidetza errazten du, langileek behar dituzten fitxategiak edozein lekutatik sar baitaitezke. Dokumentu-fluxuak automatizatzeko aukera ere eskaintzen du, denbora eta baliabideak aurrezteko.

Dokumentuen kudeaketa (DMS) eta ASUSTOR NAS (Sareari Itsatsitako Biltegiratzea) konbinatuz, enpresei dokumentu eta fitxategien kudeaketa eta biltegiratzea eskaintzen diete indartsu eta fidagarri baten bidez, baita dokumentu eta fitxategietara sartzea ere.

FAQs

Azkenik, gaiarekin lotutako galdera askoren erantzunak ematen ditugu "ASUSTOR NASerako dokumentuen kudeaketako DMS":

Nori gabeko bulegoa nori dagokio?

Galderari erantzun azkar eta erraza: enpresa guztientzat. Nori gabeko bulego batek enpresa-sektore eta -tamaina guztiak onura ditzake, ETEetatik hasi eta Start-upetatik enpresa handietara arte. Bereziki baliotsua da aldaketa enpresa txiki eta ertainentzat: Prozesatzeko lan-kargak eta kostuak murriztuz, beharrezko aurrekontua hazkuntza-bultzagailu gehiagorako libre geratzen da.

Nire enpresan nori gabeko bulegoa izateko hodeian oinarritutako DMS hornitzaile bat erabil dezaket?

Ez. 2018an GDPRa indarrean sartu zenetik ahoz aho dabilen beste faktore bat, datuen babesa. DMS konponbideak eta DMS softwarea dokumentuak prozesatzeko, kudeatzeko eta gordetzeko erabiltzen dira, sarritan datu pertsonal sentikorrak dituztenak. GDPR araua hausten denean, legeak isun handiak aurreikusten ditu.

Ondorioa

  • Abantailak lan eta kostuak justifikatzen ditu

    Digital lan egitea eta dokumentu zaharrak aro berrira ekartzea inbertsio garrantzitsuena izango da etorkizuneko denbora, diru eta nerbio pila bat aurrezteko.

  • Horretan aditua den norbait behar duzu

    Ez duzu IT aditu propiorik behar digitalizazioaren abantaila guztiak erabiltzeko.
    Behar duzuna zure ondoan dagoen eta bere esperientziekin behar duzuna zehatz-mehatz gauzatu dezakeen bazkide egokia da. Ez egin paniko-sortzaileei kasu eta aukeratu proba egoerak benetan frogatu gabe dauden PowerPoint aurkezpen dotoreak beharrean.

  • Hardwarea normalean dagoeneko dago

    Esperientziaz ia edozein enpresa edo konpainia handi batek kopiatzaile handia du, eta hauen aukera ezin da aprobetxatu. Gailu hauek eskaneatze masiboak maite dituzte, bulegoko klipak onartzen dituzte eta digitalizazioaren hasierarako oinarri izan daitezke eskanerik erosi gabe.

  • Espero bezain merkeago DMS egokiarekin

    Ekidin DMS / ECM sistemen kostu tranpak zeinetan fabrikatzaileei erabat menpekotasun duzun. Ez egin konpromisorik administrazio aukerei dagokienez, esate baterako, dokumentuak zeuk ikasi eta ezarpenak egin. Laguntza behar baduzu, fabrikatzaileak gustura lagunduko dizu, baina independentzia eta autonomia mantendu.

  • Digital automatizatzea etorkizuna da

    Etorkizunean prozesuak guztiz berdin ibiliko dira, baina guztiz automatizatuak.
    Faktura sartu al da? Lan-fluxuak martxan jartzen du eta dena bere behin definitutako bideari jarraitzen dio.
    1000 artxibo-karpeta guztien artean bilatu? Ez dago arazorik, zure Google propioa duzu eta!

PaperOffice-ek arazorik ez du ebazten: ziurtatuta.

Kasu-azterketa

Udal digitalerako bidea - administrazioaren digitalizazioa

"PaperOffice DMSren integrazio eta operazio errazak industria honek behar zuen irtenbide orokorra eman zuen: paperaren kontsumoa minimizatzea, bilaketa prozesuak bizkortzea, langileei esleipena automatizatzea eta prozesuarekin lotutako datuak biltegiratzea ahalbidetzea".

Carlos A. Garcías Marketin eta Komunikazio gerentea