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专业提示
从建筑工地到办公室组织 - 克服文件管理的挑战。在建筑行业中，许多人来自不同的职能领域、部门，甚至有时来自不同的公司，共同处理大量的数据、文档和信息。
尤其在组织和管理企业关键内容如图纸、合同、项目计划等方面，确保所有流程高效、快速进行是非常重要的。
然而，如果文件和信息管理效率低下，会带来一些不利影响。
例如，当员工基于过时的版本工作时，会产生混乱。这会导致因缺乏概览而产生误解，从而陷入运营成本上升的恶性循环中，原因是重复和低效的工作——更不用说为解决这些混乱所花费的时间了。
总结：如果文件和信息管理不结构化且不明确，企业中的任何人都无法做出日常和智能的决策，而这些决策又能确保企业的成功。
在本文中，我们不仅探讨了建筑行业文档管理的挑战，还探讨了如何使用PaperOffice高效和结构化地管理数据、文档和信息。鉴于我们在数字化和无纸化工作方面的丰富经验，我们当然也为每个挑战准备了一个可能的解决方案。
PaperOffice于2022年调查了一些建筑公司，了解其在数据、文档和信息管理方面遇到的最大障碍，并考虑了一些案例研究中的公司信息。通过这次调查，我们得出了以下结论：
整整82%的受访公司表示，由于文件名混乱或分类不佳，他们难以在其文件夹结构中找到文档。
然而，由于时间紧迫，分类变得不可行，只有在自动执行时才有可能。
无论是物理文件夹还是服务器上的数字文件夹结构，文档的文件名通常应传达其内容的信息。
通常，人们在计算机的搜索功能中搜索关键字，希望这些关键字包含在所需文档的文件名中。
这种搜索很容易导致混淆，因为缺乏统一的结构可能导致文件不总是包含所需的关键字。
这类似于一个物理文件夹放在错误的架子上、在另一个房间或错误摆放，或其标签模糊或错误标记。
相信每个人都熟悉“挂起的资源管理器”，在搜索5000个文件时完全崩溃，需要重新启动计算机进行常规的简单搜索。使用像PaperOffice这样的文件管理解决方案，一个全面的企业内容管理系统（ECM），可以让混乱的存储和耗时的搜索成为过去。
在一个ECM中，文档不会被随意命名和存储在任意位置，而是通过自动读取、标记并根据“项目”或“公司”进行逻辑存储，并与相关信息关联。这样，使用智能搜索功能可以快速轻松地找到它们。这种搜索可以根据项目类型、项目本身、客户、子公司、文档创建者或文档状态进行。
建议：探索我们关于PaperOffice成功集成到IDC Construccion S.L. Las Palmas建筑企业的案例研究。
了解更多并受到启发。
关于文档的当前和正确版本的不明确对公司构成了重大挑战。
建筑公司表示，他们无法了解某个文档或信息的当前或正确版本。
在当今时代，多个人员可以在不同时间和地点协作处理文档，因此清晰的沟通至关重要。
为了避免误解，记录每次访问、修改和归档是非常重要的，以便日后可以追踪文档的形成过程。但仅仅在文件名中添加如“_2”或“_新1.2最终版”、"FINAL 2"、“草稿 2.0”这样的修改不适合，因为无法明确识别文档的实际版本。这通常会导致搜索中的混淆，并增加在不同存储位置找到重复文件的几率。
解决方案：使用PaperOffice，您可以优雅地解决版本控制和修改可追溯性的问题。在PaperOffice中，每次访问和修改都会透明且可追踪地记录。始终只有一个最新和正确的文档版本，从而避免误解，同时可以轻松找到文档。
如果一个文档当前正在编辑中，它将被临时“锁定”，用户必须在获得权限后才能在网络中访问该文档。
建筑企业通常在不同地点和工地工作，使得访问重要的文档和信息成为挑战。
传统的纸质系统使得需要的数据访问变得困难，尤其是当这些数据物理存储在特定位置时。这可能导致决策延误、沟通效率低下和潜在错误。
解决方案：数字文件管理提供了集中存储和访问文档的能力。这样，团队成员可以随时随地获取相关数据。
移动应用程序的引入甚至使员工能够直接从工地访问文档和信息。这提高了效率，改善了沟通，并增强了实时协作，无论他们身处何地。
PaperOffice还与NAS设备无缝集成，特别是与两个领先的NAS品牌QNAP和Synology。
我们已经发布了一篇关于在Synology NAS上进行文件管理的文章，其中包含7个关键步骤，以充分发挥您的NAS的潜力。您可以在这里阅读这篇文章。
作为QNAP的独家合作伙伴，PaperOffice提供了理想的QNAP设备连接选项，使企业能够更有效地管理文件和存储数据。
要了解有关PaperOffice和QNAP独家合作伙伴关系的更多信息，以及这种合作对企业的好处，请点击这里。
PaperOffice是一款全面的文件管理系统，帮助您组织、存储和共享文档。它拥有多种功能，如扫描文件并转换为数字形式、存档和检索文件，以及通过创建任务和工作流来改善用户之间的合作。
建筑公司管理着大量文件，例如计划、图纸、合同、许可和报告。此外，还包括来自Outlook的邮件，这些邮件包含对建筑公司来说重要的信息。
这些文件常常是未结构化的，存在于不同格式和文件类型中。这可能使组织和访问相关信息变得困难，特别是当没有统一的结构或分类时。
解决方案：像PaperOffice这样有效的文件管理解决方案提供了文件结构化和分类的功能。通过创建文件夹、自定义元数据和标签，可以根据项目、类别或其他相关标准组织文件。这样大大改善了文件的查找和管理，因为它们可以快速轻松地识别。
建筑公司通常以团队形式工作，必须有效协作才能成功完成项目。一个挑战是多个人需要同时在一个文档上工作和进行更改。传统方法如发送电子邮件或手动合并更改可能会导致延迟、数据丢失和低效。
解决方案: 一款具有集成协作功能的文档管理解决方案可以让多个用户同时在一个文档上工作。更改会被自动跟踪和记录，从而避免冲突并促进协作。
实时评论和聊天功能使团队成员之间的沟通更加顺畅，以澄清问题和做出决策。
建筑公司常常需要遵守特定的法规和标准，特别是在数据保护和敏感信息安全方面。根据法律要求管理和保护文件可能是一个挑战，尤其是在敏感信息受到威胁或丢失时。
解决方案: 一个可靠的文档管理解决方案提供了保护敏感数据和遵守法规的功能。这些功能包括加密存储、访问控制、用户权限和审计跟踪功能。
通过实施强大的安全措施，建筑公司可以确保其文件受到保护并符合相关法规。
建筑公司通常使用不同的系统和工具，这些工具是为特定的建筑项目任务或阶段开发的。
挑战在于无缝集成这些不同的系统，并确保所有相关文件和信息都可以在一个集中的地方访问。
此外，将现有的物理文件或其他系统中的数据迁移到新的文档管理解决方案中可能是困难的。
解决方案: PaperOffice 提供了集成选项，可以无缝嵌入到现有系统和工具中。这可以包括 API、数据转换工具或导入/导出功能。通过集成不同的系统，建筑公司可以高效使用现有数据和文件，同时集中管理和访问。
在数据迁移过程中，专门的服务或工具可以帮助将物理文件数字化并将其他系统中的数据转移到新的文档管理系统中。
建筑公司的文档管理呈现了一系列挑战，这些挑战需要克服以确保高效和顺畅的业务流程。
通过使用一个强大且全面的文档管理解决方案，这些挑战可以成功克服。PaperOffice 的有效解决方案提供了结构化的文件组织、快速访问、无缝协作、合规和安全、版本控制和变更跟踪以及与不同系统的集成。
通过应对这些挑战，建筑公司可以提升生产力、提高效率，并为成功的项目管理奠定基础。
最后，我们回答关于该主题的一些常见问题 "有效的文件管理在建筑行业的成功":
对此问题的快速简单回答是：任何企业。所有企业行业和规模都能从无纸化办公中受益，从小型企业和初创公司到大公司。但对中小企业来说，这种转变尤其宝贵：通过减少处理工作量和成本，释放出所需的预算用于进一步的增长推动。
不可以。另一个因素是，自2018年GDPR的最终生效以来，数据保护备受关注。DMS解决方案和DMS软件被用于处理、管理和存储常包含敏感个人数据的文件。违反GDPR会招致高额罚款。
总的来说，NAS 解决方案与 PaperOffice 等高效的文档管理软件相结合，为企业和组织提供了一种安全、高效和可扩展的解决方案。
通过使用 NAS 设备和 PaperOffice，企业可以提高效率，改善数据安全性，并优化文档管理。
