园艺和园林绿化行业业务流程的自动化
用于园艺和园林绿化的 PaperOffice DMS 通过业务流程的数字化和自动化实现了信息的顺畅流动。
专业提示
由于数字化，书面文件，合同，草稿，发票，交货单等正在被电子文档所取代，从而最大限度地优化了所有工作流程。集成的AI使业务流程在很大程度上实现自动化，从而加速您的流程并提高成功率和满意度。
园艺和园林绿化行业的数字化
园艺和园林绿化公司从使用合适的数据管理中受益匪浅，因为他们每天都会收到纸质文档。
这就是园艺和园林绿化公司每天积累重要文件的方式：
著作，草图，草稿，外部信件，研究，专家意见等等。这些信件不仅通过邮寄方式到达，许多信件也通过电子邮件到达。
所有这些文档都需要数字化，如果它们以纸质形式到达，需要结构化的归档，任务和工作流程分配，并且需要立即按需提供。
遵守重要的最后期限并采取法律措施来储存文件非常重要。PaperOffice DMS为您的文档提供了清晰的结构，并帮助您应对大量信息。
PaperOffice 消除了所有耗时的瓶颈，并通过将来在 PaperOffice 中以数字方式管理重要文档（如合同或信函）来创建清晰的概览。
文档管理解决方案在每个行业都很重要，对于园艺和园林绿化行业的公司来说，文档管理中错误决策的后果可能是致命的。不正确的处方、不正确的测试结果或过时的包装说明书都可能导致健康风险。在审核期间错误地查询数据也可能导致认证失败或丢失。
因此，制药行业需要考虑很多事情，以实现最佳的质量管理和信息安全水平。
在园艺和园林绿化行业，每天都使用大量的纸张。一方面，由于过程相当复杂，这导致纸张堆积如山，数据量大，而且搜索过程很长。
与一家独立于制造商的咨询公司一起，额外文件的年度价值计算高达1000万欧元（截至2020年）。
维护文件夹结构和归档的平均时间投入为 5 分钟，每位员工每周搜索 10 次，每次搜索投入 10 分钟，这导致每年的研究成本高达 200 万欧元。
为什么文档管理软件是完美的解决方案？
文档管理系统 PaperOffice 将组织和数据保护置于一个整体之下。创新系统提供了简化的搜索和检索工具，可缩短响应时间并确保文档永不丢失，这始终是企业满意的。
无论您是否需要帮助管理合同，诉状，账单和电子邮件通信，PaperOffice都不会区分文档类型：借助PaperOffice文档管理系统，您以前的流程将转换为数字化的公司，从而使您更高效，透明，更灵活。
因为无论文档以何种形式到达公司，无论是纸质文档，PDF文件，电子邮件还是照片，它们都会自动存档并存储在安全的数据库中。
借助集成的AI，可以触发自动规则。该AI自动将文档分类到“发票”和“交货单”等文件夹中，存储适当的关键字并触发为相应文档类型存储的数字工作流程。
如何实现无纸化？
PaperOffice 消除了所有耗时的瓶颈，节省了成本，例如消除了纸质文档， 并通过将来在 PaperOffice 中以数字方式管理 重要文档（如收据、合同、交货单或其他信函）来创建清晰的概览。
使用PaperOffice捕获，处理，共享，搜索和跟踪您的文档变得非常容易。
得益于 受控访问、详细的任务列表以及使用工作流和可靠电子邮件通知的审批，员工可以高效地完成分配的任务，授权人员可以轻松批准或拒绝批准。
使用 PaperOffice DMS 软件解决方案，不会再丢失文档。无论您身在何处，都可以在几秒钟内访问重要文档。
当然，您始终使用符合法律的文档管理系统并完全防审计。
收据、对账单和类似文件不再需要通过邮寄方式发送。内部邮件也可以通过这种方式以数字方式发送。这节省了纸张、额外数据存储成本和存档费用。文档可以提供关键字（编辑器，主题，状态，日期等），然后更容易找到。
面向流程的文档管理
面向流程的文档管理可确保这些文档保持最新状态，无需花费任何精力。 PaperOffice通过广泛的任务和工作流程模块为您提供支持。
通过这种方式，可以创建某些流程链，并且可以在电子文档上定义现有的操作流程并自动部分执行。
这代表了无差错的流程优化，因为任务不仅可以分配给具有特定用户权限和完成期的员工，需要数字批准，还可以自动触发进一步的操作，例如电子邮件通知或文档状态更改。
通过这种方式，可以映射所有文档进程。
因为无论文档以何种形式到达公司，无论是纸质文档，PDF文件，电子邮件还是照片，它们都会自动存档并存储在安全的数据库中。
因此，重要的合同可以及时得到承认和终止，或者重新谈判。使用数字签名和电子邮件通知发布文档，而不是缓慢的纸质邮件，不安全的电子邮件有助于提高客户忠诚度。
解决方案：久经考验的专业知识
立即在实践中使用管理软件难道没有意义吗？这不仅满足所有要求，而且易于学习且价格低廉？
PaperOffice DMS 是久经考验的数字化工作完整解决方案，拥有 20 多年的市场经验，是首批 DMS 先驱之一。
为重要事项节省时间，通过消除纸质存档来节省成本，通过快速提供信息以及文档卷的审核和数字存档的能力来改善您的服务 - 这是由 PaperOffice DMS 保证的。
PaperOffice DMS是正确的软件，因为它附带了园艺和园林绿化行业所需的一切，例如：
- 根据 GDPR 的原则存储所有数字格式的文档
- 提交和重新提交需要采取行动的迟交文件的功能
- 具有标记和内部搜索引擎的自学习数据存储功能
- 自动将新添加的文档分配到正确的文件夹
- 简单的数据库创建和数据库连接，包括可单独定制的掩码
- 针对重复性流程和操作的自动模板创建
当然，PaperOffice DMS允许从现有软件解决方案迁移和集成现有数字数据。同时，PaperOffice DMS是模拟和数字之间的接口。使用其扫描功能，该软件可以将模拟文档，计划和照片读取到系统中，并使用扫描仪将其数字化，还可以使用移动电话的记录进行数字化，从而使用OCR将文本转换为书写，并且可以在Office程序中进行更改。时间戳和版本控制可确保数字文档与模拟原件相对应。
数据安全是一个极其重要的问题，特别是在园艺和园林绿化行业。这就是为什么PaperOffice DMS使用1024位加密代码的原因，但不仅如此。
所有数据都转换为独立于操作系统的自己的格式。结果，黑客和勒索者首先必须破解操作系统的防火墙，然后是加密，最后是外国格式，到目前为止还没有发生。PaperOffice DMS具有非常有效的密码管理系统，因此最终被视为每台计算机最大弱点的人不会造成任何损害。
所有数字数据在PaperOffice DMS中以1024位加密，并转换格式。这给黑客和间谍带来了如此巨大的障碍，以至于到目前为止，他们都在PaperOffice DMS上失败了。同时，分层密码管理系统可防止每个人都可以访问所有内容。
将 PaperOffice DMS 纳入预算计划的重要论据。最后，PaperOffice DMS也相信，可持续性和环境保护是被考虑在内。从模拟文件到数字形式的完全转换迟早会发生，然后已经使用PaperOffice DMS的公共机构将做好充分的准备。
数字发票处理也是园艺和园林绿化行业许多公司的优势。借助 PaperOffice DMS，收到的发票可以自动发送，并转发给负责的员工。通过数字释放的控制和释放过程也可以通过系统迅速有效地处理。
只需单击一下鼠标，包括存档位置在内的数据就可以导出到您的税务顾问，反之亦然。
符合修订要求且安全的归档：PaperOffice DMS 在技术上符合 GoBD、GDPdU 和 DSGVO 的法律要求
PaperOffice DMS支持连接其他软件，例如ERP，当然还有通过适当的界面从Microsoft Office传输文档。PaperOffice DMS 加快了通信速度。
监控截止日期和约会，并根据所需的设置自动触发操作。订单流程可以自动化，甚至可以以在所需时间生效的方式输入为未来计划的更改。
由于其广泛的功能，PaperOffice DMS绝对可以归类为企业内容管理（ECM）的更高部分。
ECM 包括对组织中所有内容的总体管理，具有相应的访问层次结构。PaperOffice DMS能够以数字形式保存任何内容，更改其内容和格式并使其可用。
PaperOffice DMS具有ECM的所有功能，具有出色的性价比以及直观可学习的操作形式，无需昂贵的外部或内部培训。相反，可以使用免费视频教程来习惯不同的菜单。PaperOffice DMS可以成为每个公司的组织中心，这几乎是以光速实现的。
园艺和园林绿化行业的公司受益于数字文档管理
在所有接受调查的公司中，有38%根本没有时间将其流程数字化。我们建议从基本过程开始，即在处理模拟文档的同时扫描模拟文档。通过这种方式，每天使用复印机的一组人也可以被指示尽可能地逐个扫描存档。
由于自动识别具有一致特征的文档，PaperOffice DMS始终可以将所有扫描的文档分配到数字存储器中的正确存储位置。开始扫描包含最新条目的存档是有意义的，以便在保留期到期时进一步减小模拟存档的大小。此外，借助扫描仪，我们还有许多关于如何实现无纸化办公的指南。
PaperOffice DMS是模拟和数字之间的接口。使用其扫描功能，该软件可以通过扫描仪将模拟文档，计划和照片读取到系统中并对其进行数字化，从而使用OCR将文本转换为字体，可以在Office程序中进行更改。时间戳和版本控制可确保数字文档与模拟原件相对应。
由于使用了 PaperOffice DMS，与纸质工作相比，将您的工作时间优化高达 7.5%。
节省查找、传送和共享文档的时间。
使用 数字印章，文档可以补充其他信息，甚至可以控制详细的 工作流程。反过来，任务和工作流功能可确保满足并完成最后期限。
可用的评估机制由PaperOffice DMS中集成的AI控制，允许对公司中发生的物料流进行评估和统计调查。
PaperOffice DMS及其众多管理工具是园艺和园林绿化行业的理想软件，可以安全，闪电般地访问最佳客户建议所需的所有数据。同时，PaperOffice DMS可用于管理业务运营中出现的所有事项。
为了使文档管理和数据保护不仅种类繁多，PaperOffice DMS建议使用具有备份功能的内部网络存储（NAS），这将完全丢失的可能性降至最低，同时代表内部云，与外部提供商的云相比，它确实可以防止政府或非政府机构进行不必要的访问。
FAQs
最后，我们回答关于该主题的一些常见问题 "园艺和园林绿化行业的数字化":
员工如何访问 PaperOffice？
由于分散和现代的程序架构，PaperOffice几乎可以在任何设备上使用 - 从经典PC到智能手机/平板电脑再到电视。
如果 PaperOffice 不存在，数据会发生什么变化？
不会发生，但为了让您放心：您可以随时导出数据，因为PaperOffice基于开放的数据库结构，因此您可以随时访问您的数据。
数据保护主题：所有文档都存储在哪里？
PaperOffice将使用高级加密在内部存储所有文档，例如，使其免受数据盗窃的影响，并超过所有GDPR和GOBD要求。
避免错误：永远不要将数据保存在第三方云中！
PaperOffice可以完全适应规格吗？
是的，PaperOffice可以100%适应预期用途，以确保无缝集成到现有流程和系统中。甚至程序界面也可以完全设计和自由调整。
结论
PaperOffice DMS支持园艺和园林绿化行业的数字化，并提供与其他软件，API连接的适当接口，并可根据您的意愿随时扩展。该软件易于学习，可以轻松集成到日常实践中，而不会导致因培训目的而缺席。
PaperOffice DMS建议使用具有备份功能的NAS（网络支持的数据存储），以便在第三方云中不会丢失或监视重要数据。
最终，PaperOffice DMS通过20多年的实践经验，以非常好的性价比和丰富的专业知识给人留下了深刻的印象。