产品开发、加工和支持蝴蝶工程师 S.L.
纸质办公室经验/参考/实践报告
扇形
工业和贸易
地区
科尔多瓦， 安达卢西亚， 西班牙
部门
研发部
会计学
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工业和贸易
地区
科尔多瓦， 安达卢西亚， 西班牙
部门
研发部
会计学
产品开发中的数字化变革 - 成功的文档管理
Antonio Jesús Sánchez先生，Butterfly Engineers S.L.董事总经理兼产品和工艺工程师
起始位置
一家专门致力于产品开发、工艺工程并参与所有制造阶段（从最初的想法到最终产品）的公司每天都充斥着文件和文档，例如技术数据表、客户数据、计算和计划。< /p>
多年来，项目信息占用了越来越多的存储空间，不再容易找到，特别是在行政办公室，正逐渐变得致命。
该公司的目标是将现有纸质文档数字化，对所有传入和传出的文档进行流程优化和工作流程控制，在后台实现大部分流程的自动化，从而优化流程。
现有问题和任务
过去，信息仅以纸质形式存储，例如产品或产品开发的设计和规划或规格，但今天许多组织中存在各种信息来源和文档：电子邮件，表格，草图与电子发票和纸质收据，信件邮件一样是其中的一部分， 交货单、合同等
值得庆幸的是，由于持续的IT发展，这种类型的工作现在是数字化驱动的。正如工业4.0所证实的那样，许多工艺步骤现在正成为100%数字化和自动化实践的一部分。
然而，当涉及到手绘或想法，以及管理，发票或客户信息时，纸张通常是必不可少的。
除了设计和制造之外，Butterfly Engineers专家还必须创建文档，例如装配手册，安全说明和技术文档，以研究项目的可行性。
处理文件的敏捷性和速度是现代公司的基础，当项目的后续工作，成本分析或使他们盈利的各种研究依赖于此文档时，更是如此。
因此，Butterfly Engineers的目标是适应行业，并能够像工业公司4.0一样以数字化方式行事。
“通过将文档存储在文件夹中，我们获得了可避免的存储成本。此外，检索文件非常耗时“，
回顾了Butterfly Engineers的董事总经理兼工艺工程师Antonio Jesús Sánchez先生。
为什么蝴蝶工程师选择 PaperOffice DMS
Butterfly Engineers公司致力于产品开发，工艺工程和支持工程，它处理大量需要数字化的文档，但是实施像PaperOffice这样的DMS最重要的一点是索引和搜索过程的安全性和速度。
除了他们完全相信无纸化数字办公室是可能的。
“我们每天都要处理大量的技术信息。以纸质格式存储所有信息对我们来说既麻烦又昂贵。未来寻找它也非常乏味。
PaperOffice 使我们能够从任何地方轻松访问它，轻松找到特定的文件或文档，最重要的是确保它们的安全性。
Butterfly Engineers还意识到，PaperOffice的加密方法可以保护最敏感的文档免受可能的泄漏，间谍活动或事故的影响。特别是当具有这些特征的公司通过标准和专利时，保护对公司至关重要的元素。
Security and trust in archived data - Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success
此外，当您拥有最高质量的支持团队，遵守所有最严格的欧洲法律指令（GDPR，RGPD和GoBD）并且文件的加密绝对无懈可击时，该软件的操作细节变得更加有吸引力。同样值得注意的是，授权人员可以随时导出数据，并且公司的IT人员和管理员可以随时访问数据库。
通过 PaperOffice 切换到自动化：目标和计划
对于蝴蝶工程师来说，很明显，他们迟早必须转向数字化，以创造竞争优势。
作为一家与其他行业相比，与技术开发联系更紧密的公司，Butterfly Engineers相信DMS引入和在无纸化办公室中成功实施的积极影响。
“文档管理系统使我们能够快速轻松地有效地管理公司信息。从这个意义上说，PaperOffice是一个非常广泛且相当容易理解的系统。它易于使用，对于像我们这样的中小型企业来说也是可访问的。
成功实施：PaperOffice DMS 数字化的优势
由于PaperOffice数字化的引入，该公司能够：
- 最大限度地减少纸张使用量
- 节省成本和存储空间
- 自动执行管理任务
- 通过文件夹监控执行流程优化
- 确保安全交付文档
但是，由于PaperOffice的数字化，Butterfly Engineers还能够：
- 节省时间和资源
- 确保对行政流程的控制和验证
- 轻松访问文档和文件
- 每个授权员工的文档可用性
- 实现文档、敏感数据、专利、行业手册或开发成果的安全和长期存档
“数据安全性、文档数字化以及 PaperOffice 在工业环境中的轻松集成为公司提供了索引文件和搜索文档所需的功能。
数据和文档更轻松、更快速地提供，从根本上、永久地改变了公司的流程。行政知识现在以透明的方式组织起来，并在适当的时间提供。
最终结果
PaperOffice已经找到了一种方法来结束公司目前面临的主要问题之一：
文档管理（文档管理）和流程数字化。
数据量的不便已经受到限制，以消除管理障碍，确保只有授权员工才能访问PaperOffice，并避免文档的修改甚至技术信息的泄漏。
该公司还计划进一步扩大这一成功的合作，因为PaperOffice完美地满足了它可用的选项。
由于PaperOffice DMS的完整性，可以快速找到技术表，计划，数据，发票和草图 - 这使公司Butterfly Engineers能够在几秒钟内找到项目数据，并为客户提供非常准确的帮助。
FAQs
最后，我们回答关于该主题的一些常见问题 "产品开发、加工和支持蝴蝶工程师 S.L.":
你会给未来的PaperOffice用户什么提示？
处理数字化主题永远不会太早或太晚。
最重要的是了解软件，以及公司本身。重要的是，我们不要被迫购买软件或注册任何服务和支持包。
甚至在我们收购PaperOffice DMS之前，我们就与公司的所有部门进行了交谈，从未感到受到过恶劣的对待。相反：PaperOffice拥有一支优秀，礼貌和称职的团队。
对于我们作为一个公共机构来说，这个过程变得越来越复杂，涉及很多官僚主义。因此，对系统和软件的信任非常重要。当然，软件易于理解也非常重要。
你会向谁推荐PaperOffice？
我们将向所有其他想要数字化和自动化的公司推荐PaperOffice。
你特别喜欢PaperOffice的哪些方面？
我们对一切都非常满意。
结论
PaperOffice是一个轻量级但功能强大的文档管理系统。
起初看起来毫无意义的功能，例如自动读取文档内容，后来变成了最重要的功能，您不想在更长的时间内再错过这些功能。