社区
物业管理
埃尔吉霍
纸质办公室经验/参考/实践报告
工业
房屋管理
地区
马德里， 西班牙
部门
会计、行政、管理
工业
房屋管理
地区
马德里， 西班牙
部门
会计、行政、管理
用于业务流程自动化的数字化专家解决方案
亚历杭德罗·坎波斯先生，物业管理El Guijo的IT专家和项目经理
起始位置
作为房地产管理领域的一个社区，El Guijo有许多重要的文件需要管理：租赁合同，水电费，建筑文件，比赛注册，商业文件，通知等等。
不幸的是，物业管理迄今尚未从使用适当的文件管理软件中获益匪浅，因为迄今尚未找到合适的解决办法，尽管物业管理人员是从使用适当的文件管理软件中获益匪浅的人。
为了解决物业管理中现有的许多行政问题，决定实施文件管理系统。
El Guijo的目标是将现有的纸质文档数字化，对所有传入和传出的文档进行流程优化和工作流程控制，在后台实现大部分流程的自动化，从而优化物业管理流程。
现有问题
物业经理必须每天收集重要文件。这些都必须分配给正确的住宅物业，业主，租户，房东。但社区的日常工作也以低效率为特征：
“通过将文档归档到文件夹中，我们获得了可避免的存储成本。此外，检索文件非常耗时，而且往往涉及对档案馆的访问“，
回忆起El Guijo社区的IT专家Alejandro Campos先生。
因此，邻居的总体平均水平有时超过2500名居民，在夏季和假期期间更频繁地达到峰值。结果，办公室的六名顾问和一名常任经理以及外包的园艺和行政人员无法应对信息过载。
在实施文档管理系统之前，整个系统都是基于纸张的。业主提交的文件，维护工作日志和证据，投诉被移交给管理部门，然后集体存储在文件夹中。
在数字化过程中，像El Guijo这样的物业经理每天都见面，现在还通过电子邮件面对无数的租金查询，投诉和其他问题。但是，这种电子邮件的泛滥很难手动处理。
其后果是处理时间过长，处理、检索和转发必要文件的效率低下。因此，社区开始寻找数字文档管理。
“我们只是把工作向前推进，现在我们有了一个良好的开端。
El Guijo社区的IT专家亚历杭德罗·坎波斯（Alejandro Campos）正在寻找解决这个问题和所有物业管理问题的方法。还设想将市政当局的所有行政任务数字化，这些任务以前基本上是 类似的。
为什么El Guijo市政府选择PaperOffice DMS
最重要的选择标准是 可靠性，可用性和安全性，因为托管文档涉及机密内容，例如个人文档以及发票，必须通过访问授权和发布级别来防止未经授权的访问。
由于市政当局的数据保护法规，没有考虑各种云提供商或开源解决方案，因为个人数据GDPR的安全性和长期投资安全性无法得到保证。
由于PaperOffice DMS不是云应用程序，而是将所有数据存储在中央数据库中，该数据库现在位于专用服务器上，因此最终决定通过测试来测试所需的场景。
“在首次与 PaperOffice 签约时，您已经注意到 PaperOffice 在文档管理领域拥有 20 年的经验。”
PaperOffice超越了所有文档标准和法律准则，特别是由于高度加密的文档直接存储在专用服务器上而不是云中。
使用具有合规版本控制和防审计版本控制的文档管理系统的需求比以往任何时候都更加清晰。
做出这一决定的一个重要原因是支持的可访问性和能力，因为过去曾与其他提供商有过非常糟糕的经历。
特别是，为了确保可靠性和模拟实际问题，与PaperOffice支持部门进行了多次联系，以评估是否满足了最后期限以及支持的质量。在这里，PaperOffice领先于其他所有制造商。
通过 PaperOffice 切换到自动化。目标和时机
借助 PaperOffice 的创新文档管理解决方案，El Guijo 市政府决定自动执行大部分日常任务和文档。
因此，决定扫描已经存在的纸质文档，并在PaperOffice中以数字方式存档。在以数字形式提供这些之后，社区网络内的进一步管理流程也可以以数字方式解决。
流程优化已启动。从现在开始，文档将通过尽可能避免纸张进行数字化设计。会议记录、会议记录、传入邮件、传出发票和备注直接在 PaperOffice 中创建。任务和工作流以数字方式实施。
使用文档管理系统，可以轻松提交所有重要证据 - 当然也符合GDPR标准。经过漫长的等待，通往邮局的道路被淘汰了。
从PaperOffice首次展示软件到持续运营，转换进展非常顺利：
“即使在产品演示之后，我们对PaperOffice也感到非常兴奋。我们立即看到了附加值，差不多三周后，在业主会议上，关于在社区中使用PaperOffice的决议得到了100%的投票。
通过 PaperOffice 实现数字化带来的好处
同时，所有数字化的租赁合同，信件，日志，计划，保险单据等都存储在PaperOffice中。这对我们的业主和租户来说是巨大的附加值，El Guijo政府的Campos先生说。这是坎波斯先生确信的原因之一：
“物业管理行业的未来仅仅在于数字化。
由于 PaperOffice DMS 的数字化的引入，El Guijo 社区已经能够：
- 节省时间和资源
- 简化文档访问
- 确保每位授权员工的文档可用性
现在，数据和文档的易用性和可用性从根本上和可持续地改变了社区的流程。行政知识现在以透明的方式组织起来，并在适当的时间提供。
“数据安全性、自动化工作流程、文档数字化以及将 PaperOffice DMS 集成到管理环境中的便利性，为该社区提供了加速纸质流程和在其依赖关系中获得空间所需的一切。
每个都有其规范和特性，通常包括管理和验证管理操作，消除纸张，索引与内部订单，自动化和方法，安全性（GoBD，GDPR和数据保护）相关的所有类型的文档，优化和监控流程，使其更容易向用户（在这种情况下为所有者）发送文件，并且 当然，节省了行政办公室的空间。
之所以签订这项合作协议，是因为社区持有大量的记录和录音，并确保为所有社区居民和管理人员建立组织所有文档的方法。
最终结果
PaperOffice通过消除数据量，简化管理障碍并确保只有授权员工才能访问PaperOffice来防止文档修改甚至潜在的资金挪用，从而为当前的社区问题创建了解决方案。
由于PaperOffice文档管理系统的集成，社区现在可以在几秒钟内找到文档及其广泛的信息，并完成其他任务和工作流程。
此外，政府可以更快，更针对地对居民的询问，信件和反馈做出反应：这使得日常工作变得更加容易。
关于El Guijo社区
El Guijo是一个城市化/社区，位于加拉帕加市的西北部，毗邻M-510公路，从马德里市中心经A-6仅需40分钟车程。
瓜达拉马山脉的一个特权地方，位于科利亚多·比利亚尔瓦，圣洛伦索·德尔·埃斯科里亚尔和加拉帕加尔本身附近的人口纽带，以及瓦尔马约尔水库和与卡斯蒂利亚和莱昂自治区的边界。
城市化的建设始于20世纪70年代，并于1977年根据法规成立，是一个邻里社区。它占地近140，000平方米，共有1，104个地块，包括小木屋，公寓，社区建筑（几个运动场，三个游泳池，社交俱乐部和行政办公室）和三个儿童公园：大约一半的国家是自然多样性的景观区。
总体平均值超过2，500个单位，在夏季和假期期间更频繁地达到峰值。此外，城市化有六名看守人，一名行政人员和三名维护人员（长期雇用）以及外包的园艺和行政人员。
FAQs
最后，我们回答关于该主题的一些常见问题 "社区
物业管理
埃尔吉霍":
你会给未来的PaperOffice用户什么提示？
处理数字化主题永远不会太早或太晚。
最重要的是了解软件，以及公司本身。重要的是，我们不要被迫购买软件或注册任何服务和支持包。
甚至在我们收购PaperOffice DMS之前，我们就与公司的所有部门进行了交谈，从未感到受到过恶劣的对待。相反：PaperOffice拥有一支优秀，礼貌和称职的团队。
对于我们教会来说，软件易于理解但全面是非常重要的。
你会向谁推荐PaperOffice？
我们将向所有其他希望数字化和自动化的社区和公司推荐PaperOffice。
你特别喜欢PaperOffice的哪些方面？
我们对一切都非常满意。
结论
PaperOffice是一个轻量级但功能强大的文档管理系统。
起初看起来毫无意义的功能，例如自动读取文档内容，后来变成了最重要的功能，您不想在更长的时间内再错过这些功能。