建筑行业业务流程的自动化
面向建筑公司的 PaperOffice DMS 通过业务流程的数字化和自动化，实现了部门之间的信息顺畅流动。
专业提示
由于数字化，书面文件，合同，草稿，研究，交货单等被电子文档所取代，从而最大限度地优化了所有工作流程。集成的AI使业务流程在很大程度上实现自动化，从而加速您的流程并提高成功率和满意度。
建筑行业的数字化
建筑公司，公司，房地产开发商，项目经理，工程师和项目开发商从使用合适的数据管理中受益匪浅。
建筑公司每天都会生成重要文件：施工日志，照片文档，收据，发票，图纸，交货单，简报等等。
所有这些文档都需要数字化，如果它们以纸质形式到达，需要结构化的归档，任务和工作流程分配，并且需要立即按需提供。
最好的解决方案是使用经过深思熟虑的文档管理软件，如PaperOffice DMS。
在建筑行业，通常有基于项目的流程。在每个项目中，都有大量不同的信息，包括文件和文档，这些信息可以由合适的DMS（如PaperOffice）集中管理。
PaperOffice DMS作为建筑行业的解决方案，使您能够通过项目，客户数据和文档进行 实时关键字搜索 。由于在建筑公司中集成了PaperOffice DMS，您可以通过数字工作流程或自动归档所有与项目相关的文档，规则管理，添加任务来 自动化 流程，从而在竞争中得分。
如何在建筑行业实现无纸化？
PaperOffice 消除了所有耗时的瓶颈，并通过将来在 PaperOffice 中以数字方式管理重要文档（如合同、发票、订单、交货单）创建清晰的概览。
使用PaperOffice捕获，处理，共享，搜索和跟踪您的文档变得非常容易。
由于 受控访问、详细的任务列表以及使用工作流和可靠的电子邮件通知发布批准，员工可以有效地完成分配的任务，授权人员可以轻松批准或拒绝释放这些任务。
使用 PaperOffice DMS 软件解决方案，不会再丢失文档。无论您身在何处，都可以在几秒钟内访问重要文档。
当然，您始终使用我们的系统，遵守法律并完全防审计。
面向流程的文档管理
面向流程的文档管理可确保这些文档保持最新状态，无需花费任何精力。 PaperOffice通过广泛的任务和工作流程模块为您提供支持。
通过这种方式，可以创建某些流程链，并且可以在电子文档上定义现有的操作流程并自动部分执行。
这代表了无差错 的流程优化，因为任务不仅可以分配给具有特定用户权限和完成期的员工，需要数字发布，还可以自动触发进一步的操作，例如电子邮件通知或文档状态更改。
通过这种方式，可以映射所有文档进程。
除了一系列其他优势外，PaperOffice DMS还是控制各个施工阶段的理想工具。
从发票到一包螺丝，从五金店到各种施工计划，每个文档都可以按正确的时间顺序保存，并根据需要调用。
版本控制在这里很重要。例如，原始施工计划，后期修改的施工计划等。PaperOffice DMS还允许存储手写条目和施工状态的照片。使用PaperOffice DMS，可以完整记录施工期间的所有流程和事件。从奠基仪式到交接钥匙。所有这些都以最小的努力实现。
文档管理软件（如 PaperOffice DMS）最适合这些任务。因为它是一个文档管理软件，可以做的不仅仅是管理文档。
无论您是否需要帮助管理合同，诉状和电子邮件通信，PaperOffice都不会区分文档类型：由于PaperOffice文档管理系统，您以前在公司中的流程已数字化，使其更加高效，透明，并且更加灵活。
因为无论文档以何种形式到达公司，无论是纸质文档，PDF文件，电子邮件还是照片，它们都会自动存档并存储在安全的数据库中。
因此，重要的合同可以及时得到承认和终止，或者重新谈判。使用数字签名和电子邮件通知发布文档，而不是缓慢的纸质邮件，不安全的电子邮件有助于提高客户忠诚度。
解决方案：久经考验的专业知识
立即在实践中使用管理软件难道没有意义吗？这不仅满足所有要求，而且易于学习且价格低廉？
PaperOffice DMS 是久经考验的数字化工作完整解决方案，拥有 20 多年的市场经验，是首批 DMS 先驱之一。
数字化处理是确保未来所有服务高服务质量的重要基础
“棒法”是建筑行业最早的法律之一，直到今天，还有无数的法律被遵循。杆法实际上是一根5米长的杆，在中世纪，它被用来保证小巷和街道的最小宽度约为5米，允许一个人拿着这根杆穿过街道。只要它变得太窄，伸入街道太远的建筑物就必须被拆除。这与当时的交通关系不大，而与火灾风险有关。这是为了防止街道一侧燃烧的房屋蔓延到另一侧。
今天，仅联邦和州建筑法就包含约1，600个段落。此外，还有专业协会的标准和规范，用于材料性能，使用类型，如何安装材料，甚至与贸易法规，谁可以建造和安装什么。地球上可能只有少数几个国家拥有类似的复杂建筑系统。
对于土木和结构承包商来说，这意味着要查阅每项工作的相关规范，这意味着每次都要进行或多或少广泛的文书工作。建筑商更进一步，要求在原始施工计划中未预见到的更改的情况并不少见。有时在计划中有一个手写的注释，说明需要更改的内容以及如何更改。这可能导致连锁反应，影响所有交易，甚至扰乱物料计划。
如何跟踪纸张混乱？
当然，这要归功于PaperOffice DMS的使用。
因为PaperOffice按照法律和防审计的方式存档了建筑行业生成的所有文档和所有相关信息。
PaperOffice DMS与NAS（网络附加存储）结合使用，可以构建一个非常安全的内部网，用于内部通信和数据传输。这为抵御来自外部的攻击创造了双重安全性。首先是操作系统的防火墙，其次是PaperOffice DMS的加密。同时，通过 NAS 设置单独的云，独立于第三方提供商。
PaperOffice DMS 广泛的工作流程功能 使内部沟通变得更加容易。术语“内部”还包括分支机构或外部位置。例如，在与项目相关的工作中，始终显示当前状态，同时显示历史记录。
当然，还包括与团队相关的私人日历，其中输入了截止日期和时间相关的事件。
配备AI的文档识别会自动将所有文档安排在正确的文件夹中，并创建关键字索引和更改历史记录。PaperOffice DMS的内部搜索引擎在几分之一秒内找到每个文档。
PaperOffice 符合 最高安全标准 ，例如授权管理或授予访问授权。 用户完全按照运行的方式定义各个工作步骤，例如发票的“记录”，“检查”，“发布”和“预订”。
责任不仅可以分配给个人，还可以分配给“会计”或“生产”等用户组，以便在员工缺勤时同事可以立即介入。
OCR 技术不仅可以识别文档内容，还可以识别所有与税务相关的数据字段，例如文档编号、日期、净值、税金和总金额。导入的数据可用于控制评估、付款交易记录和财务会计。这节省了繁琐的输入工作，并减少了发布错误。
将 PaperOffice DMS 纳入预算计划的重要论据。最后，PaperOffice DMS也相信，可持续性和环境保护是被考虑在内。从模拟文件到数字形式的完全转换迟早会发生，然后已经使用PaperOffice DMS的公共机构将做好充分的准备。
只需单击一下鼠标，包括存档位置在内的数据就可以导出给您的客户、税务顾问，反之亦然。
当然，PaperOffice DMS允许从现有软件解决方案迁移和集成现有数字数据。同时，PaperOffice DMS是模拟和数字之间的接口。使用其扫描功能，该软件可以将模拟文档，计划和照片读取到系统中，并使用扫描仪将其数字化，还可以使用移动电话的记录进行数字化，从而使用OCR将文本转换为书写，并且可以在Office程序中进行更改。时间戳和版本控制可确保数字文档与模拟原件相对应。
建筑行业的公司必须处理所有商业交易的文件。商业模式的不断进一步发展不断带来新的挑战。他们需要的是一个好的文档管理系统。
PaperOffice DMS是正确的软件，因为它附带了您需要的一切，例如：
- 根据 GDPR/li 的原则以所有数字格式存储文档>
- 提交和重新提交需要采取行动的迟交文件的功能
- 具有标记和内部搜索引擎的自学习数据存储功能
- 自动将新添加的文档分配到正确的文件夹
- 简单的数据库创建和数据库连接，包括可单独定制的掩码
- 针对重复性流程和操作的自动模板创建
符合修订要求且安全的归档：PaperOffice DMS 在技术上符合 GoBD、GDPdU 和 DSGVO 的法律要求
PaperOffice DMS支持连接其他软件，例如ERP，当然还有通过适当的界面从Microsoft Office传输文档。PaperOffice DMS 加快了与供应商和客户的贸易和生产沟通。
监控截止日期和约会，并根据所需的设置自动触发操作。订单流程可以自动化，甚至可以以在所需时间生效的方式输入为未来计划的更改。
由于其广泛的功能，PaperOffice DMS绝对可以归类为企业内容管理（ECM）的更高部分。
ECM 包括对组织中所有内容的总体管理，具有相应的访问层次结构。PaperOffice DMS能够以数字形式保存任何内容，更改其内容和格式并使其可用。
PaperOffice DMS具有ECM的所有功能，具有出色的性价比以及直观可学习的操作形式，无需昂贵的外部或内部培训。相反，可以使用免费视频教程来习惯不同的菜单。因此，PaperOffice DMS可以成为贸易和生产中每家公司的组织关键，这几乎是以光速进行的。
建筑行业的公司受益于数字文档管理
然而，有了PaperOffice DMS，建筑公司有更多的可能性。例如，库存管理，包括永久或关键日期库存。PaperOffice DMS的基础是网络中链接的用户帐户。这些用户帐户的数据存储组合在中央数据库中。文档可以通过具有不同算法的AI进行控制，这些算法可用于触发自动化流程。
由于使用了 PaperOffice DMS，与纸质工作相比，将您的工作时间优化高达 7.5%。
节省查找、传送和共享文档的时间。
使用 数字印章，文档可以补充其他信息，甚至可以控制详细的 工作流程。反过来，任务和工作流功能可确保满足并完成最后期限。
PaperOffice DMS具有智能菜单导航，具有逻辑结构，并允许在许多领域进行直观操作。互联网上免费提供的视频教程提供了额外的支持，当然，如果需要，也可以直接在客户的公司总部举办培训课程。
除了施工阶段的文档外，PaperOffice DMS同样适用于支持材料采购的后勤任务。由于在PaperOffice DMS中建立数据库的可能性，可以监控材料采购和材料消耗并分配警告级别。内部AI可用于创建模板，这些模板在出现瓶颈或短缺时自动做出反应，例如，如果下重复订单，尽管现有数量实际上应该足够了。工作流功能可用于此目的，公司负责的员工可以与之比较其任务的执行情况。
PaperOffice DMS 可以加速施工项目，防止错误决策并降低成本。也许那些建造BER并仍在建造斯图加特21的公司只是缺乏合适的软件，PaperOffice DMS。
FAQs
最后，我们回答关于该主题的一些常见问题 "建筑业和建筑业的数字化":
员工如何访问 PaperOffice？
由于分散和现代的程序架构，PaperOffice几乎可以在任何设备上使用 - 从经典PC到智能手机/平板电脑再到电视。
如果 PaperOffice 不存在，数据会发生什么变化？
不会发生，但为了让您放心：您可以随时导出数据，因为PaperOffice基于开放的数据库结构，因此您可以随时访问您的数据。
数据保护主题：所有文档都存储在哪里？
PaperOffice将使用高级加密在内部存储所有文档，例如，使其免受数据盗窃的影响，并超过所有GDPR和GOBD要求。
避免错误：永远不要将数据保存在第三方云中！
PaperOffice可以完全适应规格吗？
是的，PaperOffice可以100%适应预期用途，以确保无缝集成到现有流程和系统中。甚至程序界面也可以完全设计和自由调整。
结论
PaperOffice DMS支持建筑行业，并提供与其他软件，API连接的相应接口，并可根据您的意愿随时扩展。该软件易于学习，可以轻松集成到日常实践中，而不会导致因培训目的而缺席。
PaperOffice DMS建议使用具有备份功能的NAS（网络支持的数据存储），以便在第三方云中不会丢失或监视重要数据。
最终，PaperOffice DMS通过20多年的实践经验，以非常好的性价比和丰富的专业知识给人留下了深刻的印象。