听力保健公司业务流程的自动化
助听器公司的 PaperOffice DMS 能够高效处理任何类型的文档以及快速处理查询，是管理部门提高效率和取得成功的先决条件。
专业提示
由于数字化，书面文件，合同，草案，研究，专家意见等被电子文档所取代，从而最大限度地优化了所有工作流程。在文档管理解决方案的帮助下，您可以以防审计的方式在中央平台上保存和归档所有信息。
听力保健公司的数字化
作为听力保健专业行业的公司，您有很多重要文件需要管理：
发票，文件，信件，报价，维修表，健康卡等等。因此，听力保健专业人员是从使用合适的文档管理软件中受益匪浅的人。
这就是听力保健专业人员每天积累重要文件的方式。这些都需要与合适的客户、代理商或设备制造商相匹配。
所有这些文档都需要数字化，如果它们以纸质形式到达，需要结构化的归档，任务和工作流程分配，并且需要立即按需提供。
此外，每个文档都根据其类型进行分类，并且可以分配给人员和设备制造商，然后您甚至可以随时随地访问这些文档，而不管设备如何。因此，您将有关所有助听器的所有信息和文档清楚地放在一个地方，即您的数据库。
遵守重要的最后期限并采取法律措施来存储文件非常重要。PaperOffice DMS为您的文档提供了清晰的结构，并帮助您应对大量信息。
在文档管理解决方案的帮助下，您可以以防审计的方式在中央平台上保存和归档所有信息。
PaperOffice 消除了所有耗时的瓶颈，并通过将来在 PaperOffice 中以数字方式管理重要文档（如发票、合同、销售报告、调查、评估、租赁或其他信函）创建清晰的概览。
您还可以从数字管理任务，数字邮票和便笺中受益，并密切关注所有服务合同，重新提交或通过任务分配分配给员工的官方信件。
修订安全性始终得到保证。
所有信息立即可用
使用PaperOffice DMS，文档可以在许多助听器声学公司中数字化并集中存档，以便可以从任何计算机访问它们，而无需转到存档或首先研究当前正在处理文档或文件夹的哪位同事。
PaperOffice DMS不仅将模拟文档数字化，文档管理软件还按时间顺序保存文档的每次更改。 原件不受影响。 例如，工作流功能可用于在项目工作期间分配某些活动，并且每个员工都保留当前状态的概述。
同时，可以提交想法或建议，而不必每次都召开会议。存档的文档可以通过关键字搜索，或者日期或参考号以及自动化模板可以由AI在PaperOffice DMS中创建。
这是一个令人印象深刻的数字。仅在德国，就有大约1600万人患有听力损失。有趣的是，听力损失在从30岁到70岁以上的几乎所有年龄组中分布相当均匀，听力损失是一个日益严重的问题。在过去的20年里，听力损失的人数增加了约4%。然而，只有大约一半的受影响者使用助听器。
任何使用听力保健专业人员的人通常都会接触到一个不知名的行业，即听力保健专业人员，他在2017年之前仍然是听力保健专业人员。经过三年培训的工艺，并有可能进一步培训成为一名大师级工匠，并完成听力技术和听力学学位。听力声学专家以所谓的耳廓塑性塑料（单独制造的测量设备）的形式处理助听器和听力保护的生产。助听器声学专家的工作概况与牙科技术人员的工作概况相当。
对于听力保健专业人员来说，这意味着要让他们的患者或客户数据保持最新。同时，这是非常敏感的数据，因为许多有听力障碍的人认为这是他们个人环境不应该经历的缺陷。这就是为什么在存储数据时数据保护很重要的原因。在大多数情况下，首次客户由耳鼻喉科医生的听力保健专业人员调解，他们诊断出听力损失，这就是为什么数据维护在这里也非常重要，并且经过深思熟虑的存档最终会加快工作流程。
文档管理软件（如 PaperOffice DMS）最适合这些任务。因为它是一个文档管理软件，可以做的不仅仅是管理文档。
无论您是否需要帮助管理合同，诉状和电子邮件通信，PaperOffice都不会区分文档的类型：由于PaperOffice文档管理系统，您以前在公司中的流程已数字化，使其更加高效，透明且更加灵活。
因为无论文档以何种形式到达公司，无论是纸质文档，PDF文件，电子邮件还是照片，它们都会自动存档并存储在安全的数据库中。
因此，重要的合同可以及时得到承认和终止，或者重新谈判。使用数字签名和电子邮件通知发布文档，而不是缓慢的纸质邮件，不安全的电子邮件有助于提高客户忠诚度。
PaperOffice按照法律和审计证明的方式存档您的听力保健公司生成的所有文档和所有相关信息
首先，Paperoffice DMS可用于将模拟存档（也许是传统的悬挂文件系统）转换为数字存档。这是一个重要的步骤，不仅可以加快公司的管理速度，还可以改善耳鼻喉科医生的数据传输，反之亦然。例如，通过电子邮件发送的数据可以直接读出并自动传输到电子客户文件中。
在PaperOffice DMS中，敏感的患者数据是加密和密码保护的，因此可以设置允许谁查看公司中有多少数据。
在PaperOffice DMS中调用正确的文件夹也非常快，内部搜索引擎会记录搜索中包含的各种参数。如果客户编号甚至名称不再已知或存在多次，则某些关键字可能会将搜索限制为适当的结果。
借助集成的AI，可以触发自动规则。该AI自动将文档分类到“发票”和“合同”等文件夹中，存储相应的关键字并触发为相应文档类型存储的数字工作流程。
PaperOffice 符合 最高安全标准 ，例如授权管理或授予访问授权。 用户完全按照运行的方式定义各个工作步骤，例如发票的“记录”，“检查”，“发布”和“预订”。
责任不仅可以分配给个人，还可以分配给“会计”或“生产”等用户组，以便在员工缺勤时同事可以立即介入。
OCR 技术不仅可以识别文档内容，还可以识别所有与税务相关的数据字段，例如文档编号、日期、净值、税金和总金额。导入的数据可用于控制评估、付款交易记录和财务会计。这节省了繁琐的输入工作，并减少了发布错误。
将 PaperOffice DMS 纳入预算计划的重要论据。最后，PaperOffice DMS也相信，可持续性和环境保护是被考虑在内。从模拟文件到数字形式的完全转换迟早会发生，然后已经使用PaperOffice DMS的公共机构将做好充分的准备。
当然，PaperOffice DMS允许从现有软件解决方案迁移和集成现有数字数据。同时，PaperOffice DMS是模拟和数字之间的接口。使用其扫描功能，该软件可以将模拟文档，计划和照片读取到系统中，并使用扫描仪将其数字化，还可以使用移动电话的记录进行数字化，从而使用OCR将文本转换为书写，并且可以在Office程序中进行更改。时间戳和版本控制可确保数字文档与模拟原件相对应。
只需单击一下鼠标，包括存档位置在内的数据就可以导出给您的客户、税务顾问，反之亦然。
解决方案：久经考验的专业知识
立即在实践中使用管理软件难道没有意义吗？这不仅满足所有要求，而且易于学习且价格低廉？
PaperOffice DMS 是久经考验的数字化工作完整解决方案，拥有 20 多年的市场经验，是首批 DMS 先驱之一。
数字化处理是未来确保市政服务高质量服务的重要基础
事实上，助听器声学并不在每个人的嘴唇上，当然也不是每个人的耳朵上，这是因为德国只有6，600家这种类型的公司。这仅占德国所有手工业企业的1%多一点。
然而，他们的客户包括大约800万人，这就是为什么听力保健专业人员的平均客户档案包括1200多人。每个客户都必须记录许多不同的数据，因为听力是一个非常复杂的问题，损坏不仅会影响耳朵或耳朵。任何曾经有过耳垢堵塞的耳道的人都可以大致了解听力障碍意味着什么。后果可能是：
- 疲惫
- 头痛
- 强调
- 抑郁症
- 头晕
- 睡眠障碍
为了解决这个问题，从患者那里记录听力数据，并在此基础上制造单独的助听器。耳聋可能会发生变化。听力损失的程度通常随着年龄的增长而增加，这反过来又使得有必要使助听器适应新的条件。由于结缔组织的松弛，耳朵本身在一生中也会受到解剖学变化的影响。
听力声学公司必须在所有业务交易中处理文档。商业模式的不断进一步发展不断带来新的挑战。他们需要的是一个好的文档管理系统。
PaperOffice DMS是正确的软件，因为它配备了听力保健行业所需的一切，例如：
- 根据 GDPR/li 的原则以所有数字格式存储文档>
- 提交和重新提交需要采取行动的迟交文件的功能
- 具有标记和内部搜索引擎的自学习数据存储功能
- 自动将新添加的文档分配到正确的文件夹
- 简单的数据库创建和数据库连接，包括可单独定制的掩码
- 针对重复性流程和操作的自动模板创建
符合修订要求且安全的归档：PaperOffice DMS 在技术上符合 GoBD、GDPdU 和 DSGVO 的法律要求
PaperOffice广泛的工作流程功能对于助听器公司来说非常有趣。项目会议的内容被记录下来，并可以随时由参与者补充，所有这些都在屏幕上和来自不同的位置。始终保证防审计存档，并优化组织流程。
PaperOffice通过广泛的任务和工作流程模块来支持这一点。
听力声学公司受益于数字文档管理
文档管理系统允许为每个单独的区域单独创建数据库，并且可以同时创建链接。模拟文档（如提交的发票）使用 PaperOffice DMS 进行扫描，并使用 OCR 软件保存为照片和转换后的文本。所有现有数据都可以清晰明确地显示，这就是为什么在内部约会中不必携带任何文件的原因。AI 控制的数据库管理根据需要从主数据或统计上可用的列表创建模板。
同时，通过分层密码管理和1024位加密来维护必要的数据保护。
由于使用了 PaperOffice DMS，与纸质工作相比，将您的工作时间优化高达 7.5%。
节省查找、传送和共享文档的时间。
使用 数字印章，文档可以补充其他信息，甚至可以控制详细的 工作流程。反过来，任务和工作流功能可确保满足并完成最后期限。
PaperOffice DMS不仅功能广泛，而且易于学习，由视频教程指导，如果需要，还可以通过个人建议和培训。所有这些都以非常好的性价比实现。
FAQs
最后，我们回答关于该主题的一些常见问题 "助听器公司的数字化":
员工如何访问 PaperOffice？
由于分散和现代的程序架构，PaperOffice几乎可以在任何设备上使用 - 从经典PC到智能手机/平板电脑再到电视。
如果 PaperOffice 不存在，数据会发生什么变化？
不会发生，但为了让您放心：您可以随时导出数据，因为PaperOffice基于开放的数据库结构，因此您可以随时访问您的数据。
数据保护主题：所有文档都存储在哪里？
PaperOffice将使用高级加密在内部存储所有文档，例如，使其免受数据盗窃的影响，并超过所有GDPR和GOBD要求。
避免错误：永远不要将数据保存在第三方云中！
PaperOffice可以完全适应规格吗？
是的，PaperOffice可以100%适应预期用途，以确保无缝集成到现有流程和系统中。甚至程序界面也可以完全设计和自由调整。
结论
PaperOffice DMS支持助听器公司，并提供与其他软件，API连接的适当接口，并可根据您的意愿随时扩展。该软件易于学习，可以轻松集成到日常实践中，而不会导致因培训目的而缺席。
PaperOffice DMS建议使用具有备份功能的NAS（网络支持的数据存储），以便在第三方云中不会丢失或监视重要数据。
最终，PaperOffice DMS通过20多年的实践经验，以非常好的性价比和丰富的专业知识给人留下了深刻的印象。