工业和贸易业务流程的自动化
由于业务流程的数字化和自动化，用于制造和贸易的 PaperOffice DMS 使生产和管理之间的信息顺畅流动。
专业提示
由于数字化，书面文件，合同，草稿，研究，交货单等被电子文档所取代，从而最大限度地优化了所有工作流程。在文档管理解决方案的帮助下，您可以以防审计的方式在中央平台上保存和归档所有信息。
工商业数字化
作为一家从事制造或生产以及贸易的公司，您有很多重要的文档需要管理：
发票，合同，订单，交货单等等。因此，该行业中的公司是从使用合适的文档管理软件中受益匪浅的公司。
这就是工业和贸易中每天生成重要文件的方式。这些都必须分配给正确的部门，客户，对象，交付。
所有这些文档都必须以纸质形式到达，需要结构化归档，任务和工作流程分配，并且必须立即按需提供，则必须将其数字化。
此外，每个文档都根据其类型进行分类，并且可以分配给人员和对象，然后您甚至可以随时随地访问它们，而不管设备如何。
因此，您将有关所有作品，对象，客户等的所有信息和文档清楚地放在一个地方，即您的数据库。
遵守重要的最后期限并采取法律措施来存储文件非常重要。为了解决生产和贸易中存在的许多行政问题，应实施PaperOffice文档管理系统。
在文档管理解决方案的帮助下，您可以以防审计的方式在中央平台上保存和归档所有信息。
PaperOffice 消除了所有耗时的瓶颈，并通过将来在 PaperOffice 中以数字方式管理重要文档（如合同、发票、订单、交货单）创建清晰的概览。
使用PaperOffice捕获，处理，共享，搜索和跟踪您的文档变得非常容易。
得益于 受控访问、详细的任务列表以及使用工作流和可靠电子邮件通知的审批，员工可以高效地完成分配的任务，授权人员可以轻松批准或拒绝批准。
数字化是行业的全部和最终目标
使用PaperOffice DMS，文档可以在工业和贸易中数字化并集中存档，以便可以从任何计算机进行访问，而无需转到存档或首先研究当前正在处理文档或文件夹的同事。
PaperOffice DMS不仅将模拟文档数字化，文档管理软件还按时间顺序保存文档的每次更改。 原件不受影响。 例如，工作流功能可用于在项目工作期间分配某些活动，并且每个员工都保留当前状态的概述。
同时，可以提交想法或建议，而不必每次都召开会议。存档的文档可以通过关键字搜索，或者日期或参考号以及自动化模板可以由AI在PaperOffice DMS中创建。
PaperOffice DMS广泛的工作流程功能使内部沟通变得更加容易。术语“内部”还包括分支机构或外部位置。例如，在与项目相关的工作中，始终显示当前状态，同时显示历史记录。当然，还包括与团队相关的私人日历，其中输入了截止日期和时间相关的事件。
实际上，工业和商业中的大多数操作，流程和沟通行动都可以以光速进行，这与21世纪的数字时代相对应。
如果并不总是有中间站，其中印刷纸将行动速度减慢到步行速度。这是有成本的，更不用说对环境和可持续性的影响了。使用适当的文档管理软件（如PaperOffice DMS），工业和商业公司的众多流程不仅可以加速，还可以使其更加安全，例如与工业间谍活动或使用勒索软件进行勒索的企图有关。
文档管理软件（如 PaperOffice DMS）最适合这些任务。因为它是一个文档管理软件，可以做的不仅仅是管理文档。
无论您是否需要帮助管理合同，诉状和电子邮件通信，PaperOffice都不会区分文档的类型：由于PaperOffice文档管理系统，您以前在公司中的流程已数字化，使其更加高效，透明且更加灵活。
因为无论文档以何种形式到达公司，无论是纸质文档，PDF文件，电子邮件还是照片，它们都会自动存档并存储在安全的数据库中。
因此，重要的合同可以及时得到承认和终止，或者重新谈判。使用数字签名和电子邮件通知发布文档，而不是缓慢的纸质邮件，不安全的电子邮件有助于提高客户忠诚度。
PaperOffice根据法律并以审计证明的方式存档了工商业中生成的所有文档以及所有相关信息
PaperOffice DMS与NAS（网络附加存储）结合使用，可以构建一个非常安全的内部网，用于内部通信和数据传输。这为抵御来自外部的攻击创造了双重安全性。首先是操作系统的防火墙，其次是PaperOffice DMS的加密。同时，通过 NAS 设置单独的云，独立于第三方提供商。
PaperOffice DMS广泛的工作流程功能使内部沟通变得更加容易。术语“内部”还包括分支机构或外部位置。例如，在与项目相关的工作中，始终显示当前状态，同时显示历史记录。
当然，还包括与团队相关的私人日历，其中输入了截止日期和时间相关的事件。
配备AI的文档识别会自动将所有文档安排在正确的文件夹中，并创建关键字索引和更改历史记录。PaperOffice DMS的内部搜索引擎在几分之一秒内找到每个文档。
解决方案：久经考验的专业知识
立即在实践中使用管理软件难道没有意义吗？这不仅满足所有要求，而且易于学习且价格低廉？
PaperOffice DMS 是久经考验的数字化工作完整解决方案，拥有 20 多年的市场经验，是首批 DMS 先驱之一。
数字化处理是未来确保市政服务高质量服务的重要基础
PaperOffice 符合 最高安全标准 ，例如授权管理或授予访问授权。 用户完全按照运行的方式定义各个工作步骤，例如发票的“记录”，“检查”，“发布”和“预订”。
责任不仅可以分配给个人，还可以分配给“会计”或“生产”等用户组，以便在员工缺勤时同事可以立即介入。
OCR 技术不仅可以识别文档内容，还可以识别所有与税务相关的数据字段，例如文档编号、日期、净值、税金和总金额。导入的数据可用于控制评估、付款交易记录和财务会计。这节省了繁琐的输入工作，并减少了发布错误。
将 PaperOffice DMS 纳入预算计划的重要论据。最后，PaperOffice DMS也相信，可持续性和环境保护是被考虑在内。从模拟文件到数字形式的完全转换迟早会发生，然后已经使用PaperOffice DMS的公共机构将做好充分的准备。
只需单击一下鼠标，包括存档位置在内的数据就可以导出给您的客户、税务顾问，反之亦然。
当然，PaperOffice DMS允许从现有软件解决方案迁移和集成现有数字数据。同时，PaperOffice DMS是模拟和数字之间的接口。使用其扫描功能，该软件可以将模拟文档，计划和照片读取到系统中，并使用扫描仪将其数字化，还可以使用移动电话的记录进行数字化，从而使用OCR将文本转换为书写，并且可以在Office程序中进行更改。时间戳和版本控制可确保数字文档与模拟原件相对应。
来自工业和贸易的公司必须处理所有商业交易的文件。商业模式的不断进一步发展不断带来新的挑战。他们需要的是一个好的文档管理系统。
PaperOffice DMS是正确的软件，因为它附带了制造业所需的一切，例如：
- 根据 GDPR/li 的原则以所有数字格式存储文档>
- 提交和重新提交需要采取行动的迟交文件的功能
- 具有标记和内部搜索引擎的自学习数据存储功能
- 自动将新添加的文档分配到正确的文件夹
- 简单的数据库创建和数据库连接，包括可单独定制的掩码
- 针对重复性流程和操作的自动模板创建
符合修订要求且安全的归档：PaperOffice DMS 在技术上符合 GoBD、GDPdU 和 DSGVO 的法律要求
PaperOffice DMS支持连接其他软件，例如ERP，当然还有通过适当的界面从Microsoft Office传输文档。PaperOffice DMS 加快了与供应商和客户的贸易和生产沟通。
监控截止日期和约会，并根据所需的设置自动触发操作。订单流程可以自动化，甚至可以以在所需时间生效的方式输入为未来计划的更改。
由于其广泛的功能，PaperOffice DMS绝对可以归类为企业内容管理（ECM）的更高部分。
ECM 包括对组织中所有内容的总体管理，具有相应的访问层次结构。PaperOffice DMS能够以数字形式保存任何内容，更改其内容和格式并使其可用。
PaperOffice DMS具有ECM的所有功能，具有出色的性价比以及直观可学习的操作形式，无需昂贵的外部或内部培训。相反，可以使用免费视频教程来习惯不同的菜单。因此，PaperOffice DMS可以成为贸易和生产中每家公司的组织关键，这几乎是以光速进行的。
来自制造业和贸易行业的公司从数字文档管理中受益
文档管理系统允许为每个单独的区域单独创建数据库，并且可以同时创建链接。模拟文档（如提交的发票）使用 PaperOffice DMS 进行扫描，并使用 OCR 软件保存为照片和转换后的文本。所有现有数据都可以清晰明确地显示，这就是为什么在内部约会中不必携带任何文件的原因。AI 控制的数据库管理根据需要从主数据或统计上可用的列表创建模板。
同时，通过分层密码管理和1024位加密来维护必要的数据保护。
由于使用了 PaperOffice DMS，与纸质工作相比，将您的工作时间优化高达 7.5%。
节省查找、传送和共享文档的时间。
使用 数字印章，文档可以补充其他信息，甚至可以控制详细的 工作流程。反过来，任务和工作流功能可确保满足并完成最后期限。
体验如何通过数字化和自动化文档和业务流程来连接生产和管理之间的信息流。
借助 PaperOffice，您可以加快生产流程以及所有跨部门的工作流程。 在产品责任法律日益严格的时代，您还可以通过文档管理和工作流程自动化解决方案提高公司的法律确定性。
FAQs
最后，我们回答关于该主题的一些常见问题 "工业和贸易的数字化":
员工如何访问 PaperOffice？
由于分散和现代的程序架构，PaperOffice几乎可以在任何设备上使用 - 从经典PC到智能手机/平板电脑再到电视。
如果 PaperOffice 不存在，数据会发生什么变化？
不会发生，但为了让您放心：您可以随时导出数据，因为PaperOffice基于开放的数据库结构，因此您可以随时访问您的数据。
数据保护主题：所有文档都存储在哪里？
PaperOffice将使用高级加密在内部存储所有文档，例如，使其免受数据盗窃的影响，并超过所有GDPR和GOBD要求。
避免错误：永远不要将数据保存在第三方云中！
PaperOffice可以完全适应规格吗？
是的，PaperOffice可以100%适应预期用途，以确保无缝集成到现有流程和系统中。甚至程序界面也可以完全设计和自由调整。
结论
PaperOffice DMS支持工业和贸易，并提供与其他软件，API连接的适当接口，并可根据您的意愿随时扩展。该软件易于学习，可以轻松集成到日常实践中，而不会导致因培训目的而缺席。
PaperOffice DMS建议使用具有备份功能的NAS（网络支持的数据存储），以便在第三方云中不会丢失或监视重要数据。
最终，PaperOffice DMS通过20多年的实践经验，以非常好的性价比和丰富的专业知识给人留下了深刻的印象。