光栅制造商
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
纸质办公室经验/参考/实践报告
扇形
工业和贸易
地区
朗根贝格， 北莱茵-威斯特法伦州， 德国
部门
销售
会计学
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光栅行业的数字化变革 - 成功的文档管理
Stephan Reichel先生，K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
起始位置
作为光栅制造商，K60光栅系统有许多重要文件需要管理：
交货单，发票，合同，草图或计划等等。
许多查询通过电子邮件进入并打印出来，这相当于一年中大量的纸张。 订单始终与供应商数据一起打印，然后在交货后与发票一起存储在货架上。
这个完整的过程意味着大量的纸张，当然还有空间的缺乏。
为了使搜索更容易，更高效，并最大限度地减少纸张泛滥，K60 Gitterrostsysteme计划将文档数字化并将内容合并到内部存档数据库中 - 该公司正在寻找合适的文档管理系统。
随着时间的推移，手动处理变得过于耗时，这就是寻求自动化存档和信息提取的原因。
公司面临的最大挑战是使信息易于访问，最重要的是，可供更多员工、员工群体和人群（员工、业务合作伙伴、客户、公民）使用。
该公司的目标是将现有纸质文档数字化，对所有传入和传出的文档进行流程优化和工作流程控制，在后台实现大部分流程的自动化，从而优化流程。
现有问题和任务
过去，信息仅以纸质形式存储，但今天，许多组织中存在各种信息来源和文档：电子邮件，表格，草图与电子发票和纸质收据，信件，交货单，合同等一样是其中的一部分。
整个信息洪流变得更加不一致。因此，最重要的任务是将模拟和数字单元结合在一起。以纸质形式存在的文档必须数字化，并与其他信息（如相关的电子邮件）一起汇集在一起。
该案例研究与文档管理系统PaperOffice一起进行，其目标是最大限度地减少纸张消耗，以节省成本和存储空间。
此外，找到一种解决方案将制造过程的所有文档存档在一起非常重要，这样就可以提供有关项目相关文档/订单的即时信息。
就像对文档和传入的电子邮件执行自动存档一样，这应该根据某些指定的标准将文档存档在适当的文件夹中，并触发其他工作流，例如分配给相应的职员。
另一个目标是能够快速搜索网络中同事的文档。
“通过将文档存储在文件夹中，我们获得了可避免的存储成本。此外，检索文件非常耗时“，
K60 Gitterrostsysteme董事总经理Stephan Reichel先生回忆道。
“我们只是把工作向前推进，现在我们有了一个良好的开端。
为什么K60 Gitterrostsysteme选择PaperOffice DMS
K60 Gitterrostsysteme董事总经理Reichel先生首先研究了与文档管理相关的各种软件产品，并最终决定首先测试PaperOffice DMS。
PaperOffice DMS提供的正是Reichel先生正在寻找的条件。这些包括：
1. 文档管理系统所基于的内部中央数据库的解决方案。数据不应保存在单用户计算机上。解决方案： 为K60光栅系统设置了具有最高性能的专用服务器MAX，并在此基础上构建了数据库。这使得集中和轻松访问所有这些相关文档，并使多方能够协作处理同一文档。
所有管理人员均可访问的中央存储库。
斯蒂芬·赖歇尔（Stephan Reichel）很早就很清楚，他的公司是无法实现数字化的：
“很长一段时间以来，我都意识到数字化是没有办法的，但我们在很长一段时间内都抵制它。公司流程的变化通常会被推得越来越远，就像去看牙医一样。 在完成文档管理系统的集成后，我可以肯定地说，我应该更早地完成它。
2. 管理任务的处理和自动化。 软件必须使任务能够通过网络分发，并由相应的职员执行其处理。
解决方案： PaperOffice DMS具有全面的工作流程功能，允许将提醒，消息和信息发送到任何连接的计算机以及从任何连接的计算机发送到先前确定的员工组。
包括数字用户授权和密码确认。
同时，所有相关员工都会被告知处理状态。通过版本存储，可以跟踪何时以及由谁执行了哪些处理步骤。
“在首次与 PaperOffice 签约时，您已经注意到 PaperOffice 在文档管理领域拥有 20 年的经验。”
3.可检索性和节省时间。 寻求一种更简单的方法来将模拟文档数字化，并在需要时使其易于查找。
解决方案： 它是PaperOffice DMS的核心部分，模拟文档的数字化。您所需要的只是一个带有计算机和PaperOffice DMS接口的扫描仪。文档不只是扫描。如有必要，它们通过集成的OCR软件转换为可编辑的文本，并自动正确保存。
4. 合并项目相关文件/订单。 该软件应该能够将与流程相关的文档保存在一起或启用彼此的链接。
业务交易的所有文件，例如采购过程或安装以及相应的交货单，发票，草图，计划和有关缺陷的任何投诉，都应集中管理。
解决方案： PaperOffice具有数字文件夹，其中生产过程的所有文档都可以存储在数字文件夹中。文件夹结构由主文件夹和子文件夹组成，可确保获得最佳概览。
通过这种方式，交货单，发票和属于业务流程的所有内容都保存在文件夹或子文件夹中。可以为每个文件夹分配访问授权，可以是员工组，也可以是单个员工。
此外，还可以创建指向该文件夹的超链接并将其发送给员工。
通过这种方式，授权员工和合作伙伴可以随时随地访问它。由于版本控制，可以透明地跟踪每个文档更改的发起者和时间：快速澄清查询并避免不必要的错误。
“数字化的话题在光栅行业越来越引人注目。例如，这适用于我们的零件清单或我们的计划，图纸和配置器。在引入PaperOffice DMS之后，可以减少手动工作。我们现在是数字光栅制造商的先驱。
PaperOffice还具有其他文件夹中文档的虚拟表示形式。通过这种方式，文档可以虚拟地显示在不同的文件夹中，而不必复制原始文档。例如，如果某个文档应出现在不同的项目中，但您不想复制该文档，则此功能非常有用。
从不同角度获取信息的可能性确保了所有项目参与者的更高清晰度，并提高了员工提供信息的能力。
PaperOffice DMS符合所有必需的标准。
通过 PaperOffice 实现数字化带来的好处
由于PaperOffice的数字化，k60光栅系统已经能够：
- 节省时间和资源
- 轻松访问文档
- 每个授权员工的文档可用性
- 提供清晰的备案
数据和文档更轻松、更快速地提供，从根本上、永久地改变了公司的流程。行政知识现在以透明的方式组织起来，并在适当的时间提供。
从这个意义上说，所有基于文档的流程的数字化基础都是通过PaperOffice DMS奠定的。
除了常规存档过程之外：
- 防修订存档
- 优化组织流程
- 更好地组织文档
- 更快的文档搜索
- 简化沟通和任务解决
保证。
最终结果
如今，PaperOffice DMS 以数字方式映射整个工作流程。
目前，所有交付和发票文件都使用功能强大的扫描仪进行记录，PaperOffice会自动识别联系人详细信息，并将文档相应地存储在电子存档中。
然后，员工可以通过简单的用户界面访问文档并输入各种搜索词 - 还可以进行全文搜索。
由于不断使用DMS，光栅制造商能够显着减少发票所需的处理时间，同时未清应收账款的数量显着减少。
FAQs
最后，我们回答关于该主题的一些常见问题 "光栅制造商
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG":
你会给未来的PaperOffice用户什么提示？
处理数字化主题永远不会太早或太晚。
最重要的是了解软件，以及公司本身。重要的是，我们不要被迫购买软件或注册任何服务和支持包。
甚至在我们收购PaperOffice DMS之前，我们就与公司的所有部门进行了交谈，从未感到受到过恶劣的对待。相反：PaperOffice拥有一支优秀，礼貌和称职的团队。
对于我们作为一个公共机构来说，这个过程变得越来越复杂，涉及很多官僚主义。因此，对系统和软件的信任非常重要。当然，软件易于理解也非常重要。
你会向谁推荐PaperOffice？
我们将向所有其他想要数字化和自动化的公司推荐PaperOffice。
你特别喜欢PaperOffice的哪些方面？
我们对一切都非常满意。
结论
PaperOffice是一个轻量级但功能强大的文档管理系统。
起初看起来毫无意义的功能，例如自动读取文档内容，后来变成了最重要的功能，您不想在更长的时间内再错过这些功能。