社区和市政当局业务流程的自动化
面向社区和市政当局的 PaperOffice DMS 通过业务流程的数字化和自动化实现了信息的顺畅流动。
专业提示
由于数字化，书面文件，合同，草稿，发票，交货单等正在被电子文档所取代，从而最大限度地优化了所有工作流程。集成的AI使业务流程在很大程度上实现自动化，从而加速您的流程并提高成功率和满意度。
社区和市政当局的数字化
教会、堂区和市政当局在很大程度上依赖于使用适当的数据管理。
这就是市政当局和市政协会每天积累的重要文件的方式：
著作，发票，草稿，申请，研究，专家意见等等。这些信件不仅通过邮寄方式到达，许多信件也通过电子邮件到达。
所有这些文档都需要数字化，如果它们以纸质形式到达，需要结构化的归档，任务和工作流程分配，并且需要立即按需提供。
遵守重要的最后期限并采取法律措施来储存文件非常重要。PaperOffice DMS为您的文档提供了清晰的结构，并帮助您应对大量信息。
结合数字文档管理系统PaperOffice，将简化教堂，教区和市政当局的工作流程，节省时间和成本。
例如，使用通用DMS，可以归档扫描的邮件，保存重要的电子邮件，归档文档。此外，不同的用户可以访问和处理这些文档。
如果文件以数字化形式提供，则不必总是通过电子邮件发送它们以准备长老会会议和其他会议。
如何实现无纸化？
PaperOffice 消除了所有耗时的瓶颈，节省了成本，例如消除了纸质文档， 并通过将来在 PaperOffice 中以数字方式管理 重要文档（如收据、合同、交货单或其他信函）来创建清晰的概览。
使用PaperOffice捕获，处理，共享，搜索和跟踪您的文档变得非常容易。
得益于 受控访问、详细的任务列表以及使用工作流和可靠电子邮件通知的审批，员工可以高效地完成分配的任务，授权人员可以轻松批准或拒绝批准。
使用 PaperOffice DMS 软件解决方案，不会再丢失文档。无论您身在何处，都可以在几秒钟内访问重要文档。
当然，您始终使用我们的系统，遵守法律并完全防审计。
收据、账目和类似文件不再需要在教会区和堂区之间邮寄。内部邮件也可以通过这种方式以数字方式发送。这节省了纸张、额外数据存储成本和存档费用。文档可以提供关键字（编辑器，主题，状态，日期等），然后更容易找到。
面向流程的文档管理
面向流程的文档管理可确保这些文档保持最新状态，无需花费任何精力。 PaperOffice通过广泛的任务和工作流程模块为您提供支持。
通过这种方式，可以创建某些流程链，并且可以在电子文档上定义现有的操作流程并自动部分执行。
这代表了无差错的流程优化，因为任务不仅可以分配给具有特定用户权限和完成期的员工，需要数字发布，还可以自动触发进一步的操作，例如电子邮件通知或文档状态更改。
通过这种方式，可以映射所有文档进程。
PaperOffice不区分文档类型，无论您是否需要帮助来管理合同，发票，简报和电子邮件通信：由于PaperOffice文档管理系统，您以前的公司流程数字化，使它们更高效，透明，更灵活。
因为无论文档以何种形式到达公司，无论是纸质文档，PDF文件，电子邮件还是照片，它们都会自动存档并存储在安全的数据库中。
因此，重要的合同可以及时得到承认和终止，或者重新谈判。使用数字签名和电子邮件通知发布文档，而不是缓慢的纸质邮件，不安全的电子邮件有助于提高客户忠诚度。
解决方案：久经考验的专业知识
立即在实践中使用管理软件难道没有意义吗？这不仅满足所有要求，而且易于学习且价格低廉？
PaperOffice DMS 是久经考验的数字化工作完整解决方案，拥有 20 多年的市场经验，是首批 DMS 先驱之一。
当我们谈论教会和社区时，这不仅仅是宗教或社会结构。在许多领域，它们是“社会生活”本身。例如，这包括通常在志愿工作中照顾他人的人。还有各种各样的任务，一方面分为牧民职责和行政活动。
德国有一个伟大的教会传统，就像关心社区可以确保村庄居民的凝聚力一样，在城市中也是如此。特别是在今天，在日益孤立和匿名的时代，教会和社区中存在各种关注点。当然，教会非常实际的一面不能被遗忘。
登记处，人口登记处，护照处，学校，幼儿园，公共交通，消防队，开发区，道路建设办公室，废水处理和淡水供应，有时还提供电能。
这些是强制性任务。但每个社区也有自由泳。例如，这些是运动场，儿童游乐场，博物馆，老年人俱乐部和青年中心。教堂进行洗礼，陪伴人们进行最后的旅程，也是白色大型婚礼的举办地，再次受到极大的欢迎。到目前为止，这还不是全部。
在许多政治和教会社区中，文档管理软件（如PaperOffice DMS）可以为完成任务提供有价值的支持。这涉及上级结构以及所涉及的俱乐部，当局和公司。
首先，PaperOffice DMS是将模拟档案（无论是当地消防队协会的档案还是带有洗礼，婚礼和葬礼的教会档案）带入数字时代的实用解决方案。PaperOffice DMS的结构符合GDPR（通用数据保护条例）的所有准则。
PaperOffice DMS为社区，教堂和市政当局创造了明显的好处
由于其出色的数据库技术和易于学习的操作，PaperOffice DMS可用于文档或照片等数据不仅要保存，而且可以按时间顺序排列的地方，例如，可以与各种过滤器一起使用，以便自动创建表单或统计信息。
负责这项工作的是集成在PaperOffice DMS中的人工智能（AI），其名称为PIA。它从现有数据库创建各种模板，并用以前定义的主数据填充这些模板。这些可以是会员卡，里程碑生日的祝贺信，或者市政公用事业公司正在进行的或关键日期库存的数据掩码。
PaperOffice DMS 中集成的 OCR 软件可区分徽标和普通文本。发票或收据可以随时快速找到，例如在研究时，使用OCR搜索，从而确保最大的透明度和法律确定性。
存档也可以以这样的方式进行，即识别并自动分配来自发件人的所有后续文档。
将 PaperOffice DMS 纳入预算计划的重要论据。最后，PaperOffice DMS也相信，可持续性和环境保护是被考虑在内。从模拟文件到数字形式的完全转换迟早会发生，然后已经使用PaperOffice DMS的公共机构将做好充分的准备。
数字发票处理对许多社区和市政当局也是有利的。借助 PaperOffice DMS，收到的发票可以自动发送，并转发给负责的员工。通过数字释放的控制和释放过程也可以通过系统迅速有效地处理。
只需单击一下鼠标，包括存档位置在内的数据就可以导出到您的税务顾问，反之亦然。
符合修订要求且安全的归档：PaperOffice DMS 在技术上符合 GoBD、GDPdU 和 DSGVO 的法律要求
PaperOffice DMS支持连接其他软件，例如ERP，当然还有通过适当的界面从Microsoft Office传输文档。PaperOffice DMS 加快了通信速度。
监控截止日期和约会，并根据所需的设置自动触发操作。订单流程可以自动化，甚至可以以在所需时间生效的方式输入为未来计划的更改。
由于其广泛的功能，PaperOffice DMS绝对可以归类为企业内容管理（ECM）的更高部分。
ECM 包括对组织中所有内容的总体管理，具有相应的访问层次结构。PaperOffice DMS能够以数字形式保存任何内容，更改其内容和格式并使其可用。
PaperOffice DMS具有ECM的所有功能，具有出色的性价比以及直观可学习的操作形式，无需昂贵的外部或内部培训。相反，可以使用免费视频教程来习惯不同的菜单。因此，PaperOffice DMS可以成为贸易和生产中每家公司的组织关键，这几乎是以光速进行的。
教会、社区和市政当局受益于数字文档管理
然而，有了PaperOffice DMS，社区有更多的可能性。例如，库存管理，包括永久或关键日期库存。PaperOffice DMS的基础是网络中链接的用户帐户。这些用户帐户的数据存储组合在中央数据库中。文档可以通过具有不同算法的AI进行控制，这些算法可用于触发自动化流程。
由于使用了 PaperOffice DMS，与纸质工作相比，将您的工作时间优化高达 7.5%。
节省查找、传送和共享文档的时间。
使用 数字印章，文档可以补充其他信息，甚至可以控制详细的 工作流程。反过来，任务和工作流功能可确保满足并完成最后期限。
PaperOffice DMS的适应性与教区和教堂的任务一样。可以使用工作流功能从不同位置联合处理项目。当前正在处理的文档不会被其他人阻止，而是保存在具有时间戳的相应版本中。
最终，包含所有更改的上次保存版本始终可用。
FAQs
最后，我们回答关于该主题的一些常见问题 "社区、教堂和市政当局的数字化":
员工如何访问 PaperOffice？
由于分散和现代的程序架构，PaperOffice几乎可以在任何设备上使用 - 从经典PC到智能手机/平板电脑再到电视。
如果 PaperOffice 不存在，数据会发生什么变化？
不会发生，但为了让您放心：您可以随时导出数据，因为PaperOffice基于开放的数据库结构，因此您可以随时访问您的数据。
数据保护主题：所有文档都存储在哪里？
PaperOffice将使用高级加密在内部存储所有文档，例如，使其免受数据盗窃的影响，并超过所有GDPR和GOBD要求。
避免错误：永远不要将数据保存在第三方云中！
PaperOffice可以完全适应规格吗？
是的，PaperOffice可以100%适应预期用途，以确保无缝集成到现有流程和系统中。甚至程序界面也可以完全设计和自由调整。
结论
PaperOffice DMS支持社区，教堂和市政当局，并提供与其他软件，API连接的适当接口，并可根据您的意愿随时扩展。该软件易于学习，可以轻松集成到日常实践中，而不会导致因培训目的而缺席。
PaperOffice DMS建议使用具有备份功能的NAS（网络支持的数据存储），以便在第三方云中不会丢失或监视重要数据。
最终，PaperOffice DMS通过20多年的实践经验，以非常好的性价比和丰富的专业知识给人留下了深刻的印象。