面向律师和律师事务所的数字专家解决方案
业务流程的自动化和流程优化是效率和成功的先决条件。对它的需求不再是一种可选的奢侈品，而是为了长期保持竞争力而必须实现的。
专业提示
由于数字化，现有纸质形式的重要文件，如诉状，客户文件，草稿，外部法院信函，研究，专家意见被电子文件所取代，从而最大限度地优化所有工作流程。PaperOffice不仅支持文档管理，而且还可以即时访问最新和准确的客户文件。
律师事务所、律师和管理顾问的数字化
随着当今数字和纸质数据的泛滥，确保重要文档不会丢失并在正确的时间可用非常重要。
律师、法律部门、律师事务所和管理顾问以及公证人从使用合适的数据管理中受益匪浅。
重要文件每天都在律师事务所中积累：诉状，客户文件，草稿，外部法院信函，研究，专家意见等等。这些信件不仅通过邮寄方式到达，许多客户信件也通过电子邮件到达。
所有这些文档都需要数字化，如果它们以纸质形式到达，需要结构化的归档，任务和工作流程分配，并且需要立即按需提供。
因为汽车行业的高技术流程需要完美的信息流和结构化的执行。只有通过数字化才能实现必要的优势。
遵守重要的最后期限并采取法律措施来存储文件非常重要。
PaperOffice DMS为您的文档提供了清晰的结构，并帮助您应对大量信息。
PaperOffice 消除了所有耗时的瓶颈，并通过将来在 PaperOffice 中以数字方式管理重要文档（如合同或信函）来创建清晰的概览。
通过数字化高效工作
正确和被纠正并不总是一回事。这种情况与企业家决定采取哪条成功未来的道路类似。帮助客户获得权利或为公司找到正确方式的行业是律师和管理咨询公司。
律师作为公法成员，具有特殊的地位，也是一种特殊的责任。例如，在管理咨询公司中，除了工程师和商业经济学家之外，通常还有律师。在像德国这样非常复杂的社会和经济结构中，几乎每一步都伴随着可能的法律后果。理想情况下，这些结构最重要的基础可能是所有流程的完整文档。
这正是PaperOffice DMS的本质，它是一种文档管理软件，可以做的不仅仅是管理文档。
PaperOffice不区分文档类型，无论您是否需要帮助来管理 客户合同，简报，费用声明，判决和电子邮件通信：感谢文档管理系统PaperOffice，您以前在律师事务所或公司的流程已数字化，使其更加高效，透明且更加灵活。PaperOffice 符合 最高安全标准 ，例如授权管理或授予访问权限。
律师和管理顾问无法实现自动化
对于律师和管理咨询公司来说，这意味着要维护一个非常广泛的客户或客户档案，其中还必须具有一些特殊功能。例如，必须遵守GDPR的原则，当然，律师必须遵守绝对的保密义务，这不仅适用于口头陈述，也适用于防止未经授权的人员的安全存储文件。还有义务遵守法律和合同约定的最后期限。
在某些情况下，不遵守这些最后期限可能会产生刑事后果，但大多只是民事后果。对于管理咨询公司来说，保护客户的商业秘密也至关重要。
PaperOffice符合 最高安全标准 ，如授权管理、各种访问级别和访问授权的分配。 用户以与在公司中执行完全相同的方式定义各个工作步骤，例如发票的“记录”，“检查”，“发布”和“预订”。
责任不仅可以分配给个人，还可以分配给用户组，例如“会计”或“租赁律师”，以便在员工缺勤时同事可以立即介入。
OCR 技术不仅可以识别文档内容，还可以识别所有与税务相关的数据字段，例如文档编号、日期、净值、税金和总金额。导入的数据可用于控制评估、付款交易记录和财务会计。这节省了繁琐的输入工作，并减少了发布错误。
只需单击一下鼠标，包括存档位置在内的数据就可以导出到您的客户，反之亦然。这些也可以提供密码。
解决方案：久经考验的专业知识
立即在实践中使用管理软件难道没有意义吗？这不仅满足所有要求，而且易于学习且价格低廉？
PaperOffice DMS 是久经考验的数字化工作完整解决方案，拥有 20 多年的市场经验，是首批 DMS 先驱之一。
律师和管理顾问的完美工作流程
在德国，目前有大约150，000项来自联邦和州法律法规的单独法规。社会和经济生活的每个领域都受到管制。为了掌握段落的丛林，律师像管理咨询一样专注于某些领域，但没有律师或管理顾问了解他或她的特殊领域的所有法律要求。特别是因为新的法律或判决随时都在不断改变现状。它需要合适的软件，能够快速安全地学习。
PaperOffice DMS是正确的软件，因为它配备了律师和管理咨询公司所需的一切，例如：
- 根据 GDPR 的原则存储所有数字格式的文档
- 提交和重新提交需要采取行动的迟交文件的功能
- 具有标记和内部搜索引擎的自学习数据存储功能
- 自动将新添加的文档分配到正确的文件夹
- 简单的数据库创建和数据库连接，包括可单独定制的掩码
- 针对重复性流程和操作的自动模板创建
PaperOffice DMS的数字化转型正在彻底改变法律部门
PaperOffice工作流程功能简化了秘书处与律师之间的沟通。面向流程的文档管理可确保这些文档保持最新状态，无需花费任何精力。
PaperOffice通过广泛的 任务和工作流程模块来支持这一点。
通过这种方式，可以创建某些流程链，并且可以在电子文档上定义现有的操作流程并自动部分执行。
这代表了无差错的流程优化，因为任务不仅可以分配给具有特定用户权限和完成期的员工，需要数字发布，还可以自动触发进一步的操作，例如电子邮件通知或文档状态更改。这在法律部门是绝对必须的。
PaperOffice的数字化带来巨大优势
由于使用了 PaperOffice DMS，与纸质工作相比，将您的工作时间优化高达 7.5%。
节省查找、传送和共享文档的时间。
当然，PaperOffice DMS允许从现有软件解决方案迁移和集成现有数字数据。
同时，PaperOffice DMS是模拟和数字之间的接口。使用其扫描功能，该软件可以将模拟文档，计划和照片读取到系统中，并使用扫描仪将其数字化，还可以使用移动电话的记录进行数字化，从而使用OCR将文本转换为书写，并且可以在Office程序中进行更改。
时间戳和版本控制可确保数字文档与模拟原件相对应。
PaperOffice DMS不仅功能广泛，而且易于学习，由视频教程指导，如果需要，还可以通过个人建议和培训。所有这些都以非常好的性价比实现。
FAQs
最后，我们回答关于该主题的一些常见问题 "律师事务所、律师和管理顾问的数字化":
员工如何访问 PaperOffice？
由于分散和现代的程序架构，PaperOffice几乎可以在任何设备上使用 - 从经典PC到智能手机/平板电脑再到电视。
如果 PaperOffice 不存在，数据会发生什么变化？
不会发生，但为了让您放心：您可以随时导出数据，因为PaperOffice基于开放的数据库结构，因此您可以随时访问您的数据。
数据保护主题：所有文档都存储在哪里？
PaperOffice将使用高级加密在内部存储所有文档，例如，使其免受数据盗窃的影响，并超过所有GDPR和GOBD要求。
避免错误：永远不要将数据保存在第三方云中！
PaperOffice可以完全适应规格吗？
是的，PaperOffice可以100%适应预期用途，以确保无缝集成到现有流程和系统中。甚至程序界面也可以完全设计和自由调整。
结论
PaperOffice DMS支持律师和管理顾问，并提供与其他软件，API连接的适当接口，并可根据您的意愿随时扩展。该软件易于学习，可以轻松集成到日常实践中，而不会导致因培训目的而缺席。
PaperOffice DMS建议使用具有备份功能的NAS（网络支持的数据存储），以便在第三方云中不会丢失或监视重要数据。
最终，PaperOffice DMS通过20多年的实践经验，以非常好的性价比和丰富的专业知识给人留下了深刻的印象。